Hai già un sistema per calcolare e programmare le ferie dei tuoi dipendenti? Vuoi semplificare la gestione dei turni di riposo dei tuoi collaboratori?
L’argomento ferie è spinoso; la normativa è dettagliata e prevede numerose eccezioni sul calcolo delle ferie che spettano al dipendente. Oltre a dover rispettare le normative vigenti, devi anche farle quadrare con le necessità dei dipendenti.
Le risorse hanno bisogno di riposo per mantenere il lorobenessere fisico e mentaleda cui dipendono le loro prestazioni. Un lavoratore affaticato è un lavoratore infelice, e un lavoratore infelice è un lavoratore improduttivo.
In questo articolo imparerai tutto quello che devi sapere sulle ferie: cosa dice la legge, cosa rischi se non la rispetti, e come puoi semplificare la gestione delle ferie dei dipendenti grazie alladigitalizzazione.
Sommario
Cos’è il diritto alle ferie
Ildiritto alle ferieè il diritto che ogni lavoratore dipendente ha ad un periodo di riposo stabilito dalla legge Italiana. È un diritto inalienabile in quanto sancito dall’articolo 36 della costituzione Italiana:
Il lavoratore ha diritto al riposo settimanale e a ferie annuali retribuite, e non può rinunziarvi.
Le ferie sono un diritto che non si può negare o eludere. Non puoi offrire soldi a un dipendente per convincerlo a non andare in ferie, né puoi proibirgli di prenderle. Se non rispetti le leggi sulle ferie, ti esponi a multe salate.
Pur essendo un diritto inalienabile, il dipendente può rinunciare alle ferie; perderà il diritto a goderne, e non potrà richiedere un indennizzo o una liquidazione in busta paga delle ferie perse.
Ci sono, però, 2 eccezioni:
- In caso dicessazionedel rapporto lavorativo
- Giorni di feriein eccessorispetto al periodo minimo legale di 4 settimane
In questi casi, il lavoratore avrà diritto a ricevere una liquidazione in busta paga per i giorni di ferie di cui non ha usufruito.
Gestire le ferieè un compito che richiede precisione; non solo per le possibili sanzioni, ma anche per evitare colli di bottiglia alla produzione e garantire ilbenessere psicofisicodei tuoi dipendenti.
Fruizione ferie: cosa dice la normativa
La normativa che regola la fruizione delle ferie è ilD.Lgs 66/2003:
[…] il prestatore di lavoroha diritto a un periodo annuale di ferie retribuite non inferiore a quattro settimane. I contratti collettivi di lavoro possono stabilire condizioni di miglior favore.
Il predetto periodo minimo di quattro settimanenon puo’ essere sostituito dalla relativa indennità per ferie non godute, salvo il caso di risoluzione del rapporto di lavoro.
In quanto datore di lavoro, sta a te decidere quando concedere le ferie ai tuoi dipendenti, come stabilito dall’articolo 2109 del codice civile:
Il prestatore di lavoro ha diritto […] ad un periodo annuale di ferie retribuito, possibilmente continuativo, nel tempo che l’imprenditore stabilisce, tenuto conto delle esigenze dell’impresa e degli interessi del prestatore di lavoro.
Leferie si maturano mensilmente; vengono calcolate in base alle ore lavorate dal dipendente. In genere, per un contratto full time da 40 ore settimanali, il dipendente matura circa 2 giorni di ferie al mese.
L’ultima norma a cui devi prestare attenzione è ilD.Lgs 213/2004, che regolamenta come il dipendente deve fruire delle ferie maturate:
Tale periodo [le quattro settimane di ferie stabilite dal D.Lgs 66/2003], salvo quanto previsto dalla contrattazione collettiva o dalla specifica disciplina riferita alle categorie di cui all’articolo 2, comma 2,va goduto per almeno due settimane, consecutive in caso di richiesta del lavoratore, nel corso dell’anno di maturazione e, per le restanti due settimane, nei 18 mesi successivi al termine dell’anno di maturazione.»
Suona complicato, ma con un esempio pratico diventa molto più chiaro.
Un esempio pratico di ferie
Questo esempio riguarda un dipendente con un contratto full time tipo da 40 ore settimanali.
Mario lavora a tempo pieno dal 1° gennaio 2022 e matura 26 giorni di ferie all’anno secondo il suo contratto collettivo.
Nel 2022 decide di prendere una settimana di ferie a luglio e una a dicembre. Gli restano quindi 14 giorni da utilizzare entro il 30 giugno 2024. Nel 2023 decide di prendere due settimane consecutive ad agosto e una a novembre.
Gli restano quindi tre giorni da utilizzare entro il 30 giugno 2024. Nel 2024 decide di prendere i tre giorni rimasti a maggio; nel mentre matura altre quattro settimane per l’anno in corso.
Obbligo di fruizione ferie
In quanto diritto irrinunciabile, il dipendente è obbligato a fruire delle ferie maturate nel corso dell’anno. La legge stabilisce chealmeno 2 delle 4 settimane di ferie devono essere fruite in maniera continua, mentre le restanti 2 settimane possono essere distribuite come il dipendente preferisce.
Ci sono due tipologie principali di ferie:
- Ferie collettive, quando l’azienda chiude del tutto per un periodo di tempo. Un classico esempio è quello delle fabbriche, che spesso chiudono per la settimana di Ferragosto, o quando le aziende chiudono a Natale.
- Ferie individuali, quando è il dipendente singolo a prendersi dei giorni di vacanza mentre l’azienda resta aperta.
Entrambi i tipi di ferie attingono dai giorni di ferie maturati dal dipendente.
Le ferie collettive vanno comunicate ai dipendenti con un preavviso adeguato. Le ferie individuali, invece, vanno concordate tra il dipendente ed il datore di lavoro in base alle necessità dell’azienda.
Esiste anche un terzo tipo di ferie: leferie forzate, ossia quando il datore di lavoro si trova costretto a mandare i propri dipendenti in ferie contro la loro volontà. Un esempio sono state le ferie forzate a seguito dell’emergenza sanitaria causata dalla pandemia.
Questo tipo di ferie sono in genere vietate dalla legge, ma esistono casi specifici in cui sono permesse — in alcuni contratti collettivi o in casi di emergenza.
Sanzioni per mancata fruizione ferie
La fruizione ferie è un diritto importantissimo per i lavoratori, per questo la legge stabilisce delle regole precise a riguardo.
Per far rispettarel’obbligo di ferie, la legge stabilisce delle sanzioni per le aziende che si rifiutano di rispettarlo.
L’importo delle sanzioni varia in base al numero di lavoratori coinvolti e alla durata della violazione. Ecco una panoramica:
- Se 5 o meno dipendenti non hanno ricevuto le ferie che spettano loro, e se questa violazione riguarda un singolo anno, dovrai pagare una multa che vada 120 a 720 euro per dipendente.
- Se i dipendenti che non hanno ricevuto le ferie sono dai 6 ai 10, o la violazione è avvenuta per 2 anni, l’importo della multa vada 480 a 1.800 europer dipendente.
- In caso la violazione riguardi 11 o più dipendenti, o si stia protraendo da 4 anni, la multa cresce e vada 960 a 5.400 euro per dipendente.
Oltre alle sanzioni dovrai anche versare l’appropriata contribuzione per i giorni di ferie non goduti dal dipendente.
Mancata fruizione ferie per maternità
Ilcongedo di maternitàè un periodo durante la gravidanza e dopo il parto in cui alla donna è espressamente vietato lavorare.L’INPS è tenuto a riconoscere alla donna in congedo un’indennità sostitutivapari all’80% della retribuzione che le spetterebbe se stesse lavorando.
A regolamentare la maternità è ilD.Lgs 151/2001, dove all’articolo 16 figura:
E’ vietato adibire al lavoro le donne:
- durante i due mesi precedenti la data presunta del parto, salvo quanto previsto all’articolo 20;
[…]
- durante i tre mesi dopo il parto;
In questi 5 mesile ferie maturano normalmente, e il congedo di maternità non va a intaccare le ferie già maturate, né può causare eventuali riduzioni di ferie o la perdita della tredicesima mensilità dello stipendio.
Tuttavia,in caso di interruzione del rapporto lavorativo— sia esso per licenziamento o dimissioni —la donna ha diritto alla monetizzazione delle ferie non godute. Dovrai quindi liquidare nell’ultima busta paga tutte le ferie maturate di cui la donna non ha potuto godere.
Mancata fruizione ferie per malattia
Cosa accade per la fruizione ferie in caso di malattia?
Il Tribunale Firenze, sezione lavoro, con la sentenza numero 66 del 01/02/2022 ha stabilito che non esiste incompatibilità assoluta tra malattia e ferie. Ossia,il dipendente ha diritto a chiedere l’erogazione delle ferie di cui non ha usufruitoa causa della malattia.
Per esempio, supponi di avere un dipendente con ancora 20 giorni di ferie disponibili per l’anno in corso che si ammala per 10 giorni a dicembre. Può richiedere di usare 10 dei suoi giorni di ferie per coprire il periodo di malattia, in modo da non perderli alla fine dell’anno.
Tuttavia,puoi rifiutare la richiestase ci sono motivi legati all’organizzazione del lavoro che rendono impossibile concedergli i giorni di ferie a dicembre. In quel caso, dovresti cercare una soluzione che rispetti sia i tuoi diritti che le esigenze del tuo dipendente.
Non esiste una regola precisa in questi casi, la legge si appella al buon senso di entrambe le parti.
Maturazione ferie
Con maturazione ferie si intende il processo determina il numero di giorni di vacanza per ogni anno di servizio in azienda.
La maturazione delle ferie avviene proporzionalmente alle mensilità lavorate. Per ogni mese lavorato, il dipendente riceve un dodicesimo del totale annuo di ferie che spettano al dipendente.In un mese, un dipendente con contratto full-time da 40 ore settimanali matura 2,16 giorni di ferie(26 giorni di ferie diviso 12 mesi di lavoro all’anno).
Attenzione però, il calcolo in realtà è più complicato. Ci sono svariati eventi che bloccano la maturazione delle ferie del dipendente, tra cui:
- Assenza per sciopero
- Congedo parentale
- Giorni di malattia e infortunio oltre il periodo di comporto
- Cassa integrazione a zero ore
- Altripermessi o periodi di aspettativa non retribuiti
Un’altra fonte di complicazione quando calcoli le ferie maturate dai dipendenti riguarda i contratti part-time, sia verticali che orizzontali.
Nei contratti verticali, il dipendente lavora per tutto il giorno, ma non tutti i giorni della settimana; ad esempio potrebbe lavorare 8 ore al giorno per 3 giorni a settimana. In quelli orizzontali il dipendente lavora tutti i giorni ma ad un orario ridotto; ad esempio 4 ore al giorno per 5 giorni alla settimana.
Il dipendentepart-time orizzontalematura le stesse ferie di un dipendente full-time. Il dipendente con contrattopart-time verticale, invece, matura le ferie solo se lavora almeno 15 giorni in un mese.
Tenere traccia di tutti questi elementi manualmente richiede molto tempo ed è spesso fonte di errori, per quello abbiamo creatoun piano Excel per aiutarti a semplificare la gestione delle ferie.
In alternativa, puoi affidarti al nostro softwareFactorialper automatizzare lagestione ferie e permessi dei dipendenti.
Retribuzione ferie
La retribuzione ferie è molto semplice: il lavoratore ha diritto a ricevere il 100% del salario mentre è in vacanza.
In caso il dipendente venga pagato in base a una tariffa oraria, la retribuzione viene calcolata moltiplicando il numero di ore di ferie per la paga oraria. La giornata lavorativa tipo è composta da 8 ore di lavoro, quindi dovrai moltiplicare il salario orario del dipendente per 8 (o per il numero di ore lavorate). Questo meccanismo si applica anche ai contratti part-time.
Ricorda chein busta paga la retribuzione per le ferie deve essere indicata in una voce separatada quella delle ore effettivamente lavorate.
Puoi automatizzare e rendere più efficiente il processo di preparazione delle buste paga con Factorial, che include tra le sue funzionalità lagestione delle buste paga.
Come digitalizzare il piano ferie con un Software HR
I vantaggi della digitalizzazione del piano ferie sono molteplici:
- Diventa più semplice coordinare le ferie individuali dei dipendenti
- Non rischi di fare errori quando approvi/neghi le ferie a un dipendente
- Non ti dimenticherai di accettare o rifiutare le richieste di ferie
- Puoi vedere a colpo d’occhio se troppi dipendenti tutti insieme stanno chiedendo le ferie nello stesso periodo
- Il software calcola ed annota in automatico la retribuzione ferie in busta paga del dipendente
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