Gestire le assenze retribuite e le ferie pagate dei dipendenti di un’azienda utilizzando un formato Excel è una delle pratiche più comuni nel reparto Risorse Umane. Ed è per questo che vogliamo aiutarti a creare un foglio presenze Excel per controllare le ferie pagate dei dipendenti di cui sei responsabile. Lo ricominceremo da zero e poi deciderai se è più o meno efficace di un software di gestione delle assenze.
In questo articolo troverai le risposte a tutte le domande che possono venirti in mente in merito alle ferie pagate. Scoprirai cosa dice la normativa e come realizzare un piano ferie efficiente che ti aiuti a controllare meglio le ferie maturate, residue e fruite dei dipendenti, e molto altro ancora. Buona lettura!
Sommario
Cosa si intende per ferie pagate
Per “ferie pagate” si intende il diritto di ogni lavoratore di usufruire di almeno 4 settimane di ferie retribuite ogni anno. Si tratta di un diritto molto importante stabilito dal D.Lgs 66/2003. La legge, insieme a quanto stabilito dal Codice Civile e dalla Costituzione, riconosce il diritto alle ferie ai prestatori di lavoro.
Le ferie hanno molteplici scopi: servono a far ricaricare le energie dei lavoratori, a interrompere la routine casa-lavoro e a garantire un’esistenza dignitosa alle persone, non basata solo ed esclusivamente sul lavoro.
Per questi motivi, le norme sono molto stringenti e impongono ai datori di lavoro di retribuire le ferie (ferie pagate).
Tuttavia, come titolare d’azienda, hai la facoltà di decidere i periodi dell’anno in cui i dipendenti possono richiedere e ottenere le ferie, sempre tenendo presente le esigenze dei lavoratori. Infine, è importante ribadire che:
- Almeno 2 delle 4 settimane spettanti devono essere fruite in maniera continuata
- Alcuni CCNL garantiscono più di 4 settimane di ferie pagate stabilite dalla legge
- Tutte le ferie devono essere fruite entro un massimo di 18 mesi successivi all’anno in cui sono state maturate
- In linea generale, è vietato monetizzare le ferie
Come calcolare le ferie pagate
Ma come vengono pagate le ferie? Il lavoratore semplicemente riceve in busta paga lo stipendio normale, anche se ha usufruito di uno o più giorni di ferie retribuite durante il mese.
Se ti stai chiedendo quindi come vengono calcolate le ferie pagate, la risposta è semplice: per quanto riguarda la retribuzione, il lavoratore in ferie viene considerato come se fosse presente al lavoro.
Come datore di lavoro, responsabile HR o People Manager, è tuo compito tenere sempre sotto controllo la situazione delle ferie di ogni dipendente, assicurandoti che quest’ultimo abbia facile accesso al numero di giorni di ferie:
- Maturate
- Fruiti
- Non godute
Il calcolo delle ferie pagate da corrispondere ai lavoratori è semplice e può essere eseguito manualmente o affidandosi ad appositi software che calcolano i giorni di ferie maturati dai dipendenti.
Per sapere quante ferie ha maturato un lavoratore, devi considerare che in linea generale un lavoratore con contratto full-time e settimana lavorativa di 6 giorni ha diritto a 26 giorni di ferie durante l’anno.
Di conseguenza, 26/12 = 2.16. 2.16 sono i giorni di ferie pagate maturati ogni mese dal dipendente. Il numero può variare in base al contratto di lavoro applicato e ai giorni effettivamente lavorati dal dipendente. Tuttavia, è bene sapere che le ferie maturano anche nel caso in cui il lavoratore chieda e usufruisca di alcuni permessi, tra cui:
- Malattia
- Infortunio
- Concedo matrimoniale
- Maternità
- Altri permessi retribuiti
Diversamente, i giorni di permesso non retribuito e fruiti dal lavoratore non contribuiscono alla maturazione delle ferie. Esempi di ciò sono il congedo parentale, la malattia dei figli e i periodi di aspettativa.
Quando vanno godute le ferie
Come anticipato, spetta a te decidere quando i lavoratori possono chiedere e ottenere le ferie. È prassi comune riportare e condividere con gli altri lavoratori le modalità per richiedere le ferie in un documento chiamato piano ferie.
In questo modo, i lavoratori possono consultare il piano ferie e scegliere con sufficiente anticipo quando fruire delle due o più settimane consecutive, e quando invece chiedere solo alcuni giorni di ferie.
Le aziende oggi sono sempre più attente alle esigenze dei propri talenti e tendono a mantenere costantemente la situazione sotto controllo, al fine di evitare che uno o più lavoratori possano trovarsi alla fine dell’anno con ancora dei giorni di ferie maturati ma non fruiti.
Sebbene la legge consenta di smaltire le ferie maturate anche nei successivi 18 mesi, come datore di lavoro attento e coscienzioso, dovresti evitare che si verifichi questa situazione.
Tornando alla domanda iniziale, l’invito è quello di permettere ai lavoratori di godere di tutte le ferie maturate durante l’anno, nei periodi da te stabiliti e in accordo con loro. Salvo particolari esigenze aziendali, normalmente le aziende optano per 15 giorni di chiusura aziendale nel mese di agosto, permettendo così a tutti di fruire almeno delle 2 settimane di ferie da spendere in maniera continuata.
Le ferie pagate secondo la normativa sulle ferie dei dipendenti
In Italia, le ferie pagate sono un diritto di tutti i lavoratori. Pertanto, ci sono alcune regole e parametri da tenere in considerazione ed è ciò che definiremo in questo articolo. Inoltre, le vacanze sono il periodo di riposo di ogni anno per fare una pausa, uscire dalla routine lavorativa e promuovere la vita familiare.
Le ferie vengono normalmente decise dal datore di lavoro tenendo conto delle esigenze dell’azienda e dei lavoratori, cercando di conciliare le necessità delle due parti. Il numero minimo di ferie viene invece stabilito dal Decreto Legislativo 66 del 2003 secondo cui a chi fornisce il proprio lavoro (il dipendente) deve essere concesso come diritto un periodo annuale di ferie pagate che non può essere inferiore a quattro settimane.
Diritto dei lavoratori di scegliere le ferie
Anche la scelta dei giorni di fruizione di queste ferie pagate è un diritto dei lavoratori, se preventivamente concordato.
Vacanze imposte dall’azienda
Come abbiamo già detto, il fatto che le ferie siano imposte dall’azienda o meno dipende da ciascuna politica di ferie e da ciascuna azienda.
👉 Potrebbe interessarti questo articolo in cui spieghiamo come si calcolano le ferie maturare e dove trovarle in busta paga.
Ferie non godute: Come realizzare un piano ferie efficiente
Per evitare che uno o più lavoratori dell’azienda si trovino nella spiacevole situazione di aver maturato le ferie senza averle godute, e per evitare il rischio di sanzioni che possono arrivare fino a 4.500 euro nel caso in cui più di 10 lavoratori non abbiano fruito delle ferie spettanti negli ultimi 4 anni, è fondamentale realizzare un piano ferie efficiente.
Il piano ferie è un documento, in formato cartaceo o elettronico, che riporta importanti informazioni, tra cui:
- Periodi dell’anno in cui è possibile richiedere le ferie
- Modalità per l’invio delle richieste di ferie
- Situazione ferie fruite, maturate, residue di ogni lavoratore
Sebbene la legge non imponga l’obbligo di realizzare e condividere un piano ferie, è fondamentale farlo per promuovere in azienda una gestione equa e trasparente delle risorse umane, e sopratutto per evitare che si creino situazioni di ferie pagate maturate ma non godute.
Ma quali caratteristiche deve avere un piano ferie efficiente e funzionale?
- Deve essere accessibile a tutti i dipendenti, in modo che i lavoratori possano decidere in quali periodi dell’anno richiedere le ferie senza che si creino favoritismi in azienda.
- Deve essere flessibile, tenendo conto delle esigenze dei lavoratori e offrendo loro ampia scelta senza limitare troppo i periodi di ferie disponibili.
- Deve essere realizzato in anticipo, per permettere ai dipendenti di organizzarsi con calma, prenotare le vacanze e organizzarsi con la famiglia.
- Deve considerare le esigenze dell’azienda, evitando di concedere ferie nei periodi dell’anno in cui il lavoro è più intenso.
Come gestire le ferie pagate con un software di time off
A questo punto, non resta che vedere come la tecnologia possa aiutarti a digitalizzare la gestione delle ferie e dei permessi in azienda.
Se desideri promuovere la trasparenza in azienda, avere pieno controllo sulle ferie maturate e fruite da tutti i lavoratori, creare e condividere un piano ferie rapidamente e con semplicità, allora ti consigliamo di provare Factorial.
Factorial è un software HR all-in-one che ti permette di rivoluzionare la gestione delle risorse umane in azienda. Provalo gratuitamente per 14 giorni e scoprirai tu stesso le numerose funzionalità presenti, utili per tutte le PMI impegnate nella digitalizzazione e nell’automatizzazione dei processi in ambito HR.
Per quanto riguarda le gestione di ferie e permessi, Factorial ti garantisce non solo una gestione efficiente del processo, ma anche un importante risparmio di tempo, stimato in almeno 8 ore ogni settimana. Scarica subito Factorial e inizia a gestire al meglio le ferie pagate in azienda. Utilizzalo per:
- Creare e condividere in digitale il piano ferie
- Approvare le richieste con un clic anche da smartphone
- Creare politiche di gestione ferie personalizzate
- Verificare la situazione dei giorni di ferie totali, utilizzati e disponibili di ogni lavoratore
Il software, inoltre, calcola automaticamente le ferie, i ROL e i giorni di permesso fruiti da ogni lavoratore. Questo significa che non devi più perdere tempo in noiosi e complicati calcoli, il software si occupa di tutto, mostrandoti tutti i dati che desideri in tempo reale.
✅ Prova il software di Factorial e inizia a gestire le ferie dei tuoi dipendenti in modo digitale e automatizzato
Ferie pagate: rispondiamo alle domande frequenti (FAQ)
Vediamo ora di rispondere ad alcune domande relative al tema delle ferie pagate in azienda, riepilogando e integrando quanto riportato in questa guida:
Quante ferie pagate spettano ai dipendenti?
Devi garantire ai tuoi dipendenti la possibilità di fruire di tutte le ferie retribuite previste dal CCNL applicato. In linea generale, a ogni lavoratore spetta un minimo di 4 settimane di ferie pagate da fruire preferibilmente nell’anno in cui sono state accumulate.
Come vengono pagate le ferie?
Le ferie vengono pagate direttamente nella busta paga. Sono presenti nella parte bassa del cedolino alla voce “Ferie”. Talvolta la busta paga riporta anche il numero di ore di ferie maturate dal dipendente.
Chi decide le ferie?
La legge specifica che il datore di lavoro ha il compito di decidere le ferie. Tuttavia, non può farlo senza tener conto anche delle esigenze dei lavoratori. Inoltre, è bene stabilire un piano ferie con sufficiente anticipo affinché i lavoratori possano organizzare al meglio il tempo libero.
Quanto vengono pagate le ferie?
Ogni giorno di ferie è retribuito proprio come se il lavoratore fosse in servizio. Chiaramente la paga corrisposta non include eventuali maggiorazioni a cui il dipendente può accedere lavorando, tra cui, ad esempio, le ore di straordinario o di lavoro festivo.
Come gestire al meglio le ferie?
Il miglior modo per gestire le ferie oggi consiste nel digitalizzare il processo. Software come Factorial sono pensati per questo scopo. Calcolano in automatico le ferie maturate dai lavoratori, permettono ai lavoratori di inviare le richieste di ferie e permessi e ai responsabili HR di accettarle o rifiutarle.
