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Come dare feedback? 5 consigli per la valutazione delle prestazioni

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I dubbi su come dare un feedback sono tra i più pertinenti nel settore delle risorse umane e della gestione delle persone. Sappiamo che parte delle strategie di crescita di un’azienda sta nell’identificare i problemi e risolverli.

In questo senso, il feedback funziona come uno strumento di gestione delle prestazioni con l’obiettivo principale di ottenere risultati migliori, oltre, ovviamente, a migliorare le prestazioni dei dipendenti nel loro complesso.

Che si tratti di feedback negativo o feedback positivo, capire come farlo nel modo migliore è essenziale. Questo di solito viene fatto con una conversazione, preferibilmente formale, organizzata tra il valutatore e la persona da valutare.

Esistono molti tipi di feedback che possono essere adottati nei tuoi team. Ci sono diversi esempi di feedback divisi per metodologie ed è importante anche scegliere con cura chi darà il feedback sulla performance e chi lo riceverà.

In questo articolo, ti aiuteremo a comprendere alcuni punti sui tipi di feedback per la gestione delle prestazioni. Inoltre, spiegheremo l’importanza di come dare un feedback in modo pratico, rispettoso e costruttivo. Potrai così scegliere il tipo di feedback che meglio si adatta alla cultura organizzativa della tua azienda.

L’idea qui è che dopo il feedback non ci siano più dubbi o incomprensioni da entrambe le parti, anche in caso di feedback negativo. Un’azienda di successo si concentra sul mantenimento dei propri talenti e ha bisogno di conoscere le migliori pratiche su come fornire feedback di qualità ai propri dipendenti.

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Cosa significa dare feedback sulle prestazioni?

Molte persone sono ancora confuse su cosa sia il feedback e cosa sia la valutazione delle prestazioni. Pertanto, è importante sottolineare che sono concetti diversi, sebbene possano essere complementari.

Il feedback sulle prestazioni funziona come un modo per migliorare le prestazioni risolvendo problemi più specifici. La valutazione delle prestazioni, d’altra parte, implica un’analisi delle prestazioni più dettagliata su come gli obiettivi sono stati o non sono stati raggiunti dai dipendenti.

La valutazione delle prestazioni generalmente misura le varie sfere della vita professionale di un dipendente su un periodo di tempo più lungo e confronta diversi indicatori chiave di prestazione o KPI.

Il feedback, d’altra parte, rappresenta l’insieme di commenti, opinioni o critiche (positive o negative, ma sempre costruttive) su qualcosa che ha urgente bisogno di essere risolto.

I tipi di feedback sono concentrati in situazioni più tecniche della quotidianità dell’azienda. Ad esempio, una nuova campagna di email marketing.

Immagina che sia stato un grande successo in quell’ufficio. La leadership può decidere di attuare la strategia in altri uffici. Quindi, questo sarebbe il momento ideale per dare un feedback positivo ai responsabili del progetto. Nella valutazione delle prestazioni, questo sarebbe uno degli argomenti da commentare, ma confrontandoli con i dati in generale.

Tipi di feedback sul lavoro

Ora sai cos’è il feedback e le principali differenze tra feedback e valutazione delle prestazioni. Quindi, possiamo saperne di più sui tipi di feedback più presenti sul posto di lavoro.

Le tipologie di feedback differiscono dal contenuto che verrà indirizzato a chi sarà la persona che lo darà. Che si tratti di feedback positivo o negativo, può provenire dal tuo capo, da un compagno di team o dai dipendenti sotto la tua responsabilità.

Feedback positivo

Come suggerisce il nome, il feedback positivo è quello che evidenzia ciò che è stato fatto positivamente durante un’attività o per un obiettivo raggiunto. E perché parlare di qualcosa che è già stato fatto correttamente? Semplice. Per incoraggiare il benessere aziendale, mantenere i tuoi dipendenti motivati ​​e, di conseguenza, ottenere migliori tassi di fidelizzazione dei talenti.

Una leadership di successo esalta una gestione delle persone in maniera umana. È molto importante che gli esempi di buone pratiche siano celebrati e servano da esempio. Ciò significa che il feedback positivo gioca un ruolo chiave nel mantenere alta la qualità delle competenze nei tuoi team.

Pertanto, un feedback positivo non significa solo elogiare le persone. Piuttosto, mostra con dati qualitativi e quantitativi cosa ha funzionato. O ancora, come una determinata azione abbia portato benefici a un team, a un settore, a un ufficio o all’intera azienda.

Feedback negativo

Allo stesso modo in cui il feedback positivo non può essere ridotto a qualcosa senza alcuna formalità, lo stesso avviene con il feedback negativo.

Riservare un momento della giornata per parlare con un collaboratore di qualcosa che non ha funzionato non è un compito facile. Pertanto, il feedback negativo deve essere inteso, da entrambe le parti, come qualcosa di costruttivo e non distruttivo.

Fa parte della strategia incoraggiare la salute mentale sul lavoro, sapendo dare un feedback negativo in modo rispettoso e allo stesso tempo che il messaggio sia chiaro. Dopotutto, l’obiettivo qui è correggere gli errori e impedire che qualcosa di simile accada di nuovo.

In questo senso, il feedback negativo non deve in alcun modo essere utilizzato dal valutatore come scusa per “sfogarsi” o “punire” i dipendenti. E sì invece, come occasione per segnalare percorsi e risolvere problemi.

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Dare feedback a 90º, 180º e 360º

Dare feedback di 90 gradi

Questa analisi delle prestazioni viene eseguita dal manager, supervisore o qualsiasi persona responsabile dell’analisi dei risultati. Cioè, la persona che ha una posizione più alta della tua.

Questa persona, nella gerarchia della tua azienda, deve valutare come svolgi i tuoi compiti, rispetti le scadenze, ecc. Ad ogni modo, è il modello più diffuso nelle organizzazioni, ma non l’unico ad essere applicato oggi.

Dare feedback a 180 gradi

Potrebbe essere meno comune del precedente, ma è un modello che è stato incoraggiato nelle aziende per supportare il lavoro di squadra.

Questa è l’analisi delle prestazioni di qualcosa di specifico; anche i tuoi compagni di team o dipartimento saranno invitati a dare un feedback su di te. Può riguardare una situazione che sta causando conflitti nel team a qualcosa che ha portato più efficienza al team.

Dare feedback a 360 gradi

Questa è l’opzione più completa, poiché attraversa tutti i livelli gerarchici del tuo organigramma. Tuttavia, è ancora considerato un grande disagio tra molti dipendenti dare feedback a chi si trovare in una posizione di leadership con molti collaboratori a carico.

Questo perché può essere un po’ complicato dare un feedback negativo, ad esempio, al tuo manager. Ma proprio questo motivo dovrebbe essere applicato più spesso, in modo che i leader imparino ad ascoltare i loro dipendenti, creando uno spazio per le critiche costruttive.

Metodologie per dare feedback

Metodo Sandwich: Lode – Critica – Lode

Questo è uno degli esempi più popolari per dare feedback, ma non sempre il metodo migliore. Perché molti dipendenti si aspettano già un feedback negativo dopo aver ricevuto un complimento e quindi non prestano la dovuta attenzione. Un altro problema riscontrato in questo modello è il fatto che il messaggio termina con un complimento e non rende chiara la critica.

Modello SCI: Situazione – Comportamento – Impatto

Creato dal Center of Creative Leadership, questo modello si basa su 3 pilastri per comunicare ciò che deve essere detto.

In primo luogo, comprendere la situazione o il contesto in cui è inserita la persona da valutare. Quindi, concentrati sul comportamento o specificare quale comportamento ha generato il feedback. E infine, dimostrare l’impatto o riconoscere i risultati che un determinato comportamento ha generato nell’ambiente circostante. Ad esempio, se la persona che ha fornito il feedback si è sentita “demotivata” o “apprezzata”.

Modello Pendleton: ascolto attivo

Il modello creato dal professor David Pendleton mostra buoni risultati nella routine di un’azienda. L’ascolto attivo dà la priorità alla voce del dipendente che riceve il feedback.

L’idea qui è che il dipendente inizi la conversazione, commentando la situazione stessa, così da descrivere dal suo punto di vista il fatto che viene analizzato.

Possiamo dire che il modello Pendleton è molto completo, in quanto copre tutte le sfere della situazione. Dall’analisi del contesto alla creazione di soluzioni per risolverlo. Inoltre, è direttamente collegato al processo People Analytics.

Entrambe le tecniche hanno l’obiettivo principale di ottenere risultati migliori per le prestazioni e lo sviluppo dei dipendenti.

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5 Suggerimenti su come fornire feedback

1. Scegli il momento giusto

Prima di decidere come dare feedback o quali tipi di feedback scegliere, il primo passo è sapere quando è il momento migliore per farlo.

Costruire una leadership umana significa praticare sempre l’empatia. Ovviamente, il feedback non può aspettare a lungo per essere dato. Tuttavia, affinché sia ​​davvero efficace, è necessario fare alcune considerazioni:

  • Qual è il miglior giorno della settimana per quel dipendente?
  • Qual è il momento migliore per fissare un appuntamento?
  • Questo dipendente ha avuto di recente un momento personale difficile?
  • Questo dipendente andrà in vacanza o avrà dei giorni liberi subito dopo il feedback?
  • Il dipendente è appena stato promosso?

2. Creare un ambiente sicuro e accogliente

È inutile aspettarsi che il feedback abbia qualche impatto positivo, se la persona che lo dà non lo fa con un qualche tipo di preparazione. Ciò significa che un ambiente sicuro e accogliente può aumentare notevolmente le possibilità che il feedback abbia successo.

Fare ciò non è così difficile. Indichiamo qui semplici atteggiamenti che faranno la differenza quando al momento di dare feedback sul lavoro:

  • Preparare la conversazione in anticipo.
  • Creare una roadmap e una presentazione con i dati da analizzare.
  • Prenotare un’atmosfera accogliente: buona illuminazione, nessun rumore e nessuna persona intorno.
  • In caso di feedback online: controlla se la famiglia è vicina, o se c’è rumore, ecc.

3. Parla, ma ascolta anche

Come suggerisce il Pendleton Feedback Model, imparare ad ascoltare può essere uno strumento potente quando si tratta di critiche. Questo perché durante l’ascolto è più facile mostrare interesse per ciò che il dipendente ha da dire e comprendere meglio il contesto della situazione.

Inoltre, ciò crea un legame di fiducia, essenziale per il buon funzionamento della routine aziendale. Evita di concentrarti solo sugli aspetti negativi o solo su quelli positivi. Cogli l’occasione per parlare dei tuoi punti di forza e di debolezza.

4. Concentrarsi sulla chiarezza e l’obiettività

Una volta fissate la data e l’ora, riservato il luogo dell’incontro, la presentazione è pronta e la persona che riceverà il feedback ha già espresso la sua opinione, è ora di agire. Abbiamo separato i 4 punti principali per essere chiari e obiettivi quando bisogna dare feedback:

  • Descrivi la situazione: vai dritto al punto e non perderti nei dettagli.
  • Mostra cosa è stato fatto con esempi diretti: molte persone imparano meglio dagli esempi. Assegnare un punteggio a ciò che è stato fatto e come è stato fatto aiuta a visualizzare meglio la situazione.
  • Metti in chiaro come ha influenzato i risultati: mostra i numeri. Indicare come la situazione ha influenzato i risultati, direttamente o indirettamente, aiuta la persona a rendersi conto dell’importanza del proprio ruolo nel caso.
  • Non lasciare dubbi: questo è uno degli elementi più complessi. Molte persone percepiscono ciò che vogliono percepire e non ciò che è stato realmente detto. Quindi, alla fine di tutto, chiedi se ci sono dubbi. Evita incomprensioni.

5. Crea un piano d’azione

La creazione di un piano d’azione, secondo molti esperti di gestione, è la parte più importante del processo di feedback.

Il piano d’azione darà senso a tutte le altre fasi e raggiungerà i risultati necessari in modo efficace. Lo scopo del piano d’azione è correggere gli errori e mantenere risposte corrette.

In questo processo, oltre a dare suggerimenti, chiedi anche soluzioni per la persona analizzata.

Spesso la stessa persona che ha commesso l’errore ha già la risposta su come correggere l’errore. Il suggerimento che offri deve essere conforme alle competenze richieste. Le scadenze possono essere decise insieme.

Questi sono alcuni suggerimenti per strategie di leadership e fidelizzazione dei talenti di successo.

Strumento di feedback a 360º, 180º e 90º

Come abbiamo visto, questi suggerimenti su come dare feedback ti aiuteranno a ottimizzare i risultati nella tua azienda. Ora, immagina di poter fare tutto questo rapidamente, facilmente e in maniera diretta. Ancora meglio, essere in grado di personalizzare e salvare tutti i documenti e i questionari di feedback sulla stessa piattaforma. Non sai come fare? Factorial ti aiuta!

Il software HR all-in-one di Factorial è una tecnologia HR che consente di memorizzare in modo sicuro ed efficiente tutti i tipi di feedback e valutazione delle prestazioni nello stesso strumento. Che si tratti di autovalutazione, feedback a 90 °, 180 ° o 360 gradi. Con Factorial puoi:

  • Creare i tuoi questionari di feedback o utilizzare modelli standard.
  • Scegliere valutatori e dipendenti da valutare in base alle esigenze dei tuoi team.
  • Inviare notifiche su valutazioni in sospeso da compilare all’email dei dipendenti.
  • Tenere traccia dello stato delle risposte in tempo reale.

Infine, una volta ottenute le risposte ai feedback, sarà possibile creare report dinamici ed esportarli in un file excel o pdf.

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Isotta è Content Marketing Specialist in Factorial ed è appassionata di comunicazione, copywriting, social media e HR. Ama la natura, viaggiare e giocare a pallavolo.

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