Come archiviare documenti su PC: tutti i vantaggi e gli strumenti utili per le aziende

Ti stai chiedendo come archiviare i documenti su PC? Il desktop è pieno di cartelle, immagini e video? La scrivania è occupata da fogli, cartelle e faldoni di ogni tipo? 

Probabilmente è arrivato il giorno di archiviare tutti i documenti in digitale, organizzarli per bene e trovare un sistema per averli sempre a portata di mano. Organizzare tutti i documenti relativi all’azienda e ai lavoratori è fondamentale. Così facendo non perderai più minuti preziosi nel trovarli, eviti di perderli o peggio che possano finire nelle mani sbagliate.

In questo articolo ci focalizzeremo su come archiviare al meglio i documenti. Vedremo quali strumenti e software puoi utilizzare e riporteremo tante altre informazioni utili che ti aiuteranno a migliorare la gestione documentale in azienda.  

Come archiviare i documenti su PC 

Archiviare correttamente tutti i documenti aziendali sul PC o su un cloud esterno è un’operazione che può richiedere alcune ore di lavoro. Tuttavia, la soddisfazione e i vantaggi che ne trai ripagano completamente l’impegno. 

Ma come archiviare documenti cartacei sul PC e organizzare meglio i file già presenti all’interno dell’hard disk o del cloud aziendale? 

• Fai un inventario: il primo passaggio da fare è mettere ordine tra tutti i documenti attualmente disposti in ordine sparso. Procedi quindi catalogando per tipologia e data i vari documenti presenti in azienda, sul PC e sul cloud.  
• Decidi dove salvarli: ora che hai una panoramica di tutti i file e i documenti, potresti pensare di digitalizzare i file cartacei, eliminando la carta. Questo è il primo passa che puoi compiere se vuoi adottare una politica paperless in azienda. 
• Trasferisci: in ultimo non ti resta che mettere ordine trasferendo i file e digitalizzando i documenti cartacei. Dovresti iniziare dai file e dai documenti più importanti e che utilizzi di più e avere l’attenzione di salvarli in apposite cartelle facili da trovare. 

👉 Leggi l’articolo “Come convertirsi in un’azienda paperless al 100% con un software di gestione documentale”.

Archiviazione digitale: tutti i vantaggi 

Dato che hai deciso di archiviare e organizzare meglio i documenti in azienda, invece di sistemarli in archivio potresti optare per l’archiviazione digitale. Avere a disposizione i documenti in formato digitale porta solo vantaggi ai lavoratori e all’organizzazione: 

• Maggiore efficienza: i documenti in digitale possono essere trovati in pochi secondi, firmati digitalmente, condivisi con chiunque. Si tratta di vantaggi che non puoi avere continuando a gestire i documenti in formato cartaceo. 
• Sicurezza: i documenti in digitale possono essere conservati in cloud sicuri, inaccessibili senza il tuo consenso. Inoltre, la possibilità di effettuare regolari backup ti permette di poterli sempre recuperare qualsiasi cosa accada. 
• Risparmio: l’archiviazione digitale dei documenti porta a un considerevole risparmio in termini di costi e di tempo. Non hai più bisogno di grandi archivi, risparmi sulla carta e sull’inchiostro.

• Miglior il servizio clienti: Disporre dei documenti in digitale ti permette di fornire informazioni in tempo reale, senza più perdere tempo negli archivi, cercando di recuperare contratti, accordi presi e progetti.

👉 Leggi l’articolo “Come archiviare e gestire i documenti aziendali in modo efficiente”.

5 suggerimenti per archiviare i documenti su PC 

Prima d’iniziare il lavoro vero e proprio d’archiviazione dei documenti cartacei sul PC, prima di comunicare a tutti i lavoratori le tue intenzioni riguardo una nuova e più efficiente gestione documentale ti invitiamo a seguire i nostri 5 suggerimenti pensati per renderti il processo il quanto più rapido e snello possibile: 

• Elimina file e documenti inutili 

Sicuramente l’hard disk, le scrivanie e gli archivi sono pieni di documenti che ormai non utilizzi più e che non sei più tenuto a conservare. Digitalizzarli è inutile così come lo è continuare a mantenerli del PC. Prima di organizzare il tutto, elimina il superfluo archiviando solo quello che davvero ti serve. 

• Crea cartelle ordinate 

Tutte le nuove cartelle che creerai sul PC dovrebbero avere un nome breve e facile da ricordare. 

Ti risulta così più facile trovare rapidamente ad esempio le buste paga, i contratti, i progetti. Per quanto riguarda i file presenti dentro le cartelle, buona prassi è dare a questi un nome e inserire la data corrispondente all’ultima modifica effettuata. 

• Crea collegamenti sul desktop 

Il desktop del PC dovrebbe essere pulito. Non dovresti impiegare più di pochi secondi per individuare i file e i documenti di cui hai bisogno. Puoi quindi creare dei pratici collegamenti alle cartelle principali, evitando di salvare i nuovi file direttamente sul desktop. 

• Utilizza un cloud esterno 

Non puoi prescindere dall’utilizzo di un cloud esterno. Salvare i documenti solo sul PC può essere rischioso. 

Se l’hard disk dovesse danneggiarsi potresti avere difficoltà a recuperare i documenti. Un cloud esterno ti assicura di avere sempre una copia aggiornata dei più importanti documenti aziendali. 

• Crea e condividi delle linee guida 

Infine, dovresti informare ogni lavoratore riguardo come archiviare i documenti cartacei e digitali su PC. Definire delle linee guida assicura che tutti adottino le medesime procedure. Così facendo i file e i documenti risultano sempre in ordine. 

Come archiviare i documenti cartacei su PC 

Il processo di archiviazione dei documenti cartacei su PC o su un cloud è più laborioso rispetto alla semplice organizzazione dei file già presenti sul PC. Questo perché c’è bisogno di convertire testi e immagini dal cartaceo al digitale.

L’operazione può richiedere parecchio tempo, anche diversi giorni, e molto dipende dal numero dei file che hai deciso di digitalizzare. 

Per portare a termine il lavoro nel minor tempo possibile, dovresti in primo luogo assicurarti di avere tutti gli strumenti necessari. Se non hai bisogno di modificare i documenti, ma ti è sufficiente avere una copia in digitale, allora puoi utilizzare un semplice scanner. Gli scanner più evoluti leggono e salvano in PDF o in qualsiasi altro formato, anche più fogli contemporaneamente. 

Utilizzare uno scanner di ultima generazione è sicuramente un vantaggio, poiché evita al lavoratore la fatica di caricare un foglio alla volta tutti i documenti cartacei. 

Diversamente, se desideri poter modificare i documenti direttamente utilizzando il PC o lo smartphone, allora ti consigliamo di dotarti di un software OCR (Optical Character Recognition). Questi software ti permettono di automatizzare molteplici attività tra cui:

• Acquisire testi e immagini 
• Modificare i documenti 
• Estrarre i dati 

Si tratta quindi di software evoluti da utilizzare per una migliore gestione documentale in azienda e particolarmente indicati per digitalizzare tutti i tipi di documenti cartacei e salvarli nei più classici formati: 

• PDF 
• GIF 
• JPEG 

👉 Leggi l’articolo “Gestione documentale: il ruolo chiave dell’utilizzo di un software, come scegliere il migliore”.

Come archiviare le mail su PC 

Sappiamo bene che le caselle e-mail aziendali sono piene di messaggi. Alcuni sicuramente poco importanti, altri invece che proprio non vuoi perdere. In un’ottica di perfetta digitalizzazione documentale in azienda, potresti pensare di salvare in cloud tutte le e-mail più importanti ricevute da te e dai lavoratori. 

Questo ti permette conservare i messaggi ricevuti sia sul PC (o sul cloud) sia tra i messaggi ricevuti. Ma come archiviare le e-mail su PC? Dipende dal provider di posta elettronica che utilizzi in azienda. I più comuni sono Gmail e Outlook. Per archiviare le e-mail ricevute sull’account Gmail non devi far altro che: 

• Cliccare sul messaggio che vuoi salvare 
• Cliccare sull’icona “⋮”
• Cliccare su scarica il messaggio 

L’email viene quindi salvata in formato EML, che puoi poi facilmente convertire in PDF utilizzando un comune convertitore online. Il procedimento è molto simile anche se utilizzi Outlook. Ti basta: 

• Cliccare sul messaggio che vuoi salvare
• Cliccare sull’icona “…” 
• Cliccare su “salva con nome” 

Anche in questo caso il file salvato è in forma EML. Puoi decidere di convertirlo e successivamente salvarlo in una cartella sicura del PC. 

Strumenti di archiviazione digitale

Come abbiamo visto finora, archiviare in digitale i documenti è una decisione che dovresti prendere al più presto. I vantaggi sono tanti e l’unica vera attenzione da porre riguarda la scelta degli strumenti e dei software da utilizzare. 

Per una perfetta archiviazione dei documenti dal cartaceo al digitale hai bisogno, a seconda dei casi e delle esigenze, dei seguenti strumenti: 

• Scanner: utile per digitalizzare i documenti cartacei e convertirli in immagini e PDF
• Software OCR: essenziale per convertire i documenti cartacei in documenti digitali modificabili 
• Software per la gestione documentale: utile per organizzare, condividere, categorizzare e firmare in digitale tutti i principali documenti aziendali. 

A questi strumenti, sicuramente, potresti pensare di aggiungere un sistema per l’archiviazione in cloud. Così facendo hai la possibilità di conservare i documenti in rete, possibilmente in un cloud protetto, e di accedervi da qualsiasi luogo anche utilizzando lo smartphone. 

Esistono decide di software per l’archiviazione e la gestione dei documenti in cloud tra i quali scegliere. Per sapere come scegliere il migliore, leggi il prossimo paragrafo! 

Come scegliere il miglior software di archiviazione digitale

Ma come scegliere i migliori software per l’archiviazione digitale in azienda? Ti consigliamo di valutare bene la presenza di alcune funzionalità e caratteristiche prima di procedere con l’acquisto. 

In linea generale, gli applicativi scelti dovrebbero permetterti di digitalizzare rapidamente i documenti in formato cartaceo e di organizzarli in un cloud sicuro e protetto. In più, ti consigliamo di scegliere un software con firma digitale integrata. Riepilogando, scegli software: 

• All in one: più sono le funzionalità meno software dovrai installare in azienda
• Semplici e intuitivi: un software difficile da utilizzare potrebbe portare rallentamenti e difficoltà che sicuramente vuoi evitare. 
• Prezzo: il prezzo dovrebbe rientrare nel budget che hai deciso d’investire in digitalizzazione dei processi 
• Supporto clienti: la presenza di un supporto clienti ti assicura di ricevere tutta l’assistenza di cui hai bisogno in caso di difficoltà.  

💡 Può interessarti l’approfondimento “Software gestione documentale: come passare dal cartaceo al digitale”.

Archivia i documenti su PC con un Software all in one

Factorial è il software ideale per archiviare e gestire i documenti aziendali in modo semplice e sicuro. Il software ti permette di caricare in blocco, condividere e organizzare al meglio tutti i più importanti documenti in azienda: 

• Buste paga 
• Contratti di lavoro 
• Fatture 
• Progetti

L’utilizzo del software è semplice e intuitivo, impiegherai pochissimi minuti a creare cartelle personalizzate e a condividerle con tutti i lavoratori. I documenti saranno custoditi in un cloud crittografato e sicuro. 

Inoltre, non hai più necessità di stampare e scansionare i documenti. Factorial, infatti, ti mette a disposizione una firma digitale legale e sicura che puoi utilizzare per firmare in pochi attimi tutti i documenti. 

E se non ti trovi fisicamente in azienda, nessun problema. Puoi gestire tutti i documenti aziendali anche dallo smartphone, utilizzando l’app Factorial. 

Factorial è un software all in one, le funzionalità non si limitano alla sola archiviazione e condivisione dei documenti in digitale. Puoi infatti gestire, automatizzare e digitalizzare decine di processi HR.

Ad esempio, con Factorial è semplice: 

• Creare un piano ferie 
• Approvare le richieste dei dipendenti 
• Creare l’organigramma aziendale 
• Rilevare le presenze da app 
• Valutare le performance del personale 
• Gestire le spese dell’azienda e dei lavoratori
• E tanto altro 

Come archiviare i documenti su PC: le conclusioni

In questo articolo abbiamo visto come archiviare i documenti sul PC e su un cloud protetto. Abbiamo scoperto che un corretto passaggio da una gestione cartacea a una gestione digitale dei documenti porta alla tua azienda e ai tuoi lavoratori diversi vantaggi, tra cui riduzione dei costi, maggiore produttività e migliore organizzazione aziendale. 

In conclusione, le nuove tecnologie si rivelano ancora una volta un prezioso alleato per la tua azienda. Portano soluzioni innovative, inattuabili e impensabili in passato. 

È solo muovendoti prima della concorrenza però che puoi acquisire un vantaggio competitivo. Questo è determinante per avere successo in un mercato sempre più globalizzato e in continua evoluzione. 

✅ Prova Factorial gratuitamente e archivia e gestisci i documenti in digitale.