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Software gestione documentale: come passare dal cartaceo al digitale

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8 minuti di lettura
software gestione documentale

Come gestisci i documenti in azienda? Sei circondato da carte e faldoni? Non sei l’unico. Tutte le organizzazioni che ancora non si avvalgono di software per la gestione documentale accumulano e consumano ingenti quantitativi di carta ogni anno. 

Le problematiche che ne derivano sono facilmente intuibili e probabilmente le stai affrontando proprio in questo momento: difficoltà nel trovare i documenti quando servono, problemi di sicurezza, sprechi di carta e d’inchiostro. 

In questo articolo scoprirai come risolvere definitivamente i problemi. Paragrafo dopo paragrafo ti forniremo tutte le informazioni di cui hai bisogno per implementare un efficiente sistema per la gestione documentale

Riuscirai così: ad adottare una politica paperless in azienda, a trovare facilmente ogni documento di cui hai bisogno, ad automatizzare e digitalizzare molteplici operazioni e a custodire tutte le informazioni in un luogo sicuro e protetto. 

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La gestione documentale in azienda

La gestione dei documenti in azienda, in inglese Document Management System (DMS), rientra tra le strategie che puoi attuare per migliorare l’efficienza dell’organizzazione. 

L’obiettivo principale è digitalizzare tutti i principali documenti cartacei. La tecnologia oggi ti mette a disposizione software innovativi che davvero ti permettono di dire addio alla carta. 

Come scoprirai, puoi facilmente custodire in un cloud sicuro e criptato:

  • Documenti 
  • Immagini 
  • Contratti 
  • Promemoria
  • Buste paga 
  • Fatture  

Passare a una gestione elettronica dei documenti aziendali significa quindi non solo adottare una politica eco friendly, ma anche implementare un sistema innovativo per archiviare, condividere e firmare digitalmente tutti i documenti in azienda. Come scoprirai continuando la lettura tutto ciò ti porta a un notevole risparmio di tempo e di costi.  

👉 Leggi l’articolo “Come convertirsi in un’azienda paperless al 100% con un software di gestione documentale”.

Cos’è un software di gestione documentale

Un software di gestione documentale è un sistema informatico che ti permette di svolgere diverse operazioni pensate per migliorare la gestione e l’archiviazione dei documenti cartacei presenti in azienda.

Questi software risultano particolarmente utili quando: 

  • L’utilizzo è semplice e intuitivo 
  • Permettono di archiviare e gestire tutti i documenti online
  • Custodiscono i documenti in un luogo sicuro  
  • Puoi condividere tutti i documenti con chi hai bisogno 
  • Dispongono di funzionalità avanzate (firma digitale, sistema di permessi…)

Come sempre, quando parliamo di software, vale il principio che non tutte le app sono uguali. Alcuni effettivamente sono sicuri, ti permettono di digitalizzare e di condividere tutti i documenti e nel complesso di farti risparmiare tempo e risorse. Altri invece dispongono di meno funzionalità e rischiano di rivelarsi meno utili del previsto. 

Di conseguenza se il tuo obiettivo è implementare in azienda un sistema di gestione documentale davvero efficiente, dovresti scegliere con cura il software da utilizzare. 

👉 Leggi l’articolo “Come archiviare e gestire i documenti aziendali in modo efficiente”.

Come scegliere il miglior software di gestione documenti

Quali caratteristiche deve avere un software per l’archiviazione documentale? Vediamole più in dettaglio. 

La presenza delle funzionalità qui di seguito elencate è fondamentale se desideri migliorare la gestione dei contratti, delle fatture, delle buste paga e di tutto ciò che oggi sei costretto a stampare e custodire in un archivio sempre più angusto e polveroso: 

  • Facilità d’uso: il software scelto è bene sia semplice da utilizzare. Non dovresti impiegare più di due o tre giorni per implementarlo in azienda. 
  • Funzionale: l’app dovrebbe permetterti di caricare i documenti in blocco, di condividerli e di firmarli digitalmente. 
  • Priorità e autorizzazioni: chiediti se il software ti permette di condividere i documenti con i soli dipendenti da te scelti. Poter impostare diverse tipologie di accesso e di autorizzazioni è un’altra funzionalità che non può mancare.
  • Sicurezza: verifica dove vengono salvati i documenti e assicurati che siano custoditi in un luogo sicuro e criptato.  

La presenza di tutte queste funzionalità consente di rivoluzionare in meglio la gestione dei documenti. Del nuovo sistema ne traggono vantaggio tutti i lavoratori. Pensa solo al reparto HR e ai vantaggi che ne trae iniziando a digitalizzare i documenti quali: note spese, contratti, buste paga. 

I vantaggi della gestione documentale grazie a un software

Probabilmente ti spaventa la sola idea di convertire in digitale centinaia di documenti. Tuttavia, pensare ai vantaggi può aiutarti a trovare le giuste motivazioni. 

Digitalizzare i documenti in azienda significa semplificare i flussi di lavoro, migliorare la produttività, ridurre gli sprechi e tanto altro. Ecco tutti i vantaggi che ti assicura l’utilizzo di un software per la gestione documentale: 

Riduci i costi  

Probabilmente già ora sei costretto a pagare un canone mensile per l’affitto di un magazzino o di una stanza che utilizzi solo per archiviare i documenti. 

La legge infatti impone di conservare alcune tipologie di documenti (estratti conto, 730…) per ben 10 anni! Custodire i più importanti documenti in un archivio digitale in tal senso ti permette di eliminare un costo fisso che siamo sicuri sostieni malvolentieri.

👉 Leggi l’articolo “Riduzione dei costi aziendali: i 7 fattori con maggiore impatto”.

Sicurezza 

Non è semplice tenere al sicuro i dati sensibili contenuti in molte tipologie di documenti in formato cartaceo. Chiunque infatti, potrebbe accedere all’archivio aziendale e acquisire informazioni riservate. 

Custodire i dati in un cloud protetto, ti permette d’impostare diversi livelli d’accesso. Così facendo le sole persone da te autorizzate possono visionare e scaricare i documenti. 

Recupero semplice 

Quante volte hai perso ore di lavoro nella ricerca di uno o più documenti? Utilizzare un software per la gestione dei documenti ti assicura un considerevole risparmio di tempo.

Pensa infatti alla facilità con cui puoi trovare ciò di cui hai bisogno cercando i file per nome, per data o per tipologia. 

Migliore collaborazione 

I documenti spesso devono essere visionati, corretti e firmati da diverse figure. Averli in formato digitale ti permette di condividerli in tempo reale tra tutti gli interessati. 

Il risparmio di tempo e notevole, eviti rallentamenti in azienda e tutto ciò si traduce in migliore efficienza, competitività e produttività. 

Come gestire il cambiamento verso un software di archiviazione documentale

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Passare a un sistema di gestione dei documenti in digitale vuol dire introdurre una grande novità in azienda. È un cambiamento radicale che necessita di essere affrontato con il giusto spirito. 

Dovrai abituarti a cercare, archiviare e firmare i documenti utilizzando il PC o lo smartphone. Avrai una scrivania sgombra e spenderai molto meno in risme di carta e inchiostro. Dovrai inoltre avvisare i dipendenti riguardo la novità e invitarli a non persistere con le vecchie abitudini. 

Abbiamo già visto perché dovresti armarti di buona volontà e deciderti una volta per tutte a digitalizzare la gestione documentale in azienda.

La digital trasformation è un processo ormai in atto, tutte le aziende stanno sperimentando nuove e più efficienti soluzioni. Invitiamo anche te ad aprirti al cambiamento. Siamo consapevoli che ogni novità piccola o grande che sia provoca ansia e incertezza, ed è per questo che dovresti: 

  • Coinvolgere i dipendenti: spiega ai tuoi dipendenti l’importanza di adeguarsi al progresso, assicurati che tutti abbiano ben chiari i vantaggi e che siano disposti a seguirti. 
  • Impostare gli obiettivi: non pensare subito ai tanti faldoni da scannerizzare e digitalizzare ma poniti obiettivi piccoli e raggiungibili. Inizia dai documenti che utilizzi di più e solo dopo passa ai documenti meno importanti. 
  • Misurare i progressi: il miglior modo per accogliere l’innovazione in azienda è toccare con mano i vantaggi. Prima d’installare il nuovo software per la gestione documentale misura il tempo che impieghi per cercare, condividere e firmare i documenti e confrontalo con il tempo speso dopo aver implementato la tecnologia. 
  • Nominare un responsabile: scegli una figura responsabile del cambiamento in atto. Il suo compito sarà guidare, formare gli altri dipendenti e assicurarsi che la novità venga accolta nel miglior modo possibile. 

Quelle appena riportate sono tutte buone pratiche che ti aiuteranno a implementare un sistema documentale in digitale in tempi rapidi. Siamo sicuri che saprai dimostrarti un ottimo leader anche in questo delicato processo, guidando le risorse umane verso un cambiamento essenziale per il futuro della tua organizzazione. 

I documenti nella gestione delle Risorse Umane

Digitalizzare i documenti in azienda ti permette anche di disporre di un sistema per gestire al meglio tutte le documentazioni relative alle risorse umane. Le principali sono: 

Chiaramente per un dipendente più è facile accedere a questi documenti più ha tempo per concentrarsi sui compiti e sulle mansioni. Una perfetta gestione documentale, implica quindi che ogni dipendente abbia la possibilità di accedere a tutti i documenti che lo riguardano. Deve inoltre avere la possibilità di: 

  • Scaricarli 
  • Firmarli 
  • Modificarli 

Più in dettaglio, ti invitiamo a pensare a tutti i vantaggi per la tua azienda e per i dipendenti una volta deciso di digitalizzare e di conseguenza rendere facile l’accesso a informazioni quali: 

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Ferie, permessi e turni di lavoro 

Digitalizzare il piano ferie e i turni di lavoro significa fare un grande passo in avanti. I dipendenti possono facilmente richiedere le ferie e i permessi e visionare i turni di lavoro. I responsabili HR non hanno più necessità di stampare e aggiornare i moduli, semplicemente gestiscono tutto dal PC o dall’app. 

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Valutazione delle performance 

Ogni dipendente dovrebbe sapere se sei soddisfatto del lavoro da lui svolto, come anche dovrebbe sapere in quali aree può migliorarsi. 

La digitalizzazione permette oggi di verificare queste informazioni direttamente dallo smartphone, senza più il rischio che la valutazione delle prestazioni non venga effettuata, stampata e distribuita. 

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Inserimento 

Digitalizzare i documenti vuol dire anche dare la possibilità di rivoluzionare i processi di onboarding. Non devi più distribuire decine di fogli ai nuovi lavoratori spiegando loro tutto ciò che devono fare per inserirsi rapidamente sul posto di lavoro. L’intero processo può essere digitalizzato e monitorato con estrema facilità. 

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Note spese 

Ogni qualvolta un dipendente sostiene una spesa per conto della tua azienda dev’essere rimborsato. Per ottenere il rimborso deve presentare lo scontrino o la ricevuta attestante la spesa sostenuta. Gli addetti HR devono poi rendicontare il tutto e autorizzare il rimborso che il dipendente riceverà sulla busta paga del mese successivo. 

Anche questo processo puoi digitalizzarlo e dire basta a scontrini e ricevute sbiadite o peggio andate perse. Ai lavoratori dovrai solo chiedergli di fotografare lo scontrino e di salvarlo sull’app aziendale. 

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Factorial: il Software HR per la gestione documentale

Factorial è il software HR all-in-one che ti permette di gestire i più importanti documenti in azienda. Il software ha tutte le funzionalità di cui hai bisogno, e riportate in questo articolo, per dire addio a ingombranti moduli, documenti, fatture, che continuano ad accumularsi in archivio. 

Puoi provare il software gratuitamente per 14 giorni e scoprire tu stesso quanto è semplice archiviare, gestire e centralizzare i documenti relativi alle risorse umane e non solo. Da un’unica dashboard hai così la possibilità di: 

  • Creare cartelle personalizzate per ogni documento 
  • Inviare notifiche ai dipendenti 
  • Caricare più documenti in blocco 

Il dipendente dal canto suo può facilmente verificare tutti i nuovi documenti caricati, siano questi relativi alla sua situazione lavorativa o siano questi rivolti a tutta l’azienda. Se richiesto, può anche firmare digitalmente i documenti, evitando di doverli stampare e scansionare. 

Chiaramente i documenti sono al sicuro, protetti in cloud criptato e soprattutto decidi tu chi può visionarli impostando diversi livelli di autorizzazione. Inoltre, se non sei fisicamente in azienda, puoi accedere a tutti i documenti utilizzando l’app Factorial. L’app replica in tutto e per tutto il software permettendoti di gestire l’azienda ovunque ti trovi.  

Factorial è un software HR completo. Puoi utilizzarlo non solo per digitalizzare la gestione dei documenti in azienda, ma anche per automatizzare tantissimi altri processi. Scopri anche come: digitalizzare la gestione delle presenze, delle ferie e dei permessi, elaborare report e analisi HR e gestire i processi di recruiting e onboarding.  

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💡 Leggi l’articolo “Software gestione aziendale: i migliori software per la digitalizzazione”.

La gestione documentale in azienda: le conclusioni

I sistemi e i software per la gestione dei documenti in azienda possono realmente aiutarti a raggiungere gli obiettivi aziendali, a risparmiare sui costi, migliorare la comunicazione e aumentare la produttività. 

Come abbiamo visto in questo approfondimento, puoi dire addio a ingenti quantitativi di carta presenti in azienda. Le scrivanie si liberano così come a liberarsi è il tempo dei lavoratori che non perderanno più ore nel cercare, firmare, archiviare e condividere tra loro: contratti, fatture, progetti e tutto ciò che oggi hai ancora riportato su carta. 

✅ Prova Factorial gratuitamente e inizia a gestire i documenti in digitale.

 

Nata a Firenze e laureata in Scienze Politiche (in particolare Comunicazione e Giornalismo) all’Università di Firenze. In Italia ha lavorato come giornalista ed ha collaborato con diversi siti web dedicati al mondo dell’attualità. Adesso vive a Barcellona ed è Content Marketing Specialist in Factorial e si occupa della creazione dei contenuti del mercato italiano. Il suo obiettivo è dare supporto, ispirazione e strumenti per far conoscere il mondo delle Risorse Umane e far crescere la community HR. Ama l’avventura, la natura, viaggiare e giocare a pallavolo.

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