Carico di lavoro: 7 consigli per gestire al meglio il lavoro del tuo team

Gestire un’azienda è un compito difficile, soprattutto quando si tratta di distribuire il lavoro nei diversi team. In qualità di leader ti spetta questo compito che è una grande responsabilità. Consegnare il lavoro è il primo step che si compie per raggiungere l’obiettivo finale, ed è un passaggio molto importante perché bisogna stare attenti a una serie di fattori: assegnare il compito al team corretto, non sovraccaricare i tuoi dipendenti, bilanciare i compiti più complicati in modo tale che ci sia collaborazione tra le persone che compongono il team.

Imparando a gestire il carico di lavoro, sarà possibile avere un team produttivo orientato allo stesso obiettivo. È vero, è un lavoro sfidate: ecco perché in questo articolo vediamo insieme di cosa si tratta e quali sono i modi migliori per farlo.

Che cos’è la gestione del carico di lavoro

Partiamo dalla definizione di gestione di carico del lavoro. In inglese viene definito workload management e si tratta di quel processo di pianificazione, distribuzione strategica e gestione del lavoro all’interno di un team. Queste tre fasi prevedono degli step organizzativi che permettono di massimizzare l’operato dei singoli lavoratori.

Infatti al centro di questa strategia ci sono le persone, alle quali vengono assegnate delle task in ordine di priorità che, nel lungo periodo, assicurano la crescita della tua attività.

I tuoi stessi collaboratori si sentiranno gratificati grazie a questa strategia: non ci sarà più confusione ma ogni membro del team saprà cosa fare e si sentirà soddisfatto a fine giornata. con un team coeso sarà più immediato raggiungere gli obiettivi, le scadenze verranno rispettate e le tue risorse si sentiranno e saranno valorizzate.

Perché è importante gestire il carico di lavoro

Come abbiamo già accennato, la gestione del carico di lavoro è un compito che spetta ai manager e che determina il funzionamento del team.

Vediamo qui di seguito alcune ragioni per cui è importante gestire il carico di lavoro:

• Alleggerire il carico lavoro ed evitare il burnout dei tuoi collaboratori;
• In questo modo sarà possibile evitare degli eventuali conflitti che potrebbero sorgere internamente;
• Diminuire i giorni di malattia dovuti a stanchezza e stress;
• Ridurre il turnover;
• Avere più chiari gli obiettivi e raggiungerli senza difficoltà;
• Raggiungimento di un equilibrio.

È importante raggiungere un equilibrio perché in questo modo i collaboratori avranno la percezione e la certezza che i compiti sono distribuiti equamente e che non ci siano degli squilibri che potrebbero influenzare negativamente il flusso del lavoro e i rapporti tra i singoli nel team. Ma come si arriva a gestire il carico di lavoro in maniera corretta? Vediamo insieme alcuni consigli nel paragrafo successivo.

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Alcuni consigli per gestire al meglio il carico di lavoro

Esistono dei modi per gestire al meglio il carico di lavoro. I consigli riportati qui di seguito devono essere integrati con la capacità di gestire i progetti. Dirigere un’azienda non è certo un’impresa da poco soprattutto quando l’organigramma è complicato e bisogna consegnare brief di diversi progetti. Qui di seguito una breve lista dei nostri consigli per la gestione del carico di lavoro:

• Come prima cosa è importante individuare e determinare il carico di lavoro. Una delle cose fondamentali è fermarsi un attimo e chiederti quante sono le attività da svolgere. La consapevolezza è la chiave per essere un ottimo leader e consente anche di tenere sotto controllo le attività. Una volta individuato il lavoro da svolgere, puoi metterti in moto e creare un elenco delle cose da completare in ordine di importanza. Assegna poi questi lavori al team di competenza e stabilisci il tempo necessario per portarli a termine. Se si tratta di progetti di grande mole, scomponi il lavoro e suddividilo in obiettivi più piccoli al fine di non sovraccaricare i tuoi dipendenti e di mantenere sempre un’atmosfera serena;
• Devi conoscere le disponibilità del tuo team. Ci sono persone in ferie? I collaboratori disponibili bastano per portare a termine un determinato lavoro? È importante fare questo tipo di valutazione altrimenti sarà difficile avere un’idea concreta della fattibilità di un lavoro. È probabile che ti renderai conto che il lavoro assegnato è troppo o che, al contrario, è possibile chiedere uno sforzo in più ai tuoi collaboratori. Ricorda, questo punto è importante perché permetterà a tutto il tuo team di lavorare in modo efficiente;
• Oltre alla disponibilità, devi conoscere anche le capacità del tuo team. Infatti in ogni buona squadra bisogna sapere quali sono i punti di forza e quali i punti di debolezza dell’altro. È una questione di strategia per poter organizzare al meglio il tuo team. È importante quindi fare un’analisi, di volta in volta, delle performance dei singoli e avere una panoramica del timing e della qualità di realizzazione degli obiettivi assegnati;
• Una volta capita la disponibilità e le capacità del team, hai tutti gli strumenti per poter distribuire le risorse e suddividere il carico di lavoro. Innanzitutto individua il lavoro che ha la priorità più elevata e motiva le ragioni della tua scelta in modo che siano chiare a tutti. Inoltre è importante assegnare la task alla persona giusta e ricorda di spiegare anche questo ai tuoi collaboratori: ovvero nulla è casuale ma anche la condivisione dei compiti è mirata e pensata ad hoc.
• Durante l’assegnazione dei diversi compiti, un consiglio è quello di coinvolgere il team in prima persona. I tuoi stessi collaboratori possono fornirti gli strumenti e le idee che stai cercando per l’assegnazione delle task. La comunicazione è un fattore importante e che devi ricordarti sempre di prendere in considerazione. In questo modo il tuo team si sentirà coinvolto nel processo di pianificazione e partecipe alla realizzazione degli obiettivi aziendali. È bene quindi coinvolgere i collaboratori chiedendo a loro stessi quali sono le loro competenze, se hanno esperienze precedenti in merito a un determinato lavoro. In questo senso potrebbe aiutarti un software di valutazione del personale;
• La comunicazione è importante non solo per determinare la pianificazione del lavoro ma anche per ridistribuirlo in caso ce ne fosse necessità. Infatti, non di rado capita che si incontrino delle difficoltà durante la realizzazione di una task e che molte cose debbano essere ricalcolate: le scadenze per esempio o addirittura l’ordine dei progetti. Una buona comunicazione tra manager e i diversi team è la chiave per risolvere in tempo reale questa tipologia di problematiche. Ecco che diventa necessario programmare regolarmente dei colloqui singoli in modo tale che possano emergere eventuali difficoltà. Solo in questo modo possono essere colte in tempo e potrai aiutare i tuoi collaboratori a trovare una risoluzione;
• Definisci un tempo entro il quale le attività devono essere completate. In questo modo potrai programmare le scadenze, ipotizzare eventuali ritardi e iniziare a pensare e definirne delle nuove scadenze;

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• Una volta ingranata questa strategia, dai libertà al tuo team di provare a sviluppare un sistema personale di gestione del carico di lavoro. Innanzitutto avvicinali al concetto di gestione dei progetti e suggerisci delle opzioni che potrebbero adattarsi al singolo collaboratore e riduci le riunioni alle quali l’intero team deve prendere parte. In questo modo eviterai di creare perdite di tempo e ogni tuo dipendente potrà organizzare il suo lavoro senza interruzioni. Consultare i tuoi collaboratori è cruciale per avere un quadro completo delle competenze e delle disponibilità all’interno del team;
• Controlla come procede il lavoro: una volta assegnati i compiti, non ti resta che verificare come sta procedendo il lavoro. Non bastano infatti solo i colloqui individuali ma è importante comunicare costantemente con ogni team leader per capire a che punto si è arrivati e se il lavoro sta procedendo al meglio. Per questo motivo è importante prevedere delle riunioni con i singoli team dalle quali potrai verificare anche se ci sono stati dei problemi e come hanno cercato di risolverli;
• Dovrai fare tesoro di questi feedback perché sono fondamentali per la crescita della tua impresa, per l’ottimizzazione delle tue risorse e per l’aumento della produttività.

Digitalizzare la gestione del carico di lavoro

A questo proposito, è chiaro che è utile dotarsi di uno strumento per la gestione del carico di lavoro che ti permette di risparmiare tempo, avere un’unica piattaforma di riferimento per l’intero team, rendere moderna la tua azienda ed essere sempre aggiornato in tempo reale su quello che sta succedendo all’interno della tua attività. Ma come si può digitalizzare il carico di lavoro?

• Creando un unico calendario condiviso a cui tutti i componenti dei diversi team possono accedere e visualizzare gli obiettivi, quali sono le scadenze entro le quali questi obiettivi devono essere raggiunti, se sono state apportate delle modifiche nella scala delle priorità. Il calendario inoltre consente di verificare in tempo reale la presenza di riunioni, di cambiamenti di orario e di eventuali malintesi che a volte si possono creare;
• Abbiamo già accennato che la comunicazione è uno degli aspetti fondamentali che non può mancare in un ambiente di lavoro. Con uno strumento digitale è possibile rendere ancora più rapida la comunicazione attraverso app di messaggistica che permettono l’immediato allineamento su tutto il lavoro. Inoltre con le app di comunicazione il team potrà condividere in tempo reale i documenti e collaborare sullo stesso file. Inutile sottolineare quanto uno strumento come questo sia fondamentale per quelle aziende che prevedono lo smart Working o che hanno diverse sedi in giro per il mondo;
• Con un software dedicato potrai monitorare i progressi che il tuo team sta facendo in termini di obiettivi. Ogni buon manager a un certo punto si chiede a che punto del lavoro sono arrivati i suoi collaboratori ed ecco che, grazie alla digitalizzazione, la risposta a questo quesito sarà immediata perché potrai tenere traccia dei progressi in modo tempestivo e verificare se tutto sta andando per il meglio o se ci sono dei problemi.

Vediamo insieme nel prossimo paragrafo quali sono gli strumenti forniti da Factorial per la gestione del carico del lavoro.

Organizza il lavoro del tuo team con Factorial

Per organizzare al meglio il carico di lavoro è consigliato utilizzare un software HR che ti aiuti nella gestione del tempo e delle tue risorse.

Grazie a Factorial, il nostro software HR potrai godere di una serie di strumenti che ti permetteranno di organizzare il carico di lavoro dei diversi team e di avere sotto controllo tutto il processo di raggiungimento degli obiettivi.

Con Factorial potrai organizzare il lavoro in diversi modi. Come?

• Gestisci i turni dei tuoi dipendenti: sapere come sono strutturati i turni è fondamentale per capire a chi puoi assegnare un determinato compito. Con Factorial potrai ricevere delle notifiche in tempo reale in caso ci fosse qualche cambiamento così da poter riorganizzare le assegnazioni del lavoro e proporre una nuova pianificazione;
• Rileva le presenze, controlla gli accessi e le uscite anticipate grazie alla timbratura cartellino e alla creazione automatica del foglio presenze. Con un app dedicata potrai verificare come i tuoi dipendenti stanno gestendo la realizzazione dell’obiettivo. In questo modo potrai avere sotto controllo la situazione anche per quei dipendenti che lavorano da remoto;
• Valuta il tuo personale e le performance: è importante capire se i tuoi collaboratori sono adatti alla tua realtà o se c’è qualcosa che non funziona. Ecco perché Factorial ti fornisce gli strumenti necessari per valutare le performance dei tuoi dipendenti. In questo modo potrai capire non solo se hai fatto la scelta giusta al momento del recruiting ma anche se hai assegnato correttamente le task. In caso contrario puoi ripensare alla tua pianificazione del carico di lavoro e apportare le dovute modifiche dove necessario.

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