Cerchi un modo per calcolare le ferie dei tuoi dipendenti in maniera rapida e veloce? Non hai ancora ben chiara la formula da seguire per il calcolo dei giorni di ferie dei lavoratori?
Come titolare d’azienda o HR Manager, tra i tanti compiti che hai da svolgere durante la giornata c’è anche il calcolo delle ferie. Non puoi ignorare quanti giorni di ferie un lavoratore matura in un mese come non puoi sottovalutare l’importanza di garantire a tutti di fruire delle ferie, un diritto previsto dalla Costituzione e dalla legge.
Ci sono molti modi per effettuare il calcolo delle ferie online: c’è chi utilizza un calcolatore online, chi preferisce un software che ti aiuti nel calcolo, oppure chi fa ancora tutti i conti necessari con carta e penna o utilizzando i fogli elettronici in Excel.
In questo approfondimento scopriremo qual è il modo più pratico per calcolare le ferie, quali sono le opzioni disponibili e come calcolarle in maniera veloce ed efficiente, senza scontentare i dipendenti.
- Calcolare giorni di ferie: perché è importante
- Calcolare ferie: da dove iniziare
- Quante ferie si maturano in un anno
- Esempi di calcolo ferie maturate
- Calcolo ferie in ore e in giorni
- Quali strumenti puoi utilizzare per calcolare le ferie
- Ottimizza la gestione di ferie e permessi con Factorial
- Domande frequenti sul calcolo delle ferie
Calcolare giorni di ferie: perché è importante
Dovresti sempre avere ben chiara la situazione ferie di ogni lavoratore. Più dipendenti ci sono in azienda, infatti, più ti troverai a gestire una situazione ingarbugliata in cui ogni lavoratore ha a disposizione diversi giorni di ferie a seconda delle ore lavorate e delle ferie non godute. Conoscere esattamente quanti giorni di ferie spettano a ciascun dipendente è importante per due motivi:
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Rispettare la legge
L’articolo 36 della Costituzione specifica che il diritto alle ferie (come anche ai permessi e al riposo settimanale) spetta a tutti i lavoratori. Si tratta di un diritto irrinunciabile.
La legge, in particolare il Decreto Legislativo 66/2003, stabilisce che ogni lavoratore ha diritto ad almeno quattro settimane di ferie l’anno e che i CCNL possono garantire un periodo di ferie più lungo ma mai inferiore. Almeno due delle quattro settimane devono infine essere fruite in maniera continuata.
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Organizzare il tempo dell’azienda
Calcolare i giorni di ferie ti è utile anche per organizzare al meglio il tempo e il lavoro in azienda.
L’obiettivo dovrebbe essere quello di garantire a tutti di fruire delle ferie e allo stesso tempo evitare che l’assenza di troppi lavoratori contemporaneamente possa compromettere la produttività dell’organizzazione. È per questo motivo che preparare e concordare un piano ferie con i lavoratori è un’operazione a cui dedicare la massima attenzione.
Calcolare ferie: da dove iniziare
Per calcolare i giorni di ferie non ti è sufficiente disporre di un calcolatore online o di un software se non hai a disposizione tutte le informazioni necessarie e i dati da inserire. Devi conoscere in anticipo:
- Il contratto di lavoro in essere per ogni lavoratore
- Il numero di ferie già godute
- Il numero di ferie non godute dall’anno precedente
- Eventuali giorni di assenza che non concorrono alla maturazione delle ferie
Come anticipato, ogni lavoratore matura un numero di giorni di ferie diverso a seconda del contratto in essere. Per fare alcuni esempi, considera che il tipico contratto full time da 8 ore al giorno e per 5 giorni a settimana, garantisce più ore di assenza rispetto a un lavoratore con un contratto part time orizzontale.
Mentre i dipendenti con contratti part time verticali maturano ferie solo relativamente ai periodi in cui hanno effettivamente lavorato.
In più, alcuni lavoratori possono avere un numero di giorni di ferie da godere, maturate e mai godute dall’anno precedente, altri ancora potrebbero non avere alcun giorno di ferie disponibile poiché li hanno già spesi.
E infine, devi necessariamente considerare anche le ore di assenza fruite dal lavoratore. Alcune assenze permettono ugualmente di maturare i giorni di ferie. Ne sono un esempio:
- Ferie matrimoniali
- Maternità
- Infortunio sul lavoro
- Malattia
Altre assenze invece, non sono né retribuite né concorrono all’accumulo dei giorni di ferie. Ad esempio:
- Malattia dei figli
- Assenza per cariche sindacali
- Congedi parentali facoltativi
- Aspettativa
Quante ferie si maturano in un anno
Ma quant’è il numero di giorni di ferie che ha a disposizione un dipendente? Come sappiamo, il minimo stabilito dalla legge è di 4 settimane lavorative, cioè 20 giorni.
L’azienda, se lo preferisce, può contare i giorni di ferie in un anno in base al numero di giorni lavorativi. In questo modo, il dipendente avrebbe 22 giorni di ferie per ogni anno di lavoro.
Questo numero aumenta sia in base all’anzianità, sia quando ci sono regole precise stabilite dalla contrattazione collettiva (o contratto collettivo CCNL), cioè gli accordi stipulati a livello nazionale tra i rappresentanti dei lavoratori e i datori di lavoro.
Spesso quinti, hai dipendenti vengono concessi più dei 20 giorni minimi annuali e sta al datore di lavoro gestirli nella maniera più giusta.
In base al numero di ferie maturate in un anno, si può risalire anche al numero di ferie maturate ogni mese.
Esempi di come calcolare ferie maturate online
Ora che hai a disposizione tutte le informazioni relative alla posizione specifica del lavoratore in azienda puoi procedere con il calcolo delle ferie. Puoi utilizzare un apposito calcolatore online, software HR oppure i classici fogli elettronici in Excel.
Puoi facilmente sapere l’esatto numero di ferie e permessi residui, e già goduti, controllando la parte bassa della busta paga del lavoratore.
Generalmente è qui che troverai diverse caselle, ognuna delle quali riporta utili informazioni per il calcolo delle ferie, tra cui il numero giorni non goduti l’anno precedente il numero di giorni di ferie già goduti. Tornando ad alcuni esempi di calcolo:
Esempio calcolo giorni di ferie: lavoratore full time
La formula per calcolare le ferie maturate da un lavoratore full time è:
(Numero di giorni di ferie spettanti da contratto / 12) x mesi di servizio + giorni di ferie relativi all’anno precedente.
Un lavoratore che ha diritto a 26 giorni e che ha tre giorni di ferie maturati nell’anno precedente, al mese di giugno si trova con: (26 / 12) x 6 + 3 = 16 giorni di ferie maturati.
Esempio calcolo giorni di ferie: lavoratore part time orizzontale
Tra lavoratori full time e lavoratori con contratto part time orizzontale nulla non c’è differenza in merito ai giorni di ferie maturati.
L’unica vera differenza tra i due contratti riguarda la retribuzione, che per i lavoratori part time risulta inferiore, pari cioè alle ore effettivamente lavorate.
La formula quindi risulta la medesima riportata nel caso precedente:
(Numero di giorni di ferie spettanti da contratto / 12) x mesi di servizio + giorni di ferie relativi all’anno precedente.
Per fare un esempio un lavoratore con contratto part time orizzontale nel mese di novembre, qualora non abbia giorni ancora da godere e relativi all’anno precedente, ha maturato: (26 / 12) x 11 = 23.83 giorni di ferie.
Esempio calcolo giorni di ferie: lavoratore part-time misto o verticale
In quest’ultimo caso, devi fare il calcolo ferie online sulla base dei giorni che il dipendente ha lavorato. Ad esempio, un lavoratore con contratto part-time misto può aver lavorato solo 4 o 5 mesi durante l’anno e chiaramente ciò influisce sul numero di giorni di ferie spettanti. La formula quindi riporta il numero di ferie ma questa volta in ore ed è:
(Numero ore lavoro in un mese) / (100 x percentuale ore lavorate)
Se un lavoratore ha lavorato durante il mese il 30% delle ore rispetto a dipendente full time allora avrà maturato:
160 / (100 x 0,3) = 5.3 ore di ferie
Qualora dovesse lavorare sempre il 30% durante l’anno allora gli spettano 5.3 ore x 12 = 63,6 ore di ferie da fruire in un anno pari a circa 8 giorni lavorativi.
Calcolare ferie in ore e in giorni
Può capitare in alcuni casi che ti sia necessario calcolare i giorni di ferie partendo dal numero di ore. Anche in questo caso puoi utilizzare un calcolatore online, un software HR, oppure svolgere il calcolo a mano.
Il calcolo è molto semplice. È sufficiente dividere il numero di ore di ferie maturato per l’orario giornaliero medio che adotti in azienda. Le ore massime consecutive che un dipendente può lavorare è pari a otto.
Ne consegue che nel caso in cui il lavoratore abbia 100 ore di ferie maturate, per sapere il numero dei giorni ti è sufficiente dividere 100 / 8 = 12.5 giorni di ferie. Chiaramente i giorni cambiano a seconda dell’orario aziendale. Qualora la giornata lavorativa sia di sei ore allora il calcolo diventa 100 / 6 e i giorni di ferie diventano 16.6.
Quali strumenti puoi utilizzare per calcolare le ferie
Puoi pensare di calcolare le ferie direttamente online, grazie alla presenza di diversi calcolatori. Tuttavia, come abbiamo visto finora, non è il calcolo in sé a creare rallentamenti alle figure incaricate.
La difficoltà infatti risiede nell’avere sempre sotto controllo la situazione specifica di ogni singolo dipendente, il quale, a seconda del numero di permessi e ferie già fruite, presto si troverà con una situazione “ferie residue e maturate” del tutto diversa rispetto a quella di altri lavoratori.
Ecco alcuni dei modi per calcolare le ferie, con le loro criticità e i loro punti a favore.
Calcolare le ferie in maniera manuale
Il modo che presenta le criticità più importanti è il calcolo manuale.
Per chi è abituato a calcolare a mano le ferie maturate e le ferie residue dei dipendenti, questo metodo può sembrare semplice. Utilizzare il calcolo manuale, però, implica non solo che il documento cartaceo avrà un rischio molto più alto di presentare errori, ma verrà anche rimaneggiato innumerevoli volte nel corso dell’anno.
Per ogni dipendente, infatti, il responsabile dovrà aggiornare ogni mese il calcolo, oltre che tenere un appunto sulle ferie richieste e utilizzate settimana dopo settimana.
Calcolare le ferie con fogli di calcolo come Excel
Un altro metodo, forse il più utilizzato, è quello che riguarda il calcolo delle ferie con un modello Excel.
Questo modello consente di tenere traccia delle ferie dei dipendenti in modo organizzato e, inoltre, è piuttosto facile da usare.
Excel, infatti, calcolerà automaticamente il saldo delle ferie rimanenti per ogni dipendente ogni volta che il documento viene aggiornato, evitando errori di calcolo e permettendo ai responsabili HR di risparmiare tempo.
Factorial mette a disposizione in maniera gratuita un modello Excel 100% personalizzabile.
Calcolare le ferie con un Software HR
I due modi elencati qui sopra possono essere utili per chi ha sempre utilizzato questi strumenti, ma non rappresentano la best practice. Entrambi, infatti, presentano elementi di rischio e possibilità di commettere errori, oltre che una grande quantità di tempo impiegato per aggiornare continuamente i documenti.
È per questo motivo che le aziende più innovative e interessate ad automatizzare e digitalizzare i processi, per calcolare i giorni e le ore di ferie utilizzano appositi software HR come Factorial che semplificano enormemente il lavoro da fare.
Grazie ai software HR, infatti, il calcolo avviene in maniera totalmente automatica e i ricalcoli e gli aggiornamenti vengono effettuati direttamente dal sistema senza bisogno dell’intervento di un responsabile HR.
Ottimizza la gestione di ferie e permessi con Factorial
Factorial è il software HR all-in-one che tra le tante funzionalità ti permette di sapere in qualsiasi momento quanti giorni di ferie e di permessi spettanti a ogni singolo lavoratore. Il software, disponibile anche come app per Android e iOS, si rivela molto utile anche per i lavoratori stessi, i quali, accedendo al “Portale Dipendenti”, possono in qualsiasi momento verificare la loro attuale situazione relativa alle ferie e ai permessi.
E non è tutto: con Factorial puoi facilmente gestire il calendario ferie e assenze, il quale si aggiorna in automatico ogni volta che un lavoratore si vede accettata la richiesta di ferie o permessi.
Da un unico software, in conclusione, puoi digitalizzare una vasta serie di operazioni, permettendo così ai tuoi dipendenti di concentrarsi esclusivamente sul lavoro, e al reparto HR di evitare le ingenti perdite di tempo in operazioni ormai automatizzabili.
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FAQ: calcolare le ferie
Come si fa il calcolo delle ferie?
La formula per calcolare le ferie maturate da un lavoratore full time è: (Numero di giorni di ferie spettanti da contratto / 12) x mesi di servizio + giorni di ferie relativi all’anno precedente.
Come si fa a sapere quanti giorni di ferie ho?
Per sapere quanti giorni di ferie hai a disposizione, basta controllare la busta paga nell’apposita sezione del cedolino. Solitamente la voce relativa alle ferie, maturate e disponibili, si trova in fondo al documento.
Quante ferie si maturano in un anno?
Il minimo stabilito dalla legge è di 4 settimane lavorative, cioè 20 giorni. L’azienda, se lo preferisce, può contare i giorni di ferie in un anno in base al numero di giorni lavorativi. In questo modo, il dipendente avrebbe 22 giorni di ferie per ogni anno di lavoro.
Questo numero, però, potrebbe aumentare se previsto dal CCNL di riferimento.
