Chiusura aziendale e ferie: come gestire al meglio la pianificazione

Come gestisci le ferie durante la chiusura aziendale? Sai già come comportarti e cosa fare con i dipendenti che non hanno maturato sufficienti giorni di ferie? 

Prima di chiudere per alcune settimane dovresti accertarti che tutto sia in ordine verificando cosa dice la normativa relativamente ad aspetti quali: il tempo di preavviso da rispettare e riguardo come comportarsi a seconda delle diverse situazioni che possono crearsi in azienda.

In questo articolo troverai tutte le risposte di cui hai bisogno che ti permetteranno di chiudere l’azienda per il periodo estivo, o natalizio, senza alcun problema, con la certezza di aver rispettato le leggi.

Inoltre, ti forniremo alcuni suggerimenti su come ottimizzare, digitalizzare e automatizzare la gestione della chiusura aziendale.  

• Chiusura aziendale e ferie: come comportarsi
• Comunicazione chiusura aziendale: tempistiche
• Come pianificare la chiusura aziendale
• Malattia o altri permessi durante la chiusura
• Ferie obbligate per chiusura aziendale: cosa dice la normativa
• Cosa fare se le ferie maturate non coprono la chiusura aziendale
• Ottimizza la gestione ferie con un software
• Gestire le ferie collettive con Factorial

Chiusura aziendale e ferie: come comportarsi

Quando si decide di chiudere l’azienda, è importante avvisare tempestivamente i lavoratori riguardo alle date e alla durata della chiusura, accertandosi che tutti abbiano un numero di giorni di ferie maturate sufficienti per coprire il periodo stabilito. 

La prima cosa da fare è quella di inviare con sufficiente anticipo la comunicazione di chiusura aziendale per ferie natalizie o estive. A stabilirlo è il Codice Civile. 

L’articolo 2109 dice che l’imprenditore deve preventivamente comunicare i periodi di ferie in azienda. In questo caso vale la regola generale secondo cui prima si comunica la decisione meglio è. 

Così facendo dai la possibilità ai lavoratori di organizzarsi il periodo di vacanza. Inoltre, è sempre la legge a importi di tenere conto anche delle esigenze dei lavoratori. Pertanto, buona prassi è prendere la decisione sulla chiusura aziendale di comune accordo. 

Rispettare queste due semplici regole di carattere generale è un buon punto di partenza per organizzare al meglio la chiusura dell’azienda per ferie. 

Comunicazione chiusura aziendale: tempistiche

Come anticipato la programmazione della chiusura aziendale è importante rispetti delle tempistiche. Non puoi decidere di chiudere l’azienda da un giorno all’altro. 

Il miglior modo di procedere è stilare un piano ferie già dai primi giorni dell’anno, così che i lavoratori possano subito sapere in quali giorni l’azienda sarà chiusa. 

Devi considerare che quando l’azienda è chiusa, nei fatti, imponi delle ferie forzate. In altri termini, i lavoratori pur volendo non possono recarsi al lavoro. 

Di conseguenza i giorni in cui l’azienda è chiusa vengono conteggiati come ferie retribuite e vengono scalati dai giorni di ferie fruibili dal lavoratore durante l’anno e stabiliti dalla legge e dal CCNL.

Riepilogando, i giorni di chiusura aziendale sono ferie a tutti gli effetti. L’importante è: 

• Informare e confrontarsi con i lavoratori
• Accertarsi che tutti abbiano visionato il piano ferie 
• Sincerarsi che i dipendenti abbiano giorni di ferie residui sufficienti 

Queste tre semplici attenzioni permettono di raggiungere due grandi obiettivi. I lavoratori possono organizzarsi le ferie al meglio, la chiusura non coglie di sorpresa e questo non crea disagi e rallentamenti nella produzione. 

Come pianificare la chiusura aziendale

Ma come pianificare la chiusura aziendale per ferie? Quali strumenti puoi utilizzare? Fermo restando che la comunicazione della chiusura aziendale per ferie estive o invernali devi inviarla con largo anticipo, magari inviando prima una bozza di chiusura aziendale per ferie, una corretta pianificazione passa dalla scelta dello strumento che decidi di utilizzare.

Hai davanti a te tre diverse soluzioni: 

• Moduli cartacei: puoi pensare di gestire tutto con carta e penna. Crei un piano ferie e alla sezione note specifici i periodi in cui l’azienda è chiusa. 
• Fogli di calcolo Excel: più efficienti e facilmente modificabili. In questo caso tutte le informazioni relative alle ferie vengono riportati in Excel. I lavoratori dopo aver consultato il piano ferie inviano la richiesta o utilizzando moduli cartacei o via e-mail. 
• Software HR: la soluzione migliore consiste del digitalizzare completamente il processo, avvalendosi di appositi software HR. Questi software possono aiutarti a definire e programmare le ferie in maniera rapida ed efficiente. 

Puoi quindi pianificare la chiusura aziendale avvalendoti di diversi strumenti. I poco pratici moduli cartacei solo la soluzione meno efficiente. I fogli di calcolo in Excel sono una soluzione intermedia ma che ugualmente presenta diversi limiti. 

I software HR sono invece lo strumento più efficiente da utilizzare per risparmiare tempo, automatizzare numerosi processi e soprattutto assicurare l’adozione di politiche quanto più trasparenti in azienda. 

Malattia o altri permessi durante la chiusura

Passiamo ora all’analisi di alcuni casi particolari che potrebbero creare più d’un problema. Cosa succede se un tuo dipendente è in malattia o in permesso proprio durante il periodo di chiusura aziendale? Cosa succede se si ammala durante il periodo di chiusura aziendale?

Dobbiamo distinguere i vari casi. 

• Malattia prima della chiusura: se il dipendente è in malattia allora non devi conteggiare il periodo di chiusura aziendale come giorni di ferie. Il lavoratore deve fruire dei giorni di ferie in un secondo momento. 
• Malattia durante la chiusura: qualora il dipendente dovesse ammalarsi durante il periodo di chiusura, allora le ferie vengono sospese e i giorni vengono normalmente conteggiati come malattia. 
• Malattia di un figlio: solo nel caso in cui il figlio subisce un ricovero ospedaliero allora è possibile interrompere il conteggio dei giorni di ferie. 
• Maternità: qualora la lavoratrice chiede la maternità durante il periodo di chiusura aziendale, il congedo permette la sospensione delle ferie. Queste ultime possono essere fruite in un secondo momento. 
• Permessi legge 104: in questo caso bisogna tener presente che le ferie e i permessi per la legge 104 non possono sovrapporsi. Pertanto qualora venga fruito del permesso durante la chiusura aziendale, allora dovrai permettere al lavoratore il recupero dei giorni di ferie.  

In linea generale, quando un lavoratore chiede un permesso retribuito durante il periodo di chiusura aziendale, le ferie vengono sospese e viene data priorità alla fruizione del permesso. Dovrai poi garantire al lavoratore di fruire dei giorni di ferie spettanti in un secondo momento.

Ferie obbligate per chiusura aziendale: cosa dice la normativa

Quando decidi di chiudere l’azienda, ad esempio durante il periodo natalizio o durante il periodo estivo, obblighi tutti i lavoratori ad andare in ferie. 

Si tratta a tutti gli effetti di ferie forzate, che non sempre vengono viste di buon grado dai lavoratori. Devi quindi cercare di mediare al meglio la situazione, tenendo sempre in considerazione le esigenze dei dipendenti. 

In linea generale, devi solo tener presente che la normativa in particolare il D.lgs. 66/2003 stabilisce che i lavoratori hanno diritto ad almeno 4 settimane di ferie durante l’anno, di cui 2 devono essere fruite in maniera continuata. 

È per rispettare questa norma che generalmente le aziende decidono di chiudere per almeno 14 giorni durante l’anno così da garantire a tutti di fruire di quello che è un diritto irrinunciabile garantito ai lavoratori subordinati. Oltre a quanto detto, ribadiamo l’importanza di: 

• Comunicare i periodi di chiusura aziendale con sufficiente anticipo 
• Far coniugare le esigenze produttive con quelle dei lavoratori 
• Verificare quanto contenuto nel CCNL applicato 

Non ci sono altre regole stringenti da rispettare. Puoi decidere liberamente se chiudere l’azienda per ferie, oppure se rimanere aperto tutto l’anno, a condizione di garantire ai lavoratori le 4 settimane di ferie retribuite previste dalle norme vigenti. 

Cosa fare se le ferie maturate non coprono la chiusura aziendale

Analizziamo ora un altro caso particolare: cosa succede in caso di chiusura aziendale e ferie non maturate? 

Talvolta, quando decidi di chiudere l’azienda per 14 o più giorni, puoi trovarti nella situazione in cui alcuni lavoratori non abbiano effettivamente maturato un numero sufficiente di giorni di ferie. 

Pensa ad esempio ai lavoratori neoassunti, oppure a coloro che hanno già richiesto e fruito delle ferie. 

La situazione per quanto particolare è abbastanza semplice da gestire. La legge infatti ti dà la possibilità di concedere le ferie in anticipo. Il lavoratore quindi accumula un saldo ferie negativo che va a estinguere man mano che matura giorni di lavoro. Considera che un lavoratore full time, con contratto da 40 ore, matura poco più di due giorni di ferie ogni mese.  

Le ferie anticipate sono quindi lo strumento più semplice che puoi utilizzare per risolvere il problema. In alternativa, puoi anche pensare di optare per una chiusura parziale. Così facendo però non chiudi l’azienda e devi chiedere ai soli lavoratori con le ferie già fruite o non maturate di recarsi al lavoro. Questa soluzione, come puoi immaginare è poco pratica. 

In definitiva il miglior modo per gestire la situazione in cui le ferie maturate non coprono la chiusura aziendale è quella di avvalersi dello strumento delle ferie anticipate. Ti invitiamo comunque a informare i lavoratori, i quali chiaramente non potranno andare in ferie almeno fin quando non avranno lavorato abbastanza da coprire il saldo ferie in negativo. 

Ottimizza la gestione ferie con un software

Come avrai intuito leggendo questo articolo, programmare e gestire la chiusura aziendale per ferie non è così semplice. Devi accertarti che tutti i lavoratori abbiano un numero di giorni di ferie maturati sufficienti a coprire il periodo, devi essere pronto a gestire situazioni in cui un lavoratore chiede un permesso prima o durante la chiusura. 

Inoltre, ci sono alcune norme da rispettare, da tener sempre ben presenti. Insomma gestire il tutto può diventare un vero rompicapo. Tuttavia, la tecnologia ti mette oggi a disposizione software HR, innovativi e semplici da utilizzare, che gestiscono per te l’intero processo. 

Puoi così non solo risparmiare tempo, ma anche rispettare con semplicità le norme e venire incontro a tutte le esigenze dei lavoratori. I più avanzati software HR dispongono di funzionalità utilissime.

Tra cui: 

• Possibilità di creare, modificare e condividere un piano ferie 
• Verificare la situazione ferie di ogni singolo lavoratore 
• Sistema di notifica in caso di sovrapposizioni delle ferie con i permessi 
• Possibilità di generare report per monitorare l’intera situazione 
• Calcolo automatico delle ferie e dei permessi fruiti 
• Comunicare in tempo reale con le risorse umane 

Queste funzionalità vengono incontro agli addetti HR e ai People Manager, i quali non dovranno più districarsi tra poco pratici moduli cartacei e fogli in Excel. 

L’intera gestione delle ferie e dei permessi puoi finalmente digitalizzarla e automatizzarla. I benefici sono tanti. Da un notevole risparmio di tempo, all’eliminazione di possibili errori umani. 

Gestire le ferie collettive con Factorial

Siamo sicuri che ti stai chiedendo ora quale software scegliere per digitalizzare la gestione delle ferie collettive e dei periodi di chiusura aziendale. 

Factorial è il miglior software attualmente disponibile sul mercato. È stato sviluppato sulle reali esigenze delle PMI impegnate nei delicati processi di transizione verso una gestione aziendale sempre più digitalizzata e automatizzata.

Relativamente alla gestione delle ferie e dei permessi, Factorial ti permette di: 

• Creare piani ferie
• Organizzare i periodi di chiusura aziendale 
• Approvare le richieste di ferie e permessi con un click 
• Calcolare in automatico le ferie e i ROL 

Le funzionalità di Factorial, disponibile anche in versione mobile, non finiscono qui. Puoi utilizzare il software per digitalizzare e automatizzare tanti altri processi HR, come ad esempio:

• Rilevare le presenze 
• Valutare le performance dei lavoratori
• Inviare feedback in tempo reale 
• Digitalizzare la gestione documentale in azienda 
• Ottimizzare i processi di onboarding 
• Gestire al meglio le spese in azienda 
• E tanto altro 

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