Time tracking software: cos’è e come può aiutare la tua azienda

Hai mai usato un time tracking software per sapere quanto lavorano i tuoi dipendenti?

Prima bastava essere in ufficio per controllare il lavoro dei tuoi dipendenti. Ora il lavoro ibrido rende tutto più difficile.

Devi capire se i tuoi dipendenti lavorano bene e raggiungono gli obiettivi; se collaborano con il team; se sono efficienti ed efficaci. E devi rispettare le norme sul lavoro: ore giornaliere e settimanali, norme sul lavoro notturno, pause e riposi.

Senza un time tracking software non puoi monitorare il lavoro dei tuoi dipendenti, soprattutto se lavorano da casa. Così perdi l’occasione di migliorare i processi di lavoro e aumentare la produttività e la qualità.

Un time tracking software ti aiuta a evitare questi problemi e a rendere la tua azienda più efficiente.

In questo articolo imparerai cos’è un time tracking software, come funziona, e quali vantaggi porta alla tua azienda. Ti mostreremo anche come scegliere quello più adatto alle tue esigenze

Che cos’è un time tracking software

Un time tracking software è un’applicazione che ti consente di monitorare le ore lavorate dai dipendenti. Grazie a questi software puoi vedere a colpo d’occhio quanto han lavorato e su cosa, le ore di straordinario, i giorni di vacanza, e le loro assenze.

I dipendenti sono il cuore della tua azienda, devi aiutarli a gestire bene il loro tempo — gestendo bene il tuo nel mentre. E devi sapere come usano le loro ore lavorative. Non tutti i dipendenti sono uguali — ognuno ha inclinazioni e specializzazioni diverse. I time tracking tools ti aiutano a capire le loro attitudini e preferenze.

Queste app ti aiutano a distribuire meglio il lavoro in azienda. Immagina di avere due dipendenti in azienda. Uno scrive report chiari e brevi ma noti che impiega molto tempo a creare grafici e tabelle. L’altro presenta i dati in modo visivo e bello ma fatica con la parte scritta.

Se usi un time tracking software, puoi scoprire queste differenze e assegnare loro compiti adatti alle loro capacità — o, in alternativa, offrire supporto e formazione specifica ai dipendenti in difficoltà. Di conseguenza migliori la produttività in azienda e non forzi i dipendenti a lottare con sé stessi per per fare cose che detestano o che faticano a fare, creando un clima di fiducia e collaborazione.

Senza un time tracking software non puoi scoprire queste differenze. Rischi di assegnare ai tuoi dipendenti compiti non adatti alle loro capacità e di ignorare quelli in difficoltà. Il risultato è un peggioramento della produttività aziendale e dipendenti che si trovano a svolgere mansioni non adatte a loro, causando stress e frustrazione.

Vediamo ora come funzionano questi software.

Come funziona un time tracking software

Esistono diverse soluzioni di time tracking sul mercato, ognuna con le proprie peculiarità. Ma tutte hanno in comune lo scopo di misurare il tempo impiegato dai lavoratori per svolgere le loro attività.

Tralasciando le differenze tra i vari software, la logica secondo cui funzionano è sempre la stessa.

Vediamo ora nel dettaglio quali sono le funzionalità principali di un time tracking software e come utilizzarlo:

1. Invita tutti i dipendenti a registrarsi. Usa il software per inviare una mail a tutti i membri del team con un link per creare il proprio account e accedere alla piattaforma.
2. Crea e assegna una lista di task per ogni progetto. Per esempio, se vuoi creare una lista di task per il progetto “Sito web”, potresti prepara una lista chiamata “Contenuti” e un’altra chiamata “Design”. Poi potrai aggiungere task come “Scrivere la home page” per la prima lista, e “Scelta palette colori” per la seconda. Infinie, assegnerai ciascuna task a dipendenti specifici.
3. Registra le ore lavorate. Ogni dipendente deve avviare un timer integrato nel software quando inizia a lavorare su un task o un progetto, e fermarlo quando finisce. Puoi sempre correggere gli orari manualmente in caso di errori o dimenticanze.
4. Monitora i costi e le prestazioni. Il software calcola il costo orario dei dipendenti e confronta il tempo previsto con quello effettivo, evidenziando eventuali ritardi o sovraccarichi di lavoro.
5. Genera report. Il software produce report dettagliati sulle attività svolte, i progetti completati e i clienti serviti, oltre a darti una panoramica su permessi e vacanze dei dipendenti. Non rischierai più di perdere informazioni importanti o di commettere errori nei calcoli.

Non tutti i software di time tracking sono uguali; vediamo come scegliere quello più adatto alla tua azienda — e come puoi evitare di investire in una scelta subottimale.

Quali funzionalità deve avere un time tracking software

Esiste una lista di funzionalità imprescindibile per un time tracking software. Ogni sviluppatore aggiunge le funzionalità che preferisce, ma ci sono alcuni elementi che non possono mancare in un buon software di questo tipo.

Vediamoli insieme.

Registrazione delle ore lavorate in tempo reale o manualmente

Questa funzionalità ti permette di tracciare il tempo impiegato dai dipendenti per svolgere le loro attività, sia manualmente che automaticamente, usando un timer integrato.

L’importanza della registrazione delle ore lavorate sta nel risparmio di tempo che porta al dipartimento delle risorse umane. Invece di doverti preoccupare di raccogliere e verificare le schede orarie dei dipendenti, puoi affidarti al software che lo fa in modo automatico e preciso.

Immagina di avere un’azienda con 10 dipendenti che lavorano su diversi progetti per diversi clienti. Se non usi un software di time tracking, devi chiedere a ogni dipendente di compilare una scheda oraria con le ore dedicate a ogni progetto e a ogni cliente. Poi devi raccogliere tutte le schede orarie, controllare che siano corrette e complete, e inserire i dati in un foglio di calcolo o in un altro sistema. Questo richiede molto tempo e può portare a errori o dimenticanze.

Creazione e assegnazione delle task ai dipendenti

Questa funzionalità permette di creare e assegnare i task ai dipendenti, specificando la priorità, la scadenza e il budget.

Senza un software di time tracking devi creare e assegnare i task ai dipendenti in modo manuale, usando email, messaggi o documenti condivisi. Questo può creare confusione e disorganizzazione, perché i dipendenti potrebbero perdere o dimenticare alcuni task, o duplicare il lavoro di altri colleghi.

Inoltre, devi controllare costantemente lo stato di avanzamento dei task e dei progetti, chiedendo ai dipendenti di inviarti report o aggiornamenti.

Monitoraggio dei costi e delle prestazioni dei dipendenti e dei progetti

Questa funzionalità permette di calcolare il costo orario dei dipendenti e confrontare il tempo previsto con quello effettivo, evidenziando eventuali ritardi o sovraccarichi di lavoro.

Il software ti supporta nella valutazione della redditività dei progetti e nell’ottimizzazione della gestione delle risorse umane.

Se non usi un software di time tracking devi monitorare i costi e le prestazioni dei dipendenti e dei progetti in modo manuale, usando fogli di calcolo o altri strumenti. Questo può essere complicato e faticoso perché devi raccogliere e analizzare molti dati, come il tempo impiegato, il costo orario, il budget, la scadenza, e la qualità del lavoro.

Generazione di report dettagliati

Questa funzionalità permette di produrre report dettagliati sulle attività svolte, i progetti completati e i clienti serviti, e di facilitare la creazione e l’invio delle fatture.

Puoi usare questi report per scoprire eventuali colli di bottiglia nella produzione e ottimizzare processi e risorse.

Senza report dettagliati non puoi sapere quanto tempo impieghi per ogni progetto, quanto guadagni per ogni cliente, quali sono le attività più redditizie e quali sono le più dispendiose. Questo ti impedisce di valutare la tua produttività e la tua redditività, e di prendere decisioni informate per migliorare il tuo business.

Integrazione con altri software di gestione delle risorse umane

Questa funzionalità permette di collegare il time tracking software con altri software di gestione delle risorse umane, come quelli per la contabilità, la pianificazione o la comunicazione.

La possibilità di integrare i software che usi è cruciale per avere una soluzione integrata e coerente che faciliti lo scambio di informazioni e la collaborazione tra i vari reparti dell’azienda.

Servizio clienti efficiente

La presenza di un servizio clienti eccellente è cruciale quando vuoi acquistare un software per la tua azienda. L’ultima cosa che vuoi è incappare in un malfunzionamento e perdere tempo prezioso per la tua attività.

La presenza di un servizio clienti scadente rappresenta un costo nascosto per la tua azienda. Qualcosa andrà storto prima o poi, è nella natura stessa del software.

I vantaggi nell’utilizzo di un time tracking software

Se gestisci una squadra di lavoro o un’azienda, sai quanto sia importante tenere sotto controllo le ore di lavoro e la produttività dei tuoi dipendenti.

Ecco cosa puoi aspettarti dai time tracking software:

• Maggior controllo sulle attività dei dipendenti. Puoi monitorare in tempo reale il progresso dei progetti e le ore di lavoro dedicate a ogni compito. In questo modo puoi valutare le prestazioni dei tuoi collaboratori e individuare eventuali problemi o ritardi.
• Maggiore produttività. Un time tracking software ti aiuta a ottimizzare i processi di lavoro e a eliminare le attività superflue o inefficienti. Potrai anche incentivare i tuoi dipendenti a concentrarsi sui compiti più importanti e a rispettare le scadenze stabilite.
• Maggiore trasparenza. Il software mette a disposizione di tutti i dati e le informazioni relative alle ore di lavoro, ai progetti e ai budget. In questo modo si evitano malintesi o reclami da parte dei dipendenti o dei clienti, e si crea un clima di fiducia e collaborazione.
• Migliore distribuzione delle mansioni. Il software ti permette di avere una visione chiara delle competenze e delle disponibilità dei tuoi dipendenti. Potrai così assegnare loro i compiti più adatti alle loro capacità e ai loro interessi, bilanciando il carico di lavoro e aumentando la motivazione.
• Riduzione dell’assenteismo. L’app semplifica il processo di timbratura e rende più facile la gestione delle assenze, dei permessi e delle ferie. Alcuni software offrono anche la possibilità di controllare gli accessi tramite QR code o dispositivi mobili, facilitando il lavoro da remoto o in modalità ibrida.

Questo punto è particolarmente importante in un contesto di crescente digitalizzazione e flessibilità del mercato del lavoro. Vediamo meglio come funziona.

La rilevazione delle presenze con un time tracking software

La rilevazione delle presenze con un time tracking software è un modo per monitorare le ore lavorate dai dipendenti, sia in sede che a distanza.

Un time tracking software può raccogliere i dati di presenza tramite diversi metodi in base alla modalità di lavoro, tra cui:

• Badge elettronici. I dipendenti usano una carta o un dispositivo con un codice a barre o un chip RFID per timbrare l’ingresso e l’uscita da un lettore apposito.
• App per smartphone. I dipendenti usano una app sul loro telefono per registrare le loro ore di lavoro, che possono essere geolocalizzate e sincronizzate con il software aziendale.
• Riconoscimento facciale: i dipendenti usano una telecamera o una app sul loro telefono per riconoscere il loro volto e registrare la loro presenza, che viene inviata al software aziendale.
• Timesheet online. I dipendenti compilano online un foglio delle ore lavorate per attività o progetto, che viene approvato dal responsabile e integrato con il software di gestione delle risorse umane.
• QR code. I dipendenti scansionano un codice QR con il loro smartphone per registrare la loro presenza, che viene inviata al software aziendale.

La scelta del metodo più adatto dipende dalle esigenze e dalle caratteristiche dell’azienda e dei dipendenti.

Controllo degli accessi con QR code

Una funzione che sempre più software di time tracking stanno proponendo è la possibilità di gestire il controllo degli accessi tramite QR code.

Il QR code è un codice a barre univoco, utilizzato per confermare la propria entrata o uscita dal lavoro.

Il funzionamento è molto semplice:

1. Quando il dipendente arriva in ufficio e, con il suo smartphone, scannerizza il QR code, timbrando in entrata.
2. Alla fine della giornata lavorativa, il lavoratore scannerizza nuovamente il codice a barre per certificare la sua timbratura in uscita.

Il controllo degli accessi con QR code è tanto semplice quanto geniale in quanto permette di controllare l’orario dei dipendenti in maniera semplice ed accurata. Allo stesso tempo, evita che i lavoratori possano dimenticarsi di timbrare per svista o, per esempio, smarrimento del badge fisico. L’unica cosa di cui avranno bisogno per timbrare sarà il loro smartphone!

Controllo accessi internet dei dipendenti: è legittimo?

Parlando di software di time tracking la domanda che molti HR si fanno è:
è giusto controllare gli accessi internet dei propri dipendenti?

In realtà, in questo caso, la problema non sussiste. Uno strumento come questo, non è pensato per “spiare” le attività e gli accessi ad internet dei dipendenti. Ha semplicemente la funzione di monitorare il tempo effettivamente lavorato e permettere una migliore gestione aziendale.

Factorial: il time tracking software perfetto per le aziende italiane

Gestire il tempo in maniera efficace in azienda può essere una sfida, specie quando hai tanti dipendenti che lavorano in modalità diverse.

Per implementare il time tracking in azienda devi utilizzare dei software appositi che facilitino la raccolta e l’elaborazione dei dati relativi agli orari di lavoro. Factorial è una piattaforma che offre diversi software per il time tracking, adatti a ogni esigenza e dimensione aziendale.

Con Factorial puoi:

• Gestire i turni di lavoro in modo semplice e flessibile, assegnando i compiti ai dipendenti, creando calendari personalizzati e inviando notifiche automatiche.
• Gestire le ferie e le assenze dei dipendenti in modo trasparente e sicuro, approvando o rifiutando le richieste, consultando il saldo delle ore e sincronizzando i dati con la busta paga.
• Gestire la rilevazione delle presenze dei dipendenti in modo preciso e affidabile, utilizzando diversi metodi di timbratura (app, web, kiosk), monitorando straordinari e anomalie, e generando report dettagliati.

Factorial è una soluzione completa e integrata per il time tracking; ti permette di ottimizzare la gestione del tempo di lavoro e di migliorare le performance aziendali.

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