Cos’è e cosa si intende per project risk management? A cosa serve analizzare i rischi di un progetto?
Ogni azienda ha bisogno di individuare, analizzare e ponderare al meglio tutti i potenziali rischi che potrebbero impedire che un progetto venga portato a termine.
In questo contesto, un’analisi dei rischi diventa fondamentale in quanto permette non solo di prevenire eventuali ritardi nelle consegne o sforamenti del budget di un progetto, ma anche di mantenere standard di qualità elevati e informare in modo costante gli stakeholder.
In questo articolo ci concentreremo su come implementare un project risk management efficace in azienda, guidandoti passo dopo passo per aiutarti a migliorare le tue strategie per individuare eventuali inconvenienti e identificare e valutare correttamente tutti i rischi associati a un progetto.
- Cos’è il project risk management
- A cosa serve il project risk management
- I tipi di rischi di un progetto
- Strategie di project risk management
- Strumenti per l’analisi dei rischi di progetto
- Domande frequenti: project risk management
- Gestisci il project risk management con un software gestionale All-in One 🚀
Cos’è il project risk management
La gestione dei rischi di un progetto (in inglese project risk management) comprende l’insieme dei processi finalizzati a identificare, analizzare e mitigare i rischi che potrebbero compromettere il successo di un progetto.
Si tratta di un processo sistematico, fondamentale per la gestione dei progetti, che permette di prevedere condizioni incerte, comprendere cosa potrebbe accadere in caso di verifica e valutare gli effetti sul progetto stesso.
Questo approccio mira a prevedere tutti gli eventi incerti e a sviluppare, per ciascuno di essi, una metodologia adeguata per affrontarli in modo efficace.
Come evidenziato in uno studio pubblicato su ScienceDirect, la gestione del rischio di un progetto si pone essenzialmente due grandi obiettivi: cercare di evitare che i costi superino il budget previsto e scongiurare ritardi nell’esecuzione.
In definitiva, il project risk management è un processo che coinvolge i decision-maker, i quali hanno il compito di identificare, analizzare e valutare i rischi in tutte le fasi del ciclo di vita di un progetto, garantendo così una gestione proattiva ed efficace.
A cosa serve il project risk management
L’analisi dei rischi di un progetto ha diversi scopi di base. Ne abbiamo individuati tre fondamentali:
1. Identificare e valutare i rischi
Nell’ambito del project risk management, la figura o le figure incaricate hanno il compito di identificare, prima che inizi un nuovo progetto, i principali problemi che potrebbero emergere durante la sua gestione. Esistono varie tipologie di rischio che possono presentarsi:
- Problemi di tipo tecnico, economico, legale e ambientale.
- Problemi legati alla gestione delle risorse umane e alla gestione delle competenze.
È compito del manager incaricato identificare questi rischi, valutarne l’impatto su costi, tempi, qualità e, di conseguenza, sulla riuscita del progetto stesso.
2. Implementare un piano di risposta ai rischi
Dopo aver identificato i rischi, un’analisi ben effettuata consente di elaborare risposte e strategie per affrontare ciò che potrebbe compromettere il progetto. Questo include:
- La pianificazione di azioni mirate a ridurre la probabilità che il rischio si verifichi.
- L’adozione di misure correttive nel caso in cui il rischio si concretizzi.
Un piano di mitigazione ben strutturato è essenziale per limitare sia la probabilità che l’impatto dei rischi.
3. Migliorare i processi decisionali
L’analisi dei rischi serve anche a migliorare i processi decisionali. I documenti elaborati non solo aiutano a mantenere tutte le parti informate sui rischi che potrebbero emergere e sulle misure che verranno adottate, ma contribuiscono anche a:
- Costruire un rapporto di fiducia e trasparenza con gli stakeholder.
- Rafforzare la collaborazione tra le parti coinvolte nel progetto.
I tipi di rischi di un progetto che identifica il project risk management
Ma quali rischi possono presentarsi durante la gestione di un progetto? Conoscerli aiuta a identificarli tempestivamente.
Tra le tipologie di rischi più frequenti possiamo includere le seguenti quattro categorie:
Rischi tecnici
Questa tipologia di rischi può essere di vario tipo e riguarda, ad esempio, il rendersi conto di non avere le tecnologie necessarie o richieste per il progetto.
Possono verificarsi anche problemi legati alla progettazione o all’integrazione di funzionalità all’interno del sistema. Esempi pratici di rischi tecnici includono:
- Fallimenti nell’implementazione di un software
- Incompatibilità tra hardware e software
- Difetti di design
Incorrere in questi o altri rischi tecnici può chiaramente portare ritardi, aumenti dei costi e compromettere la qualità del prodotto finale.
Rischi finanziari
Questi rischi riguardano il lato monetario del progetto, in particolare quando ci si accorge che il budget di progetto previsto non è realistico.
Può succedere, ad esempio, che ci sia un aumento dei costi dei materiali o della manodopera, con spese superiori al previsto che portano a sforamenti di budget e quindi alla necessità di richiedere finanziamenti aggiuntivi o, in alcuni casi, addirittura all’interruzione del progetto.
Ecco perché è importante stabilire delle strategie di mitigazione, essere molto attenti nel prevedere le spese e implementare riserve finanziarie per gestire gli imprevisti.
Rischi operativi
I rischi operativi sono molto imprevedibili e possono verificarsi, ad esempio, in caso di cambiamenti imprevisti nei ruoli dirigenziali o tra gli stakeholder coinvolti nel progetto.
Si pensi alla necessità improvvisa di dover sostituire uno o più membri del team di lavoro o all’introduzione di una nuova dirigenza all’interno di un’azienda coinvolta nel progetto.
Questi rischi operativi possono avere un alto impatto, interrompere i flussi di lavoro, aumentare gli errori operativi e ridurre l’efficienza del progetto.
Rischi esterni
Questi sono rischi esterni, spesso imprevedibili, e includono situazioni come eventi naturali, cambiamenti politici o economici, e l’introduzione di nuove regolamentazioni.
Questi rischi sono difficili da prevedere, ma devono essere sviluppati piani di emergenza per evitare che si creino ritardi o l’interruzione dei lavori.
Ecco perché un progetto va anche valutato tenendo conto della situazione esterna e di ciò che potrebbe accadere.
Strategie di project risk management
Ci sono diverse strategie di project risk management, che possono essere adottate in momenti diversi a seconda della fase in cui si trova il progetto. Vediamo le principali tre strategie messe in atto.
1. Risk avoidance
La risk avoidance è una strategia che si pone l’obiettivo di identificare ed eliminare tutte le tipologie di rischi identificati.
È utilizzata in quei progetti in cui esiste una buona probabilità che si verifichino scenari assolutamente inaccettabili, che potrebbero sicuramente compromettere l’esito del progetto.
Se vengono identificate grandi problematiche e ci sono buone probabilità che si concretizzino, questa strategia può portare a cambiare l’ambito del progetto, scegliere alternative o addirittura rinunciare al progetto stesso.
Si pensi, ad esempio, a un progetto che prevede l’introduzione di una strategia innovativa ma molto costosa e non testata: in questo caso, si potrebbe decidere di rinunciare all’innovazione.
Oppure, si pensi a un progetto di investimento in paesi geopoliticamente instabili, dove si potrebbe preferire abbandonare l’idea per evitare rischi estremi.
La risk avoidance è quindi una strategia scelta in presenza di alta probabilità di eventi estremamente complessi che possono compromettere la conclusione del progetto.
2. Risk transfer
La risk transfer è una strategia da maneggiare con cura, perché i rischi, una volta identificati, non vengono eliminati ma trasferiti a soggetti meglio attrezzati per affrontarli. Esempi pratici di questa strategia includono:
- La stipula di polizze assicurative per coprire perdite finanziarie o penali legate a ritardi nella consegna del progetto.
- La delega dell’acquisto di materiali a fornitori esterni che si assumano anche i rischi associati, come l’aumento dei costi nel breve termine.
Questa strategia implica il coinvolgimento di terze parti che, in cambio di un corrispettivo, accettano di assumersi i rischi specifici legati al progetto.
3. Risk mitigation
La risk mitigation è la più classica delle strategie di project risk management. In questo caso, dopo aver identificato tutti i rischi, si decide che possono essere affrontati stabilendo a priori misure preventive per ridurre la probabilità che si verifichino. Una strategia di risk mitigation può includere:
- Il miglioramento dei processi di controllo e ispezione sull’andamento del progetto.
- Il potenziamento delle competenze dei team di lavoro.
- L’aggiunta di risorse per sostenere eventuali problemi.
- L’effettuazione di analisi periodiche per monitorare costantemente i rischi.
Queste azioni permettono di affrontare con maggiore sicurezza eventuali criticità che potrebbero sorgere nel corso del progetto.
Strumenti per l’analisi dei rischi di progetto
Sul mercato non mancano di certo strumenti e app che aiutano a semplificare l’analisi e la gestione dei rischi di un progetto. A seconda della complessità dei rischi e delle specifiche esigenze organizzative, le aziende possono ricorrere a diverse soluzioni. Vediamo insieme le principali.
1. Strumenti specifici per l’analisi dei rischi
Nell’ambito del project risk management, esistono diversi strumenti specifici che aiutano a identificare, analizzare e gestire i rischi in modo efficace. Ogni strumento offre vantaggi diversi e può essere utilizzato in combinazione con altri per ottenere una visione completa della situazione.
Ecco i gli strumenti generalmente più utilizzati l’analisi dei rischi:
- Matrice dei rischi: permette di valutare la probabilità e l’impatto di ogni rischio su una scala definita, facilitando la prioritizzazione degli interventi.
- Analisi SWOT: aiuta a identificare i punti di forza, debolezza, opportunità e minacce del progetto, offrendo una visione d’insieme dei rischi.
- Simulazione Monte Carlo: consente di prevedere scenari futuri, simulando diverse variabili per valutare come i rischi potrebbero influire sull’esito del progetto.
- Diagramma di Ishikawa (o diagramma a lisca di pesce): è un metodo visivo per analizzare le cause alla base dei rischi, aiutando il team a individuare soluzioni preventive.
Questi strumenti, se utilizzati in modo integrato, permettono di prendere decisioni più informate e di ridurre l’incertezza durante l’intero ciclo di vita del progetto.
2. Software per la collaborazione e la comunicazione dei team
Nel contesto dell’analisi dei rischi, anche l’uso di software per la collaborazione e la comunicazione aziendale è fondamentale per garantire una gestione efficace delle problematiche.
Ecco alcuni degli strumenti più utilizzati:
- Slack: offre una piattaforma di messaggistica istantanea, permettendo ai team di restare connessi e di condividere rapidamente aggiornamenti sui rischi.
- Trello: uno strumento visivo per la gestione dei progetti, utile per monitorare lo stato dei rischi e le azioni correttive.
- Asana: facilita la pianificazione e il tracciamento delle attività, inclusi gli interventi legati alla gestione dei rischi.
- Jira: ideale per il monitoraggio delle attività di rischio in progetti complessi, con funzionalità per l’assegnazione di compiti e la gestione di workflow.
Questi strumenti permettono una comunicazione continua e facilitano la gestione collaborativa dei rischi, assicurando che tutti i membri del team siano sempre aggiornati.
3. Software di project management
I software di project management svolgono un ruolo cruciale nell’analisi dei rischi, poiché offrono funzionalità avanzate per monitorare e gestire i rischi lungo l’intero ciclo di vita del progetto.
Questi software offrono anche funzionalità per la creazione di report, la gestione delle modifiche e l’analisi dell’impatto dei rischi, facilitando la visibilità e il controllo da parte dei responsabili del progetto.
La soluzione HR all in one di Factorial offre un software di project management integrato che semplifica il lavoro dei team.
Le sue funzionalità permettono di:
- Impostare le specifiche di ogni progetto.
- Avere una visione chiara di budget, scadenze e redditività.
- Monitorare lo stato di avanzamento, assegnare nuove attività e controllare i costi.
Factorial offre un sistema integrato per gestire non solo i progetti e sottoprogetti, ma anche i dipendenti e i manager assegnati, rendendo più fluido il flusso comunicativo e operativo.
Inoltre, si integra con altre funzionalità per la gestione del personale, degli orari, delle presenze e della documentazione aziendale, oltre a fornire report basati su KPI definiti per un monitoraggio efficace.
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Domande frequenti : Project risk management
Cos’è il project risk management e perché è importante?
Il project risk management è il processo che comprende l’identificazione, l’analisi e la gestione dei rischi che potrebbero compromettere il successo di un progetto. È cruciale per anticipare problemi come ritardi o sforamenti di budget, permettendo di prendere decisioni più informate e ridurre l’incertezza, aumentando così le probabilità di successo del progetto.
Quali sono le principali tipologie di rischi in un progetto?
I rischi di un progetto possono essere tecnici, finanziari, operativi ed esterni. I rischi tecnici riguardano problemi tecnologici, mentre i rischi finanziari si riferiscono a sforamenti di budget. I rischi operativi riguardano cambiamenti imprevisti nei ruoli o nella gestione del progetto, mentre i rischi esterni includono fattori come eventi naturali o cambiamenti economici che non sono sotto il controllo del team di progetto.
Quali strategie possono essere adottate per gestire i rischi in un progetto?
Le principali strategie di gestione dei rischi includono la risk avoidance (evitare il rischio modificando l’ambito del progetto), la risk transfer (trasferire il rischio a terzi, ad esempio attraverso assicurazioni), e la risk mitigation (ridurre la probabilità o l’impatto del rischio con misure preventive, come il miglioramento dei processi di controllo).
Quali strumenti e software possono essere utilizzati per l’analisi dei rischi?
Per l’analisi dei rischi si utilizzano strumenti come la matrice dei rischi, l’analisi SWOT, la simulazione Monte Carlo e il diagramma di Ishikawa. Inoltre, software di collaborazione come Slack, Trello, Asana e Jira aiutano a gestire i rischi in tempo reale, mentre soluzioni di project management come Factorial offrono funzionalità avanzate per monitorare e gestire i rischi e le necessità di ogni progetto progetto.
