Quali software utilizzi per la gestione documentale in azienda? Hai già nominato un responsabile della gestione dei documenti? Ogni azienda grande o piccola è tenuta a gestire al meglio i tanti documenti che la riguardano.
Probabilmente anche tu sei sommerso da: contratti di lavoro, buste paga, fatture, progetti. È possibile gestirli meglio? Siamo sicuri che vuoi evitare di perderli, di impiegare ore nel trovarli e avere la certezza che non possano finire nelle mani sbagliate. In questo articolo ci concentreremo su tutto ciò che puoi fare per creare un sistema efficiente per la gestione dei documenti in azienda. Ti proporremo alcune soluzioni da adottare e vedremo come la tecnologia può aiutarti.
La gestione documentale si sta trasformando nelle aziende con l’introduzione del telelavoro. Da mesi ormai lavorare da casa è diventato una forma di lavoro molto diffusa. Fra i dipartimenti che più hanno notato questo cambiamento vi è sicuramente quello delle Risorse umane.
Perché le Risorse umane lo notano più di altre aree? Perché è una fonte di scartoffie che non ha fine. Nel reparto Risorse Umane ci sono il curriculum vitae, le informazioni di ciascuno dei dipendenti, valutazioni delle prestazioni, rapporti, buste paga … e questo è solo l’inizio.
Oggi, la gestione documentale nelle risorse umane è abbastanza digitalizzata, ma ci sono ancora molti documenti su carta. Inoltre, se a causa del telelavoro i dipendenti dell’azienda non sono vicini, è chiaro che praticamente tutto deve essere fatto online.
Se sei responsabile di un dipartimento delle risorse umane, potresti chiederti come ottimizzare la gestione documentale quando predomina il telelavoro. Continua a leggere e troverai la risposta.
Sommario
Cos'è la gestione documentale: definizione
La gestione documentale è definita come il sistema che hai deciso di adottare per acquisire, conservare, condividere tutti i documenti in azienda.
Fino a non molti anni fa, la migliore e unica soluzione per gestire al meglio contratti, fatture, progetti, era quella di conservarli in un archivio. L’archivio doveva essere tenuto al meglio, possibilmente in una stanza separata dagli uffici.
Oggi le cose sono cambiate. La tecnologia ti mette a disposizione software per archiviare, catalogare, condividere e firmare i documenti in digitale. La gestione documentale è diventata più semplice, più sicura e soprattutto, in pochi secondi, è possibile trovare e visionare un qualsiasi documento, senza più perdere preziosi minuti, se non ore, in un angusto archivio.
I vantaggi di una buona gestione documentale
Ci sono enormi differenze tra le aziende che ancora conservano tutti i documenti in formato cartaceo e le realtà innovative che invece hanno deciso di avvalersi di software per conservare tutti i più importanti documenti in formato digitale.
Le prime continuano a perdere ore in operazioni quali:
- Ricerca
- Stampa
- Firma
- Archiviazione
Le seconde invece impiegano pochi secondi nell’archiviare, trovare, condividere ed eventualmente firmare un qualsiasi documento. I vantaggi di questo sistema puoi facilmente intuirli:
- Non hai bisogno di spazi per l’archiviazione: niente più archivi bui e polverosi. Tutti i tuoi documenti puoi archiviarli in cloud.
- Sicurezza: un software per la gestione documentale ti mette a disposizione un luogo sicuro e protetto dove archiviare qualsiasi documento. Sei tu a decidere chi può accedervi.
- Migliori flussi di lavoro: i lavoratori non perdono tempo nel trovare i documenti. È sufficiente aprire la cartella dove si è deciso di conservarli oppure cercarli per nome, dimensione o data di archiviazione.
- Rispetti le norme: come riportato nel CAD è assolutamente legale conservare i documenti in formato digitale a condizione che siano integri, autentici, reperibili e leggibili.
👉 Leggi l’articolo “Come archiviare e gestire i documenti aziendali in modo efficiente”.
Software di gestione documentale
Passare a una gestione documentale in digitale ti assicura vantaggi impossibili da ignorare. Come abbiamo visto: snellisci i flussi di lavoro, liberi le stanze piene di faldoni, conservi i documenti in un luogo sicuro e protetto. Il tutto rispettando le attuali norme relative alla conservazione digitale dei documenti.
Tuttavia, è innegabile che passare dalla gestione cartacea alla digitale dei documenti rappresenta un passaggio delicato in azienda. Devi infatti preparare i tuoi lavoratori al cambiamento, stabilire quali documenti digitalizzare per primi e soprattutto scegliere con cura quale software utilizzare.
Un software per la gestione documentale che possa davvero rivelarsi utile per la tua azienda e che possa apportare tutti i vantaggi elencati in precedenza dovrebbe disporre delle seguenti caratteristiche:
- Input dei documenti: verifica se l’app scelta ti permette di caricare più documenti contemporaneamente e sia utilizzabile da PC e da dispositivi mobili.
- Tasto ricerca: la possibilità di trovare i documenti per formato, data di caricamento, titolo, ti permette di trovare il file di cui hai bisogno in pochi instanti.
- Diversi livelli di accesso: l’app scelto dovrebbe permetterti di scegliere chi ha l’accesso ai documenti. Puoi così evitare che chiunque abbia la possibilità di consultare tutti i documenti caricati in cloud.
- Dashboard dei lavoratori: assicurati che tutti i lavoratori possano accedere ai documenti dalla propria dashboard. Questa può essere molto utile anche per inviare feedback e follow up inerenti ai nuovi documenti caricati.
- Firma digitale: infine, verifica la presenza della firma digitale. Firmare elettronicamente il documento utilizzando il medesimo dispositivo ti assicura un ulteriore risparmio di tempo.
Conservazione dei documenti digitali e archiviazione in cloud
Ormai oltre il 60% dei documenti aziendali sono archiviati in cloud pubblici o privati. La percentuale è destinata a salire nei prossimi anni. Le aziende ormai hanno compreso quanto sia vantaggioso avvalersi di software e app che consentono una rapida archiviazione di ogni tipologia di documento.
Il cloud risulta uno strumento facile da utilizzare, anche per utenti con minime competenze digitali, a questo si aggiunge la possibilità di pianificare backup regolari nel tempo che assicurano a tutte le aziende di poter rapidamente recuperare i documenti qualsiasi cosa accada.
Inoltre, come già accennato in precedenza, un sistema di gestione documentale ha un costo di implementazione minimo rispetto ai costi, notoriamente elevati, sostenuti per la gestione di un archivio in cui custodire i documenti cartacei.
In definitiva, non puoi ignorare le possibilità offerte oggi dalla tecnologia: costi ridotti, comoda e istantanea condivisione dei documenti tra le risorse umane, recupero rapido di ogni file in caso di guasti, errori o mal funzionamenti.
Un software per la gestione documentale ti assicura tutto ciò, aiutandoti a implementare in azienda un sistema essenziale per adeguarsi ai tempi che corrono.
Chi è responsabile della gestione documentale in azienda
Se la tua azienda acquisisce e tratta grandi quantitativi di dati personali, potrebbe essere obbligata a nominare una figura detta: Responsabile della conservazione documentale in azienda.
La figura non è obbligatoria in tutte le aziende ma in solo quelle che secondo quanto stabilito nel Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (RGPD) trattano dati particolarmente sensibili.
Il ruolo del Responsabile è stato introdotto nel 2020. Ha il compito di assicurarsi che l’azienda gestisca nel miglior modo possibile i documenti in digitale. La figura attua le regole contenute nel documento: Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici divulgato dall’Agenzie per l’Italia Digitale.
Ti invitiamo quindi a verificare se hai l’obbligo o meno di nominare la figura. In caso affermativo puoi sceglierla tra i tuoi lavoratori, a condizione che, chi hai scelto, abbia le competenze necessarie per gestire l’archivio digitale.
Diversamente puoi affidarti a un soggetto esterno specializzato. Il Responsabile della conservazione si assicura quindi che tutti i dati acquisiti e salvati in cloud siano al sicuro. In particolare i suoi compiti sono:
- Coordinare i lavori di archiviazione dei documenti in digitale
- Assicurarsi che le procedure rispettino le leggi
- Effettuare lavori di monitoraggio e verifica
- Gestire le operazioni di classificazione, firma e conservazione dei documenti
Firma digitale e gestione dei flussi documentali
Per quanto riguarda la firma digitale anche qui dovresti conoscere alcune regole. Rispettarle ti permette di utilizzare al meglio lo strumento.
La sua funzione è quella di apporre la firma su un documento in digitale, senza che questo debba quindi essere stampato, firmato e scansionato. Come puoi immaginare lo strumento velocizza i processi, permettendoti di firmare in pochi secondi pagine e pagine di documenti.
La firma digitale per avere valore legale deve soddisfare una serie di requisiti contenuti nel CAD e può essere utilizzata come sostituto della firma ma anche di:
- Timbri
- Sigilli
- Marchi
Apporla ti permette quindi di validare i documenti garantendo loro:
- Affidabilità
- Integrità
- Autenticità
Disporre di una firma digitale può rivelarsi molto utile. La puoi utilizzare per firmare: il bilancio aziendale, contratti commerciali, dichiarazioni fiscali e tutti i documenti amministrativi. La firma digitale elettronica ha quindi la stessa validità della firma classica e puoi utilizzarla per i medesimi scopi.
In un’ottica di migliore gestione dei flussi documentali la firma digitale diventa quindi uno strumento essenziale. Ti permette di firmare velocemente decine di documenti anche a distanza, limita la possibilità di errore umano e soprattutto si tratta di uno strumento trasparente e tracciabile.
HR Management e gestione documentale
Passiamo ora alla gestione documentale nell’ambito dell’HR Management. Soffermarsi sul tema è molto importante. Sono molteplici i documenti in un modo o nell’altro collegati ai lavoratori. Pensa solo al quantitativo di documenti che probabilmente ancor oggi stampi, scannerizzi e fimi quando:
- Stipuli o rinnovi un contratto di lavoro
- Visioni le valutazioni delle prestazioni
- Archivi le note spese
Oltre a questi documenti ce ne sono tanti altri sempre strettamente collegati ai lavoratori. Ne sono un esempio: il piano ferie e i turni di lavoro, per non parlare di tutti i documenti sulla sicurezza e le varie note informative che invii alle risorse umane per informarle riguardo le norme sulla sicurezza sul lavoro o sui corsi di formazione da frequentare.
Insomma, è difficile da stimare, ma gestire tutte queste documentazioni in formato cartaceo, oltre a rappresentare un costo in termini di carta e inchiostro, causa perdite preziose di tempo che possono essere utilizzate per svolgere compiti e mansioni sicuramente più utili per la produttività.
In più, come organizzazione attenta all’ambiente e alla sostenibilità, non puoi sottovalutare l’impatto positivo che genera adottare una politica paperless. La carta di sicuro non inquina come la plastica, ma se può essere ridotta, se non eliminata, perché non farlo? Inoltre, spesso non si pensa all’inchiostro delle stampanti che possono contenere sostanze nocive soprattutto quando le cartucce esaurite non vengono smaltite correttamente.
Adottare soluzioni digitali per la gestione documentale torna quindi utile anche per una migliore gestione HR. I lavoratori hanno a disposizione uno strumento dove visionare, scaricare e firmare tutti i documenti a loro collegati.
Come datore, oltre a non dover più stampare ogni giorno decine di fogli, hai la possibilità di condividere in tempo reale qualsiasi informazione: progetti, contratti, turni di lavoro, piano ferie, l’organigramma aziendale e tanto altro.
👉 Leggi l’articolo “Come convertirsi in un’azienda paperless al 100% con un software di gestione documentale”.
Problemi di gestione documentale affrontati dai responsabili delle risorse umane durante il telelavoro
L’eccessiva dipendenza dalla carta nelle aziende presenta i seguenti problemi:
1. Il telelavoro rende impossibile la gestione documentale con archivi fisici
A causa delle crisi dovuta alla diffusione del coronavirus, molti dipendenti lavorano da casa. Se hanno bisogno che tu rilasci loro un documento, non possono andare in ufficio a ritirarlo. Lo stesso accade se dalle Risorse umane hai bisogno di qualcosa da loro. E sappiamo che ciò può accadere spesso.
È molto comune per le Risorse umane chiedere al personale di firmare documenti come contratti, abbandono volontario dell’azienda o licenziamenti, tra gli altri. Quando viene implementato il telelavoro ciò può essere eseguito con la firma digitale. Non ci sarà più bisogno di rincorrere i dipendenti per richiedere la firma dei documenti.
La firma digitale ha rivoluzionato la gestione documentale. Se la tua azienda ancora si affida ai documenti cartacei forse è ora di rivedere questi processi.
La firma digitale permette di risparmiare tempo, essere precisi e ricercare velocemente ciò di cui si ha bisogno. Tutto più efficiente, no? Ma come si può fare se l’azienda si affida ancora ai supporti cartacei?
👉 Ti interessa il mondo del telelavoro? Scopri di più in questo approfondimento.
2. Diminuzione della produttività e perdita di tempo
Avere un gran numero di documenti cartacei è un nemico della produttività per due motivi:
- Occupa troppo spazio di archiviazione e, se li rivediamo uno per uno, molti di questi documenti sono inutili, o perché sono troppo vecchi o perché sono dei duplicati.
- Più carta c’è, più è difficile trovare qualcosa e più tempo viene impiegato nella ricerca.
Insomma, l’assenza di carta migliora la produttività perché è più facile sia ordinare che cercare nei formati digitali. Pertanto, il tempo risparmiato nella ricerca viene utilizzato per svolgere più lavoro utile. Per esempio per dedicarsi ai bisogni e alle esigenze dei propri lavoratori.
Troppo spesso i responsabili delle risorse umane spendono più tempo gestendo carte e fogli. In realtà questo tempo potrebbe essere impiegato per identificare i punti di forza e debolezza dei team, per dare suggerimenti, consigli e far sentire il proprio supporto ai dipendenti.
Tuttavia, i formati digitali non sempre aiutano a risparmiare tempo nella ricerca.
Se hai Microsoft Office installato sul tuo computer, sicuramente creerai e archivierai molti file in Word ed Excel ogni giorno. Devi nominare e archiviare tutti i file in modo molto ordinato in modo che siano facili da trovare quando ne hai bisogno.
Se prima avevi molti fogli, ora hai molte cartelle e file. Perciò insistiamo, fai attenzione all’ordine perché quando ci sono molti file su un computer è possibile che ti dimentichi quale nome hai dato loro e quindi la ricerca si complica.
Lo stesso accade quando i file vengono archiviati nel cloud (OneDrive, Google Drive o Dropbox).
3. Danni all’ambiente
Tutta la carta utilizzata viene gettata via. Meno carta spendi, meno alberi verranno abbattuti. Molto tempo fa questo non era importante, ma ora la Responsabilità Sociale d’Impresa viene applicata in molte aziende.
La Corporate Social Responsibility di un’impresa ha guadagnato sempre più rilevanza. Al giorno d’oggi essere un’azienda eco friendly fa guadagna punti sotto molti aspetti, tra cui nell’attirare dipendenti. Prevedere l’impatto ambientale che le aziende hanno sull’ambiente circostante e regolarsi di conseguenza è fondamentale.
Sia per ridurre la quantità di carta sia per lo scambio di informazioni e documentazione tra il reparto Risorse umane e il resto del personale, la soluzione migliore è un software di gestione delle risorse umane che offre le opzioni necessarie.
La scelta del software HR giusto richiede la seguente analisi da parte del dipartimento Risorse umane:
- #1 – Prima di tutto, bisogna pensare bene alle funzioni del software HR di cui abbiamo bisogno.
- #2 – Fatto ciò, potrai informarti sulle diverse opzioni offerte dal mercato e confrontare funzioni e prezzi.
L’utilizzo di un software HR specifico è l’opzione che consente di ottimizzare al meglio i tempi di lavoro. Dal software stesso è possibile accedere a molte informazioni e opzioni senza perdersi in migliaia di file ed e-mail. Hai tutto nello stesso posto.
Il telelavoro aiuta a migliorare la gestione documentale?
Senza alcun dubbio, la gestione documentale dei dipartimenti delle risorse umane sta cambiando a passi da gigante. A causa dell’arrivo del telelavoro, non resta altra scelta che lavorare con documenti in formato digitale e dire addio alla carta. La gestione documentale tradizionale ormai non è più adatta al mondo del lavoro di oggi. Servono soluzioni che rendano i processi delle risorse umane il più efficace possibile.
Inoltre c’è una grande necessità di risparmiare tempo da poter dedicare alla gestione delle persone. Questo ci porta a un modello di gestione documentale più semplice, veloce, efficiente e rispettoso dell’ambiente.
👉 Se vuoi sapere se la funzionalità di gestione documentale di Factorial fa per te, ora puoi usufruire di un periodo di prova gratuito.
Factorial: il software HR per la gestione documentale
In rete trovi decine di app che ti assicurano di archiviare e gestire i documenti in digitale. Tuttavia, sono pochi quelli che dispongono di tutte le funzionalità di cui hai bisogno per migliorare davvero i processi in azienda. Uno dei migliori software che ti consigliamo di provare è Factorial.
Factorial è un software completo, sviluppato sulle reali esigenze delle PMI impegnate nel digitalizzare e automatizzare i più importanti e impattanti processi aziendali. Il software è molto semplice da utilizzare e ti permette di archiviare, gestire e condividere tutti i documenti in un cloud protetto.
Dopo aver installato il software e l’app Factorial puoi subito iniziare a organizzare i documenti in apposite cartelle. Ad esempio puoi creare cartelle contenenti le buste paga, altre dedicate ai contratti di lavoro, altre ancora alle comunicazioni e così via.
Inoltre scopri com’è facile:
- Caricare i documenti in blocco
- Inviare notifiche ai lavoratori
- Firmare digitalmente i documenti
- Decidere chi può visualizzare i documenti
Tutte queste funzionalità ti permettono di avere a disposizione un software per la gestione documentale completo e funzionale. Le funzionalità viste finora rappresentano solo una piccola parte di tutte le cose che puoi fare con Factorial. Il software HR è l’ideale se stai cercando un modo per gestire meglio le risorse umane. Puoi utilizzarlo per
- Automatizzare la rilevazione delle presenze
- Stabilire e gestire i turni di lavoro
- Controllare le spese della tua azienda
- Creare e condividere l’organigramma aziendale
- Approvare e rifiutare le richieste di ferie e permessi
- Valutare le performance dei team di lavoro
- Migliorare i processi di selezione e onboarding del personale
- E tanto altro
Con Factorial in conclusione centralizzi, automatizzi e digitalizzi tutti i processi HR. Non devi più passare da un software all’altro, puoi definitivamente accantonare fastidiosi modelli cartacei o in Excel e iniziare sin da subito a utilizzare uno strumento potente e personalizzabile in base alle tue esigenze e quelle dei lavoratori.
Il software HR di Factorial ottimizza la gestione documentale durante il telelavoro
Il software che offriamo a Factorial è completamente adattato alle funzioni dei reparti delle risorse umane. Inoltre ultimamente abbiamo apportato alcuni adattamenti. Da quando è stato istituito lo stato di allarme per il coronavirus l’area Risorse Umane ha più funzioni.
Ad esempio, ora che ci sono così tante persone che fanno telelavoro, è possibile pubblicare guide per il telelavoro. Chiunque abbia bisogno di consultarle deve solo aprire il software e accedere. Come puoi vedere, è molto più comodo rendere disponibili i documenti per tutti sulla piattaforma che inviare e-mail.
Il nostro software HR è inoltre adattato in modo che ogni dipendente possa accedere a documenti specifici, che sono quelli che porteranno il loro nome. E potrai inviare i documenti in massa in modo che i dipendenti possano firmarli con la firma elettronica!
Ti consigliamo di consultare questo tutorial dove spieghiamo come fornire i documenti necessari ai tuoi dipendenti. In esso ti mostriamo i passaggi da seguire per inviare un documento specifico a un lavoratore e per condividere un documento che l’intera team può consultare.
Gestione documentale: le conclusioni
Una migliore gestione dei flussi documentali è probabilmente uno dei primi punti sui quali doversi concentrare per aumentare la produttività in azienda.
Come abbiamo visto, implementare un software per la gestione documentale, ti permette di rivoluzionare il modo in cui gestisci tutti i documenti in azienda. Non devi più firmare a mano i documenti, né archiviarli in polverosi archivi.
Si tratta di una vera e propria rivoluzione che siamo sicuri porterà solo benefici alla tua azienda e ai lavoratori. Come datore noterai un considerevole risparmio di costi e una miglior efficienza. I lavoratori, invece, risparmieranno decine di ore ogni anno ed eviteranno di svolgere una vasta serie di mansioni noiose e ripetitive.
