Gestione documentale: ottimizzala durante il telelavoro

La gestione documentale si sta trasformando nelle aziende con l’introduzione del telelavoro. Da mesi ormai lavorare da casa è diventato una forma di lavoro molto diffusa. Fra i dipartimenti che più hanno notato questo cambiamento vi è sicuramente quello delle Risorse umane.

Perché le Risorse umane lo notano più di altre aree? Perché è una fonte di scartoffie che non ha fine. Nel reparto Risorse Umane ci sono il curriculum vitae, le informazioni di ciascuno dei dipendenti, valutazioni delle prestazioni, rapporti, buste paga … e questo è solo l’inizio.

Oggi, la gestione documentale nelle risorse umane è abbastanza digitalizzata, ma ci sono ancora molti documenti su carta. Inoltre, se a causa del telelavoro i dipendenti dell’azienda non sono vicini, è chiaro che praticamente tutto deve essere fatto online.

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Se sei responsabile di un dipartimento delle risorse umane, potresti chiederti come ottimizzare la gestione documentale quando predomina il telelavoro. Continua a leggere e troverai la risposta.

Problemi di gestione documentale affrontati dai responsabili delle risorse umane durante il telelavoro

L’eccessiva dipendenza dalla carta nelle aziende presenta i seguenti problemi:

1. Il telelavoro rende impossibile la gestione documentale con archivi fisici

A causa delle crisi dovuta alla diffusione del coronavirus, molti dipendenti lavorano da casa. Se hanno bisogno che tu rilasci loro un documento, non possono andare in ufficio a ritirarlo. Lo stesso accade se dalle Risorse umane hai bisogno di qualcosa da loro. E sappiamo che ciò può accadere spesso.

È molto comune per le Risorse umane chiedere al personale di firmare documenti come contratti, abbandono volontario dell’azienda o licenziamenti, tra gli altri. Quando viene implementato il telelavoro ciò può essere eseguito con la firma digitale. Non ci sarà più bisogno di rincorrere i dipendenti per richiedere la firma dei documenti.

La firma digitale ha rivoluzionato la gestione documentale. Se la tua azienda ancora si affida ai documenti cartacei forse è ora di rivedere questi processi.

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La firma digitale permette di risparmiare tempo, essere precisi e ricercare velocemente ciò di cui si ha bisogno. Tutto più efficiente, no? Ma come si può fare se l’azienda si affida ancora ai supporti cartacei?

2. Diminuzione della produttività e perdita di tempo

Avere un gran numero di documenti cartacei è un nemico della produttività per due motivi:

  • Occupa troppo spazio di archiviazione e, se li rivediamo uno per uno, molti di questi documenti sono inutili, o perché sono troppo vecchi o perché sono dei duplicati.
  • Più carta c’è, più è difficile trovare qualcosa e più tempo viene impiegato nella ricerca.

Insomma, l’assenza di carta migliora la produttività perché è più facile sia ordinare che cercare nei formati digitali. Pertanto, il tempo risparmiato nella ricerca viene utilizzato per svolgere più lavoro utile. Per esempio per dedicarsi ai bisogni e alle esigenze dei propri lavoratori.

Troppo spesso i responsabili delle risorse umane spendono più tempo gestendo carte e fogli. In realtà questo tempo potrebbe essere impiegato per identificare i punti di forza e debolezza dei team, per dare suggerimenti, consigli e far sentire il proprio supporto ai dipendenti.

Tuttavia, i formati digitali non sempre aiutano a risparmiare tempo nella ricerca.

Se hai Microsoft Office installato sul tuo computer, sicuramente creerai e archivierai molti file in Word ed Excel ogni giorno. Devi nominare e archiviare tutti i file in modo molto ordinato in modo che siano facili da trovare quando ne hai bisogno.

Se prima avevi molti fogli, ora hai molte cartelle e file. Perciò insistiamo, fai attenzione all’ordine perché quando ci sono molti file su un computer è possibile che ti dimentichi quale nome hai dato loro e quindi la ricerca si complica.

gestione dei documenti

Lo stesso accade quando i file vengono archiviati nel cloud (OneDrive, Google Drive o Dropbox).

3. Danni all’ambiente

Tutta la carta utilizzata viene gettata via. Meno carta spendi, meno alberi verranno abbattuti. Molto tempo fa questo non era importante, ma ora la Responsabilità Sociale d’Impresa viene applicata in molte aziende.

La Corporate Social Responsibility di un’impresa ha guadagnato sempre più rilevanza. Al giorno d’oggi essere un’azienda eco friendly fa guadagna punti sotto molti aspetti, tra cui nell’attirare dipendenti. Prevedere l’impatto ambientale che le aziende hanno sull’ambiente circostante e regolarsi di conseguenza è fondamentale.

Sia per ridurre la quantità di carta sia per lo scambio di informazioni e documentazione tra il reparto Risorse umane e il resto del personale, la soluzione migliore è un software di gestione delle risorse umane che offre le opzioni necessarie.

La scelta del software HR giusto richiede la seguente analisi da parte del dipartimento Risorse umane:

  • #1 – Prima di tutto, bisogna pensare bene alle funzioni del software HR di cui abbiamo bisogno.
  • #2 – Fatto ciò, potrai informarti sulle diverse opzioni offerte dal mercato e confrontare funzioni e prezzi.

L’utilizzo di un software HR specifico è l’opzione che consente di ottimizzare al meglio i tempi di lavoro. Dal software stesso è possibile accedere a molte informazioni e opzioni senza perdersi in migliaia di file ed e-mail. Hai tutto nello stesso posto.

Il software HR di Factorial ottimizza la gestione documentale durante il telelavoro

Il software che offriamo a Factorial è completamente adattato alle funzioni dei reparti delle risorse umane. Inoltre ultimamente abbiamo apportato alcuni adattamenti. Da quando è stato istituito lo stato di allarme per il coronavirus l’area Risorse Umane ha più funzioni.

Ad esempio, ora che ci sono così tante persone che fanno telelavoro, è possibile pubblicare guide per il telelavoro. Chiunque abbia bisogno di consultarle deve solo aprire il software e accedere. Come puoi vedere, è molto più comodo rendere disponibili i documenti per tutti sulla piattaforma che inviare e-mail.

Il nostro software HR è inoltre adattato in modo che ogni dipendente possa accedere a documenti specifici, che sono quelli che porteranno il loro nome. E potrai inviare i documenti in massa in modo che i dipendenti possano firmarli con la firma elettronica!

Ti consigliamo di consultare questo tutorial dove spieghiamo come fornire i documenti necessari ai tuoi dipendenti. In esso ti mostriamo i passaggi da seguire per inviare un documento specifico a un lavoratore e per condividere un documento che l’intera team può consultare.

Il telelavoro aiuta a migliorare la gestione documentale?

Senza alcun dubbio, la gestione documentale dei dipartimenti delle risorse umane sta cambiando a passi da gigante. A causa dell’arrivo del telelavoro, non resta altra scelta che lavorare con documenti in formato digitale e dire addio alla carta. La gestione documentale tradizionale ormai non è più adatta al mondo del lavoro di oggi. Servono soluzioni che rendano i processi delle risorse umane il più efficace possibile.

Inoltre c’è una grande necessità di risparmiare tempo da poter dedicare alla gestione delle persone.

Questo ci porta a un modello di gestione documentale più semplice, veloce, efficiente e rispettoso dell’ambiente.

Se vuoi sapere se la funzionalità di gestione documentale di Factorial fa per te, ora puoi usufruire di un periodo di prova gratuito.

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