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Software per le buste paga: ottimizza la gestione HR

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Il lavoro manuale e ripetitivo che facciamo ogni mese, come la creazione della busta paga, a volte può portare a sviste ed errori. O perché prendiamo come modello di busta paga del mese precedente, perché qualcuno ci dice a voce una modifica ce lo dimentichiamo o semplicemente perché abbiamo fatto un errore con la calcolatrice. Per ridurre al minimo gli errori che possono causarci problemi in futuro con il fisco, possiamo contare su un software per le buste paga.

👉 Vuoi saperne di più su come leggere le buste paga dei dipendenti? Spieghiamo come leggere le buste paga qui.

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modello gratis busta paga

Successivamente, ti diremo come gestire la tua busta paga in modo efficiente, cosa dovresti tenere in considerazione e suggerimenti per evitare di commettere errori.

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Cos’è la busta paga e a cosa serve?

Se lavori nel reparto Risorse Umane della tua azienda, sicuramente sai cos’è una busta paga. Ma è sempre bene aggiornare i concetti.

👉La busta paga è un documento che l’azienda consegna mensilmente ai propri lavoratori e specifica lo stipendio da riscuotere. Tuttavia, la busta paga va ben oltre, è una fattura che riflette il rapporto che esiste tra l’azienda e il dipendente. Inoltre, troviamo dati molto importanti, come le ritenute IRPEF.

Che si tratti di un’azienda o un libero professionista con lavoratori a carico, bisogna prestare particolare attenzione alla creazione delle buste paga e conoscere tutti gli aspetti legali.

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Come gestire efficacemente la busta paga?

In un’azienda, la creazione delle buste paga da parte dell’amministrazione o dalle Risorse umane avviene normalmente in due modi, con un foglio Excel o con un software HR per la gestione delle buste paga dei dipendenti.

Successivamente, ti diremo le due possibilità che hai per creare le buste paga dei tuoi dipendenti, oltre ai pro e contro che puoi riscontrare:

Excel

Sicuramente tutti abbiamo installato il pacchetto Office e lo utilizziamo in numerose occasioni, quindi non ci sono costi aggiuntivi per fare le buste paga. Tuttavia, poiché si tratta di un lavoro manuale e laborioso, si possono impiegare diverse ore per gestire le variazioni sulle buste paga di tutti i lavoratori.

Questi sono gli svantaggi da considerare:

  • Poca sicurezza: sebbene sia vero che possiamo creare una password per accedere a un foglio Excel, non possiamo essere certi di chi vi acceda. Inoltre, se perdiamo un Excel o lo cancelliamo per errore, dovremo ricreare tutto da zero.
  • Differenze nelle metodologie di lavoro: a causa del ricambio del personale o perché non è stato adeguatamente formato, in alcune occasioni le pratiche possono presentare differenze tra loro. Questo perché non è stato seguito un modello di lavoro fisso e risolvere piccole differenze può costare all’azienda ore significative.
  • Mancanza di analisi dei dati: come abbiamo visto nel punto precedente, se non abbiamo una metodologia impostata, sarà difficile analizzare i dati, trarre conclusioni o creare report.

Software per le buste paga

Sapevi che potresti risparmiare dalle 5 alle 6 ore settimanali utilizzando un software per le buste paga? Inizia ad essere più produttivo investendo il tuo tempo in attività che aggiungono più valore all’azienda. Quando si tratta di fare buste paga, semplifica l’intero processo grazie alla digitalizzazione.

Dopo aver esaminato tutti gli svantaggi dell’utilizzo di un modello Excel, vogliamo mostrarti perché dovresti scegliere di utilizzare un sistema integrato di gestione delle buste paga.

  • Sicurezza garantita: con il software per la gestione delle risorse umane che ci permette di creare e gestire buste paga, possiamo essere certi di chi accede alle informazioni, poiché saremo noi a consentire l’accesso alle persone.
  • Comodità: avere lo stesso software HR da cui gestire le buste paga di tutti i tuoi dipendenti sarà molto più semplice che gestire diversi fogli Excel.
  • Protezione dei dati: il tuo dovere dal reparto Risorse umane è garantire il rispetto della privacy dei dati dei tuoi lavoratori. Inoltre, devi anche essere aggiornato su tutte le questioni legali che riguardano i tuoi dipendenti. Pertanto, il software per le buste paga può essere molto utile perché segue il GDPR (Regolamento generale sulla protezione dei dati).
  • Visibilità e accesso alle informazioni: i dipendenti potranno consultare in qualsiasi momento la propria busta paga, nonché la propria documentazione, in un ambiente protetto.
  • Risparmio sui costi: se calcoliamo il tempo necessario per creare la busta paga e inviarla a ciascun lavoratore o consegnarla a mano, come accade in alcune aziende, ci rendiamo conto di quanto controproducente sia questo sistema per l’azienda. Con un software per le buste paga online puoi migliorare la gestione del lavoro dei tuoi processi fino al 70%.

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Aspetti da tenere in considerazione prima di preparare una busta paga

Sebbene vi siano diversi lavoratori che si dedicano a una funzione all’interno dell’azienda, non tutti devono avere gli stessi contratti. Ci saranno persone in stage, altre con giornate intere o part-time, altre che potrebbero avere una paga extra se raggiungono determinati obiettivi, ecc.

Pertanto, il modo di calcolare lo stipendio sarà ogni volta diverso. Successivamente, vedremo a cosa devi prestare maggiormente attenzione durante la creazione della busta paga:

Tipo di contratto

Il contratto è il documento che ci mostrerà la dedizione che un dipendente ha verso l’azienda. È molto diverso avere un contratto a tempo indeterminato rispetto a uno a tempo determinato anche rispetto alla tassazione. Inoltre, al contratto è collegata anche la ritenuta IRPEF, poiché dipende dalla retribuzione totale percepita.

Situazione dei dipendenti

A seconda dello stipendio lordo e delle circostanze di ciascun dipendente, la ritenuta IRPEF sarà diversa. Avere figli, essere sposati o single implica aspetti importanti che ci aiuteranno a calcolare questa trattenuta.

Contratto collettivo

Tutti i supplementi salariali, come le indennità o gli straordinari che il dipendente riceverà, verranno inseriti qui.

Pagamenti extra

Ogni dipendente può scegliere il pagamento integrale del proprio stipendio per intero, in una sola volta, oppure ripartito, in 12 rate mensili. La conoscenza di queste informazioni sarà anche di vitale importanza per applicare l’imposta sul reddito.

Categoria professionale e gruppo di contribuzione

L’accordo a cui aderisce l’azienda o il dipendente influirà anche sul calcolo del contributo previdenziale.

Assenze lavorative

Se un dipendente ha preso delle ferie, un congedo di maternità o paternità, è anche un altro aspetto da considerare, in quanto influirà sulla busta paga.

Errori più comuni nel calcolo delle buste paga

A volte non è solo necessario prestare attenzione durante lo svolgimento di un’attività, ma il modo in cui lavoriamo o come funziona l’azienda può farci commettere piccoli errori o svolgere il lavoro in modo meno efficiente. E questo può influire sulla gestione delle buste paga.

Per fare ciò, la cosa migliore sarà disporre di un software per le buste paga che ci aiuti a semplificare l’intero processo e con il quale ci sentiamo al sicuro.

Successivamente vedremo quali sono gli errori più frequentemente commessi nel calcolo della busta paga:

Mancanza di un software per le buste paga o sistema di lavoro

Ci sono aziende che esternalizzano la gestione delle buste paga, tuttavia, molte piccole e medie imprese continuano a farlo internamente.

Sebbene il compito di creare buste paga e inviarle ai lavoratori sia un’attività ricorrente, è un’attività molto ripetitiva e, per questo motivo, può farci commettere errori. Inoltre, se i documenti passano di mano in mano, non garantiremo che venga mantenuta la stessa metodologia.

Dobbiamo avere tutto sotto controllo, poiché un piccolo errore oggi può causare un problema in futuro con la Providenza Sociale e portare a multe per l’azienda.

Errori nel calcolo dei benefici per i lavoratori

Ci sono diverse variabili che dobbiamo tenere in considerazione nel calcolo dei benefici per i dipendenti: ferie, straordinari, tirocinanti, aumento di stipendio, bonus notturno, ecc.

Ci sono cambiamenti che possono avvenire da un mese all’altro. Questi a volte, non vengono comunicati in anticipo o vengono detti a voce, senza veicolare l’informazione in nessuna mail. Pertanto, è necessario disporre di un buon sistema di gestione delle buste paga per aiutarci a ridurre al minimo gli errori.

Creare le buste paga di fretta senza pianificazione

Non è consigliabile lasciare la gestione delle buste paga per gli ultimi giorni del mese. Questo può lasciarci poco tempo per confermare i dati e aggiornare le informazioni sui dipendenti.

Per questo motivo, si consiglia di svolgere le attività relative alla busta paga nei primi 20 giorni del mese. Raccogliere informazioni, coordinare nuove iscrizioni e gestire le imposte sul reddito delle persone fisiche e le liquidazioni previdenziali.

Riduzione del personale amministrativo

Come abbiamo già accennato, molte piccole e medie imprese svolgono internamente il compito di gestire le buste paga. O perché l’azienda vuole ridurre i costi o perché è un’azienda molto piccola.

Se a questo aggiungiamo che coloro che si dedicano alla gestione delle buste paga non sono sempre qualificati per questo compito, finiremo per commettere degli errori.

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6 elementi essenziali per scegliere il tuo software per le buste paga

Sicuramente dopo aver letto questo articolo ti chiederai “come faccio a trovare il miglior software per gestire le buste paga della mia azienda?” È vero che ci sono molte opzioni, ma dovresti sempre attenerti a quella che meglio si adatta ai tuoi interessi.

Se hai deciso di avere un software di gestione delle buste paga, dovresti sapere dove investi i tuoi soldi e cosa ti offrirà in cambio. Pertanto, di seguito vedremo quali sono i punti che possono determinare la tua scelta:

Interfaccia semplice

Per quanto sia un’applicazione bella e di tendenza, ciò che ci interessa è che sia facile da gestire. Sia per le Risorse umane nella loro quotidianità, sia per i nostri lavoratori.

Un buon programma deve avere un’interfaccia intuitiva e offrire una buona esperienza utente. A che serve avere un software HR se poi non riusciamo ad utilizzarlo in maniera semplice? Inoltre, dovrebbe essere facile calcolare rapidamente e facilmente la retribuzione dei dipendenti.

Aggiornamenti automatici

Durante la permanenza di un dipendente nella nostra azienda, la sua situazione personale o all’interno dell’azienda può cambiare, il che si rifletterà sulla busta paga. Per monitorare ciò, dobbiamo disporre di un software HR che ci aiuti ad aggiornare rapidamente i dati e le informazioni rilevanti dei nostri dipendenti.

I 4 campi più comuni che dobbiamo compilare sono i seguenti:

  • 1 Profilo del dipendente: la cosa migliore dell’utilizzo del software HR è che qualsiasi modifica viene effettuata automaticamente. Ad esempio, se si modifica lo stato civile di un dipendente, la busta paga viene modificata immediatamente.
  • 2 Contratti: puoi modificare qualsiasi dato nel contratto e verrà automaticamente riportato nella busta paga.
  • 3 Benefici: ci sono alcune aziende che offrono vantaggi, come lo stipendio flessibile, quindi un software HR deve essere in grado di apportare variazioni mensili di stipendio.
  • 4 Assenze e permessi: le eventuali ferie che i dipendenti hanno preso incideranno anche sul loro stipendio. Pertanto, il software HR deve essere in grado di incrociare i dati e registrare tutti le variazioni sulla busta paga.

Gestione dei contratti

Se il tuo software HR, oltre a gestire le buste paga, ti permette di creare e gestire contratti, avrai fatto centro. Un software HR all-in-one ti semplificherà la vita e potrai risparmiare molto tempo.

Legislazione aggiornata

È molto importante che il software per le buste paga che utilizzi tenga conto di tutte le normative vigenti. Questo è un punto a tuo favore.  Così non dovrai preoccuparti di conoscere in dettaglio tutte le leggi che potrebbero nascere in futuro.

Accessibilità

Nel mondo globalizzato in cui viviamo e con l’emergere del telelavoro, ci siamo resi conto dell’importanza di lavorare con programmi accessibili ovunque e su qualsiasi dispositivo.

Se lavori con il software di gestione delle risorse umane, puoi stare tranquillo, dal momento che puoi portare il tuo lavoro ovunque tu vada senza preoccuparti di nulla, perché tutto è nel cloud.

Privacy e sicurezza

Se hai intenzione di pagare per un servizio, è fondamentale che quantomeno garantisca la privacy dei tuoi dati. I dati personali dei tuoi dipendenti, così come i loro contratti o buste paga sono informazioni sensibili che devono essere sempre protette.

Prova gratuita

È importante che prima di prendere la decisione finale provi a utilizzare il software HR che ti interessa per sapere in prima persona cosa stai per acquistare.

Ad esempio, Factorial offre il suo software HR all-in-one per la gestione delle risorse umane con una prova gratuita di 14 giorni e senza la necessità di introdurre una carta di credito.

Vantaggi dell’utilizzo di un software per le buste paga dei dipendenti

Sì, lo sappiamo, quando arriva il periodo di busta paga è uno dei momenti più laboriosi all’interno del reparto Risorse umane. Per questo motivo, vogliamo farti conoscere i vantaggi della funzionalità di Factorial per la gestione delle buste paga.

Gestisci tutte le variazioni sulle buste paga

Con il software HR all-in-one puoi automatizzare tutti i tuoi processi come licenziamenti, congedi medici o altre variabili o supplementi.

Soprattutto, puoi sempre lavorare nella stessa piattaforma. Non ti distrarrai nella ricerca di informazioni su altri siti perché il programma si aggiornerà con ogni informazione che inserisci.

Scarica e condividi le variazioni

Se lavori con un manager, puoi gestire le variazioni scaricando il riepilogo mensile in formato Excel.

Inoltre, puoi anche inviare la busta paga in pdf ai tuoi lavoratori dal software senza dover aprire il tuo gestore di posta. I tuoi dipendenti possono sempre accedere ai loro dati e informazioni, così come alla loro busta paga elettronica.

Genera report personalizzati

Con questo software HR all-in-one, sarai anche in grado di gestire meglio la tua forza lavoro. Potrai creare report personalizzati sulle variazioni di stipendio. Inoltre, potrai rivedere le assunzioni e i licenziamenti che avvengono ogni mese, il tutto in una grafica visiva che velocizzerà il tuo lavoro.

Convalida i documenti con la firma elettronica

In alcune occasioni possiamo vedere i responsabili delle Risorse Umane che cercano le persone di cui hanno bisogno per firmare i documenti. E quando non sono in ufficio, è tempo che finisce perso.

Invece di dover andare dal dipendente, Factorial ha aggiunto la funzione di firma elettronica al suo software HR. Ora non importa dove si trovi il dipendente, può firmare in qualsiasi momento e da qualsiasi dispositivo.

Proteggi i tuoi dati

In Factorial lavoriamo con più di 60.000 aziende e il nostro impegno per la sicurezza è totale. Pertanto, abbiamo la legge GDPR e il nostro software protegge i dati:

  • Single Sign-on (SSO)
  • Crittografia dei dati
  • Firewals di sicurezza
  • Rilevamento delle vulnerabilità

Vorresti avere il controllo della gestione della tua busta paga e semplificare l’intero processo? Factorial offre un periodo di prova gratuito! In questo modo puoi testare il software HR e scoprire come potrebbe semplificarti la giornata.

Prova il nostro software per le buste paga e dedica il tempo guadagnato ai tuoi dipendenti

Questo articolo è disponibile anche in: Español

Isotta è Content Marketing Specialist in Factorial ed è appassionata di comunicazione, copywriting, social media e HR. Ama la natura, viaggiare e giocare a pallavolo.

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