Software per la gestione documentale: sono davvero utili a semplificare l’archiviazione e la gestione dei documenti importanti della tua azienda?
Se la gestione dei documenti in azienda ti crea stress e sei circondato da scatoloni, la risposta è senza dubbio sì. Tutte le organizzazioni che ancora non si avvalgono di software per la gestione documentale accumulano e consumano ingenti quantitativi di carta ogni anno.
Le problematiche che ne derivano sono facilmente intuibili e probabilmente le stai affrontando proprio in questo momento: difficoltà nel trovare i documenti quando servono, problemi di sicurezza, sprechi di carta e d’inchiostro.
In questo articolo scoprirai come risolvere definitivamente i problemi, con una pratica lista di software sviluppati per ottimizzare la gestione documentale tra cui scegliere. Riuscirai così ad adottare una politica paperless in azienda, a trovare facilmente ogni documento di cui hai bisogno, ad automatizzare e digitalizzare molteplici operazioni e a custodire tutte le informazioni in un luogo sicuro e protetto.
- Come funziona la gestione documentale in azienda con un software
- I cinque migliori software per il 2024
- Come scegliere il miglior software di gestione documentale
- Come gestire il cambiamento verso un software di gestione documentale
- Gestisci i tuoi documenti in modo semplice e intuitivo con Factorial 🚀
Come funziona la gestione documentale in azienda con un software
La gestione dei documenti in azienda, in inglese Document Management System (DMS), rientra tra le strategie che puoi attuare per migliorare l’efficienza della tua organizzazione.
Tra i documenti più importanti da conservare e gestire ci sono quelli che riguardano i dipendenti, come ad esempio:
- Contratti di lavoro
- Libretti di lavoro
- Buste paga
- Note spese
- Autorizzazioni per il trattamento dei dati
- Piani di formazione
- Schede di valutazione delle prestazioni
- Accordo di non divulgazione
- Piano ferie
Un software di gestione documentale è un sistema informatico che ti permette di svolgere diverse operazioni pensate per migliorare la gestione e l’archiviazione dei documenti presenti in azienda. L’obiettivo principale è digitalizzare tutti i principali documenti cartacei.
Come scoprirai, puoi facilmente custodire in un cloud sicuro e criptato:
- Documenti
- Immagini
- Contratti
- Promemoria
- Buste paga
- Fatture
Passare a una gestione elettronica dei documenti aziendali significa quindi non solo adottare una politica eco friendly, ma anche implementare un sistema innovativo per archiviare, condividere e firmare digitalmente tutti i documenti in azienda. Tutto ciò ti porta a un notevole risparmio di tempo e di costi.
Questi software risultano particolarmente utili quando:
- L’utilizzo è semplice e intuitivo
- Permettono di archiviare e gestire tutti i documenti online
- Custodiscono i documenti in un luogo sicuro
- Puoi condividere tutti i documenti con chi hai bisogno
- Dispongono di funzionalità avanzate (firma digitale, sistema di permessi…)
Come sempre, quando parliamo di software, vale il principio che non tutte le app sono uguali. Alcuni effettivamente sono sicuri, ti permettono di digitalizzare e di condividere tutti i documenti e nel complesso di farti risparmiare tempo e risorse. Altri invece dispongono di meno funzionalità e rischiano di rivelarsi meno utili del previsto.
Di conseguenza se il tuo obiettivo è implementare in azienda un sistema di gestione documentale davvero efficiente, dovresti scegliere con cura il software da utilizzare.
I cinque migliori software gestione documentale per il 2024
1. Factorial
Fonte: Factorial
Factorial è il software HR all-in-one che ti permette di gestire i più importanti documenti in azienda. Il software ha tutte le funzionalità di cui hai bisogno per dire addio a ingombranti moduli, documenti, fatture, che continuano ad accumularsi in archivio.
Con questo gestionale, da un’unica dashboard hai la possibilità di:
- Creare cartelle personalizzate per ogni documento
- Inviare notifiche ai dipendenti
- Caricare più documenti in blocco
- Usufruire dei numerosi modelli di documenti personalizzabili
Il dipendente dal canto suo può facilmente verificare tutti i nuovi documenti caricati, siano questi relativi alla sua situazione lavorativa o siano questi rivolti a tutta l’azienda. Se richiesto, può anche firmare digitalmente i documenti, evitando di doverli stampare e scansionare.
Chiaramente i documenti sono al sicuro, protetti in cloud criptato e soprattutto decidi tu chi può visionarli impostando diversi livelli di autorizzazione. Inoltre, se non sei fisicamente in azienda, puoi accedere a tutti i documenti utilizzando l’app Factorial. L’app replica in tutto e per tutto il software permettendoti di gestire l’azienda ovunque ti trovi.
Un altro vantaggio è che Factorial è un software HR completo. Puoi utilizzarlo non solo per digitalizzare la gestione dei documenti in azienda, ma anche per automatizzare tantissimi altri processi, come ad esempio digitalizzare la gestione delle presenze, delle ferie e dei permessi, elaborare report e analisi HR e gestire i processi di recruiting e onboarding.
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2. Adobe Document Cloud
Fonte: Adobe Document Cloud
Adobe Document Cloud è la versione di gestione documentale studiata da Adobe.
Questo strumento si concentra nello specifico sulla gestione dei file PDF e ti permette di gestire, archiviare e modificare i documenti, offrendo anche la possibilità di collaborare su un file con il tuo team.
Tramite l’utilizzo di altre app, offre anche l’opportunità di apporre firme digitali.
Il punto di forza di questa soluzione è sicuramente il catalogo di modelli personalizzabili per la creazione di documenti come contratti o moduli di diverso tipo.
3. SharePoint
Fonte: Microsoft
SharePoint è una piattaforma sviluppata da Microsoft per la gestione dei documenti aziendali.
Questa piattaforma è utile non solo per salvare i file (che saranno conservati nel cloud Microsoft), ma anche di gestire permessi e autorizzazioni per la visione e la modifica dei documenti.
I documenti possono essere archiviati in raccolte specifiche e possono essere condivisi con i team. Inoltre, si possono impostare accessi personalizzati ai documenti per singoli dipendenti o per gruppi di dipendenti, consentendo diversi livelli di permessi (es. controllo completo, accesso limitato, sola visualizzazione) a seconda delle necessità.
Sharepoint utilizza anche i metadati per categorizzare i tipi di documenti, rendendo più semplice ritrovarli nel cloud.
4. DocuWare
Fonte: DocuWare
DocuWare è un software di gestione di documenti su cloud particolarmente ideale per le aziende che lavorano da remoto.
Questa piattaforma permette di elaborare, conservare e proteggere i documenti, ma anche di automatizzare i flussi di lavoro a essi relativi, come ad esempio la generazione di fatture o la gestione di contratti.
Docuware offre anche una serie di processi innovativi relativi ai documenti. Tra questi, la possibilità di visualizzare e richiamare dati da documenti diversi oppure creare workflow personalizzati.
5. LogicalDOC
Fonte: LogicalDOC
LogicalDOC è una piattaforma per la gestione dei documenti molto rapida e intuitiva, che funziona all’interno di reti private.
Il punto forte di questa piattaforma è proprio l’intuitività e la velocità con cui possono essere gestiti i documenti, che potranno essere caricati, organizzati e recuperati in pochi clic. Inoltre, offre anche la possibilità di elaborare moduli e record.
LogicalDOC è compatibile con Windows, Linux e macOS.
Come scegliere il miglior software di gestione documentale
Ma come si fa a capire quali sono le caratteristiche più importanti che deve avere un software per l’archiviazione documentale? Vediamole più in dettaglio.
La presenza delle funzionalità qui di seguito elencate è fondamentale se desideri migliorare la gestione dei contratti, delle fatture, delle buste paga e di tutto ciò che oggi sei costretto a stampare e custodire in un archivio sempre più angusto e polveroso:
- Facilità d’uso: il software scelto è bene sia semplice da utilizzare. Non dovresti impiegare più di due o tre giorni per implementarlo in azienda.
- Funzionale: l’app dovrebbe permetterti di caricare i documenti in blocco, di condividerli e di firmarli digitalmente.
- Priorità e autorizzazioni: chiediti se il software ti permette di condividere i documenti con i soli dipendenti da te scelti. Poter impostare diverse tipologie di accesso e di autorizzazioni è un’altra funzionalità che non può mancare.
- Sicurezza: verifica dove vengono salvati i documenti e assicurati che siano custoditi in un luogo sicuro e criptato.
La presenza di tutte queste funzionalità consente di rivoluzionare in meglio la gestione dei documenti. Del nuovo sistema ne traggono vantaggio tutti i lavoratori. Pensa solo al reparto HR e ai vantaggi che ne trae iniziando a digitalizzare i documenti quali: gestione delle note spese, contratti, buste paga.
I vantaggi della gestione documentale grazie a un software
Probabilmente ti spaventa la sola idea di convertire in digitale centinaia di documenti. Tuttavia, pensare ai vantaggi può aiutarti a trovare le giuste motivazioni.
Digitalizzare i documenti in azienda significa semplificare i flussi di lavoro, migliorare la produttività, ridurre gli sprechi e tanto altro. Ecco tutti i vantaggi che ti assicura l’utilizzo di un software per la gestione documentale:
Riduci i costi
Probabilmente già ora sei costretto a pagare un canone mensile per l’affitto di un magazzino o di una stanza che utilizzi solo per archiviare i documenti.
La legge infatti impone di conservare alcune tipologie di documenti (estratti conto, 730…) per ben 10 anni! Custodire i più importanti documenti in un archivio digitale in tal senso ti permette di eliminare un costo fisso che siamo sicuri sostieni malvolentieri.
👉 Leggi l’articolo “Riduzione dei costi aziendali: i 7 fattori con maggiore impatto”.
Sicurezza
Non è semplice tenere al sicuro i dati sensibili contenuti in molte tipologie di documenti in formato cartaceo. Chiunque infatti, potrebbe accedere all’archivio aziendale e acquisire informazioni riservate.
Custodire i dati in un cloud protetto, ti permette d’impostare diversi livelli d’accesso. Così facendo le sole persone da te autorizzate possono visionare e scaricare i documenti.
Recupero semplice
Quante volte hai perso ore di lavoro nella ricerca di uno o più documenti? Utilizzare un software per la gestione dei documenti ti assicura un considerevole risparmio di tempo.
Pensa infatti alla facilità con cui puoi trovare ciò di cui hai bisogno cercando i file per nome, per data o per tipologia.
Migliore collaborazione
I documenti spesso devono essere visionati, corretti e firmati da diverse figure. Averli in formato digitale ti permette di condividerli in tempo reale tra tutti gli interessati.
Il risparmio di tempo e notevole, eviti rallentamenti in azienda e tutto ciò si traduce in migliore efficienza, competitività e produttività.
Come gestire il cambiamento verso un software di gestione documentale
Passare a un sistema di gestione dei documenti in digitale vuol dire introdurre una grande novità in azienda. È un cambiamento radicale che necessita di essere affrontato con il giusto spirito.
Dovrai abituarti a cercare, archiviare e firmare i documenti utilizzando il PC o lo smartphone. Avrai una scrivania sgombra e spenderai molto meno in risme di carta e inchiostro. Dovrai inoltre avvisare i dipendenti riguardo la novità e invitarli a non persistere con le vecchie abitudini.
Abbiamo già visto perché dovresti armarti di buona volontà e deciderti una volta per tutte a digitalizzare la gestione documentale in azienda.
La digital trasformation è un processo ormai in atto, tutte le aziende stanno sperimentando nuove e più efficienti soluzioni. Invitiamo anche te ad aprirti al cambiamento. Siamo consapevoli che ogni novità piccola o grande che sia provoca ansia e incertezza, ed è per questo che dovresti:
- Coinvolgere i dipendenti: spiega ai tuoi dipendenti l’importanza di adeguarsi al progresso, assicurati che tutti abbiano ben chiari i vantaggi e che siano disposti a seguirti.
- Impostare gli obiettivi: non pensare subito ai tanti faldoni da scannerizzare e digitalizzare ma poniti obiettivi piccoli e raggiungibili. Inizia dai documenti che utilizzi di più e solo dopo passa ai documenti meno importanti.
- Misurare i progressi: il miglior modo per accogliere l’innovazione in azienda è toccare con mano i vantaggi. Prima d’installare il nuovo software per la gestione documentale misura il tempo che impieghi per cercare, condividere e firmare i documenti e confrontalo con il tempo speso dopo aver implementato la tecnologia.
- Nominare un responsabile: scegli una figura responsabile del cambiamento in atto. Il suo compito sarà guidare, formare gli altri dipendenti e assicurarsi che la novità venga accolta nel miglior modo possibile.
Quelle appena riportate sono tutte buone pratiche che ti aiuteranno a implementare un sistema documentale in digitale in tempi rapidi. Siamo sicuri che saprai dimostrarti un ottimo leader anche in questo delicato processo, guidando le risorse umane verso un cambiamento essenziale per il futuro della tua organizzazione.
