Non hai ancora deciso quale sistema utilizzare per la timbratura delle presenze dei dipendenti nella tua azienda? Ti stai chiedendo quali siano gli strumenti più efficienti disponibili sul mercato?
Rispetto al passato, non c’è più alcun bisogno di perdere ore di lavoro annotando manualmente le presenze su fogli cartacei o elettronici. Come vedrai in questo articolo, la rilevazione delle presenze in azienda è un processo che può essere completamente digitalizzato e automatizzato.
I vantaggi? Sono numerosi, dal notevole risparmio di tempo alla riduzione degli errori e dell’assenteismo.
Quindi, approfondiamo ulteriormente questo argomento e scopriamo insieme quale software per la timbratura delle presenze può aiutarti a fare un passo avanti in azienda, rispondendo alle esigenze del reparto HR e dei lavoratori stessi.
Sommario
Che cos’è un sistema di timbratura dipendenti
Per “sistema di timbratura dipendenti”, intendiamo lo strumento utilizzato all’interno di un’azienda per facilitare il processo di rilevazione delle presenze e registrazione degli orari di ingresso e uscita dei dipendenti.
Esistono numerosi sistemi alternativi da valutare, che consentono ai lavoratori di timbrare il loro cartellino, ad esempio inquadrando un codice QR con lo smartphone, timbrando da PC o addirittura mediante rilevazione biometrica.
Scegliere il sistema più efficiente, abbandonando vecchi modelli che prevedono la registrazione manuale delle presenze, significa intervenire su uno dei tanti processi aziendali che, quando ottimizzato, garantisce un’ottimizzazione del tempo a disposizione.
Come ben sai, la gestione del tempo in azienda è fondamentale. L’equazione è semplice: meno i tuoi lavoratori perdono tempo in operazioni ripetitive, lunghe e manuali, più avranno tempo per concentrarsi sulle attività che davvero contano per la tua azienda.
In tal senso, iniziare a utilizzare un software o un’app per le timbrature delle presenze garantisce vantaggi tangibili in termini di risparmi e di tempo e migliora nel complesso l’organizzazione aziendale.
A conferma di quanto detto, troviamo numerosi numerosi studi che ci fanno notare come oggi una gestione ottimale delle presenze in tutti i settori sia fondamentale per analizzare con rapidità e puntualità non solo le presenze giornaliere, ma anche per monitorare le assenze, calcolare le ore di straordinario e trasferire le informazioni acquisite ai sistemi per l’elaborazione delle buste paga, e molto altro.
I vantaggi di un sistema di timbratura dipendenti
Introdurre in azienda un sistema di timbratura dipendenti efficiente garantisce numerosi vantaggi che non possono essere ignorati.
La rilevazione delle presenze in azienda, infatti, è un processo cruciale su cui si è pronunciata anche la Corte di Giustizia europea, la quale, mediante la sentenza C‑55/18, ha invitato tutte le aziende ad adottare sistemi per registrare le presenze, obiettivi, affidabili e accessibili nell’interesse sia dei lavoratori che delle aziende.
Ma i vantaggi non finiscono qui:
- Più trasparenza in azienda: I sistemi automatici di timbratura dipendenti garantiscono un preciso conteggio delle ore lavorate. Questo non solo facilita la rendicontazione, ma assicura anche che a tutti i lavoratori vengano conteggiate con precisione tutte le ore lavorate, comprese le ore di straordinario.
- Minori tassi di assenteismo: Avere la possibilità di verificare in qualsiasi momento le ore lavorate nel mese, nonché se un lavoratore è presente o assente, limita la possibilità che in azienda si verifichi il fenomeno dell’assenteismo, un problema che, come noto, causa più di un problema compromettendo la qualità del lavoro e il morale dei dipendenti.
- Facile comunicazione: Qualora si opti non solo per un sistema di timbratura dipendenti ma anche per un software HR completo, si possono utilizzare le informazioni raccolte per molteplici scopi. Ad esempio, diventa più semplice calcolare l’effettiva busta paga, inviare rapide comunicazioni in caso di variazioni di turni di lavoro. Tutto ciò facilità enormemente la comunicazione tra te e i lavoratori.
- Miglior gestione del lavoro da remoto: Nel caso tu abbia lavoratori in smart working, allora con un sistema digitale puoi facilmente registrare anche la loro presenza. Mediante QR code o altri strumenti, grazie alla tecnologia puoi oggi avere un perfetto controllo di tutta la forza lavoro sia in sede sia fuori sede.
Quali sono i sistemi di timbratura dipendenti
Scegliere il sistema di rilevazione presenze dipendenti per la tua azienda può essere abbastanza difficile.
Esistono infatti diversi strumenti che potresti pensare di utilizzare. Conoscerli tutti è sicuramente utile perché ti aiuterà a trovare lo strumento migliore per le tue esigenze e quelle dei lavoratori. Qui di seguito ti riportiamo i più efficaci e utilizzati sistemi di timbratura dei lavoratori:
Timbratura da desktop
Il sistema di timbratura virtuale da desktop permette ai lavoratori di segnalare la propria presenza in azienda utilizzando un software installato sul PC aziendale.
È una soluzione ideale se tutta la forza lavoro opera prevalentemente da una postazione fissa, come un ufficio.
Timbratura da app
In alternativa potresti pensare alla timbratura da app. Lo strumento risulta per molti aspetti ancor più comodo rispetto al precedente, poiché permette al lavoratore di “timbrare il cartellino” direttamente dal loro smartphone.
Si tratta di soluzioni convenienti sotto più punti di vista, generalmente economiche e che vengono anche incontro a chi dispone di forza lavoro da remoto o in movimento, ad esempio, impegnata in trasferte per conto dell’organizzazione.
Timbratura con QR Code
La timbratura con QR code (Quick Response) rappresenta uno dei metodi più innovativi, facili da utilizzare e semplici da implementare per rilevare la presenza.
Di base, al lavoratore non è richiesto altro che inquadrare un QR code quando inizia e termina la giornata lavorativa.
Si tratta quindi di un sistema per timbrare il cartellino elettronicamente. Una volta inquadrato il QR code, il sistema elabora l’informazione e la trasmette al dipartimento HR, il quale può verificare in tempo reale chi ha timbrato il cartellino elettronico, il luogo da dove è stato timbrato e l’orario di timbratura.
Timbratura con badge, cartellino, marcatempo
Tra le alternative che puoi pensare di adottare per una buona gestione del processo di rilevazione presenze in azienda, ci sono gli strumenti di timbratura mediante badge, cartellino o “sistemi marcatempo“.
Questi sistemi richiedono che ogni lavoratore abbia un suo badge personale con foto, nome, cognome e posizione in azienda.
Il funzionamento è semplice da comprendere e consiste nell’avvicinare il badge all’obliteratrice generalmente posizionata all’ingresso e all’uscita dei locali aziendali.
Anche questi sistemi permettono facilmente di registrare le ore di lavoro e quindi di ricevere un compenso equo basato sul tempo effettivamente lavorato. Diversamente, quando si parla di sistemi marcatempo, il riferimento è più ampio. Il termine può essere utilizzato per indicare diversi strumenti.
Tra questi ci sono i classici sistemi di timbratura via badge o cartellino, ma un sistema marcatempo può essere anche un sistema che consente la rilevazione delle presenze mediante rilevazione biometrica con impronte digitali o riconoscimento facciale, o un software di rilevazione presenze che permette ai dipendenti di “timbrare” attraverso un’app o un computer.
Timbratura con GPS
Un ultimo modo per rilevare le presenze dei dipendenti è quello mediante la timbratura con GPS.
Il funzionamento è simile ai precedenti, tuttavia, in questo caso, il software o l’app ha integrata una funzionalità che serve a determinare con precisione la posizione del lavoratore grazie alla tecnologia GPS (Global Positioning System).
È un sistema che puoi prendere in considerazione se disponi di forza lavoro spesso impegnata in trasferta, ad esempio, per incontri con i clienti, interventi di manutenzione, consegne o lavori edili. Inoltre, l’utilizzo dei sistemi di localizzazione GPS è sempre più diffuso nelle aziende che adottano il lavoro in smart working.
Come scegliere il miglior sistema di timbratura dipendenti
Abbiamo visto che esistono tanti e diversi sistemi di timbratura delle presenze dei dipendenti. Ma quale scegliere?
In assoluto e nell’ambito degli strumenti digitali, non ne esiste uno migliore dell’altro. Molto dipende dalla tua azienda, da aspetti quali:
- Numero di dipendenti
- Adozione di smart working o hybrid working
- Preferenze personali
Il nostro consiglio è di partire scegliendo un sistema conforme alle attuali norme. Un sistema cioè:
- Obiettivo e affidabile, come stabilito nella DIRETTIVA 2003/88/CE
- Non invasivo, che si limiti alla rilevazione delle presenze. Evita quindi strumenti di rilevazione biometrica del volto o dell’iride
- Accessibile, cioè in linea con il budget previsto da investire in nuove tecnologie e soluzioni da adottare in azienda.
Rispettare i suddetti punti può sicuramente guidarti nella scelta di un software che venga incontro alle tue esigenze e a quelle dei lavoratori.
Aver deciso di abbandonare gli ormai obsoleti metodi di rilevazione presenze manuali o mediante fogli Excel rappresenta già di per sé un importante passo avanti. Vuol dire che riconosci l’importanza di automatizzare quanto più operazioni ripetitive e l’importanza di mettere i lavoratori nelle migliori condizioni per sfruttare appieno il loro potenziale e talento.
A questo punto, sei pronto a scoprire quale applicativo oggi rappresenta uno dei migliori sistemi di timbratura delle presenze dei dipendenti. Trovi tutto nel prossimo e ultimo paragrafo.
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Non ci resta quindi che vedere quale software utilizzare oggi come sistema di timbratura delle presenze dei dipendenti.
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