La timbratura e il calcolo delle spese potrebbero non essere la parte più entusiasmante di gestione da parte delle risorse umane, ma avere sistemi di timbratura e gestione spese efficaci a disposizione fa un’enorme differenza per i tuoi profitti. L’utilizzo di moduli cartacei o fogli di calcolo per il monitoraggio di orari di lavoro e spese in Excel è ormai antiquato e obsoleto. I costi nascosti del monitoraggio di timbrature e delle spese manualmente intacca la redditività della tua azienda.
In questo articolo analizzeremo i costi reali della gestione manuale. In che modo i registri delle attività e il tracciamento delle spese contribuiscono (o diminuiscono!) allo sviluppo della tua attività? E in che modo l’automazione della rilevazione delle presenze e dei processi di gestione delle spese può rendere la tua azienda più sostenibile?
- Costi di gestione
- Costi di mancata precisione
- Costi strategici
- Recupero dei costi con il software di controllo dell’orario di lavoro e delle spese
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I costi nascosti del monitoraggio di orari e spese aziendali
Il monitoraggio manuale della timbratura del cartellino e delle spese può sembrare semplice, ma in realtà ci sono molti errori evitabili che possono costare alle aziende miliardi di euro in termini di ore perse e ricavi. Il tempo prezioso che potrebbe essere utilizzato per lo sviluppo di progetti e strategie viene invece speso per la gestione dei flussi di lavoro, la correzione degli errori e l’elaborazione delle informazioni. E questi costi possono aumentare rapidamente.
La buona notizia è che l’automazione può risolvere questi problemi per te. Quando il monitoraggio delle spese e dei fogli presenze Excel non è più sufficiente, è il momento di guardare a sistemi di timbratura in grado di tenere traccia delle ore, semplificare la gestione dei turni e snellire il reporting delle spese. Queste soluzioni efficaci daranno ai dipendenti e ai datori di lavoro più tempo per concentrarsi sul lavoro che conta davvero.
Tempo e costi di gestione dei sistemi di timbratura
Il controllo delle presenze e delle spese manuale richiede molta supervisione. I dipendenti dovranno inserire le proprie informazioni e i manager dovranno esaminarle, calcolare i numeri finali e inviare i dati per la paga alla contabilità. Di seguito sono riportati alcuni dei costi di gestione più comuni associati al monitoraggio manuale:
Distribuzione e raccolta
Fare le cose alla vecchia maniera significa che i manager devono creare moduli da compilare per i dipendenti. I manager HR sono anche responsabili di assicurarsi che i dipendenti abbiano accesso ai documenti giusti, se necessario. Con l’avvicinarsi del periodo di paga, i manager potrebbero ritrovarsi a rincorrere i dipendenti per raccogliere i registri delle presenze o le note spese. Questa è, in breve, una perdita di tempo per tutti i soggetti coinvolti.
Compilazione di fogli presenze come sistemi di timbratura o rapporti spese
Di primo impatto questo compito sembra semplice, ma compilare i moduli non è sempre così facile come pensi. I dipendenti possono commettere errori. Ad esempio, potrebbero riportare in modo errato le ore lavorate o le spese di un viaggio di lavoro. I dati mostrano che è più probabile che i dipendenti dispongano di rapporti estremamente accurati se modificano le schede attività più volte al giorno. Tuttavia, modifiche così frequenti riducono il tempo in cui potrebbero dedicarsi al proprio lavoro!
Moduli di elaborazione
Una volta ricevuti i rapporti, i manager saranno responsabili della decifrazione della grafia dei dipendenti, delle domande di follow-up e dell’archiviazione dei documenti. Se le cose non si allineano, saranno i manager che si tireranno i capelli con l’avvicinarsi del periodo di paga o prima dell’inizio della stagione delle tasse. Questa non sarà sicuramente la loro parte preferita del lavoro, ma qualcuno deve farlo, a meno che non si investa nell’automazione.
Costi di mancata precisione
I rapporti manuali non solo richiedono più tempo, ma sono anche più imprecisi. Gli errori possono portare a grossi problemi per le aziende, come controversie di lavoro o persino cause legali! Questi costi devono essere presi in considerazione quando si considera il monitoraggio manuale rispetto a quello automatico. L’automazione può aiutare le aziende a proteggersi e fornisce record completi nel caso in cui qualcosa vada storto.
Errore umano
Tutti sono umani! I dipendenti che compilano le schede attività possono inserire accidentalmente orari sbagliati per un determinato giorno o ricordare male i loro turni. Potrebbero finire per lavorare oltre le ore assegnate senza l’approvazione del supervisore, qualificandosi per gli straordinari. I manager devono tenere d’occhio il monitoraggio manuale dell’orario di lavoro per assicurarsi che non ci siano errori.
Problemi legali e controversie
Le aziende che hanno problemi di precisione della rilevazione delle presenze possono ritrovarsi con vari problemi legali. Se non riescono a tenere traccia del periodo di ferie retribuito del lavoratore, potrebbero finire con multe dal governo statale. Potrebbero finire nei guai e tutto perchè non si è investito in sistemi di timbratura e gestione delle spese. Per evitare lavoratori infelici, funzionari scontrosi e avvocati costosi, le aziende devono assicurarsi di mantenere i propri registri accurati!
Budget impreciso
Quando le aziende dispongono di informazioni accurate, possono pianificare meglio il futuro. Con rapporti delle spese più accurati, possono pianificare i viaggi futuri dei dipendenti e i relativi costi. Schede delle presenze più accurate significano che le aziende saranno in grado di valutare se hanno le risorse per intraprendere più progetti. Se i report non sono precisi, l’azienda potrebbe finire per spendere soldi che non ha in futuro.
Costi strategici dei sistemi di timbratura
I sistemi di timbratura e di gestione delle spese manuali possono costare denaro alla tua azienda in termini di opportunità perse. Il software di rilevazione delle presenze e di gestione spese fornisce ai manager dati e informazioni importanti sulla propria azienda. Questo può essere utilizzato per prendere decisioni più startegiche! Perché non sfruttare le informazioni disponibili?
Opportunità strategiche perse
Con una soluzione digitale, ovvero con sistemi di timbratura e gestione delle spese online, i manager saranno in grado di creare report personalizzati sulle risorse umane. Possono confrontare le spese, ordinandole per tipo di spesa o dipendente. Inoltre, possono facilmente tenere traccia delle ore lavorate dei dipendenti e degli straordinari. Ciò semplifica la comprensione dei costi del personale e delle spese aziendali e l’identificazione delle aree di miglioramento.
Cultura aziendale
Tenere traccia del tempo e delle spese con rapporti cartacei o fogli di calcolo Excel può sembrare un po’ datato. I dipendenti preferiranno sicuramente l’opportunità di inviare e regolare facilmente le proprie ore e le proprie spese tramite un’app mobile. Possono seguire il processo mentre i manager approvano le spese e le ore. La maggiore trasparenza li farà sentire più fiduciosi e coinvolti.
Come i sistemi di timbratura e gestione delle spese online riducono i costi
I sistemi di timbratura e controllo delle spese manuali possono essere costosi per le aziende. Spesso comportano costi elevati in termini di tempo, precisione ed efficienza. Tuttavia, il software HR giusto rende facile per i manager tenere traccia di tempo e spese senza problemi. Perché gestire la rilevazione delle presenze manualmente quando potresti dedicarti invece alle persone?
Il software di rilevazione delle presenze e di gestione delle spese di Factorial semplifica la creazione delle buste paga e il controllo delle spese. Con i sistemi di timbratura di Factorial:
- I dipendenti possono timbrare dentro e fuori dall’ufficio e i datori di lavoro possono controllare la posizione in cui è stato effettuato il clock-in.
- Sia i manager che i dipendenti possono rivedere e visualizzare le ore lavorate e le ore in sospeso.
- Le aziende traggono vantaggio dalla raccolta, dal calcolo e dall’analisi automatici delle schede sull’orario di lavoro.
Con la funzionalità di gestione delle spese:
- I dipendenti possono caricare automaticamente le loro spese e ricevute e classificare le spese in base alle categorie.
- I manager possono rivedere le note spese in base ai propri tempi e accettare o rifiutare le richieste di rimborso
- Le note spese possono fornire informazioni su dove vengono spesi i soldi.
In Factorial, combiniamo la funzionalità gestione dei turni, di rilevazione delle presenze e la gestione delle spese nel nostro software HR all-in-one che ti consente anche di fare tutto il resto, dalla gestione delle ferie al monitoraggio delle performance lavorative, all’onboarding nuovi dipendenti. Non è ora di automatizzare i tuoi processi HR?
È arrivato il momento di passare a sistemi di timbratura e controllo dei costi automatizzati?
La timbratura del cartellino, il monitoraggio delle ore di lavoro e la gestione delle spese non sono mai stati così facili. Niente più mal di testa controllando manualmente le ore dei dipendenti e note spese! Invece, sfrutta al massimo il tuo tempo con un software HR per il monitoraggio di orario e spese che aiuta la tua azienda a funzionare in modo più efficiente e redditizio.
