Registro presenze dipendenti: come digitalizzarlo per portare valore in azienda e non perdere tempo

Sai cos’è e come funziona il registro presenze dei dipendenti? Stai cercando un sistema per gestire in modo più efficace gli orari di ingresso e uscita dei tuoi dipendenti?

Annotare le presenze giornaliere e mensili su un registro, sia in formato cartaceo che elettronico, può rivelarsi utile sotto diversi aspetti.

Non solo hai a disposizione uno strumento per una migliore gestione delle presenze e dei turni di lavoro, ma hai anche un registro consultabile che ti permette di calcolare le ore lavorate ordinarie e straordinarie, nonché il corrispondente stipendio.

Come scoprirai in questo approfondimento, utilizzare un registro presenze mensile porta anche numerosi altri vantaggi, soprattutto quando decidi di gestire l’intero processo tramite un software. Ma procediamo per gradi.

Che cos’è il registro presenze

Il registro presenze dei dipendenti è un documento, in formato cartaceo o elettronico, utilizzato dalle aziende per registrare gli orari di ingresso e uscita dei lavoratori, nonché le ore lavorate, le ore straordinarie e le eventuali assenze, come ferie o permessi.

Questo registro deve essere aggiornato quotidianamente. La responsabilità di tale operazione ricade sul lavoratore stesso, che può annotare l’orario di inizio lavoro direttamente sul registro o utilizzare altri strumenti come un badge elettronico per timbrare il cartellino o un’app installata sul telefono per segnalare l’orario di inizio lavoro.

Alla fine del mese, il registro presenze viene consultato dai responsabili delle risorse umane, che successivamente trasmettono i dati al dipartimento delle buste paga. A seconda delle ore lavorate, gli addetti alle buste paga preparano lo stipendio da corrispondere a ciascun lavoratore.

Riassumendo e integrando le informazioni sul registro presenze:

• È un documento disponibile in formato cartaceo o elettronico
• Permette di monitorare gli orari di inizio e fine lavoro dei dipendenti
• Facilita il calcolo preciso dell’importo della busta paga
• Serve a garantire il rispetto delle attuali norme sull’obbligo di registrazione delle presenze

Perché è importante il registro presenze

Tenere traccia delle presenze dei dipendenti e delle ore di lavoro attraverso un apposito registro presenze è estremamente importante. Significa avere a disposizione uno strumento utile per migliorare la gestione dell’impresa e che, allo stesso tempo, risponde alle esigenze dei lavoratori, fornendo loro una prova delle ore effettivamente lavorate.

I vantaggi sono quindi duali, sia per le imprese che per i lavoratori:

• Rispetto delle norme: Dal 2019 è obbligatorio per tutte le aziende, indipendentemente dalla loro dimensione, dotarsi di sistemi per registrare le presenze. Questi sistemi possono essere sia cartacei che elettronici, l’importante è rispettare le disposizioni del Garante per la Protezione dei Dati.
• Maggior trasparenza: Il registro presenze garantisce a tutti i lavoratori un trattamento equo, evitando possibili incomprensioni. Infatti, tutti i lavoratori possono consultare il registro e sapere esattamente quante ore ordinarie e straordinarie hanno lavorato, nonché il numero di giorni di ferie e permessi maturati.
• Miglior controllo dell’azienda: Un registro presenze ti aiuta anche a mantenere il controllo sull’organizzazione. Specialmente quando utilizzi registri elettronici aggiornati in tempo reale, puoi verificare in qualsiasi momento chi è presente in azienda e il motivo per cui uno o più lavoratori sono assenti. Ciò ti consente di intervenire prontamente in caso di assenteismo.
• Facile individuazione delle inefficienze: Le presenze registrate forniscono informazioni utili per elaborare report HR. Grazie a questi report, puoi ottenere spunti di riflessione utili, ad esempio per individuare se hai sempre la giusta forza lavoro in base al carico di lavoro o per identificare eventuali sprechi o inefficienze.
• Semplificazione delle attività amministrative: Infine, a condizione che il processo di registrazione delle presenze sia digitalizzato e automatizzato, sia gli addetti alle risorse umane che i lavoratori possono beneficiare di una considerevole riduzione delle ore impiegate per il calcolo delle presenze e delle ore di lavoro. Automatizzare il processo risulta quindi essenziale per una gestione snella, veloce ed efficiente della vita lavorativa dei dipendenti.

Come funziona il registro presenze

Esistono diverse tipologie di registro presenze che puoi considerare di utilizzare in azienda, dalle semplici versioni cartacee ai più sofisticati registri realizzati in Excel o software HR.

Indipendentemente dal modello che decidi di adottare, le informazioni che dovresti acquisire tramite il registro sono le stesse.

Ecco quali funzionalità e scopi ha un registro delle presenze giornaliere e mensili:

• Rilevare la presenza: La funzionalità principale consiste nel registrare le presenze. Il lavoratore è quindi tenuto ad annotare l’orario di inizio e fine lavoro. Nel caso utilizzi un registro cartaceo il dipendente deve inserire le informazioni manualmente. Se invece il sistema è automatizzato, la registrazione della presenza può avvenire tramite badge aziendale o smartphone, ad esempio mediante la scansione di un codice QR.
• Calcolo delle ore: A intervalli settimanali o mensili, gli addetti HR si occupano di conteggiare i giorni e le ore lavorate da ciascun lavoratore, includendo anche le ore di straordinario e registrando eventuali assenze. Questo calcolo è importante per determinare correttamente le ore lavorate da un intero team o dipartimento.
• Elaborazione delle buste paga: Sulla base dei calcoli effettuati, gli addetti HR si occupano di elaborare le buste paga per tutti i lavoratori. Le informazioni acquisite possono essere utilizzate anche per altri scopi, come ottimizzare l’allocazione della forza lavoro, individuare eventuali inefficienze o prendere decisioni che soddisfino le esigenze dei lavoratori.

Nel processo di registro delle presenze sono coinvolte diverse figure. In particolare i dipendenti sono responsabili di segnare l’orario di ingresso e di uscita dal lavoro utilizzando gli strumenti previsti in azienda.

Allo stesso tempo, ci sono varie figure interne al reparto HR e contabilità che sono responsabili di:

• Gestire i registri presenze
• Calcolare le ore di lavoro
• Calcolare le retribuzioni
• Offrire supporto tecnico
• Generare report HR

Registro presenze con Excel

Per la registrazione delle presenze dei dipendenti, hai la libertà di scegliere quali strumenti utilizzare; l’importante è informare i lavoratori e rispettare le norme relative al trattamento dei dati.

Considerando che annotare le presenze su fogli cartacei può risultare poco pratico, puoi utilizzare diverse alternative che semplificheranno e velocizzeranno l’intero processo.

Tra queste, molte organizzazioni optano per l’utilizzo di Microsoft Excel per registrare le presenze. Puoi scaricare gratuitamente il foglio presenze mensile Excel  pre-compilato che abbiamo preparato per te oppure, con un po’ di pratica e pazienza, puoi creare un registro presenze in Excel da zero.

Per farlo, è necessaria una certa familiarità con l’applicativo. Di seguito ti forniamo tre passaggi che ti guideranno nella realizzazione di un foglio presenze con Excel partendo da zero:

Crea la struttura del registro presenze

Inizia creando la struttura del tuo registro presenze. Apri Excel e crea un nuovo foglio di lavoro, quindi parti dalle righe. In orizzontale riporta le intestazioni che ti servono.

Tra queste puoi inserire voci quali:

• Nome dipendente
• Posizione in azienda
• Numero di matricola
• Data
• Ora di inizio lavoro
• Ora di fine lavoro
• Note

Inserisci le formule

Ora il dipendente dovrà inserire solo una volta il proprio nome, la posizione e il numero di matricola, e poi riportare giornalmente la data e gli orari di inizio e fine lavoro.

La sezione delle note è generalmente dedicata all’addetto HR o al revisore, che può annotare eventuali modifiche alle informazioni riportate.

Per semplificare il calcolo dei giorni lavorati e delle ore, è utile inserire alcune formule per automatizzare i calcoli.

Ad esempio, puoi utilizzare la formula =B2-A2 per calcolare le ore di lavoro e la formula =SUMIF(C2:C31,”>8″) per calcolare le ore di straordinario. Ricorda di modificare le lettere delle colonne in base alla posizione delle informazioni nel foglio.

Elabora report HR

Infine, puoi riportare tutte le informazioni acquisite in appositi grafici, che permettono di creare una panoramica facilmente consultabile sui giorni e sulle ore lavorate da un dipendente, da un team o da un intero dipartimento.

Puoi creare i grafici utilizzando le opzioni a torta, a barre o a linee messe a disposizione dal programma.

Digitalizzare il registro presenze: i vantaggi

Registrare le presenze con Excel sicuramente può aiutarti a gestire il processo in maniera efficiente.

Come abbiamo visto, non devi svolgere i calcoli a mano e i lavoratori possono aggiornare il foglio presenze direttamente online.

Tuttavia, quando parliamo di digitalizzazione, facciamo riferimento a software e strumenti specifici che possono automatizzare e semplificare ulteriormente la gestione delle presenze e dei processi correlati, come il calcolo delle buste paga, la definizione dei turni di lavoro, il calcolo delle ferie e dei permessi maturati, e così via.

Quindi, perché non optare per questi ultimi sistemi? Quali sono i principali vantaggi per la tua organizzazione e per i lavoratori?

• Risparmi tempo e costi: scegliere e utilizzare il giusto software HR per digitalizzare le fasi di registrazione e conteggio delle presenze dei dipendenti significa risparmiare ore e ore di lavoro noioso e ripetitivo. Questo risparmio libera preziose ore di tempo per i lavoratori, che possono dedicarsi ad altre attività più importanti.
• Elimini gli errori: quanto tempo hai perso finora nel ricontrollare le ore di lavoro dei dipendenti? Digitalizzando il processo, hai la certezza di avere sempre a disposizione il calcolo esatto e di determinare le corrette retribuzioni spettanti a ogni lavoratore.
• Gestisci tutto in un unico applicativo: digitalizzare il registro presenze è solo il primo passo per molte aziende verso l’automatizzazione di altri processi correlati. Dai turni di lavoro alle richieste di ferie e permessi, puoi gestire tutto facilmente da un unico punto.
• Prendi decisioni migliori: registrare le presenze ti consente anche di elaborare facilmente report HR che puoi consultare prima di prendere decisioni importanti per il futuro della tua attività. Più le tue decisioni sono supportate dai dati, più hai la certezza che siano corrette.
• Aumenti la sicurezza: i migliori software HR custodiscono i dati raccolti in cloud, protetti e crittografati. Ciò significa che nessuno non autorizzato può accedervi. I dati raccolti sono conformi alle disposizioni del GDPR e non rischi che siano consultati da occhi indiscreti.

Elimina gli errori con un Software HR

Ma quale software puoi scegliere per digitalizzare il processo di registrazione delle presenze dei dipendenti, per eliminare gli errori umani, per custodire i dati raccolti in un luogo sicuro e, in generale, per risparmiare tempo e costi? La risposta è Factorial, il software HR all-in-one sviluppato sulle reali esigenze delle PMI.

Con Factorial hai finalmente a disposizione un software e un’app per rilevare le presenze del personale, per controllare gli accessi e per generare automaticamente il relativo foglio presenze.

Il software è facile da utilizzare, semplice da installare e ti permetterà di risparmiare fino a 30 ore al mese di lavoro che altrimenti saresti costretto a impiegare nella registrazione delle presenze e nei relativi conteggi.

Per quanto riguarda le presenze, puoi utilizzare la nostra app di rilevazione presenze. I dipendenti non devono fare altro che installare l’app sul proprio smartphone e firmare elettronicamente il cartellino. Di tutto il resto si occupa il software, permettendoti di verificare in tempo reale:

• Il foglio presenze
• Lo stato dei lavoratori in sede, in smart working, in ferie o in permesso
• Le ore lavorate da ogni dipendente nel mese o nell’anno

Prova subito Factorial gratis per 14 giorni e utilizzalo anche per digitalizzare e automatizzare molti altri processi HR. Utilizza anche Factorial per digitalizzare la gestione di:

• Ferie e permessi
• Turni di lavoro
• Spese aziendali
• Documenti aziendali
• E tanto altro

Registro presenze dipendenti: le conclusioni

Rilevare le presenze fino a non molti anni fa era un processo lento e complesso. I dipendenti dovevano annotare la presenza, talvolta utilizzando carta e penna, oppure utilizzando poco pratici badge aziendali.

Gli errori erano frequenti, così come era difficile determinare le esatte ore di lavoro ordinario e straordinario dei lavoratori.

Oggi la digitalizzazione può farti fare un importante passo avanti. Ti basta scegliere il giusto software HR per iniziare sin da subito a risparmiare ore di lavoro e digitalizzare tutti i più importanti processi amministrativi in azienda.

Il successo del tuo business oggi dipende da te, dalle scelte che fai ogni giorno, dal talento e dalle capacità dei lavoratori e non da ultimo dalle nuove tecnologie che decidi di implementare in azienda.

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