Cos’è il piano ferie aziendale? Entro quando va comunicato ai dipendenti? Come si crea?
Pianificare con sufficiente anticipo le ferie dei lavoratori è di fondamentale importanza. Le ferie sono un diritto irrinunciabile e qualsiasi HR manager o titolare d’impresa sa benissimo che i dipendenti devono obbligatoriamente fruirne, rispettando le condizioni stabilite dalla normativa vigente e dagli specifici contratti collettivi.
L’azienda, dal canto suo, è tenuta ad assicurarsi sia che i lavoratori godano delle loro ferie e, al contempo, che la loro assenza non comporti cali di produttività né comprometta il normale svolgimento delle attività.
In questa guida completa scoprirai tutto quello che c’è da sapere sul piano ferie aziendale: cos’è, come crearne uno entro quando va comunicato e come può aiutarti a migliorare la gestione delle ferie dei tuoi dipendenti.
- Che cos’è il piano ferie aziendale
- Entro quando va comunicato il piano ferie
- Piano ferie: cosa dice la legge
- Come creare un piano ferie efficace
- Strumenti utili per creare il piano ferie
- Differenze tra piano ferie cartaceo e uno digitale
- Perché scegliere Factorial per il piano ferie aziendale
Che cos’è il piano ferie aziendale
Il piano ferie aziendale, o il calendario ferie dei dipendenti, è il documento, cartaceo o digitale, che riporta tutti i periodi dell’anno in cui i lavoratori hanno facoltà di richiedere le ferie.
È buona prassi che questo documento sia preparato e condiviso con i dipendenti con sufficiente anticipo per dare modo a questi ultimi di organizzare al meglio quello che è, a tutti gli effetti, un periodo di tempo fondamentale per staccare la spina, stare con i propri cari, viaggiare, dedicarsi ai propri hobby e così via.
Il piano ferie aziendale diventa quindi uno strumento fondamentale per una corretta gestione del tempo in azienda. Determina i periodi dell’anno in cui i dipendenti possono prendere le ferie e disciplina anche altri aspetti tra cui le modalità di richiesta e di approvazione delle ferie, casi di sospensione delle ferie, il numero massimo di giorni di ferie che possono essere richiesti e così via.
Nel caso in cui i dipendenti volessero assentarsi da lavoro in periodi non concessi dal piano ferie oppure in modalità non consentite, il datore di lavoro avrà quindi la possibilità di negare le ferie al dipendente e a incorrere a sanzioni disciplinari nel caso di assenza ingiustificata.
Infine, è bene specificare che, come stabilito dal codice civile, articolo 2109, il datore ha il diritto di decidere i giorni, o periodi, in cui i lavoratori possono richiedere le ferie; tuttavia, bisogna tenere conto anche delle esigenze e degli interessi dei lavoratori.
Entro quando va comunicato il piano ferie
Una delle prime cose da sapere nell’ambito della gestione delle ferie da parte del datore di lavoro riguarda quando comunicare il piano ferie aziendale ai dipendenti.
La norma generale lascia una certa libertà decisionale al datore di lavoro. Possiamo fare infatti riferimento all’articolo 2109 del codice civile. Il comma 3 specifica che: “L’imprenditore deve preventivamente comunicare al prestatore di lavoro il periodo stabilito per il godimento delle ferie”.
Tuttavia, il contratto di lavoro potrebbe essere più specifico, riportando dei termini precisi entro cui l’azienda è tenuta a comunicare i periodi in cui i lavoratori possono fare richiesta di ferie.
A prescindere da ciò, il datore è comunque tenuto a rispettare i principi di buona fede e di correttezza. Questo vuol dire assicurarsi che tutti i lavoratori sappiano quando poter andare in ferie con almeno 2, ancor meglio 3 mesi di anticipo.
Un tale periodo di tempo è adeguato e dà la possibilità ai dipendenti di organizzare e programmare al meglio i periodi di riposo.
A margine, bisogna sottolineare l’importanza che assume programmare e condividere in anticipo i periodi di ferie estive, natalizie e i periodi di chiusura aziendale.
Questi periodi infatti coincidono nella maggior parte dei casi con i momenti in cui il dipendente può fruire delle due settimane di ferie continuative stabilite dal DECRETO LEGISLATIVO 19 luglio 2004, n. 213.
Cosa dice la legge sulle ferie dei dipendenti
Oltre a quelli relativi alle comunicazioni per tempo del piano ferie, quali altri obblighi ha il datore di lavoro? Quali sono le sanzioni in cui può incorrere se non li rispetta?
Andiamo a vedere gli obblighi specifici in materia ferie:
- Periodo minimo di ferie: il datore di lavoro non può concedere meno di quattro settimane di ferie l’anno.
- Fruizione delle ferie: almeno due settimane dovranno essere utilizzate nell’anno della maturazione. Le altre due settimane, nel caso in cui non verranno prese, saranno utilizzabili nei 18 mesi successivi
- Ferie frazionate o continuative: delle quattro settimane di ferie obbligatorie per legge, almeno due devono essere continuative. I restanti giorni (più quelli eventualmente previsti dal CCNL di riferimento), possono essere frazionati.
- Ferie collettive e individuali: il datore di lavoro può stabilire delle settimane di ferie collettive, ovvero la chiusura aziendale o di un dipartimento. Il singolo dipendente, però, può anche chiedere ferie individuali, da sottoporre ad approvazione. Anche per questo, è importante stabilire un piano ferie aziendale.
Le possibili sanzioni
Cosa succede se non si rispettano le linee guida dettate dalla legge sul periodo annuale di ferie? Ci sono innumerevoli sanzioni a cui vanno incontro le aziende che non rispettano le leggi relative alle ferie, che aumentano in base al numero di lavoratori coinvolti e alla durata della violazione:
- Da 120 a 720 euro: sanzione amministrativa generale
- Da 480 a 1.800 euro: se la violazione interessa più di cinque lavoratori ovvero si è protratta per almeno 2 anni
- Da 960 a 5.400 euro se la violazione si riferisce a più di dieci lavoratori o si è verificata per almeno 4 anni.
Oltre a quelle elencate, bisogna anche considerare le possibili richieste di risarcimento dei dipendenti che non dovessero vedersi riconosciuti i loro diritti relativi alle ferie.
Come creare un piano ferie efficace
Alla luce di tutto ciò, per creare un piano ferie efficace è necessario prendere in considerazione diversi fattori. Tra questi sicuramente rientrano la dimensione dell’azienda, il numero dei dipendenti, i periodi di picco di lavoro, e le modalità di divisione dei turni (unico, doppio turno o tre turni).
Successivamente si può passare alla creazione del piano ferie aziendale vero e proprio, avendo cura di:
Consultare i dipendenti
Come abbiamo visto, la normativa impone al datore di tenere conto delle esigenze dei lavoratori. Stabilire con loro i migliori periodi dell’anno in cui è possibile richiedere e ottenere le ferie, sicuramente aiuta alla buona riuscita del piano ferie.
I lavoratori infatti si sentiranno presi in considerazione e apprezzeranno il fatto che l’azienda si preoccupa del loro tempo libero. Questa attenzione può avere risvolti positivi, andando a influenzare la produttività, il turnover e, in generale, il morale dei dipendenti.
Definire le esigenze aziendali
Il secondo passaggio, importante e anche previsto dal codice civile, è quello di definire le esigenze dell’azienda stessa.
Ogni organizzazione ha periodi in cui i carichi di lavoro sono più intensi e periodi dove invece le richieste, gli ordini da evadere e le mansioni da svolgere sono inferiori.
Questi periodi dovrebbero fare da guida e aiutare a stilare un prospetto ferie che non comporti all’azienda un calo di produttività causato dall’assenza dei lavoratori.
Creare una politica ferie e permessi chiara e definita
È bene preparare un documento che spieghi ai lavoratori tutto ciò che c’è da sapere riguardo le ferie e i permessi di lavoro.
Il documento dovrebbe quindi contenere informazioni in merito a:
- Come richiedere le ferie
- Le modalità di approvazione
- Il numero massimo di giorni che possono essere richiesti
- Modalità di fruizione delle ferie
L’obiettivo è rendere l’intero processo di richiesta e approvazione delle ferie il più rapido, chiaro e trasparente possibile.
Ti piacerebbe ottimizzare il processo di richiesta dei permessi nella tua azienda? Scarica la nostra guida alla gestione dei permessi di lavoro e scopri come gestire le richieste in modo facile ed efficace.
Scegliere il giusto strumento
L’intera gestione delle ferie in azienda, dalla realizzazione del piano ferie, fino al calcolo delle ferie maturate e residue, può avvenire in vari modi.
Una microimpresa può anche gestire il tutto utilizzando dei fogli cartacei o creando il proprio piano ferie in Excel. Tuttavia, man mano che il numero dei dipendenti aumenta, diventa imprescindibile affidarsi a programmi che possano automatizzare il tutto, o che ancor più semplicemente, che possano rendere la richiesta delle ferie, il conteggio e la fruizione stessa un’operazione semplice e immediata che non crei rallentamenti e perdite di tempo, tanto ai lavoratori quanto all’azienda.
Strumenti utili per creare il piano ferie
Gli strumenti che si possono utilizzare per creare un piano ferie aziendale sono molteplici, ma non tutti sono altrettanto pratici. Vediamoli tutti quindi, specificando quando è opportuno utilizzarli.
Il piano Ferie Excel di Factorial
Studiare un piano ferie sui fogli di calcolo, per quanto utile, può essere un procedimento complesso per chi non è pratico di questi strumenti.
Factorial, però, mette a disposizione in maniera gratuita un modello di richiesta ferie completo e già strutturato, totalmente modificabile, che permetta di semplificare la gestione, il calcolo e la distribuzione delle ferie dei dipendenti.
Fogli cartacei
I fogli cartacei sono sicuramente lo strumento più semplice per realizzare il piano ferie aziendale. Tuttavia, sono anche lo strumento meno pratico.
Si tratta di un semplice foglio, o più fogli, in cui sono riportati i nomi dei dipendenti e i periodi in cui l’azienda è disponibile a concedere ferie e permessi. Si può optare per fogli in formato A4, sufficienti per aziende con pochi dipendenti, o il formato A3, adatto ad aziende con un numero elevato di dipendenti.
L’intero processo è gestito manualmente, con i responsabili HR che devono occuparsi di aggiornare costantemente il foglio e i dipendenti che devono far pervenire le richieste, in forma scritta, al dipartimento HR.
Fogli di calcolo elettronici
I fogli di calcolo come Microsoft Excel o Google Sheets sono strumenti utilizzati da diverse realtà. Sono strumenti versatili, semplici e tutto sommato facili da utilizzare.
Grazie a questi fogli è possibile creare una pratica tabella che tiene traccia dei giorni di ferie maturati, goduti e residui di ciascun dipendente. È possibile anche inserire formule per il conteggio automatico dei giorni.
Utilizzarli significa però continuare a gestire il processo in buona parte a mano, esponendosi ad alcuni errori umani, nonché al dover approvare manualmente tutte le richieste pervenute.
Calendari condivisi
In alternativa agli strumenti finora visti, si può optare per i calendari condivisi. Ne esistono di diversi, sia gratuiti come Google Calendar, Outlook Calendar, sia a pagamento. Questi strumenti sono semplici da utilizzare e talvolta dispongono di funzionalità avanzate per condividere il piano ferie e dare ai dipendenti la possibilità di inviare le richieste in maniera rapida.
Software e app specifiche
I software e le app per la gestione di ferie e permessi si focalizzano in modo specifico sulla creazione e sulla condivisione dei piani ferie e risultano molto efficaci per organizzare i processi in modo centralizzato.
Questi strumenti garantiscono un risparmio in termini di tempo, poiché automatizzano molte operazioni che diversamente andrebbero svolte manualmente.
In particolare, i migliori software e app permettono di:
- Creare e condividere un piano ferie aziendale
- Distinguere varie tipologie di ferie e permessi (malattia, maternità, congedo)
- Calcolare automaticamente ferie e permessi maturati e residui
- Consultare in tempo reale le ferie, i permessi e le assenze dei tuoi dipendenti.
Software HR all-in-one
Infine, per una ancor migliore gestione delle ferie in azienda, si può optare per pratici software HR all-in-one.
Questi software non solo garantiscono tutte le funzionalità essenziali (creazione del piano ferie, approvazione delle richieste con un click, calcolo dei giorni maturati…) ma garantiscono una gestione anche di molte altre operazioni nell’ambito HR, semplificando e automatizzando molti processi. Un software HR di qualità oggi può essere utilizzato anche per:
- Rilevare le presenze
- Calcolare le buste paga
- Gestire i turni di lavoro
- Stabilire gli obiettivi aziendali
- Valutare le performance e molto altro.
Differenze tra un piano ferie cartaceo e uno digitale
Come è intuibile, ci sono diverse differenze tra un piano ferie cartaceo e uno digitale. Un piano ferie aziendale realizzato in formato cartaceo implica una gestione manuale dell’intero processo.
Gli addetti e i manager HR, in altre parole, devono occuparsi continuamente di mantenere aggiornati i fogli cartacei, vagliare le richieste di ferie dei dipendenti, verificare la disponibilità e accettare o rigettare tutte le richieste.
Il foglio cartaceo, d’altra parte, comporta anche un lavoro non indifferente da parte dei lavoratori stessi.
Devono fare pervenire le richieste per iscritto e non possono beneficiare di un piano ferie aziendale condiviso e aggiornato in tempo reale.
Diversamente, un piano ferie digitale, sia questo creato in Excel o gestito mediante app o software HR, garantisce una gestione automatizzata del processo.
In particolare, i software o le piattaforme digitali si rivelano di grande aiuto poiché permettono di tenere traccia in tempo reale delle richieste di ferie, calcolano automaticamente i giorni di ferie residui per ogni lavoratore, danno la possibilità di inviare le richieste utilizzando direttamente il software scelto e molto altro.
Tutto questo, come è intuibile, facilita la pianificazione delle ferie e ha risvolti anche sulla produttività dell’azienda stessa, poiché riduce sia il tempo che i lavoratori e i responsabili HR impiegano per la gestione manuale delle ferie, sia minimizza il rischio di errore umano.
Perché scegliere Factorial per il piano ferie aziendale
Se ti stai chiedendo quale software puoi utilizzare per creare con facilità un piano ferie aziendale per il 2024, la risposta è Factorial.
Factorial è gestionale HR all-in-one dotato di un software per la gestione di ferie e assenze, disponibile anche in versione mobile. Ti permette di automatizzare la gestione delle ferie e dei permessi dei tuoi dipendenti, garantendoti un risparmio di almeno 8 ore di lavoro a settimana.
Con Factorial puoi semplificare il processo di richiesta e approvazione. Ti basta accedere alla pagina dedicata per accettare (o rifiutare) con un click tutte le richieste.
Puoi anche creare diverse categorie di ferie e permessi, così da avere sempre sotto controllo il motivo dell’assenza di un dipendente.
Inoltre, il software HR calcola automaticamente le ferie, la ROL e i giorni di malattia dei tuoi dipendenti, rendendo completamente automatizzato e digitalizzato questo processo.
Factorial è il gestionale HR ideale per:
- Automatizzare le richieste di ferie e permessi
- Semplificare la richiesta e la modifica delle ferie con un solo clic
- Assegnare a ogni manager l’approvazione di ferie e congedi del suo team.
- Evitare conflitti nella gestione delle ferie
E non è tutto: il software dispone di molte altre funzionalità che ti permettono di digitalizzare molti altri processi HR, risparmiando ulteriore tempo e denaro.
Utilizzalo anche per rilevare le presenze, monitorare le performance, acquisire talenti, gestire le spese aziendali e molto altro.
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