Localizzazione GPS dei dipendenti: come funziona e come rispettare la privacy

Stai valutando l’idea di introdurre un sistema di localizzazione GPS in azienda per monitorare le presenze? I dipendenti lavorano spesso fuori sede o in smart working?

L’implementazione di un sistema di geolocalizzazione per monitorare la posizione dei lavoratori può essere di aiuto. In questo modo, avrai sempre conoscenza della posizione dei dipendenti durante l’orario di lavoro, puoi registrare con precisione le ore effettivamente lavorate e verificare il rispetto dei regolamenti aziendali e dei contratti di lavoro.

In questo articolo, il focus è incentrato sui sistemi di localizzazione della posizione dei dipendenti tramite GPS.

In particolare, esamineremo le leggi e i regolamenti che disciplinano l’utilizzo di tali sistemi e vedremo quale sistema specifico puoi utilizzare senza rischiare di violare alcuna legge.

Come funziona la localizzazione GPS dipendenti per la rilevazione presenze

La localizzazione GPS dei dipendenti si riferisce a tutti quelle soluzioni che, nell’ambito dei sistemi di rilevazione delle presenze, consentono di determinare con precisione la posizione del lavoratore grazie alla tecnologia GPS (Global Positioning System).

Questi sistemi sono sempre più utilizzati dalle aziende, specialmente da quelle che necessitano di una forza lavoro da remoto per diverse attività produttive, come:

• Incontri con i clienti
• Interventi di manutenzione
• Consegne
• Lavori edili

Inoltre, l’utilizzo dei sistemi di localizzazione GPS è sempre più diffuso nelle aziende che adottano il lavoro in smart working. Questi sistemi consentono di sapere quando il lavoratore a distanza inizia e termina la giornata lavorativa, nonché da quale luogo fisico svolge i compiti e le mansioni assegnate.

Dal punto di vista tecnico, per rilevare le presenze e gli orari di lavoro tramite GPS, è necessario richiedere l’installazione di app specifiche sui dispositivi dei lavoratori dotati di funzionalità GPS.

Tipicamente, queste app vengono installate su smartphone, ma anche tablet e smartwatch possono essere utilizzati per questo scopo. Il sistema installato elabora quindi i dati inviati dal lavoratore, tracciando:

• Orari di inizio lavoro
• Orari di fine lavoro

La localizzazione dei dipendenti tramite GPS consente quindi di soddisfare diverse esigenze. Grazie a questi strumenti, è possibile non solo rilevare le presenze in azienda in modo semplice e veloce, evitando la registrazione manuale o l’uso di altri strumenti come i badge aziendali, ma consente anche di sapere effettivamente dove si trova il lavoratore, garantendo un migliore controllo della forza lavoro.

Geolocalizzazione lavoratori dipendenti perché è importante

Ci sono diversi motivi che dovrebbero spingerti a implementare in azienda un sistema di localizzazione della posizione dei lavoratori. Queste motivazioni soddisfano non solo gli interessi dell’organizzazione, ma anche quelli dei lavoratori stessi.

Più nel dettaglio:

• Trasparenza: la geolocalizzazione dei dipendenti mette al primo posto la trasparenza. Come datore di lavoro, stai utilizzando uno strumento per contrastare l’assenteismo e comportamenti illeciti simili. D’altra parte, i dipendenti sanno di lavorare in un’organizzazione che monitora e retribuisce in modo preciso tutte le ore lavorate, compresi gli straordinari.
• Sicurezza: se la tua attività comporta interventi in zone pericolose, sapere esattamente dove si trova un lavoratore ti consente di intervenire tempestivamente in caso di incidenti o situazioni che possano mettere a rischio la sicurezza.
• Ottimizzazione dei turni di lavoro: la rilevazione delle presenze combinata con la localizzazione può aiutarti a ottimizzare i tempi di lavoro. Ciò ti consente di distribuire in modo più efficiente i carichi di lavoro, riducendo al minimo il rischio di situazioni sgradevoli legate alla mancanza di personale.
• Rispetto delle norme: infine, come vedremo nel dettaglio nel prossimo paragrafo, le normative attuali non solo ti obbligano ad adottare un sistema per monitorare le presenze in azienda, ma ti consentono anche di localizzare la posizione dei dipendenti entro certi limiti. Pertanto, questa pratica è assolutamente legittima e va incontro agli interessi di tutte le parti coinvolte.

GPS e localizzazione dipendenti: cosa dice la normativa

Vediamo ora di comprendere le normative che è necessario conoscere prima di richiedere ai lavoratori di installare un’app sul proprio smartphone, la quale ha la funzione di geolocalizzare la posizione del dipendente durante l’orario di lavoro.

Il principio fondamentale su cui si basano tutte le leggi e i provvedimenti è contenuto nell’ articolo 41 della Costituzione, che consente al datore di lavoro di avere la libertà d’iniziativa economica a condizione che questa rispetti la dignità umana.

Pertanto, come datore di lavoro, hai la facoltà di stabilire delle regole, ma sempre nel rispetto dei lavoratori, tutelando la loro dignità e riservatezza.

Partendo da questi presupposti, sono state definite delle regole che è necessario conoscere, contenute nello Statuto dei Lavoratori Legge 20 maggio 1970, n. 300, nelle successive modifiche contenute nel D. Lgs. n. 151/2015 nelle disposizioni stabilite dal Garante per la protezione dei dati personali nel Codice in materia di protezione dei dati personali.

Dall’insieme di queste norme emerge che, come datore di lavoro, puoi utilizzare sistemi di geolocalizzazione a condizione che le informazioni che desideri acquisire siano finalizzate a:

• Ottimizzare l’allocazione delle risorse
• Soddisfare le esigenze dell’azienda
• Garantire una maggiore tutela e sicurezza dei lavoratori
• Proteggere i beni aziendali

Inoltre, è importante ricordare che i lavoratori devono essere preventivamente informati riguardo al sistema di rilevazione delle presenze e localizzazione che intendi utilizzare in azienda.

Il rispetto di queste norme è garantito solo da applicazioni che dichiarano di soddisfare i requisiti. In generale, lo strumento utilizzato deve garantire che il monitoraggio dell’attività sia attivo solo durante le ore di lavoro, deve raccogliere solo dati strettamente necessari e, inoltre, il lavoratore deve essere informato quando il servizio di geolocalizzazione è attivo.

Localizzazione GPS dipendenti e rispetto della privacy

Rimanendo sul tema del rispetto della privacy, vediamo ora cosa altro è importante conoscere prima di installare qualsiasi strumento pensato per geolocalizzare i dipendenti.

In particolare, come datore di lavoro, c’è un importante adempimento da svolgere, ovvero la Valutazione di Impatto sulla Privacy (D.P.I.A.).

I sistemi di geolocalizzazione, come stabilito dal Garante al provvedimento N°467 del 2018, rientrano tra le tecnologie che consentono un controllo a distanza dei dipendenti. Di conseguenza, è necessario riportare nella suddetta documentazione una serie di informazioni, tra cui:

• Modalità e utilizzo dei dati acquisiti
• Finalità dei dati acquisiti
• Valutazione dei rischi

In linea generale, la scelta dello strumento, a parità di funzionalità, dovrebbe sempre orientarsi verso quello meno invasivo. È compito tuo, come già accennato in precedenza, informare i dipendenti sull’utilizzo dello strumento, tenendo sempre presente la necessità di bilanciare al meglio le finalità con le libertà e i diritti dei lavoratori.

In sintesi e per integrare quanto detto, le leggi e il Garante oggi consentono l’utilizzo di applicazioni installate sugli smartphone dei lavoratori per determinare la loro posizione.

Tuttavia, l’azienda non è autorizzata ad accedere a ulteriori informazioni al di là delle coordinate, e il lavoratore deve essere informato se il servizio di geolocalizzazione è attivo.

In ogni caso, la rilevazione non può essere continua, ma deve limitarsi all’orario di lavoro.

Come funziona la geolocalizzazione nella rilevazione presenze con Factorial

Se stai cercando un’applicazione conforme alle attuali leggi da utilizzare per rilevare le presenze e localizzare la posizione dei dipendenti, ti consigliamo di utilizzare Factorial.

Factorial è il software che ti permette di digitalizzare la rilevazione delle presenze in azienda. Puoi gestire l’intero processo utilizzando il software o l’app.

L’applicazione, una volta installata sugli smartphone dei dipendenti, può essere utilizzata per la rilevazione delle presenze e il controllo delle ore lavorate da tutti i dispositivi. I lavoratori devono semplicemente aprire l’app e timbrare elettronicamente il cartellino.

In automatico, beneficerai non solo di un foglio presenze aggiornato in tempo reale, ma potrai anche utilizzare molte altre funzionalità:

• Approvare o rifiutare le schede attività
• Revisionare e gestire i turni di lavoro
• Monitorare le ore di lavoro ordinarie e straordinarie

Per quanto riguarda il sistema di timbratura con geolocalizzazione, i lavoratori, previo consenso riguardo alle politiche di geolocalizzazione, possono attivarlo in modo molto semplice. Basta seguire questi passaggi:

• Aprire l’app
• Selezionare “Rilevazione presenze”
• Fare clic su “Impostazioni”
• Selezionare la “Politica di Rilevazione Presenze”
• Cliccare su “Impostazioni criteri”
• Attivare l’opzione “Usa Geolocalizzazione”

Una volta attivata la geolocalizzazione, ogni volta che il lavoratore timbra elettronicamente il cartellino con Factorial, il software salva automaticamente le coordinate da cui il dipendente ha effettuato la timbratura.

E non è tutto, come datore di lavoro o amministratore, puoi controllare in qualsiasi momento le coordinate e creare report su di esse.

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E se, oltre alle presenze, desideri digitalizzare molti altri processi nell’ambito delle risorse umane, puoi farlo sempre utilizzando Factorial. Scopri anche le altre funzionalità:

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• E molto altro ancora

Localizzazione GPS dipendenti: le conclusioni

In questo approfondimento abbiamo esaminato l’importanza di rilevare le presenze e la posizione dei lavoratori in azienda, fuori sede e in modalità di lavoro smart working attraverso apposite applicazioni conformi alle leggi e rispettose della privacy dei lavoratori.

In conclusione, oggi puoi contare su Factorial per registrare la localizzazione dei dipendenti, migliorando così il controllo e l’efficienza del lavoro, nel pieno rispetto della normativa sulla privacy e garantendo al contempo trasparenza e sicurezza sia per l’azienda che per i lavoratori.

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