Guida all’amministrazione del personale

Cos’è l’amministrazione del personale e perché è fondamentale per un’azienda? Qual è il miglior modo per implementarla in maniera efficace?

L’amministrazione del personale è un attività fondamentale all’interno di un’azienda, relativa a tutti gli aspetti burocratici della gestione dei dipendenti, dal contratto di assunzione alla gestione dei congedi e dei permessi, fino alle procedure di off-boarding e l’eventuale recessione del contratto.

In questo approfondimento, andremo a vedere nel dettaglio quali sono i compiti di un amministratore del personale, quali competenze deve avere e in che modo un software HR all’avanguardia può aiutare a ottimizzare e digitalizzare tutti i processi di amministrazione del personale.

• Cosa fa l’amministrazione del personale
• Quali competenze deve avere l’amministratore del personale
• Le funzioni principali dell’amministrazione del personale
• Strumenti utili per l’amministratore del personale
• Ottimizza l’amministrazione del personale con Factorial

Cosa fa l’amministrazione del personale

Ogni azienda, a prescindere dalla dimensione, ha bisogno di un efficiente sistema di amministrazione del personale.

Questo sistema permette al datore di lavoro di assicurarsi che tutta la burocrazia relativa alla vita del dipendente in azienda sia documentata e amministrata in maniera efficiente e funzionale.

A occuparsene è l’amministratore del personale, che redige, conserva e aggiorna tutti i documenti amministrativi e fiscali relativi al rapporto di lavoro tra azienda e dipendente.

Il ruolo di questa figura è cruciale per il benessere dei dipendenti e ha un’ampia gamma di responsabilità, che vanno dalla stipula dei contratti di lavoro, al pagamento dei salari e alla gestione delle richieste del personale (come ad esempio i permessi, le ferie e i congedi).

Insomma, l’amministrazione del personale si occupa di tutto ciò che riguarda la vita dell’impiegato dal punto di vista burocratico e legale, garantendo che tutti gli aspetti vengano gestiti con ordine e trasparenza in tutte le loro fasi.

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Quali competenze deve avere l’amministratore del personale

Per gestire l’amministrazione del personale, vista la complessità del ruolo, sono necessarie numerose competenze. Questa figura, infatti, deve essere altamente formata in ambito economico e legale.

Nello specifico, l’amministratore del personale possiede le competenze tecniche relative alla stipula dei contratti, alla gestione delle retribuzioni e dei contributi, e può affidarsi a un’approfondita conoscenza delle normative che regolano il lavoro.

Ma non è tutto: questo professionista, oltre alla preparazione tecnica, ha anche bisogno di una vasta gamma di soft skills necessarie per svolgere il suo lavoro in maniera ottimale. Tra queste ci sono sicuramente l’alta capacità organizzativa e la capacità di stabilire priorità, ma anche le capacità interpersonali come l’empatia, fondamentali per chiunque ricopre un ruolo nell’ambito delle risorse umane.

Ma come si può acquisire un bagaglio di competenze professionali così vasto? Il modo più semplice è quello di intraprendere un percorso specifico, che includa una laurea triennale in Economia o in Servizi Giuridici per l’Impresa (o una laurea in Giurisprudenza) e una specializzazione relativa al settore specifico delle risorse umane e dell’amministrazione del personale.

Le funzioni principali dell’amministrazione del personale

Di cosa si occupa, nello specifico, un amministratore del personale?

Abbiamo parlato in maniera generica delle responsabilità che riguardano l’amministrazione del personale, ma andiamo a vedere nel dettaglio quali sono le aree di cui si occupa questo dipartimento.

Le funzioni dell’amministrazione del personale posso essere suddivise in due macro categorie: l’adempimento delle norme di legge e l’amministrazione delle politiche del personale.

Adempimento di norme di legge

• Stipulazione e rispetto dei contratti di lavoro
  Un amministratore del personale si occupa di redigere il contratto di lavoro di un dipende e di tutta la contrattualistica relativa alla vita del dipendente in azienda, inclusi i congedi e l’eventuale fine del rapporto lavorativo.
• Gestione della burocrazia e delle comunicazioni con enti pubblici e uffici contabili
  Il ruolo richiede anche di inviare comunicazioni ufficiali a enti previdenziali e uffici del lavoro e assicurarsi che tutti i versamenti siano effettuati puntualmente. Ad esempio, l’amministratore del personale gestisce direttamente le comunicazioni con gli enti come l’INPS, l’INAIL o l’Agenzia delle Entrate.
• Gestione dei pagamenti dei salari dei dipendenti
  È l’amministratore del personale a occuparsi del pagamento dei salari, dell’invio delle buste paga e del calcolo di indennità, detrazioni fiscali dagli stipendi e contributi previdenziali e assistenziali.

Amministrazione delle politiche del personale

• Inquadramento aziendale dei dipendenti
  L’amministratore del personale ha il compito di gestire l’organigramma dell’azienda e di definire l’inquadramento giuridico ed economico dei dipendenti.
• Aggiornamento dei dati sulle variazioni del personale
  È necessario anche tenere sempre aggiornati i dati relativi agli ingressi, le uscite e il numero di dipendenti all’interno dell’azienda.
• Tracciamento e controllo delle presenze
  Un amministratore del personale deve monitorare la presenza dei dipendenti nell’azienda, registrando e approvando le ore lavorate dai dipendenti, assicurandosi che non ci siano errori nel tracciamento o discrepanze. È suo anche il compito di registrare le assenze.
• Gestione delle richieste del personale (es. congedi, permessi, ferie…)
  L’amministratore ha anche il compito di gestire congedi, permessi e ferie, oltre che tutte le richieste del personale.
  In questo processo, spesso questa figura deve anche occuparsi di fare in modo che eventuali assenze degli impiegati non impattino il workflow dell’azienda.

Strumenti utili per l’amministratore del personale

Ovviamente, un ruolo così complesso e cruciale, che spazia in diversi ambiti amministrativi dell’azienda, necessita di una serie di strumenti che gli permettano di poter svolgere al meglio il proprio lavoro.

Nello specifico, un amministratore del personale ha bisogno di strumenti attraverso i quali raccogliere, conservare, aggiornare e monitorare dati e documenti relativi al personale dell’azienda.

Tutto questo può essere svolto manualmente attraverso fogli di calcolo e reportistica, come ad esempio Excel, specializzato nell’aggregazione e l’analisi dei dati relativi ai processi aziendali.

Il procedimento, però, può rivelarsi lungo, macchinoso e può essere soggetto all’errore umano, in particolare per quanto riguarda le aziende in rapida crescita. Per questo motivo, nel corso degli anni sono stati sviluppati una serie di software specifici studiati appositamente per automatizzare e ottimizzare questi processi.

Esempi di software utili per l’amministrazione del personale

• App o software di rilevazione presenze
  Uno dei software più importanti è quello che riguarda la timbratura dei cartellini. Un sistema digitale di timbratura permette di registrare le ore di lavoro, le pause e le assenze dei dipendenti.
• App o software per la gestione delle ferie e i permessi
  Attraverso questi strumenti, è possibile gestire al meglio le ferie dei dipendenti, rispettando le leggi e assicurando in azienda una comunicazione interna pianificata che permetta anche di evitare la sovrapposizione di assenze e di garantire una copertura adeguata delle attività aziendali.
• App o software per l’organizzazione dei turni di lavoro
  Organizzare i turni di lavoro è un processo complesso non solo per la produttività, ma anche per la necessità di dover rispettare le varie normative che regolano il tutto e per il bisogno di garantire il benessere degli impiegati. Per questo, spesso un software è la migliore soluzione per automatizzare i processi in maniera efficace e istantanea.
• App o software per ottimizzare le procedure di assunzione o cessazione dei rapporti lavorativi
  Quasi tutte le procedure di assunzione o fine dei rapporti lavorativi posso essere automatizzate, con la digitalizzazione di tutte le fasi di onboarding e off-boarding in azienda.
  Ad esempio, un software efficace dovrebbe fornire al candidato una check-list di cose da fare in vista dell’assunzione e rendere disponibili tutti i documenti relativi, oltre che implementare un sistema di firma digitale.
• App o software per la gestione delle buste paga
  È possibile affidare alla tecnologia lo svolgimento delle varie operazioni ripetitive e manuali nell’elaborazione e la rendicontazione delle buste paga. Oltre questo, è possibile automatizzare la distribuzione delle buste paga, obbligatoria per legge.
  
• App o software di gestione dei documenti
  Uno strumento di questo tipo aiuta a ottimizzare la gestione e l’archiviazione dei documenti, sia cartacei sia digitali. In particolare, la scelta di un software affidabile permette anche di rispettare con più facilità tutte le normative sulla privacy dei dati, oltre che di condividere con rapidità e sicurezza i documenti.
  

Ottimizza l’amministrazione del personale con Factorial

Studiare un modo efficace per avere sotto controllo tutti questi sistemi può essere complesso, proprio per questo Factorial si propone di offrire una soluzione all-in-one a tutte le necessità dell’amministrazione del personale.

A prescindere dalla dimensione della tua azienda, tutti i processi possono essere ottimizzati in maniera semplice e veloce grazie a Factorial. Questo innovativo software HR ti permetterà, tra le altre cose, di:

• Creare workflow automatizzati che si attivano in base ad azioni specifiche come “nuovo dipendente assunto” o “nuovo documento caricato”.
• Creare il tuo organigramma aziendale e tenerlo aggiornamento in modo automatico.
• Generare report HR personalizzati per monitorare i KPI aziendali.
• Gestire i documenti da remoto ovunque ti trovi, in maniera sicura.
• Gestire le ferie e i permessi dei dipendenti in maniera rapida e semplice.

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