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Formazione del personale: come farla e perché è fondamentale [+ Modello]

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9 minuti di lettura
formazione del personale

Quanto investi nella formazione del personale? Sai come far crescere il più rapidamente possibile i talenti in azienda?

Lo sviluppo delle nuove tecnologie e i cambiamenti che stanno coinvolgendo tutti i settori lavorativi stanno portando le organizzazioni a escogitare metodi sempre più efficienti per beneficiare di lavoratori preparati, produttivi e pronti a rispondere positivamente a tutte le nuove necessità. 

Investire in formazione, come vedremo in questo articolo, porta numerosi vantaggi: per la tua azienda, che aumenta la sua competitività sul mercato e per i lavoratori, che godono di programmi personalizzati e pensati per la loro crescita professionale e talvolta anche personale. 

In questo approfondimento il focus è incentrato sulla formazione del personale aziendale. Vedremo cos’è, come implementarla e soprattutto come l’utilizzo di nuove tecnologie può aiutarti a pianificare, monitorare e implementare efficaci piani di formazione personalizzati.

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Cos’è la formazione del personale 

Per formazione del personale si intendono l’insieme di programmi che un’azienda propone ai dipendenti con l’obiettivo di farli crescere e di fargli sviluppare nuove abilità e nuove competenze.

Esistono molteplici piani di formazione. Ognuno è focalizzato su un obiettivo. Puoi organizzare corsi finalizzati ad aumentare le competenze digitali in azienda, corsi per migliorare le competenze comunicative o altre soft skills. La scelta è ampia e tutto dipende dalle esigenze dell’azienda. 

Molto diversi risultano anche i metodi che puoi utilizzare per far sviluppare le nuove competenze ai dipendenti.

Ne sono un esempio le forme di: 

  • Coaching 
  • Mentoring 
  • Autoapprendimento 

Inoltre, i programmi di formazione possono essere rivolti a tutti i talenti in azienda o solo ad alcuni. Possono parteciparvi quindi solo coloro che ricoprono alcune posizioni aziendali, oppure possono parteciparvi solo coloro che hanno alcune lacune che hai bisogno vengano colmate al più presto.

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👉 Scopri qui come il software di Factorial può aiutarti nella formazione aziendale dei dipendenti.

👉 Oppure leggi “Coaching aziendale: il trend HR 2022 è puntare su formazione e sviluppo”.

Che cosa significa fare formazione aziendale

Come avrai già capito fare formazione aziendale significa in primo luogo individuare le esigenze dell’organizzazione. Successivamente sei tenuto a valutare le lacune dei dipendenti. 

Sulla base di quanto emerso dovrai stilare un piano di formazione aziendale quanto più preciso possibile che possa in breve tempo portare i lavoratori ad acquisire tutte quelle conoscenze e competenze essenziali per migliorare le prestazioni sul posto di lavoro. 

Individuare le lacune dei dipendenti in azienda non è semplice, tuttavia, dedicarsi alla valutazione delle performance aziendali, analizzare i risultati raggiunti da ogni lavoratore, proporre a cadenza regolare test autovalutativi, sono tutti efficaci modi di procedere che ti aiuteranno ad avere chiaro l’attuale livello di preparazione dei lavoratori. 

Come vedremo nel corso di questo approfondimento, la tecnologia gioca un ruolo determinante poiché ti permette di acquisire facilmente tutte le informazioni di cui hai bisogno per realizzare un efficace piano di formazione del personale dipendente. 

👉 Leggi l’articolo “Bilancio delle competenze: cos’è e a cosa serve? Definizione ed esempi”.

👉 Oppure “Valutazione delle performance individuale: la guida completa 2022”.

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Perché è importante fare formazione del personale in azienda 

Sono molti i motivi che spiegano l’importanza di investire nella formazione del personale in azienda. Tutto parte da un presupposto che non puoi ignorare: entro il 2025 la metà dei lavoratori dovrà riqualificarsi. 

A rilevarlo è il World Economic Forum, il quale sottolinea come lo sconvolgimento tecnologico in atto rende necessario, oggi più che mai, preparare i lavoratori al mercato del lavoro futuro. La formazione riguarda quindi un lavoratore su due e si stima che il tempo minimo necessario per acquisire le nuove (e necessarie) competenze sia di circa sei mesi. 

La riqualificazione o reskilling in inglese dovrà concentrarsi non solo sull’acquisizione delle competenze hard, ma soprattutto sulle soft skills. Le soft skills giocheranno un ruolo fondamentale, in particolare dovresti aiutare i lavoratori nel potenziare: 

  • Pensiero critico 
  • Capacità di risoluzione dei problemi 
  • Apprendimenti attivo 
  • Flessibilità 
  • Resistenza allo stress 
  • Resilienza

👉 Leggi l’articolo “Soft Skills lista 2022: le 10+1 competenze più richieste”.

Formazione del personale dipendente: i vantaggi 

Dovresti al più presto dedicarti alla formazione del personale. Oltre la reale esigenza di riqualificare i lavoratori evidenziata in precedenza, ci sono aspetti di cui tenere conto e che giustificano l’importanza di investire nella formazione dei lavoratori. 

Aumento del tasso di fidelizzazione 

Più investi in formazione più i tuoi dipendenti saranno orgogliosi di lavorare per un’azienda che mette al primo posto la crescita professionale e lo sviluppo delle competenze. 

Dipendenti soddisfatti difficilmente vanno alla ricerca di nuove e migliori opportunità lavorative e questo aspetto porta a una riduzione dei tassi di turnover. A sua volta minori tassi di turn over ti permettono di pianificare al meglio le attività, di non dover ogni volta spendere tempo e risorse per formare un nuovo dipendente. 

👉 Leggi l’articolo “Riduci il tasso di turnover del personale con un software HR”.

Sviluppo della leadership 

Avere dipendenti qualificati in azienda favorisce lo sviluppo della leadership, una dote essenziale oggi per la crescita di tutta l’organizzazione. 

I migliori lavoratori infatti possono ricoprire via via posizioni sempre più di responsabilità, aiutare i nuovi dipendenti nella formazione, aiutare te nella definizione dei futuri obiettivi aziendali. 

Il successo della tua azienda, in altre parole, dipende soprattutto dalle persone che ti sono a fianco. Più queste sono preparate più sarà semplice far evolvere il business nella giusta direzione. 

👉 Leggi l’articolo “Leadership: le 5 skill fondamentali per essere un leader”.

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Definisci la cultura aziendale 

Cosa comunica la tua azienda agli occhi esterni? Se l’organizzazione crede e investe nella formazione del personale, presto il messaggio uscirà dai confini aziendali. La tua azienda così inizia a costruirsi una nuova immagine, distinguendosi rispetto alle tante altre aziende che non mettono i dipendenti al primo posto.

Una cultura aziendale forte porta benefici tangibili: 

  • Più candidature per le posizioni lavorative aperte 
  • Crescita del brand 
  • Maggior fiducia da parte dei clienti
  • Maggiori tassi di soddisfazione del personale 

👉 Leggi l’articolo “Cultura aziendale: cos’è, quali tipi con esempi e dettagli”.

Aumenti la produttività 

Infine, ma non per ordine d’importanza, definiti ed efficaci programmi di formazione aziendale portano una crescita della produttività in azienda. In fondo è proprio questo l’obiettivo finale. 

La formazione del personale dovresti vederla come un vero e proprio investimento che non tarderà a ricompensarti.

👉 Leggi l’articolo “Produttività del lavoro: 12 tecniche per misurarla e aumentarla”.

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Come fare formazione del personale 

Ti potresti chiedere a questo punto come creare un piano di formazione del personale aziendale. La prima cosa da sapere è che non esiste un unico piano di formazione e sviluppo. 

Spetta a te valutare quali sono le attuali esigenze e tracciare un percorso di crescita futuro che riguarda tanto i lavoratori quanto la tua azienda. Per fare un piano di formazione del personale dovrai quindi: 

👉 Leggi l’articolo “Formazione blended: cos’è e come implementarla in azienda”.

Individuare le esigenze 

Come anticipato il primo passaggio consiste nell’individuare quali competenze e abilità hanno bisogno di acquisire i dipendenti. Puoi avvalerti di strumenti quali: test valutativi e auto valutativi. Questi sono ideali per identificare le carenze in organico. 

Scegliere il corso o il piano d’apprendimento 

Il secondo passaggio prevede d’individuare il corso da far frequentare ai lavoratori selezionati. Le variabili da tenere in conto sono: 

  • Qualità 
  • Durata 
  • Costo

Idealmente, il tuo obiettivo è individuare un corso realmente utile per la tua organizzazione e per i lavoratori, che abbia una durata ragionevole rispetto alla competenza che promette di far acquisire e che abbia un costo in linea con il budget da te preventivato.  

Invitare i lavoratori ad acquisire nuove competenze 

A questo punto non ti resta che invitare i lavoratori a frequentare i corsi scelti. I lavoratori tendenzialmente accettano di buon grado la novità, tuttavia, è buona norma spiegare il perché si è deciso per un determinato corso di formazione. 

👉 Leggi l’articolo “I migliori corsi di formazione per Risorse Umane”.

Misurare le competenze acquisite 

L’ultimo passaggio che ti rimane è valutare se il dipendente abbia realmente acquisito le nuove competenze. Puoi nuovamente chiedergli di effettuare alcuni test valutativi. Se i risultati sono soddisfacenti allora la nuova competenza o abilità risulta acquisita.

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Esempi di piano di formazione del personale

Vediamo ora alcuni piani di formazione. Puoi decidere liberamente le priorità. Ad esempio, il primo obiettivo potrebbe essere migliorare alcune soft skills, successivamente potresti passare all’acquisizione di alcune competenze tecniche. In dettaglio: 

Piani di formazione per lo sviluppo delle competenze trasversali 

I programmi di formazione si concentrano sul potenziamento delle soft skills. A seconda delle carenze individuate, i lavoratori seguono corsi di formazione specifici, ad esempio incentrati in migliorare le capacità di: 

  • Lavorare in team 
  • Lavorare sotto pressione 
  • Parlare in pubblico 
  • Leadership 

👉 Leggi l’articolo “Competenze trasversali: la lista delle 25 soft skill fondamentali”.

Piani di formazione per lo sviluppo delle competenze tecniche 

Il focus di questi programmi è permettere ai lavoratori di acquisire nuove competenze di tipo tecnico. Ad esempio, se decidi di utilizzare un nuovo software dovrai anche formare i dipendenti così che possano imparare nel minor tempo possibile a utilizzarlo.

Piani di formazione in ambito sicurezza 

Un altro esempio di piano di formazione del personale può essere incentrato sulla sicurezza. Sicurezza è un termine ampio che include sia programmi per migliorare i livelli di salute e sicurezza sul posto di lavoro, sia programmi pensati per aumentare la sicurezza informatica delle reti aziendali. Anche in questo caso, il tuo compito è individuare le priorità e poi muoverti di conseguenza. 

👉 Leggi l’articolo “Sicurezza sul lavoro: le novità della circolare INAIL”.

Piani di formazione in ambito conformità 

I piani di formazione alla conformità sono necessari per far acquisire ai dipendenti tutte le conoscenze riguardo le norme, le leggi e le politiche interne aziendali che sono tenuti a conoscere. 

Questi corsi sono importanti perché ti assicurano che tutti i lavoratori seguano standard ben precisi necessari, ad esempio, per fornire prodotti di qualità, un’ottima assistenza clienti e così via. 

Piani di formazione per i neo assunti 

I piani di formazione e orientamento per i neoassunti, anche conosciuti come piani di onboarding, sono necessari per mettere il nuovo dipendente nelle condizioni di apprendere tutto ciò di cui ha bisogno per rendersi subito utile all’organizzazione. 

Generalmente i percorsi prevedono che il nuovo assunto sia affiancato da un tutor o da un mentore, il quale si occuperà dell’accoglienza e di spiegare quali sono i compiti e le mansioni di cui deve occuparsi. 

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Formazione aziendale: perché distinguere tra hard e soft skills

I piani di formazione del personale non possono focalizzarsi solo sull’acquisizione di nuove hard skills. Come abbiamo visto è importante concentrarsi anche sulle soft skills. Le prime, come ben sai, sono competenze di tipo tecnico. È semplice misurarle e quindi capire se il lavoratore le ha acquisite o meno. 

Le seconde invece sono più difficili da misurare. Come People Manager o datore di lavoro sei chiamato tu stesso a migliorarti. L’obiettivo è riuscire a valutare oggettivamente le abilità personali e interpersonali che ogni tuo dipendente ha bisogno di migliorare

Il lavoro che ti attende non è semplice. Riuscire a migliorare le capacità di problem solving, di public speaking, come anche far diventare una persona più empatica o in grado di praticare l’ascolto attivo, significa indirizzare il lavoratore verso un percorso di auto miglioramento lungo e dai risultati incerti. 

Ancora una volta sono le tue capacità manageriali a fare la differenza. Riuscire a convincere il lavoratore riguardo quanto sia importante lavorare al potenziamento delle soft skills per la carriera e per l’azienda, è sicuramente una sfida da accettare con la giusta convinzione ed entusiasmo.  

💡 Può interessarti l’approfondimento “Lifelong learning: cos’è e come applicarlo nella formazione aziendale”. 

Digitalizzare la formazione del personale

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Le piattaforme digitali e in generale la tecnologia oggi ti forniscono un grande aiuto. Ti permettono di pianificare e seguire i processi di acquisizione di nuove abilità e competenze in molto più semplice rispetto al recente passato. Pensa solo alla possibilità di far seguire i corsi di formazione online. Questi ultimi permettono un considerevole risparmio di costi e di tempo. 

Inoltre, avvalersi di piattaforme HR utili per comunicare, per inviare feedback e valutare le performance del personale, ti permette di avere un miglior controllo sui lavoratori, sin da quando iniziano a lavorare per la tua organizzazione. 

Ti invitiamo quindi a valutare un nuovo modo di formare il personale, sfruttando al massimo la tecnologia, la quale oggi ha radicalmente trasformato le modalità di apprendimento e di sviluppo delle competenze. 

Alcuni esempi? Pensa al microlearning che permette ai lavoratori di acquisire in qualsiasi momento della giornata nuove nozioni in pillole. Oppure valuta se adottare nuovi sistemi di gestione dell’apprendimento (LMS) ideali per organizzare le sessioni di formazione.

👉 Leggi l’articolo “Digital Learning: i benefici della formazione aziendale digitale”. 

👉 Oppure l’approfondimento “Comunicazione aziendale interna: come implementarla e migliorarla”.

Factorial, il software per sviluppare il talento dei tuoi dipendenti

Se stai cercando un software che possa aiutarti a far sviluppare il talento dei tuoi dipendenti puoi provare gratuitamente Factorial per 14 giorni. Factorial è il software HR ideale per gestire correttamente la formazione in azienda. 

Direttamente dal software, oppure utilizzando l’app, puoi pianificare le sessioni di formazione, invitare i dipendenti a parteciparvi, monitorare i progressi e tenere sotto controllo il budget aziendale.

Con Factorial puoi quindi creare un sistema di gestione dell’apprendimento basato sulle tue esigenze, inserendo nel sistema dati quali: 

  • Nome del corso 
  • Durata 
  • Stato di avanzamento 
  • Note per ogni dipendente 
  • Documentazione 

E non è tutto, Factorial ti permette di valutare in tempo reale come procede il processo di acquisizione delle nuove competenze. Puoi verificare la reale efficacia del corso, quali sono i lavoratori migliori e quali sono coloro che hanno bisogno di un aiuto in più.  

Infine, Factorial può essere integrato con Notion un software quest’ultimo che ti aiuta a coordinare i team, pianificare il lavoro e gestire i progetti.

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👉 Leggi l’articolo “Portale HR dipendenti: tutte le funzionalità necessarie alla digitalizzazione”.

Formazione del personale: le conclusioni 

In questo approfondimento abbiamo visto quanto sia importante oggi investire nella formazione del personale e come la tecnologia può aiutarti a pianificare e gestire i processi di acquisizione di nuove abilità e competenze. 

In conclusione, il successo oggi può essere raggiunto solo grazie a lavoratori più preparati in grado cioè di adattarsi ai cambiamenti in atto e pronti a offrire un aiuto concreto alla crescita del tuo business e della tua azienda.

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Nata a Firenze e laureata in Scienze Politiche (in particolare Comunicazione e Giornalismo) all’Università di Firenze. In Italia ha lavorato come giornalista ed ha collaborato con diversi siti web dedicati al mondo dell’attualità. Adesso vive a Barcellona ed è Content Marketing Specialist in Factorial e si occupa della creazione dei contenuti del mercato italiano. Il suo obiettivo è dare supporto, ispirazione e strumenti per far conoscere il mondo delle Risorse Umane e far crescere la community HR. Ama l’avventura, la natura, viaggiare e giocare a pallavolo.

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