Una buona gestione delle ferie, 3 consigli.

Giugno è già inoltrato e le vacanze ormai sono alle porte: è il momento giusto per pensare alla buona gestione delle ferie. Nelle aziende più piccole, concordare i giorni di ferie di ogni dipendente può essere facile, ma quando si raggiunge un certo numero di impiegati, una buona gestione delle ferie può diventare un vero e proprio gioco di strategia come il tetris.

Per questo motivo, prima che l’ufficio delle Risorse Umane sia sommerso da tutte le richieste e la gestione di ferie, vorremmo presentarvi i nostri consigli di base per una buona gestione delle ferie dei vostri impiegati.

Come bilanciare efficacemente le vacanze del tuo team

Conoscere l’ordine di priorità.

Come abbiamo già detto in precedenza, nelle aziende di solito esiste un certo sistema di priorità o criteri in base ai quali alcuni dipendenti possono chiedere le ferie prima di altri o, in loro assenza, per consentire all’impresa di prendere una decisione in una situazione di conflitto. Questi criteri possono essere basati, ad esempio, su:

  • Dipendenti con figli: molte aziende, al fine di favorire la conciliazione familiare dei propri lavoratori, favoriscono gli impiegati con figli in età scolare quando richiedono i giorni liberi per poterli inserire durante le vacanze scolastiche.
  • Anzianità in azienda: i lavoratori che sono nell’impresa da più tempo sono i primi a scegliere, è un modo per ricompensare la fedeltà del personale.
  • Sistema a rotazione: uno dei sistemi più equi, in quanto i dipendenti avranno sempre la possibilità di essere i primi a scegliere.

I collaboratori devono essere consapevoli di questa procedura, così da potersi adattare e organizzare, evitando in seguito malintesi e ambienti di lavoro tesi.

Sapere ciò che stabilisce ogni accordo e contratto

Allo stesso modo in cui ogni accordo specifica i giorni minimi di ferie del dipendente in questione; è anche possibile specificare, se necessario, le date in cui a un impiegato non è concesso richiedere vacanze. Parallelamente, l’impresa può stabilire un periodo di tempo con un elevato volume di lavoro in cui è necessario che tutti stiano svolgendo la loro funzione; oppure, al contrario, dei giorni di ferie obbligatorie per chiusura dell’azienda. Qualunque sia la situazione, queste informazioni devono essere inserite nel contratto, il dipendente deve conoscerle e, naturalmente, anche il responsabile delle Risorse Umane.


Usare il programma di Risorse Umane appropriato per gestire ferie e assenze

Nessun consiglio è davvero utile senza il giusto strumento per gestire tutte le informazioni.
Molte imprese utilizzano fogli di calcolo complessi per pianificare i giorni liberi dei propri dipendenti. A prima vista può essere una buona idea, ma a lungo termine diventa insostenibile.
Per cominciare, il calendario deve essere creato da zero per soddisfare le esigenze di ogni azienda, cosa che richiede tempo e conoscenze tecniche che non tutti hanno.
Il miglior modo per ottimizzare il processo di gestione delle assenze è quello di avere un software HR che permetta l’automatizzazione del processo di richiesta di ferie sia per il lavoratore che per il responsabile delle Risorse Umane.

Il software, Factorial

Con Factorial, ogni impiegato può accedere al Portale dei Dipendenti e selezionare rapidamente e facilmente i giorni di vacanza o di assenza che desidera nel calendario. Il supervisore riceverà l’avviso e potrà accettarlo o rifiutarlo immediatamente, consultando lo stesso calendario e le assenze dei colleghi. Dopo l’accettazione, verrà creato un aggiornamento automatico nel calendario aziendale, in modo che tutti siano informati e possano adattarsi di conseguenza.

Inoltre, il calendario di Factorial viene adattato in base alla città in cui si trova la sede di ogni azienda, con le festività locali aggiornate ogni anno e permette all’amministratore di creare una politica di ferie completamente personalizzata.

Allo stesso modo, dato che il software è sincronizzato con le informazioni di lavoro del dipendente, calcola i giorni di ferie proporzionalmente disponibili per ciascuno di essi in base al tipo e alla data del contratto, così come i giorni liberi accumulati da un anno all’altro, se l’azienda lo permette.

Utilizzare un programma HR online per gestire le vacanze e le assenze del tuo team è l’opzione migliore per prevenire errori come dimenticare di registrarsi nell’Excel corretto, non ricevere le informazioni giuste in tempo o perdere tutte le informazioni in uno sfortunato incidente.

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