A causa dell’espansione di Covid-19 in tutto il mondo, molte aziende sono state costrette a cambiare le loro abitudini e ad adottare una routine lavorativa telematica al 100% adatta al lavoro da casa. Anche se la tua azienda è già esperta di smart working, sicuramente deve ancora affrontare molte sfide per garantire la produttività dei team.
Qui a Factorial, seguiamo lo stesso processo e utilizziamo sempre più nuove tecnologie per ottimizzare e migliorare le nostre performance anche durante lo smart working Pertanto, elenchiamo qui le 22 app e gli strumenti più pertinenti per coloro che lavorano da remoto. Speriamo che possano essere di grande aiuto anche per la tua azienda!
Sommario
Comunicazione tra team in Smart Working
Una delle soluzioni più importanti per i team è quella di avere una chat professionale dedicata alla comunicazione interna, che semplifica i processi ed evita enormi flussi di posta elettronica.
Slack. Una chat per team di qualsiasi dimensione, grandi o piccoli, che consente la creazione di diversi gruppi aziendali e canali multipli. Slack viene utilizzato per conversazioni scritte veloci. È la soluzione che usiamo in Factorial quando dobbiamo comunicare qualcosa di semplice e urgente.
Google talks/Hangouts. Questo strumento è molto utile per coloro che già utilizzano Gmail, perché possono accedervi direttamente dalla loro casella di posta. Per usarlo, basta selezionare un contatto che hai già in Gmail, aprire la chat e iniziare a scrivere. Hangout può essere utilizzato anche per le videochiamate.
Discord. Verte maggiormente sullo scambio di informazioni per i canali audio, Discord ha anche opzioni di chat e videochiamata. In Factorial abbiamo iniziato a usarlo di recente, durante l’isolamento causato dalla crisi del Coronavirus. Questo programma aiuta i membri di un team a comunicare rapidamente.
Piattaforme per meeting online durante lo Smart Working
Skype. Il programma di videochiamate più popolare. Pertanto, molte persone abituate al lavoro da remoto hanno un account Skype. È collegato agli account Microsoft ed è più efficace per le conversazioni tra due persone.
Zoom. Questa piattaforma video è specializzata nelle chiamate con molte persone. È il programma che utilizziamo in Factorial per riunioni con molte persone. Nel nostro caso abbiamo già avuto meeting con un massimo di 60 dipendenti. Zoom viene utilizzato anche da altre grandi aziende che svolgono attività in remoto, come Uber o Pandora..
WebEx. Una soluzione simile a Zoom ma meno nota, utile per riunioni e videochiamate. Oltre ad essere un software per agevolare il lavoro agile, offre soluzioni per webinar, meeting aperti, formazione e supporto.
👉 Leggi anche il nostro approfondimento dal titolo “Strumenti per lo Smart Working: la lista dei più insoliti ma efficaci [+Webinar]”
Software di supporto per lavorare in Smart Working
Quando lavoriamo in gruppo e non siamo abituati allo smart working, una delle preoccupazioni che abbiamo è il corretto funzionamento dei dispositivi che utilizziamo quotidianamente. Nelle aziende più grandi c’è sempre un responsabile IT che aiuta i dipendenti in questi casi. E anche nelle piccole aziende, c’è sempre la possibilità di chiedere aiuto ad un collega più esperto dell’ambito.
Quando questa figura di supporto non è fisicamente presente, è necessario utilizzare software come:
LogMeIn. Un programma che ti consente di accedere e gestire i computer da remoto in modo sicuro. Con LogmeIn è anche possibile automatizzare le attività IT di routine e supportare i team della stessa azienda che si trovano in uffici diversi. Quindi non è necessario disporre di professionisti IT per gli uffici con pochi dipendenti.
TeamViewer. Software di supporto da remoto per aziende più grandi. Oltre all’assistenza pc, TeamViewer offre soluzioni di supporto per dispositivi mobili.
Programmi per la gestione dei progetti aziendali
Una delle attività più complicate durante lo smart working è stare al passo con l’avanzamento dei progetti di un team. Anche il monitoraggio dei progetti lavorativi di ciascun dipendente diventa più complesso poiché è necessario creare una nuova routine. Per questo motivo, elenchiamo anche qui una serie di software per la gestione dei progetti di lavoro.
Google Keep.
La soluzione più semplice per gestire le attività da svolgere. Google Keep è uno strumento che ti consente di visualizzare le attività in sospeso nella stessa finestra del tuo documento Gmail o Google.
Trello.
Uno dei programmi più utilizzati per la gestione e l’organizzazione delle attività. Con Trello è possibile organizzare elenchi di attività per colonne e fasi di progetto diverse, nonché aggiungere altri membri del team alle attività ed è disponibile per tutti i dispositivi mobili. Inoltre, puoi aggiungere estensioni specifiche per Trello, come quelle che contano le ore per ogni attività.
Airtable.
Un software completo e intuitivo per la gestione delle attività. È come un trello ma con un’interfaccia molto più pratica e una divisione orizzontale. Tramite Airtable, diversi membri dello stesso team possono vedere cosa sta facendo ciascuno e la priorità di ciascun progetto. In Factorial, tutti i team utilizzano Airtable, dal marketing ai developers.
Tandem.
Più che monitorare i progetti, con i team Tandem possono eseguirli contemporaneamente. Attraverso integrazioni con altre piattaforme come Slack o Asana è possibile vedere chi sta lavorando su quale software. Tandem ha anche la possibilità di condividere schermate e cursori.
Asana.
Con caratteristiche simili a Trello (come il pannello delle colonne) e un incarico prioritario simile a quello utilizzato in Airtable, Asana è un altro project manager molto interessante. Può essere molto utile per i team di sviluppo e progettazione che lavorano con scadenze generalmente ristrette.
Toggl.
Più che controllare lo stato di avanzamento di ciascun progetto, con Toggl è possibile visualizzare i compiti più importanti dell’azienda su un’unica pagina. Con questo strumento vedrai tutti i team sulla stessa sequenza temporale. Viene utilizzato da aziende grandi come Spotify.
📌 Abbiamo elencato diversi programmi che possono tornare utili per la gestione dei progetti in smart working: alcuni sono a pagamento, mentre altri mettono a disposizione piani gratuiti o periodi di prova. Puoi trovare ulteriori idee e promozioni di questo tipo di strumenti in un sito specializzato come Ultimate Tools.
App per la gestione delle ore di lavoro dei dipendenti in Smart Working
Pomofocus. Un’applicazione che ti aiuta a gestire il tempo usando la tecnica pomodoro. Questo metodo si basa sull’idea che le pause frequenti sono importanti per aumentare l’efficienza di una persona che esegue una o più attività. In questa tattica, il lavoro è generalmente diviso in un periodo di 25 minuti o meno.
RescueTime. Questo strumento funziona nel background del tuo computer o del tuo dispositivo mobile e mostra quanto tempo trascorri su ogni sito Web, pagina o attività, senza dover aggiungere manualmente i dati.
Timely. L’applicazione che controlla il tempo che dedichi ad ogni attività lavorativa. Attraverso la sua intelligenza artificiale, Timely conta ogni secondo trascorso anche in attività come rispondere alle email e che di solito occupano gran parte della nostra giornata lavorativa.
Soluzioni per la gestione e l'archiviazione di documenti
Dropbox. Il software che ci consente di archiviare documenti nel cloud e gestire i file in modo intelligente. Il dropbox, oltre a archiviare in modo sicuro i tuoi dati, ha un’applicazione per accedere ai tuoi documenti ovunque tu sia.
Google Drive. La piattaforma di Google per la creazione e la condivisione di diversi tipi di documenti. Con Drive puoi creare testi, fogli di calcolo, presentazioni, immagini e altro. È molto utile poiché diverse persone possono usarlo contemporaneamente e aprire documenti su qualsiasi dispositivo. È anche possibile modificare i gruppi di condivisione e le autorizzazioni per chi vedrà ciascun documento.
One Drive. La soluzione Microsoft per l’archiviazione e la condivisione di documenti nel cloud. Oltre a disporre online l’intera suite Office.
iCloud. Il sistema di archiviazione cloud sviluppato da Apple. È estremamente utile per coloro che utilizzano diversi dispositivi di questo brand. Molte delle tue informazioni, comprese le foto scattate da un iPhone, possono essere automaticamente salvate e accessibili tramite il tuo ID Apple. È il più adatto per le aziende che offrono servizi di progettazione e marketing.
Software per le risorse umane
Factorial HR: con il nostro software per le risorse umane, puoi vedere quali dipendenti sono in ferie, chi è in smart working chi è assente. È anche possibile monitorare quando i dipendenti timbrano all’entrata o all’uscita tramite la nostra Applicazione mobile. Per i manager offriamo un sistema di geolocalizzazione che consente loro di vedere da dove lavorano i dipendenti. Ma anche funzionalità come l’onboarding dei dipendenti e la gestione dei processi di recruiting.
Il nostro software di gestione delle risorse umane supporta anche altre fasi della gestione quotidiana del personale di un’azienda. Offriamo funzionalità come la firma digitale o la creazione di eventi e notifiche. Queste funzionalità, oltre a digitalizzare i processi aziendali, sono cruciali quando il lavoro agile è obbligatorio per motivi di salute.
