Sistemi di rilevazione presenze: quali strumenti adottare in azienda per risparmiare tempo

Conosci tutti i sistemi di rilevazione presenze e controllo accesi? Hai già scelto il rilevatore presenze dipendenti più efficiente per la tua organizzazione? Prevedere un sistema per registrare gli orari d’ingresso e di uscita dei lavoratori è molto importante. 

Un sistema funzionale ti facilita la gestione delle risorse umane, permette di risparmiare tempo e viene incontro ai lavoratori, i quali possono registrare tutte le ore effettivamente lavorate. 

L’intero processo vede coinvolti sia i dipendenti, che sono tenuti a segnalare la presenza in azienda, sia gli addetti al reparto HR. Questi ultimi si assicurano che in azienda ci sia sufficiente forza lavoro, annotano eventuali assenze non giustificate e ritardi. 

Inoltre, rientra sempre tra i compiti amministrativi l’elaborazione delle buste paga il cui ammontare è determinato sul numero (o giorni) di lavoro. 

Già da questa prima breve introduzione emerge quanto sia importante implementare in azienda dei sistemi di rilevazione presenze. In questo approfondimento, vedremo come puoi gestire al meglio il processo, fornendoti tutto quello che c’è da sapere sull’argomento. 

Sommario

• Che cos’è un sistema di rilevazione presenze
• Chi si occupa della rilevazione presenze in azienda
• Rilevazione presenze e gestione accessi: differenze
• Rilevazione presenze e gestione turni
• Sistemi di rilevazione presenze digitali: tutti i vantaggi
• Sistemi di rilevazione presenze: quali sono
• Digitalizza la rilevazione presenze con Factorial
• Sistema di rilevazione presenze: le conclusioni
• Risparmia tempo con il sistema di rilevazione presenze di Factorial 🚀

Che cos’è un sistema di rilevazione presenze

Ma cosa s’intende per sistemi di rilevazione presenze e controllo accessi? I primi non vanno confusi con i secondi. Per quanto riguarda il sistema di rilevazione presenze si intende lo strumento adottato in azienda per registrare: 

• Orari d’ingresso 
• Orari d’uscita 
• Pause

Un efficiente sistema di rilevazione presenze è tale quando ti permette di sapere in qualsiasi momento della giornata chi ha timbrato il cartellino e chi invece non è presente in azienda. 

Questi sistemi sebbene si siano molto evoluti esistono da oltre un secolo. Pensa, già verso la fine dell’800, alcune realtà innovative di allora iniziarono a usare le prime obliteratrici (sistema timbracartellino). Ancor oggi puoi pensare di rilevare le presenze in azienda utilizzando i cartellini o badge lavoro e macchinette obliteratrici. 

Tuttavia, la tecnologia ha fatto passi da gigante. Come vedremo, la rilevazione delle presenze è oggi un processo che puoi gestire facilmente, semplicemente installando un software o un app di tracking.

Chi si occupa della rilevazione presenze in azienda

Sono diverse la figure che possono occuparsi della rilevazione presenze e del controllo degli accessi. Molto dipende dalla grandezza della tua organizzazione, dal numero di dipendenti e dal modo in cui hai deciso di gestire i processi amministrativi.

In linea generale la maggior parte delle PMI gestiscono il processo in uno dei seguenti modi: 

• Gestione interna: in questo caso il sistema di rilevazione presenze è gestito internamente da uno o più addetti del dipartimento HR. Gli addetti HR si accertano che tutti i lavoratori abbiano timbrato il cartellino, trasferiscono le informazioni acquisite nel foglio presenze e le utilizzano poi per elaborare le buste paga. 
• Gestione esterna: in alternativa puoi pensare di esternalizzare il processo, affidando la gestione a società o consulenti esterni. Saranno questi ultimi quindi a occuparsi di tutto. Tali figure possono essere consulenti IT, People Manager, consulenti del lavoro e così via. Chiaramente la gestione esterna da un lato ti solleva da diverse incombenze amministrative, dall’altro ha un costo fisso mensile da mettere in conto.  

In ogni caso, sia che tu opti per la gestione interna sia esterna è importante che le figure incaricate abbiano le competenze giuste per gestire il processo. 

Utilizzare i sistemi di rilevazione delle presenze in sé è semplice, tuttavia ci sono diverse regole e leggi da rispettare. Ad esempio, bisogna accertarsi che il sistema scelto sia conforme a quanto stabilito nel GDPR (Regolamento generale sulla protezione dei dati). 

Inoltre, il consiglio è di evitare l’utilizzo di sistemi invasivi, in particolare, strumenti che permettono di rilevare la presenza mediante: scansione della voce, dell’iride o del volto, andrebbero evitati, in favore di sistemi meno invadenti, quali ad esempio la rilevazione mediante scansione di un QR code.

Rilevazione presenze e gestione accessi: differenze

Sicuramente ti sarai accorto che finora abbiamo distinto i sistemi di rilevazione presenze da quelli per il controllo degli accessi. Lo abbiamo fatto perché effettivamente si tratta di due strumenti diversi. I primi, come abbiamo visto, sono utili per sapere chi è presente in azienda ed eventualmente controllare le presenze chi sta lavorando in smart working.

I secondi invece hanno la funzione di controllare e gestire gli accessi in aree riservate a solo alcune categorie di lavoratori. Più in dettaglio: 

• Sistemi di rilevazione di presenze: permettono di conteggiare le ore di lavoro dei dipendenti. Servono a registrare l’orario d’ingresso e di uscita e aiutano a rispettare i regolamenti aziendali e gli accordi stabiliti nel contratto di lavoro. 
• Sistemi di gestione degli accessi: si tratta di sistemi utilizzati per il controllo degli accessi in aree sensibili riservate solo ad alcune categorie di lavoratori. L’obiettivo qui non è la registrazione delle presenze, ma evitare, principalmente per motivi di sicurezza, che persone non autorizzate abbiano accesso in alcuni locali dell’azienda. Ad esempio: uffici dei dirigenti, archivi, laboratori, depositi o magazzini. 

Riepilogando tra i sistemi di rilevazione presenze e sistemi di gestione degli accessi ci sono delle differenze sostanziali. Spetta a te decidere come gestire al meglio i due sistemi. Potresti affidarti ai software e alle app per la gestione delle presenze e utilizzare i classici badge magnetici per regolare gli accessi nelle aree riservate. 

Rilevazione presenze e gestione turni

Quando si affronta il tema della rilevazione automatica delle presenze si pensa alla pianificazione dei turni di lavoro. Questi due processi sono fondamentali e, insieme, permettono agli addetti HR di assegnare correttamente le attività in base alla presenza del personale.

Come vedremo in dettaglio nei prossimi paragrafi, è estremamente vantaggioso utilizzare di un software HR completo che permetta sia di segnalare la presenza sia di pianificare la gestione dei turni di lavoro. 

Una corretta gestione dei turni di lavoro è basilare perché assicura di portare a termine le mansioni giornaliere, di fare fronte alle richieste dei clienti e in generale di disporre sempre del giusto numero di lavori a seconda delle necessità. 

Automatizzare e digitalizzare entrambi i processi (la rilevazione delle presenze e la pianificazione dei turni di lavoro) e possibilmente gestirli da un’unica app permette quindi di raggiungere diversi obiettivi che contribuiscono a mantenere alta la produttività.

Quest’ultima infatti, è strettamente collegata al modo in cui: 

• Organizzi il lavoro 
• Pianifichi le attività 
• Assicuri il diritto al riposo e alle pause 

Registrare le presenze si rivela quindi utile per organizzare al meglio i turni di lavoro. Non solo garantisce di avere sempre sotto controllo la situazione ma evita anche che si creino incomprensioni e favoritismi in azienda. In più, è sempre grazie ai sistemi di rilevazione presenze che finalmente trovi soluzione ad altri problemi, tra cui: 

• L’assenteismo 
• Registrare le ore di straordinario 
• Garantire un equo e giusto compenso 

Sistemi di rilevazione presenze digitali: tutti i vantaggi

Come anticipato i sistemi di rilevazione presenze si sono molto evoluti nel corso degli ultimi anni passando da sistemi poco pratici a sistemi utili per migliorare, automatizzare e digitalizzare i processi. 

Chiaramente molto dipende dallo strumento che decidi di implementare in azienda, ma fare la scelta giusta può fare la differenza. Un sistema di rilevazione presenze digitale ti garantisce oggi tutta una serie di vantaggi impossibili da ottenere utilizzando strumenti ormai desueti e appartenenti al passato.

In particolare: 

• Ottimizzi la forza lavoro: rilevare le presenze è utile perché ti facilita la gestione dei carichi di lavoro. Puoi facilmente allocare le risorse a seconda delle esigenze evitando di trovarti con più, o meno, forza lavoro del necessario. 
• Controlli i costi: rilevare le presenze ti permette di sapere esattamente di quanti dipendenti hai bisogno in un determinato periodo di tempo. Ciò vuol dire tenere sotto controllo i costi limitando le spese per gli straordinari e il rischio di retribuire i lavoratori nei momenti di bassa produzione. 
• Rispetti le normative: un sistema conforme alle leggi sulla privacy evita ogni possibile controversia legale. Le normative vigenti riguardo i sistemi di rilevazione presenze e in generale sugli orari di lavoro sono stringenti. La tecnologia ti aiuta a rispettarle. 
• Migliori la trasparenza e la comunicazione: fornire ai lavoratori uno strumento per segnalare l’orario d’ingresso e di uscita dal lavoro significa adottare una politica trasparente. Ti dimostri un datore attento alle norme che mette al primo posto i principi di trasparenza ed equità in azienda. 

Infine, ma non per ordine d’importanza, i più recenti sistemi di rilevazione presenze elaborano utili report basati sui dati raccolti. Disporre nero su bianco di pratici report aiuta ad esempio a  prendere migliori decisioni strategiche, o a individuare i migliori talenti in azienda meritevoli di una promozione. 

Sistemi di rilevazione presenze: quali sono

Ti basta una rapida ricerca sul web per trovarti davanti decine di diversi sistemi di rilevazione delle presenze. Vediamo quali sono i più diffusi e quale dovresti pensare di utilizzare per una gestione rapida e semplice delle presenze. 

• Obliteratrici e badge magnetici: questi sistemi prevedono l’utilizzo di badge elettronici (uno per ogni lavoratore) e di una o più obliteratrici. I lavoratori non devono far altro che avvicinare, o strisciare, la tessera alle obliteratrici. La macchina in automatico registra l’orario d’ingresso o di uscita. 
• Sistemi biometrici: permettono di rilevare la presenza mediante il riconoscimento del volto, della voce o dell’iride del dipendente. Dovresti utilizzare questi sistemi solo se strettamente necessari. Il Garante della Privacy infatti ha più volte invitato le aziende a optare per sistemi il quanto meno invasivi possibile. Pertanto, onde evitare qualsiasi problema, ci sentiamo di sconsigliare l’utilizzo di sistemi biometrici per la rilevazione delle presenze, mentre potrebbero essere una buona soluzione per il controllo degli accessi in aree riservate. 
• Software e app HR: attualmente sono i migliori sistemi che puoi adottare per la rilevazione delle presenze. Questi sistemi sono facili da implementare, economici e rispettano le attuali norme sulla privacy. Inoltre, le app più evolute utilizzano i dati acquisiti per facilitare e automatizzare tante altre attività HR strettamente collegate alle presenze in azienda. Sono i sostituti del famoso cartellino web.

Digitalizza la rilevazione presenze con Factorial

A questo punto non ti resta che scoprire quale software scegliere per digitalizzare la rilevazione delle presenze in azienda. Ti consigliamo di provare Factorial, disponibile anche in versione mobile.

Factorial è un software HR completo che rivoluziona la gestione delle risorse umane in azienda. Puoi utilizzarlo per: 

• Rilevare le presenze
• Controllare gli accessi 
• Timbrare il cartellino in digitale
• Creare report HR basati su dati reali

È sufficiente scaricare e installare l’app Factorial. Questa la possono utilizzare tutti i dipendenti per timbrare il cartellino, semplicemente inquadrando un QR code. Inoltre, la funzionalità “geolocalizzazione”, conforme alle leggi italiane, ti dà la certezza che il dipendente quando segnala la presenza, sia effettivamente in sede.  

Il sistema rileva in automatico l’orario d’ingresso o di uscita. Puoi così gestire in qualsiasi momento i turni di lavoro oltre che: 

• Aggiungere note o osservazioni 
• Creare in automatico il foglio presenze 
• Approvare le presenze utilizzando il sistema di firma digitale 

Utilizzare Factorial per la rilevazione presenze ha un impatto enorme sulla produttività aziendale. Il software gestisce in automatico l’intero processo, garantendoti un risparmio di tempo stimato il 30 ore al mese. 

Prova gratis Factorial per 14 giorni e inizia subito a utilizzarlo per automatizzare e digitalizzare tanti altri processi HR. Puoi utilizzare il software e la relativa app anche per: 

• Gestire ferie e permessi 
• Valutare le prestazioni del personale 
• Gestire le spese dell’azienda 
• Pianificare i turni di lavoro 
• Creare l’organigramma aziendale 
• Digitalizzare i processi di onborading e offboarding
• … e molto altro! 

Sistema di rilevazione presenze: le conclusioni

In questo articolo abbiamo discusso l’importanza di rilevare le presenze in azienda e abbiamo scoperto quali sono i migliori sistemi da utilizzare. 

Rilevare le presenze è essenziale sia per le esigenze del datore di lavoro che per quelle dei lavoratori.

Come datore di lavoro, puoi finalmente beneficiare di software e app progettati per aiutarti a monitorare la situazione in azienda e per liberarti dalle tediose attività ripetitive. 

I lavoratori, d’altra parte, traggono vantaggio da sistemi che migliorano la trasparenza in azienda, che consentono loro di gestire al meglio i turni di lavoro, di inviare richieste e, in generale, di migliorare l’esperienza lavorativa.

In conclusione, implementare un sistema di rilevamento presenze rappresenta una soluzione vincente per tutti gli attori coinvolti nell’ambito lavorativo. Aiuta a creare un ambiente di lavoro più efficiente, trasparente, inclusivo e soddisfacente.