Ti stai chiedendo come creare un programma ferie con Excel? Vuoi definitivamente abbandonare i poco pratici piani ferie in formato cartaceo?
I fogli di calcolo in Excel sono molto utili. Ti permettono di creare un sistema in digitale per gestire le presenze e le assenze in azienda. Li puoi anche utilizzare per creare e condividere un piano ferie. Inoltre, la possibilità d’inserire formule facilita il calcolo, ad esempio, dei giorni di ferie maturati e residui di ogni dipendente.
In questo approfondimento scoprirai come creare un programma per la gestione delle ferie e dei permessi in Excel e come puoi completamente digitalizzare l’intero processo optando per un software HR.
Sommario
Come creare il programma ferie con Excel
Puoi creare da zero il tuo file Excel per il monitoraggio e il calcolo delle ferie settimanali, mensili e annuali dei dipendenti.
Per riuscirci però devi avere una conoscenza elevata del programma, soprattutto se desideri realizzare un modello che in automatico calcoli i giorni di ferie maturati e residui.
Il lavoro da fare potrebbe complicarsi se hai l’intenzione di realizzare un modello che consideri anche i giorni di permesso richiesti e fruiti da ogni dipendente.
Ecco i passaggi da seguire per creare un programma ferie:
- Scarica e acquista la licenza del programma Microsoft Excel
- Crea un nuovo foglio di calcolo Excel
- Assegna un nome al foglio “Programma Ferie”
- Usa le colonne per inserire le intestazioni “Nome dipendente”, “Data inizio ferie”, “Data fine Ferie”, “Giorni di ferie residui”, “Giorni di ferie maturati”
Arrivato a questo punto il modello è utilizzabile, tuttavia non è presente alcuna formula. Pertanto, dovrai inserire e calcolare il tutto manualmente. Se hai una buona conoscenza dell’applicativo puoi decidere di automatizzare tutti i calcoli.
Ad esempio:
- La Funzione (DATEDIF (B2, C2,”d”) +1) calcola i giorni di differenza tra due date
- La Formula =B2-E2-SOMMA.SE (B$2: B$100, B2, C$2:C$100) sottrae in automatico i giorni di ferie rimanenti una volta fruiti
- La Formula = SUM (D2:D100) calcola il totale dei giorni di ferie richiesti dai dipendenti
File Excel programmazione ferie: tutti i limiti
Come anticipato, utilizzare i file Excel per la programmazione delle ferie può essere una buona soluzione fintanto che i dipendenti in azienda sono pochi. È dunque una soluzione transitoria che presenta diversi limiti:
- L’errore umano è frequente: inserire manualmente i dati causa numerosi errori di digitalizzazione. A volte potresti non accorgerti di averli commessi, altre volte rischi di perdere ore di lavoro nel cercare e correggere i dati inseriti.
- Formule complicate: è necessaria una conoscenza approfondita del software per creare e inserire tutte le formule di cui hai bisogno. Excel non è un software specifico per la gestione delle ferie.
- Mancanza di funzionalità: con Excel non hai la possibilità di fruire di tante e utili funzionalità. Non puoi creare report personalizzati, inviare notifiche ai dipendenti, personalizzare la gestione delle ferie a seconda della tipologia di lavoratore.
- Problemi di compatibilità: avvalersi di un programma gestione ferie e permessi realizzato con Excel vuol dire precludersi la possibilità d’integrare il sistema con altri software. I dati dovrai quindi spostarli manualmente da un sistema all’altro. Tutto ciò provoca rallentamenti assolutamente da considerare.
Digitalizza il piano ferie Excel con un software
Utilizzare Excel per impostare e gestire le ferie in azienda ti permette di fare un primo importante passo verso una gestione delle ferie completamente digitalizzata e automatizzata.
I fogli di calcolo in Excel sono molto più funzionali rispetto ai piani ferie in formato cartaceo. Possono essere aggiornati anche dal PC o dallo smartphone e puoi inserire alcune utili formule.
Tuttavia, se desideri fare un ulteriore passo in avanti, risparmiare tempo, evitare ogni possibile errore umano e digitalizzare davvero il processo, allora dovresti optare per un software HR.
Questi applicativi promettono di rivoluzionare la gestione delle risorse umane in azienda. L’importante è scegliere con cura il software da utilizzare così da implementare il cambiamento in azienda nel minor tempo possibile. In particolare:
- Scegli un software all in one
- Assicurati che sia disponibile anche in versione mobile (app)
- Verifica la presenza di un servizio clienti attivo e disponibile
Scegliere un software all in one ti permette di digitalizzare tanti altri processi collegati alle ferie. È per questo motivo che ti consigliamo un applicativo che ti permetta anche di:
- Rilevare le presenze
- Timbrare il cartellino
- Inviare richieste
- Modificare il calendario delle presenze
- Elaborare report
- Approvare o rifiutare le richieste
In più è fondamentale oggi che il software sia disponibile anche in versione mobile. L’app è utile per gestire tutti i processi da qualsiasi luogo e la possono utilizzare anche i dipendenti che lavorano in smart working.
Ti invitiamo inoltre a confrontarti con il servizio clienti. Avere a disposizione un servizio sempre disponibile e pronto ad aiutarti in caso di necessità ti facilita il processo di implementazione in azienda del nuovo strumento.
👉 Oppure “Smart working controllo orario di lavoro: come digitalizzare la rilevazione delle presenze”.
Software HR per il programma piano ferie: tutti i vantaggi
Scegliere il giusto software ti garantisce molti vantaggi. Alcuni sono vantaggi diretti. Pensa solo al tempo risparmiato dai responsabili HR, i quali possono ora gestire tutte le richieste da un’unica schermata.
Altri vantaggi sono indiretti. Pensa ad esempio a come le ore risparmiate possono essere utilizzate per compiti e mansioni che davvero influiscono sulla qualità del lavoro svolto e sulla produttività.
Più in dettaglio:
- Automatizzi i processi: un software HR automatizza tantissime operazioni che oggi probabilmente svolgi a mano. Questo si traduce in un considerevole risparmio di tempo e nell’eliminazione dell’errore umano.
- Miglior controllo delle risorse umane: la digitalizzazione del processo ti permette di controllare la situazione ferie e permessi con facilità. Di conseguenza garantisci un equo trattamento a tutti i dipendenti, migliori la trasparenza e la comunicazione in azienda.
- Accedi da qualsiasi dispositivo: i software disponibili anche per le versioni mobili ti permettono di approvare le richieste e di accedere a tutte le informazioni di cui hai bisogno ovunque ti trovi. Basta avere uno smartphone e una connessione a Internet.
- Pianifichi al meglio i turni di lavoro: un software HR avanzato aggiorna in automatico i turni di lavoro a seconda della disponibilità del personale in azienda. Utilizzarlo aiuta quindi a migliorare l’allocazione delle risorse umane in azienda scongiurando il rischio di trovarsi sotto organico durante i periodi più intensi di lavoro.
- Crei report avanzati: infine la possibilità di creare report HR ti aiuta a prendere decisioni cruciali per la tua attività. I report ti permettono di visualizzare in forma grafica varie tipologie di dati, offrendoti una panoramica completa sullo stato delle presenze e delle assenze di un singolo dipendente di un team di lavoro o di un intero dipartimento.
Come Factorial automatizza il programma di gestione ferie
Sei pronto ad abbandonare i desueti piani ferie in formato cartaceo? Che ne dici di mettere da parte anche i poco pratici piani ferie in Excel? Factorial è il software HR all in one pensato per tutte le PMI pronte a sfruttare i vantaggi della digitalizzazione.
Factorial ti permette una completa digitalizzazione dei processi relativi alla gestione delle ferie e dei permessi. Grazie al software e all’app i lavoratori risparmieranno almeno 8 ore di lavoro ogni settimana che oggi impiegano in attività amministrative e ripetitive.
Factorial ha tutte le funzionalità di cui hai bisogno per automatizzare la gestione delle ferie:
- Approvi o rifiuti le richieste di ferie con un click
- Crei politiche di gestione ferie personalizzate
- Calcola in automatico i giorni di ferie e di permesso
Inoltre, puoi visualizzare in tempo reale la disponibilità di personale in qualsiasi dipartimento, autorizzare i manager ad approvare le richieste, creare report personalizzati basati sui dati raccolti in automatico dal software.
Le funzionalità di Factorial non finiscono qui. Il software ti permette di digitalizzare tutti i più importanti processi HR. Provalo gratis per 14 giorni e digitalizza anche:
- La rilevazione delle presenze
- La gestione delle spese in azienda
- I documenti
Infine, il software dispone anche di avanzate funzionalità che ti permettono di seguire al meglio la crescita dei talenti in azienda. Puoi valutare le performance, inviare feedback a 360°, ottimizzare le fasi di recruiting e onboarding e tanto altro.
Conclusioni
In questo articolo abbiamo visto come creare e utilizzare un programma ferie in Excel, scoprendo che i fogli elettronici sono una buona soluzione fintanto che i dipendenti in azienda sono pochi.
Ora che il tuo business è in crescita, ora che le tecnologie mettono a disposizione efficienti software e app, è arrivato il momento di fare un passo avanti.
Utilizzare un software per la digitalizzazione di tutti i processi HR significa fare una scelta orientata verso il futuro. Questi software ti permettono di risparmiare tempo, di automatizzare processi amministrativi noiosi e ripetitivi.
Tutto ciò influenza positivamente la produttività. Inoltre, benefici di una migliore organizzazione e crei le giuste condizioni in azienda affinché i tuoi talenti possano crescere in un ambiente sano, trasparente e pensato sulle loro esigenze.
