Piattaforma di welfare aziendale: che cos’è e come funziona, tutto quello che c’è da sapere per portare benefit in azienda

Hai già una piattaforma per la gestione del welfare aziendale? I tuoi dipendenti la stanno sfruttando al massimo?

Le esigenze dei lavoratori sono cambiate. Non è più sufficiente garantire uno stipendio più alto rispetto alla concorrenza. I lavoratori oggi sono interessati anche ad altri aspetti; uno su tutti: conciliare al meglio la vita privata con la vita lavorativa, in inglese work-life balance. 

Un dipendente felice è un dipendente che lavora meglio. Questo concetto è talmente importante che una figura professionale sta diventando sempre più diffusa nelle aziende: quella del Chief Happiness Officer. 

Ma non è necessario assumere un nuovo dirigente per soddisfare le esigenze dei tuoi dipendenti. Puoi ottenere risultati simili per una frazione del prezzo investendo in una piattaforma di welfare aziendale.

In questo articolo vedremo cos’è una piattaforma di welfare aziendale, come funziona, e come sfruttarla al massimo nel contesto legislativo Italiano.

Che cos'è una piattaforma di welfare aziendale

Una piattaforma di welfare aziendale è un portale progettato per aiutare le aziende a fornire benefit e servizi ai propri dipendenti. Include tutti i servizi offerti dall’azienda ai propri dipendenti, come l’assicurazione sanitaria, il piano pensionistico, rimborsi spese,  e altro ancora.

Ogni risorsa umana ha esigenze diverse ed è in questo contesto che entrano in gioco software e app che possono aiutare la tua azienda e i lavoratori a gestire e scegliere al meglio tra le iniziative e i benefit che hai pensato di mettere a disposizione dei tuoi lavoratori. Così il rapporto tra l’azienda e i dipendenti si rafforza, creando una maggiore fedeltà e un senso di appartenenza all’impresa.

La piattaforma consente a ciascun lavoratore di accedere e gestire il proprio pacchetto di benefit personale. Inoltre, con una piattaforma di welfare aziendale l’azienda può gestire facilmente i pacchetti di benefit dei propri dipendenti, analizzarne l’utilizzo e ottimizzarne i costi.

Secondo una ricerca di Statista del 2020, i lavoratori italiani hanno ricevuto questi servizi di corporate welfare:

• Assistenza sanitaria extra — 33%
• Servizi sociali complementary — 29%
• Servizi per bambini, educazione, training — 25%
• Fringe benefit, vouchers — 25%
• Orari di lavoro flessibili — 25%
• Abbonamenti ai mezzi pubblici e servizi di mobilità condivisa — 24%
• Cultura e tempo libero, servizi e iniziative a scopo sociale — 24%
• Assistenza per parenti, anziani, e persone non indipendenti — 18%
• Assicurazioni per l’assistenza a lungo termine e per le malattie gravi — 7%
• Servizi per velocizzare le pratiche burocratiche — 6%
• Altro — 10%

Gestire tutti questi servizi senza una piattaforma di welfare aziendale risulterebbe molto complicato.

Una piattaforma per il welfare aziendale altro non è che un software HR che tra le varie funzionalità prevede non solo la possibilità di creare piani di welfare aziendale, ma anche di aiutarti a migliorare la qualità della vita dei lavoratori in azienda. 

Come funziona una piattaforma di welfare aziendale

Una piattaforma di welfare aziendale è accessibile da qualsiasi dispositivo tramite un portale online. I dipendenti si collegano al portale e accedono alla lista dei benefit offerti dall’azienda, e ricevono una serie di crediti che possono spendere per acquistare i benefit che preferiscono. 

La piattaforma è integrata con il sistema HR dell’azienda, in modo che le modifiche apportate alla piattaforma si riflettano automaticamente nel sistema HR. Le aziende hanno la possibilità di modificare i loro pacchetti di benefit in qualsiasi momento, per tenere il passo con i cambiamenti sul posto di lavoro o con i requisiti legislativi. 

La piattaforma di welfare aziendale offre ai dipendenti la possibilità di sfruttare al meglio il loro pacchetto di benefit, in quanto possono accedere alle informazioni su tutti i servizi disponibili e scegliere quelli che fanno al caso loro.

Inoltre, tiene traccia dell’utilizzo da parte dei dipendenti e consente alle aziende di prendere decisioni informate sul loro programma di benefit. Le aziende possono anche utilizzare le analisi per analizzare i dati e migliorare le loro offerte di benefit.

L’importanza del welfare aziendale, e di conseguenza delle piattaforme che ne semplificano l’amministrazione, è così importante che, secondo il rapporto 2022 di Welfare Index PMI, una PMI su tre ha attivato sistemi per rilevare i bisogni dei propri dipendenti.

Piattaforma di welfare aziendale: cosa dice la normativa in Italia

Prima di introdurre alcuni benefit in azienda è bene chiarire alcuni importanti aspetti fiscali. Tutti i benefit che rientrano nella categoria di compensi in natura (i cosiddetti fringe benefit) vengono considerati come un aumento del reddito percepito dal dipendente. Tuttavia la tassazione IRPEF è applicata solo quando il totale dei benefit ricevuti supera i 600 euro annui. 

Onde evitare che il dipendente si trovi a pagare tasse aggiuntive, puoi pensare di non superare la suddetta soglia di 600 euro. La soglia è stata aumentata di recente e al livello normativo puoi fare riferimento al Decreto legge 115/2022, mentre a livello generale maggiori informazioni riguardo i benefit aziendali sono contenute all’articolo 51 del TUIR (Testo Unico delle Imposte sui Redditi).

Inoltre, è bene sapere che non risultano mai tassati tutti i beni e servizi che ricadono nella categoria del Flexible benefit: 

• Assistenza sanitaria 
• Borse di studio 
• Spese di viaggio 

Quali sono i vantaggi 

Una piattaforma di welfare aziendale è vantaggiosa sia per le aziende che per i loro dipendenti. Quello che una volta era impensabile ora è possibile grazie all’avanzamento tecnologico che sta portando alla trasformazione digitale del mondo del business.

Vediamo come dipendenti e aziende beneficiano dall’implementazione di una piattaforma di welfare aziendale.

Vantaggi di una piattaforma di welfare aziendale per i dipendenti

Per i dipendenti, una piattaforma di welfare aziendale fornisce l’accesso a una serie di servizi che semplificano loro la vita. 

Secondo una ricerca di Statista del 2020, i lavoratori italiani hanno ricevuto questi servizi di corporate welfare:

Ad esempio, i lavoratori possono ottenere:

• Rimborsi spese e voucher: Questi benefici sono molto apprezzati dai lavoratori, perché riducono la pressione fiscale. Un esempio sono i buoni pasto, che i tuoi dipendenti possono usare per la pausa pranzo o quando fanno la spesa. 
• Fringe benefit: Le piattaforme di welfare aziendale offrono accesso a sconti su prodotti, servizi ed esperienze, in particolare nei settori dell’intrattenimento e dei viaggi.

• Oggetti aziendali: Un esempio classico sono i PC o lo smartphone aziendale, così il dipendente non rischia di mischiare vita lavorativa e personale. Nelle aziende più ricche possiamo anche trovare auto o addirittura jet aziendali per mandare i dipendenti in viaggi di lavoro.
• Piani previdenziali extra: I dipendenti possono optare per piani pensionistici aggiuntivi, come assicurazioni collettive e piani di risparmio volontari. Questi sono molto diffusi in America da sempre (ad esempio i piani di risparmio 401k) e possono fare la differenza per le tasche dei lavoratori.

Tutti questi servizi si traducono in un maggiore wellbeing aziendale. I tuoi dipendenti saranno più contenti, e questa contentezza si tramuterà in un ambiente di lavoro più felice, dove tutti lavorano di squadra per raggiungere gli obiettivi comuni.

Come gestire il benessere in azienda

Quando senti parlare di welfare aziendale il tuo pensiero non dovrebbe andare solo all’insieme di premi, sconti, regali e rimborsi che puoi pensare di garantire ai dipendenti. Molti lavoratori potrebbero non aver alcun bisogno di un buono cinema, o un buono per la palestra, ma potrebbero essere molto più interessati a ricevere una formazione adeguata, a ottenere una promozione, o anche solo di lavorare per un’azienda che gli permetta di esprimere liberamente le proprie esigenze, le quali, come sappiamo, possono essere diverse da dipendente a dipendente. 

Implementare un software HR, può realmente aiutarti a capire di cosa i tuoi dipendenti hanno bisogno e di stabilire piani di welfare aziendale utili e pensati per raggiungere una migliore produttività. Ma da dove iniziare?

Confrontati con le risorse umane 

Le risorse umane sanno bene di cosa hanno bisogno, ma non tutte hanno il coraggio di far presente le proprie esigenze. Prepara un sondaggio anonimo e distribuiscilo a tutti i lavoratori. Questi si sentiranno liberi di esprimere le loro necessità e metteranno in evidenza tutto quel che può essere introdotto in azienda.

Facili candidature ed efficaci processi di onboarding e crescita 

Una piattaforma di welfare aziendale completa ti permette di snellire tre grandi operazioni essenziali per la tua organizzazione e per i lavoratori: 

• Candidatura 
• Inserimento 
• Sviluppo 

Garantire al futuro dipendente un processo semplice per candidarsi e seguirlo durante i successivi processi d’inserimento e sviluppo professionale, non solo ti garantisce di avere dipendenti preparati ma benefici anche di lavoratori felici e motivati di far parte di una realtà che attribuisce molta importanza alla crescita delle risorse. 

Benefit apprezzati dai lavoratori 

Chiaramente ogni programma di welfare aziendale che si rispetti prevede alcuni benefit non monetari che permettono ai lavoratori di avere alcuni benefici aggiuntivi allo stipendio ricevuto. Anche in questo caso è molto importante promuovere il dialogo e il confronto evitando d’introdurre benefit di cui i dipendenti non hanno bisogno. Tra i benefit più apprezzati ci sono: 

• Assicurazione sanitaria 
• Servizi di assistenza all’infanzia 
• Buoni pasto 
• Smartphone e tablet aziendale 
• Voucher per acquisto di dispositivi elettronici 
• Assistenza fiscale gratuita 

Quanto sono diffuse le piattaforme di welfare aziendale

Le piattaforme di welfare stanno diventando sempre più popolari tra le imprese di tutte le dimensioni, dalle piccole startup alle aziende enterprise. I datori di lavoro riconoscono l’importanza di investire nel benessere dei propri dipendenti e si rivolgono sempre più spesso alle piattaforme di welfare come strumento per farlo.

A riprova della crescita del settore, secondo questo report di CISL del 2019, in Italia c’erano 78 diverse piattaforme di welfare aziendale che operavano in Italia, con un potenziale di mercato di 21 miliardi di euro. Sempre nel report troviamo anche che il numero di aziende che facevano uso di queste piattaforme era di 19.090.

Il progresso della tecnologia ha reso le piattaforme di welfare aziendale più accessibili e facili da usare, il che non ha fatto altro che aumentare il loro fascino. Con la giusta piattaforma di welfare aziendale, le aziende possono fornire ai dipendenti l’accesso a servizi di salute e benessere, consulenza finanziaria e opportunità educative che li aiuteranno a rimanere produttivi e in salute sia nella loro vita personale che in quella professionale. 

Una di queste piattaforme è Factorial, che offre un software di facile utilizzo che può essere integrato con i sistemi esistenti, consentendo alle aziende di fornire ai propri dipendenti un pacchetto di benefit completo. 

Gestione delle risorse umane e piattaforma di welfare aziendale

Il welfare aziendale è sempre stato il regno della gestione delle risorse umane. Il capitale umano dipende dal benessere del personale, e le piattaforme di welfare aziendale forniscono ai dipartimenti HR gli strumenti necessari per gestire e monitorare correttamente la salute dei dipendenti.

Una buona piattaforma di welfare aziendale consente di gestire facilmente i pacchetti di benefit per i dipendenti e di analizzarne l’utilizzo. Grazie a questi dati, i responsabili HR possono adeguare i pacchetti di benefit in qualsiasi momento, per tenere il passo con i cambiamenti sul posto di lavoro o con i requisiti legislativi. 

Tutte queste caratteristiche rendono le piattaforme di welfare aziendale preziose per i dipartimenti HR che cercano di attrarre e trattenere i migliori talenti. Assicurandosi che i dipendenti abbiano accesso a pacchetti di benefit di qualità e a opportunità di formazione, le aziende possono garantire che siano ricompensati per la loro fedeltà e il loro impegno.

Implementa il welfare aziendale con Factorial

Factorial è il software HR all-in-one che ti permette di gestire al meglio le politiche di welfare aziendale che decidi d’implementare nella tua azienda. Il software, unito alla relativa app, ti aiuta a digitalizzare tutti i processi, rivoluzionando il modo in cui hai gestito finora le risorse umane.

Grazie alle funzionalità disponibili puoi assicurare ai dipendenti un’esperienza di lavoro innovativa, incentrata sulle loro esigenze e su un continuo scambio di feedback. Con Factorial puoi ad esempio: 

• Creare facilmente l’organigramma aziendale 
• Comunicare in tempo reale con i team di lavoro 
• Gestire il processo di recruiting e la fase di onboarding 
• Informare i dipendenti su tutte le politiche di welfare aziendale presenti 

L’obiettivo della piattaforma è semplificare la gestione delle risorse umane. I lavoratori beneficiano così di un software da utilizzare in qualsiasi momento e per molteplici operazioni, dalla possibilità di richiedere ferie e permessi, fino alla possibilità di timbrare il cartellino utilizzando lo smartphone. 

L’insieme di funzioni presenti unite alle politiche di welfare aziendale che decidi d’introdurre in azienda, ti permetteranno di compiere un importante passo in avanti. Tutti i lavoratori, anche coloro da remoto, possono accedere al Portale Dipendenti, e da lì avere pieno controllo della loro esperienza di lavoro. 

Dal canto tuo finalmente potrai gestire tutte le risorse umane da un unico posto, intervenire in caso di problemi e beneficiare di report qualitativi e quantitativi che ti forniscono importanti suggerimenti riguardo come migliorare i livelli di soddisfazione delle risorse umane in azienda. 

Vuoi migliorare il welfare aziendale? Prova subito Factorial, gratis per 14 giorni. Se invece hai dei dubbi sul funzionamento del software, richiedi una demo. Ti faremo vedere come il nostro software semplificherà la tua vita in azienda.

Piattaforma welfare aziendale: le conclusioni 

In questo approfondimento abbiamo visto che hai diversi modi per migliorare la gestione delle risorse umane e il grado di soddisfazione dei dipendenti in azienda. Puoi iniziare a utilizzare software e app specifici pensati per migliorare la comunicazione, per seguire meglio il processo d’inserimento e crescita dei lavoratori in azienda e per aumentare la trasparenza. 

L’utilizzo di una piattaforma sviluppata sulle esigenze dei lavoratori, unita ad azioni di welfare aziendale, aumentano l’attrattività e la competitività della tua organizzazione, che non avrà così problemi ad attirare nuovi talenti e a mantenere tutte le migliori risorse che hai formato e preparato nel tempo.

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