Hai già preparato il tuo piano ferie Excel per organizzare le ferie dei tuoi dipendenti?
Ogni anno il tema si ripropone: la gestione delle ferie pagate dei dipendenti consuma sempre molto del tempo e delle energie di HR manager e responsabili delle risorse umane. E non c’è da stupirsi. Organizzare in modo adeguato ferie, permessi e congedi è fondamentale per permettere ai processi aziendali di un’impresa di rimanere sempre bene in funzione.
Se le ferie dei dipendenti non vengono gestite in maniera efficiente, infatti, il rischio è quello di incorrere in cali della produttività e situazioni di crisi che potrebbero compromettere sia i risultati che la gestione dei team da parte di manager e team leader. Ed è proprio in queste situazioni che spesso i dipartimenti delle risorse umane si possono dover trovare a gestire situazioni di incomprensione e malcontento per rifiuti, spostamenti o cancellazioni delle richieste di ferie.
Pianificare in anticipo diventa fondamentale per i responsabili delle risorse umane che, prevenendo potenziali problematiche, possono gestire le assenze dei dipendenti nel migliore dei modi. Ed è qui che il piano ferie in Excel entra in gioco.
Sommario
- Cos’è il piano ferie?
- Cone funziona?
- Approvazione del piano ferie
- Il piano ferie con Excel
- Gestisci il tuo piano ferie con un software HR
- Domande frequenti relative al piano ferie
- Crea il piano ferie con Factorial 🏖️
Cos’è il piano ferie?
Iniziamo come sempre dai concetti basilari: cos’è un piano ferie? Perché è importante per la tua azienda anche quest’anno? Il piano ferie (o modello di richiesta ferie) è uno strumento di gestione delle assenze dei dipendenti attraverso il quale manager e responsabili delle risorse umane monitorano, organizzano e mantengono sotto controllo il flusso di richieste e disponibilità relativo alle ferie aziendali.
Anche per quest’anno, il piano ferie dipendenti sarà un alleato fondamentale per aiutare le aziende a pianificare le ferie dei propri dipendenti assicurandosi di mantenere stabili i propri processi produttivi ed evitare incomprensioni, ritardi o qualsiasi altra conseguenza negativa.
Il piano ferie viene sempre predisposto e approvato in via definitiva dall’azienda stessa, e il dipendente (previo accordo tra le parti) è tenuto a rispettare la definizione del piano. Se il modello del piano ferie viene creato in maniera corretta, è sicuramente in grado di garantire a tutti i dipendenti di poter fruire delle proprie ferie maturate in busta paga senza correre il rischio di veder peggiorare la produttività o i risultati aziendali.
Come funziona?
Ora che abbiamo capito meglio di cosa parliamo, è arrivato il momento di definire il funzionamento del piano ferie. Che si stia parlando di ferie estive o di ferie invernali, il piano ferie viene preparato e definito normalmente con ampio anticipo da parte delle aziende. Tutto ciò sia per avere una visione globale più chiara e di lungo periodo dell’anno lavorativo, sia per permettere a tutti dipendenti di organizzarsi con tranquillità e pianificare le proprie vacanze.
Definizione piano ferie: quando farlo?
Come abbiamo accennato, nella maggior parte delle aziende il piano ferie viene predisposto già all’inizio dell’anno per facilitare in linea generale la pianificazione delle assenze. È vero, però, che non sempre è possibile pianificare e definire sempre tutte le ferie con questo anticipo, in quanto è importante anche fare i conti con le esigenze dei singoli dipendenti e i periodi di maggiore necessità da parte dell’azienda.
Ecco perché molte aziende sia di grandi che di piccole dimensioni decidono di accorciare l’orizzonte temporale dedicato alla definizione del piano ferie dividendolo solitamente in due: il piano ferie estivo e il piano ferie invernale.
Optare per questa soluzione permette di minimizzare gli errori di previsione, in quanto le assenze sono molto più controllabili nel breve e medio periodo. Riducendo la componente di imprevedibilità sarà più facile evitare errori e mantenere sia manager che dipendenti soddisfatti.
Approvazione del piano ferie
Una domanda che spesso sia responsabile HR che dipendenti si pongono relativamente alla definizione del piano ferie: la decisione in merito al periodo in cui vengono allocate e delle ferie dei dipendenti, spetta in via definitiva al datore di lavoro. Questo non significa che non ci possa essere un accordo consensuale fra azienda o team leader e il dipendente, che possa andare incontro alle esigenze di tutte le parti.
Nella definizione del piano ferie entrano in gioco anche le situazioni nelle quali un dipendente si trova di fronte alla necessità di smaltire le ferie arretrate. La legge prevede che le ferie siano un diritto e che ogni dipendente debba usufruire di un minimo di 4 settimane di ferie annualmente. A volte però, capita che alcuni dipendenti non usufruiscano di tutte le ferie a disposizione in un anno e che quindi si trovino a dover smaltire ferie arretrate in eccesso l’anno successivo.
In queste situazioni questi dipendenti hanno sicuramente maggior necessità di fare delle assenze e il piano ferie dev’essere abbastanza flessibile da tenerne conto. A prescindere dal potere decisionale dell’azienda, il consiglio che ci teniamo sempre a dare a manager e responsabili HR è quello di cercare il giusto equilibrio fra le esigenze organizzative e benessere e la soddisfazione dei propri dipendenti.
Il piano ferie con Excel
Ora che abbiamo fatto una panoramica completa sul piano ferie è arrivato il momento di capire come stilarlo. Moltissime aziende, data anche la scarsa dimestichezza nell’uso di software specifici per la gestione delle ferie, utilizzano Excel per gestire il proprio piano ferie.
Il piano ferie in Excel (pur non rappresentando l’opzione più comoda ed efficiente) permette alle aziende di creare un modello di richiesta ferie che permetta di semplificare la gestione, il calcolo e la distribuzione delle ferie dei dipendenti.
Oltre alla creazione del modello di piano ferie, utilizzando Excel sarà chiaramente necessario effettuare una manutenzione manuale periodica del documento stesso. È questo, infatti, il principale svantaggio di utilizzare un modello in Excel, in quanto il programma di Microsoft non è stato pensato per questo tipo di utilizzo.
Altro inconveniente è relativo al flusso di richiesta e approvazione. Il piano ferie fatto con Excel non è, infatti, un modello di comunicazione delle ferie, in quanto non prevede un sistema di notifica alle parti interessate. Eventualmente, potresti pensare di implementare un’integrazione che ti permetta di inviare dei promemoria via email a dipendenti e manager relativamente a richieste, approvazioni e rifiuti.
Gestisci il tuo piano ferie con un software HR
Se credi che gestire il tuo piano ferie dipendenti con Excel non sia la scelta più adatta, puoi provare ad affidarti ad un software che automatizzi questa procedura al posto tuo, dando una svolta definitiva alla gestione delle ferie dei tuoi dipendenti.
Factorial è una piattaforma per la gestione delle risorse umane dotata di un software per la gestione delle ferie dei dipendenti che ti darà la possibilità di pianificare e monitorare in maniera automatica ferie, assenze, permessi e giorni di malattia dei tuoi dipendenti. Niente più cambiamenti manuali, errori di calcolo o tempo perso per inviare comunicazioni relative alle ferie.
Il software per la gestione di ferie e permessi di Factorial ti permetterà di:
- Ottimizzare e velocizzare il processo di creazione del tuo piano ferie aziendale
- Automatizzare le richieste di ferie e permessi dei dipendenti
- Ottenere un calendario delle assenze centralizzato ed automatizzato
- Impostare delle politiche specifiche riguardo alle ferie aziendali
- Gestire il tuo piano ferie anche da mobile grazie alla sua app intuitiva
- Risparmiare tempo e risorse nella gestione delle ferie
Non perdere l’occasione di ottimizzare la creazione e la gestione del tuo piano ferie!
Domande frequenti relative al piano ferie
Come si crea un piano ferie in Excel?
Creare un piano ferie con Excel è facile e intuitivo. Per prima cosa devi aprire un documento vuoto di Excel. Dopo di che bisogna aggiungere i nominativi dei lavoratori, uno per ogni riga. Le colonne saranno invece i giorni dell’anno. Alla fine del documento bisognerà creare una formula che sommi tutti i giorni che i dipendenti hanno segnato.
Come fare un piano ferie?
Il piano ferie può essere fatto in vari modi, dipende dal tipo e dalle dimensioni dell’azienda. Il metodo più facile è quello di creare un piano ferie in Excel, ma ci sono molti altri metodi. Per esempio si può utilizzare un software di gestione delle risorse umane come Factorial, per gestire in maniera automatica e digitale le ferie di ogni dipendente.
Quando va fatto un piano ferie?
Normalmente il piano ferie viene deciso all’inizio dell’anno per facilitare la pianificazione delle vacanze e dei permessi. In molti casi, però, non sempre è possibile pianificare e definire tutte le assenze con tanto anticipo, soprattutto in aziende con un numero elevato di dipendenti. Si consiglia quindi di controllarlo costantemente durante tutto l’anno.
Chi approva il piano ferie?
Se i dipendenti sono i responsabili di compilare correttamente la propria richiesta di ferie, il datore di lavoro è colui che dovrà approvare o no, con l’intenzione di andare incontro alle esigenze di tutti.
