Come gestisci i permessi retribuiti in azienda? Sai già quali sono tutti i permessi lavorativi retribuiti? Ogni dipendente ha diritto a godere all’occorrenza di alcuni giorni di assenza che dovrai comunque retribuire. Si tratta di un diritto garantito sia dalle leggi sia dai contratti collettivi nazionali.
Una gestione efficiente delle richieste dei permessi, come scoprirai leggendo questo approfondimento, è molto importante. I lavoratori possono così facilmente esercitare un diritto, e come datore non avrai difficoltà a gestire al meglio i turni di lavoro e a sopperire alla momentanea assenza del dipendente.
Prosegui quindi la lettura se desideri saperne di più sulle ore di permesso retribuite. Partendo dalla definizione, paragrafo dopo paragrafo, riporteremo le varie tipologie di permessi, come gestirli al meglio e come la tecnologia oggi può aiutarti, digitalizzando e automatizzando il processo di monitoraggio richiesta e approvazione dei permessi maturati da ogni lavoratore.
Sommario
Definizione di permessi retribuiti
I permessi retribuiti altro non sono che una particolare tipologia di permesso che dà la possibilità a tutti i lavoratori di assentarsi per uno o più giorni e di ricevere ugualmente la retribuzione spettante. Ogni azienda è tenuta a garantirli ai lavoratori.
Per sapere esattamente quali sono i permessi retribuiti spettanti al lavoratore, devi fare riferimento al CCNL applicato. Tuttavia, la legge prevede alcune tipologie di assenze retribuite che devono essere sempre garantite.
Alcuni riferimenti su particolari tipologie di permesso retribuito garantite per legge li troviamo nella nota legge 300/70 (Statuto dei Lavoratori) e nella altrettanto conosciuta legge 104/92.
Sicuramente sono sempre retribuiti permessi quali: congedi matrimoniali, maternità, permessi per la nascita del figlio, permessi per lutto e altri che vedremo in dettaglio nel prossimo paragrafo.
A livello di diritto, puoi considerare i permessi retribuiti molto simili alle ferie. Entrambi sono diritti garantiti, entrambi seguono il principio secondo cui il lavoratore riceve la retribuzione pur non lavorando. Tuttavia, al contrario delle ferie, il lavoratore che non usufruisce dei permessi ha diritto alla monetizzazione di questi ultimi.
Tipologie di permessi retribuiti
Vediamo ora quali sono tutti i permessi lavorativi previsti dalle leggi e garantiti da ogni CCNL.
Ti ricordo che alcuni Contratti Nazionali prevedono anche altre tipologie di permessi, ma non devono mai andare contro il principio di inderogabilità in pejus.
Ecco tutti i permessi retribuiti che devi garantire al lavoratore:
- Congedo matrimoniale: ogni lavoratore subordinato ne ha diritto. Il congedo è di 15 giorni che vanno fruiti in occasione delle nozze. Il lavoratore non perde né la retribuzione né i giorni di ferie maturati.
- Congedo di maternità: l’indennità è riconosciuta all’80% dall’INPS e il periodo di astensione dal lavoro ha una durata di 5 mesi che la lavoratrice può scegliere liberamente quando iniziare a fruirne.
- Permesso per l’assistenza dei disabili: come stabilito dalla legge 104, un lavoratore può chiedere fino a tre giorni di permesso retribuito al mese per prendersi cura di un parente disabile fino al 2° grado di parentela.
- Permessi studio e formazione: i dipendenti a tempo indeterminato hanno diritto fino a 150 ore l’anno di ore di permesso retribuito che possono utilizzare per seguire un corso finalizzato a conseguire un titolo di studio.
- Permessi per visite mediche: il lavoratore ha diritto sia a chiedere alcune ore sia la giornata intera nel caso abbia visite mediche in coincidenza con l’orario lavorativo. In linea generale, ogni dipendente può fruire fino a 18 ore di permessi retribuiti per visite mediche.
- Permessi per donazione di sangue e di midollo: il lavoratore riceve sia la retribuzione per le ore di assenza fruite per la donazione di sangue o di midollo sia un giorno di riposo successivamente alla donazione.
- Permessi per attività di volontariato e sociali: a condizione che l’attività di volontariato sia svolta per associazioni presenti nell’elenco pubblicato dalla Protezione civile, il permesso è retribuito, in generale, fino a 30 giorni l’anno e nei giorni in cui il lavoratore presta servizio a causa di calamità naturali e catastrofi.
A questi permessi retribuiti possono aggiungersi altri previsti in alcuni CCNL, come nel caso delle ex festività quali:
- San Giuseppe il 19 marzo
- Ascensione il 39° giorno dopo la Pasqua
- Corpus Domini il 60° giorno dopo la Pasqua
- Festa dell’Unità Nazionale il 4 novembre
💡 Leggi il nostro approfondimento: Ex Festività: cosa sono questi permessi e come gestirli al meglio
Come richiedere i permessi retribuiti
Sei tu a scegliere come gestire al meglio le richieste dei permessi retribuiti. Come scoprirai in questo paragrafo, le alternative non mancano. Ad esempio, puoi decidere di mettere a disposizione dei moduli cartacei che i lavoratori compilano ogni volta che ne hanno bisogno, oppure puoi completamente digitalizzare il processo servendoti di un software HR.
Ecco in dettaglio come le PMI oggi gestiscono i permessi e le assenze retribuite:
- Moduli cartacei: puoi semplicemente creare un modello classico di richiesta che il lavoratore compila all’occorrenza e consegna agli addetti del dipartimento HR. Questi ultimi verificano la legittimità della richiesta e decidono se concedere o meno il permesso.
- E-mail: alternativamente puoi chiedere ai lavoratori di inviare una e-mail contenente la richiesta. Inviare la richiesta via e-mail da un lato ti evita di stampare moduli, dall’altro può rivelarsi un sistema poco pratico quando i dipendenti in azienda sono molti.
- Fogli Excel: alcune realtà optano di servirsi dei fogli Excel per gestire le varie richieste che i dipendenti sono soliti far pervenire al dipartimento HR. Utilizzare Excel può essere un’opzione conveniente soprattutto perché la possibilità di inserire formule ti permette di automatizzare in parte il processo. Inoltre, i fogli possono essere facilmente condivisi e questo è sicuramente un altro vantaggio da considerare.
- Incontro di persona: nel caso in cui i dipendenti sono molto pochi, puoi anche chiedere loro di fissare un appuntamento e di comunicare la richiesta oralmente. È compito tuo poi formalizzarla e decidere se accettarla o rifiutarla.
- Software HR: infine, se desideri risparmiare tempo e automatizzare il più possibile, potresti servirti di un software HR. Il lavoratore invia la richiesta direttamente dal PC o dall’App, una notifica poi ti avvisa dell’avvenuta richiesta e puoi facilmente decidere il da farsi.
In ogni caso, qualsiasi sia lo strumento che decidi di utilizzare, è importante che il lavoratore riporti nella richiesta:
- Nome e numero di matricola
- Posizione in azienda
- Il tipo di permesso richiesto
- I giorni o le ore richieste
Come gestire i permessi retribuiti in modo efficiente
Un piccolo anticipo su come gestire al meglio i permessi retribuiti lo hai sicuramente già notato: utilizzare un software HR può semplificare enormemente la gestione di tutte le richieste, soprattutto quando dispone di funzionalità avanzate pensate per:
- Visualizzare il numero di ore o di giorni già richiesti e maturati da ogni lavoratore
- Modificare rapidamente i turni di lavoro
- Approvare le richieste direttamente da PC o smartphone
La presenza di queste funzionalità permette sia a te che ai lavoratori di risparmiare ore preziose di tempo e di avere sempre un piano di controllo della situazione. Inoltre, il nostro consiglio è quello di:
- Stabilire una chiara politica interna: tutti i dipendenti dovrebbero sapere quali sono i permessi retribuiti, con quanto anticipo invitare la richiesta e quali strumenti utilizzare.
- Venire incontro alle esigenze di tutti: una politica trasparente in azienda che eviti l’insorgere di favoritismi e malumori è assolutamente da adottare. La legge prevede la possibilità di richiedere dei permessi retribuiti, ed è giusto garantire ai lavoratori la possibilità di fruirne.
- Tenere sotto controllo la situazione: infine, è importante adottare un sistema che ti permetta di tenere sotto controllo e in tempo reale tutti i processi HR in azienda. Così facendo, hai sempre chiara la situazione, eviti episodi di assenteismo, eventuali abusi delle richieste e garantisci a tutte le risorse umane pari diritti.
Digitalizzare le richieste di ferie e permessi: i vantaggi
Sono molti i vantaggi di una gestione digitale delle ferie e dei permessi. Come scoprirai leggendo questo paragrafo, i benefici coinvolgono diversi aspetti. Noterai una riduzione nel tempo d’invio e di elaborazione delle richieste, l’instaurarsi di un clima più trasparente in azienda, una sostanziale riduzione dei costi e tanto altro. Più in dettaglio:
Maggiore efficienza
Come datore di lavoro, sicuramente sai quanto sia importante oggi affidarsi alla tecnologia con l’obiettivo di risparmiare tempo. Il principio è semplice: meno operazioni ripetitive e noiose i lavoratori devono portare a termine, più i dipendenti hanno tempo per concentrarsi sulle attività che influiscono realmente sulla produttività. Digitalizzare le richieste di ferie e permessi garantisce un notevole risparmio di tempo che non puoi non considerare.
Meno errori umani
Quante volte l’errore umano ha causato rallentamenti in azienda? Tra moduli compilati distrattamente, richieste illegittime approvate, richieste di monetizzazione di permessi retribuiti e non goduti, errori nei calcoli e nei conteggi, tutti questi piccoli imprevisti hanno sicuramente rallentato il tuo business. Digitalizzare le richieste di permessi limita al massimo i possibili errori umani, velocizzando tutti i processi.
Riduzione dei costi
Un software HR per la digitalizzazione delle ferie e dei permessi apporta all’azienda una sostanziale riduzione dei costi fissi. Non solo non devi più stampare moduli cartacei poco pratici, ma eviti anche di allocare e retribuire della forza lavoro che si occupa del processo.
Affidare tutto alla tecnologia significa gestire meglio i talenti in azienda, utilizzandoli per le sole attività che contano veramente per il tuo business.
Accesso ai dati
E infine, sappiamo tutti quanto sia importante oggi avere la possibilità di accedere ai dati. Utilizzare la tecnologia ti permette di acquisire e registrare tantissime informazioni altrimenti inaccessibili.
Digitalizzare le richieste di ferie e permessi ti consente di avere una panoramica sempre completa e disponibile. Puoi sapere in qualsiasi momento quanti dipendenti sono in ferie o in permesso, di quali permessi retribuiti hanno già fruito. L’accesso a queste informazioni ti aiuta a prendere decisioni strategiche finalizzate a un miglioramento costante dell’organizzazione.
Factorial: il software HR per la gestione di ferie e permessi
Ma quale software puoi utilizzare per digitalizzare facilmente tutte le richieste di ferie, permessi retribuiti e non in azienda?
Ti invitiamo a provare Factorial, l’applicativo HR sviluppato sulle reali esigenze delle PMI oggi impegnate nel digitalizzare e automatizzare quanti più processi in azienda.
Con Factorial la gestione delle ferie e dei permessi dei dipendenti in azienda è semplice. Non solo risparmierai fino a 8 ore di lavoro ogni settimana, ma beneficerai anche di tutti gli altri vantaggi che abbiamo evidenziato in questo articolo, dall’eliminazione dell’errore umano fino a una sostanziale riduzione dei costi fissi.
Prova gratuitamente Factorial e utilizzalo per:
- Creare politiche di gestione ferie personalizzate
- Approvare le richieste con un click e da qualsiasi dispositivo
- Consultare le schede personali di ogni dipendente
- Accedere a informazioni in tempo reale
Con il software disponibile anche in versione mobile, finalmente il calcolo delle ferie, dei ROL e di tutte le tipologie di permessi è automatico. Non dovrai più fare complicati calcoli a mano, a questi ci pensa Factorial.
E non è tutto, Factorial è un software completo che puoi utilizzare per digitalizzare completamente i processi HR in azienda.
Permessi e assenze retribuite: le conclusioni
Mettere a disposizione dei tuoi lavoratori strumenti innovativi e pratici per richiedere i permessi retribuiti e le ferie fa di te un datore attento. Ogni lavoratore nel corso della sua carriera può aver bisogno di alcune ore o alcuni giorni di permesso.
Dare loro la possibilità di richiederli in maniera semplice significa dimostrarsi attenti alle loro necessità e fargli capire che ci tieni a loro. Digitalizzare il processo, in conclusione, oltre a tanti vantaggi per la tua organizzazione, aumenta anche il benessere dei lavoratori i quali ti ricompenseranno lavorando al meglio, impegnandosi in maniera proficua per il benessere e il successo del tuo business.
Domande frequenti riguardo ai permessi retribuiti
Quanti giorni di permessi retribuiti spettano in un anno?
Per legge si ha diritto a quattro settimane retribuite di sospensione dal lavoro per ogni anno di lavoro svolto.
Come si usano i permessi retribuiti?
I giorni di permessi retribuiti vanno richiesti al datore di lavoro riportando: nome e cognome, posizione in azienda, il tipo di permesso richiesto e i giorni o le ore richieste.
Come si calcolano i permessi retribuiti?
Il calcolo dei permessi retribuiti cambia in base all’accordo sancito nei contratti collettivi.
