Offboarding: come dire addio a un dipendente [+modello gratis]

Come gestisci la fase di offboarding? Sai perché è importante concludere in modo cordiale e comprendere i veri motivi che hanno portato all’interruzione del rapporto di lavoro?

Creare un piano di offboarding può sembrare una perdita di tempo, ma in realtà rappresenta un importante tassello nella tua strategia di talent management che può aiutarti a ridurre i tassi di turnover, a migliorare l’immagine aziendale e a prevenire controversie legali. 

Ma andiamo con ordine. In questo articolo ci concentreremo sul processo di offboarding. Vedremo cos’è, perché è importante, come pianificarlo al meglio, gli errori da evitare e come la tecnologia si riveli un prezioso alleato.

Che cos’è l’offboarding 

L’offboarding è il processo aziendale che inizia quando un dipendente si prepara a lasciare la sua posizione lavorativa, indipendentemente se la decisione sia volontaria o a seguito di un licenziamento. 

Possiamo definirlo come il processo di transizione di un dipendente che ha inizio dal momento in cui invia la lettera di dimissioni o gli viene comunicato il licenziamento. 

L’offboarding è un processo utile per:

• Separarsi dal lavoratore in modo cortese
• Identificare aree in cui l’azienda può migliorare
• Comprendere il vero motivo dell’addio 
• Prevenire l’insorgere di problemi futuri con l’ex lavoratore

L’offboarding non ha lo scopo di criticare il dipendente o rievocare tutti gli errori commessi in passato. Inoltre, non deve essere interpretato come una fase in cui è necessario convincere il lavoratore, in caso di dimissioni, a tornare sui propri passi.

Perché è importante il processo di offboarding 

Il processo di offboarding si articola in diverse fasi ed è importante per diversi motivi. Come sottolineato in uno studio pubblicato sull’International Journal of Research in Economics and Social Sciences, i colloqui d’uscita ti aiutano ad acquisire informazioni essenziali per trattenere i talenti in azienda e, in generale, per ottenere un vantaggio competitivo.

Più in dettaglio, un accurato offboarding ti permette di: 

Lasciare un’ultima impressione positiva

L’offboarding è il momento giusto per ringraziare il dipendente del lavoro svolto, per invitarlo a rimanere in contatto con l’azienda e in definitiva per lasciare un’ultima impressione positiva. 

Così come è importante dare una prima ottima impressione, anche lasciarsi cordialmente è rilevante. Il lavoratore sente così di aver lasciato un ricordo di sé all’interno dell’organizzazione, è invogliato a lasciare una recensione positiva e non avrà remore in futuro nel consigliare la tua azienda ad amici e colleghi alla ricerca di un posto di lavoro.

Raccogliere importanti informazioni 

I dipendenti che lasciano l’azienda sono un’incredibile fonte di feedback. Ascoltare i motivi del loro addio o solo la loro onesta opinione (più sincera che mai) aiuterà l’azienda a migliorare in futuro. 

Bisogna sempre tener presente che quando un dipendente va via, con lui se ne vanno anche tante informazioni, conoscenze ed esperienze. 

Il tuo obiettivo dovrebbe essere riuscire a trattenere quante più di queste e cercare di trasferirle all’interno dell’azienda, soprattutto a coloro che in futuro occuperanno il posto lasciato vacante dal lavoratore. 

Assicurati di riportare per iscritto le informazioni raccolte, documentare è estremamente utile non solo per consultarle rapidamente ma anche per trasferirle al nuovo dipendente. 

Considera infine che dal colloquio d’uscita potrebbero emergere informazioni cruciali per la tua azienda, ad esempio, come confermato da un recente sondaggio condotto da Deloitte, le esigenze dei lavoratori stanno cambiando, conoscerle può essere fondamentale per trattenerli.

Risparmiare sui costi 

Introdurre o migliorare il processo di offboarding ti permette di ridurre diverse voci di costo. Ad esempio, riduci i costi per la formazione del nuovo personale, poiché hai ora a disposizione preziose informazioni e suggerimenti da implementare durante il processo di onboarding dei dipendenti. 

Inoltre, quando un dipendente si sente seguito e trattato bene, anche se non fa più parte dell’organizzazione, potrebbe consigliare l’azienda ad altri talenti, e questo può portarti una significativa riduzione dei costi di acquisizione. 

Infine, è sempre grazie a un ottimo offboarding che puoi rapidamente individuare problematiche in azienda, risolverle ti permette di diminuire i tassi di turnover con la conseguenza che risultano ancor più ridotte le spese per la ricerca e la formazione di nuovi dipendenti.

Migliorare la logistica 

Come verranno svolte le funzioni del dipendente che ha lasciato l’azienda? Come si coordinerà il team fino a quando quella posizione non sarà occupata? Chi sostituirà il dipendente che lascia? Queste domande devono essere risolte nel piano di offboarding. 

Il piano di offboarding prevede infatti diverse fasi, alcune cruciali per garantire una perfetta continuità in azienda. 

Durante l’offboarding inizi a coordinare i membri del team, che devono ora far fronte all’assenza temporanea di un lavoratore, nonché durante questa fase stabilisci chi assumerà temporaneamente o permanentemente le responsabilità del dipendente dimissionario o licenziato.

Quali sono le fasi da seguire durante l’offboarding 

Ma come impostare concretamente il processo di offboarding? Quali sono gli step da seguire? Ne abbiamo individuati 11: 

• Crea un checklist

Crea una lista che riporti tutti i passaggi da seguire durante l’offboarding per avere la certezza di non lasciare nulla al caso. 

Se vuoi risparmiare tempo, abbiamo già preparato per te un modello gratuito su cui basarti: scarica il nostro modello gratuito.

• Raccogli i documenti necessari 

In caso di dimissioni, il dipendente deve comunicare la decisione telematicamente collegandosi al servizio online dedicato. 

Assicurati di aver ricevuto la comunicazione ufficiale. Poi passa alla verifica di tutti gli altri documenti, ad esempio accordi di non divulgazione, contratti bonus e così via.

Utilizzando un software di gestione delle risorse umane come Factorial, questo processo sarà molto semplice grazie alla sua funzionalità di gestione dei documenti.

• Informa gli addetti alla contabilità

A questo punto, contatta il commercialista o il reparto preposto alla contabilità e chiedi di preparare documenti come l’ultima busta paga, nonché procedere al calcolo di eventuali rimborsi, giorni di ferie e di permesso in sospeso e TFR.

• Rendi pubbliche in azienda le dimissioni (o il licenziamento)

Prima che si crei chiacchiericcio in azienda, avvisa i lavoratori riguardo alla novità. Inizia avvisando il team di lavoro e poi passa agli altri lavoratori. 

Informare tutti è una buona pratica che permette sia di mettere a tacere i rumors e le pettegolezzi sia di preparare i lavoratori ad affrontare l’assenza del lavoratore dimissionario o licenziato.

• Assicura un corretto trasferimento di mansioni e responsabilità 

Ora passa alla fase di trasferimento di mansioni e responsabilità. L’obiettivo è fare in modo che l’assenza del dipendente non crei problemi al team di lavoro. Individua quindi chi può occuparsi delle sue mansioni e dei suoi clienti.

Domande a cui dovresti rispondere durante questa transizione:

• Chi sostituirà il dipendente?
• Di quali informazioni avrai bisogno?
• Chi formerà il nuovo lavoratore?
• Quali progetti devono essere completati prima che il dipendente lasci l’azienda?
• Cosa deve passare da un dipendente all’altro?

• Informa i clienti 

Nel caso il dipendente abbia contatti diretti con uno o più clienti, questi ultimi andrebbero avvisati. 

Spiega loro chi sarà la nuova figura che li seguirà. Comunque comunichi questa notizia, è bene far notare al cliente che hai scelto con cura la figura che si occuperà ora di lui e che sei sicuro che non resterà deluso. 

• Riprendi possesso dei beni aziendali

Probabilmente il lavoratore ha utilizzato diversi beni appartenenti all’azienda, potrebbe avere un mazzo di chiavi, vari tipi di permessi, nonché PC, smartphone o carte di debito o credito aziendali. 

Fai un inventario e chiedi al lavoratore di restituire tutto ciò che è di proprietà della tua azienda. Dai un’occhiata al nostro modello: trovi anche un inventario aziendale con tutto l’occorrente per snellire il processo.

• Pianifica l’exit interview

Organizza ora l’exit interview o colloquio d’uscita. Questa fase è molto importante per raccogliere feedback da parte del lavoratore e per lasciare un’ultima impressione positiva sulla tua azienda.

Quali domande dovresti fare?

✔️ Scarica il nostro modello con domande per un colloquio di uscita. È gratis!

Porre le domande giuste ti fornirà preziose informazioni per l’azienda, sui suoi punti di forza e di debolezza e su come migliorarla.

• Annulla autorizzazioni e chiudi gli account 

Oltre a recuperare i beni fisici, assicurati di chiudere anche tutti gli account aziendali e revocare varie tipologie di autorizzazioni. 

Ad esempio, revoca l’accesso alla posta elettronica, alle piattaforme di lavoro, ai database aziendali e disattiva eventuali badge utilizzati per l’accesso ai locali aziendali.

• Saluta il dipendente 

Indipendentemente dai motivi per cui il dipendente se ne va, invia un ultimo saluto al lavoratore. Ringrazialo per il lavoro svolto e, se ritieni sia il caso, valuta di organizzare un rinfresco o una cena d’addio. 

Nell’ultimo giorno di lavoro del dipendente, ti consigliamo di inviare anche un avviso a tutto il personale, incoraggiandolo a salutare.

• Rimani in contatto con il lavoratore 

Infine, evita di tagliare ogni contatto con il lavoratore. Rimani in contatto e continua a mantenere un rapporto cordiale nel tempo. Puoi ad esempio continuare a seguirlo su LinkedIn e inviargli la newsletter aziendale e gli auguri per le festività o per il compleanno.

L’importanza della exit interview 

Le 11 fasi che compongono l’offboarding sono tutte molto importanti, tuttavia, quella delle exit interview merita un approfondimento ulteriore. Anche conosciuta come colloquio d’uscita, questo momento di confronto tra te e l’ormai ex lavoratore è fondamentale per diverse ragioni:

• Ottenere informazioni preziose: i dipendenti possono fornirti informazioni oneste riguardo a come è organizzata l’azienda, segnalarti criticità e fornirti spunti di riflessione.
• Mantenere una reputazione positiva: L’exit interview è l’occasione giusta per lasciare un’ultima impressione positiva e assicurarsi che il brand dell’organizzazione non subisca danni derivanti da un lavoratore insoddisfatto della sua esperienza.
• Riduzione di controversie legali: Collegato al punto precedente, l’exit interview può aiutarti a chiarire problematiche e dubbi del lavoratore, riducendo il rischio che decida di intraprendere azioni legali.
• Migliorare l’organizzazione: Le exit interview possono aiutare a valutare l’efficacia dei processi di reclutamento, dei piani di formazione e di crescita e sviluppo professionale dei dipendenti.

In sintesi, l’exit interview è molto importante perché ti permette di agire su due ambiti. Da un lato, ottieni informazioni utili per migliorare l’azienda, il clima, il modo in cui formi e ti prendi cura dei lavoratori. Dall’altro, dimostri di essere un leader empatico, desideroso di mantenere un rapporto con la persona anche una volta terminata l’esperienza lavorativa.

Gli errori da evitare durante l’offboarding

Finora abbiamo visto come gestire al meglio la fase di offboarding, ma quali errori dovresti evitare di commettere? Ne abbiamo individuati 4: 

• Prendere la decisione del dipendente sul personale: non dovresti supporre che la decisione del dipendente di lasciare l’azienda sia necessariamente un giudizio negativo sulla tua leadership o sull’azienda. Rispetta la scelta del dipendente e riconosci il suo contributo.
• Diffondere un clima di tensione in azienda: specialmente quando si tratta di licenziamenti, mantieni tutti informati in modo trasparente riguardo alle decisioni aziendali. Evita che la paura e l’incertezza si diffondano in azienda, comunicando tempestivamente chi saranno i lavoratori interessati. 
• Non andare a fondo: ascolta attentamente i feedback dei dipendenti durante l’exit interview. Non scartare automaticamente le loro opinioni, ma confrontale con i manager per valutare se ci sono spunti validi per migliorare.
• Non revocare i permessi: assicurati di revocare prontamente tutti gli accessi ai database e ai server aziendali quando un dipendente lascia l’azienda. Questo aiuta a proteggere i dati sensibili e a prevenire possibili accessi non autorizzati.

Rivoluziona il processo di offboarding grazie a Factorial

Per implementare o migliorare il processo di offboarding in azienda, la tecnologia oggi può darti un grande aiuto. 

In particolare, software HR come Factorial dispongono di funzionalità per pianificare e monitorare l’offboarding dei dipendenti in modo veloce, semplice e personalizzato.

Grazie alle funzionalità messe a disposizione da Factorial, puoi finalmente garantire ai dipendenti un onboarding e un offboarding snello ed efficiente. 

I nuovi arrivati si integreranno rapidamente, e coloro che sono in procinto di lasciare l’azienda potranno facilmente fornire preziosi feedback e testimonianze che puoi utilizzare per migliorare ancor di più l’organizzazione.

Con Factorial  puoi facilmente centralizzare e automatizzare i processi di onboarding e offboarding:

• Personalizza il tuo flusso di lavoro
• Designa le persone responsabili dell’esecuzione dei compiti
• Garantisci una comunicazione regolare tra il dipartimento delle risorse umane e gli altri dipendenti
• Conserva tutte le documentazioni
• E tanto altro!