Lettera di richiamo per assenza ingiustificata: esempio

Cos’è una lettera di richiamo per assenza ingiustificata e come funziona?

Come sfruttarla al meglio per far fronte alle assenze non motivate nella tua azienda?

La lettera di richiamo per assenza ingiustificata è uno strumento utile per contrastare l’assenteismo nella propria impresa e far fronte a eventuali comportamenti scorretti da parte dei dipendenti.

In questa guida vediamo come funziona, cosa dovrebbe includere e quali criteri rispettare per far sì che aiuti la tua azienda a raggiungere i suoi scopi.

Che cos’è una lettera di richiamo per assenza ingiustificata

Una lettera di richiamo per assenza ingiustificata è un documento formale che l’azienda invia al dipendente in caso di mancata presenza al lavoro senza una valida giustificazione.

Questa missiva, più che una semplice lettera, è uno strumento di gestione delle risorse umane, che serve a formalizzare la situazione e a richiedere un chiarimento sul comportamento del dipendente.

Ma cosa dovrebbe includere una lettera di richiamo per assenza ingiustificata?

Vediamolo subito:

• Identificazione delle partiPer prima cosa, il documento deve chiaramente identificare l’azienda e il dipendente.Questo non significa solo menzionare i nomi, ma anche i dettagli specifici che permettono di identificare senza ombra di dubbio l’entità e la persona coinvolta.Ad esempio, per l’azienda, potrebbero essere necessari l’indirizzo legale e il numero di registrazione, mentre per il dipendente andrebbero inclusi il ruolo, il dipartimento in cui lavora e l’ID dipendente.
• Descrizione dell’assenzaLa lettera di richiamo per assenza ingiustificata dovrebbe specificare le date e gli orari dell’assenza contestata.Chiaramente, non basta scrivere “l’assenza del dipendente“, ma è necessario fornire tutti i dettagli rilevanti, a fini formali.Ecco un esempio: “Il dipendente non si è presentato al lavoro senza preavviso il 10 Maggio 2023, un giorno lavorativo, dalle ore 9:00 alle ore 18:00“.
• Richiesta di spiegazioneLa lettera dovrebbe chiedere al dipendente di fornire una giustificazione per la propria assenza.Questa parte del documento è cruciale, in quanto dà al lavoratore l’opportunità di esporre le proprie ragioni prima di subire una sanzione.Nota inoltre che ciò costituisce un vero e proprio diritto del dipendente, previsto dalle normative e a cui l’impresa deve rispondere.Ecco un esempio: “Vi preghiamo di fornire una spiegazione scritta per questa assenza entro 5 giorni lavorativi dal ricevimento di questa lettera“.
• ConseguenzePer ultimo – ma non meno importante – il documento deve anche indicare le possibili conseguenze:
  1. Per l’assenza del dipendente;
  2. Nel caso in cui questo comportamento dovesse ripetersi.

  Ciò serve a rendere il lavoratore consapevole delle implicazioni delle sue azioni e a scoraggiare future assenze prive di giustificazione.

  Ad esempio, “Se non fornirai una giustificazione valida o se ci saranno future assenze ingiustificate, potremmo essere costretti a prendere ulteriori provvedimenti disciplinari, fino al licenziamento“.

Infine, ricorda: la lettera di richiamo è uno strumento che va usato con cautela.

Assicurati sempre di avere i presupposti prima di ricorrervi e valuta di consultare un avvocato o un professionista delle risorse umane se non sei sicuro.

👉 Hai problemi a gestire l’assenteismo dei dipendenti nella tua azienda? Questa guida potrebbe aiutarti: Assenteismo sul lavoro: guida

Quando un’assenza si considera ingiustificata

Prima di inviare una lettera di richiamo per assenza ingiustificata, devi assicurarti che la mancata presenza del dipendente rientri fra i casi per cui è possibile avviare questa pratica.

In linea di massima, un’assenza si considera ingiustificata quando un dipendente si assenta dal lavoro senza fornire alcuna spiegazione.

Tuttavia, capire se un’assenza rientra effettivamente in questa categoria può non essere un compito facile, in quanto dovresti valutare il singolo caso, per evitare problemi come conflitti con il lavoratore o persino controversie legali.

Ecco perciò illustrati, per aiutarti, alcuni casi in cui l’assenza del dipendente si considera ‘ingiustificata’:

• Il dipendente non presenta un certificato medico in caso di malattiaLa malattia è fra le cause più frequenti di assenza dal lavoro.In tale situazione, il dipendente è chiamato a informare l’azienda che non si sente bene e che non può venire a lavorare.Tuttavia, se non presenta un certificato medico entro il termine previsto dalla legge – in genere entro 48 ore – l’assenza potrebbe essere considerata come ingiustificata.
• Il dipendente non ottiene l’approvazione per le ferieSe un dipendente decide di prendersi una vacanza senza averne discusso e ottenuto l’approvazione dal suo supervisore o dal reparto risorse umane, questa assenza può essere considerata ingiustificata.Ad esempio, se un dipendente invia un’email il venerdì pomeriggio comunicando che sarà in ferie la settimana successiva – senza averne discusso o aver concordato questa assenza – ci troviamo di fronte a un caso di assenza ingiustificata.
• Il dipendente non comunica all’azienda la necessità di prendersi un giorno liberoA volte, un dipendente potrebbe avere la necessità di assentarsi dal lavoro per motivi personali.Tuttavia, anche in questi casi, è importante che il dipendente comunichi la propria assenza all’azienda, pena il rischio che questa venga considerata come ingiustificata.Ad esempio, se un dipendente decide di non presentarsi al lavoro perché deve assistere un parente malato – ma informa l’azienda solo dopo non essersi presentato al lavoro – tale assenza rientra fra quelle ingiustificate.

Esempio di lettera di richiamo per assenza ingiustificata

Per capire meglio come strutturare una lettera di richiamo per assenza ingiustificata, immaginiamo una situazione di un’azienda operante nella ristorazione, come un ristorante.

Un cameriere – chiamiamolo Mario Rossi, per comodità – non si è presentato al lavoro per due giorni consecutivi, senza fornire alcuna comunicazione o giustificazione.

In questo caso, il gestore del ristorante potrebbe decidere di inviare una lettera di richiamo, strutturandola così:

• IntestazioneL’intestazione del documento includerà il nome e l’indirizzo del ristorante, insieme alla data in cui la lettera viene scritta.Per esempio: “Ristorante La Buona Tavola, Via del Corso, Roma. Data: 11 Maggio 2023“.
• DestinatarioIl destinatario della lettera è naturalmente il dipendente, nel nostro caso Mario Rossi.Il suo nome dovrebbe essere seguito dal suo ruolo all’interno dell’azienda e dall’indirizzo di residenza, ad esempio: “All’attenzione del Sig. Mario Rossi, Cameriere, Via del Tritone 22, Roma“.
• OggettoL’oggetto della lettera dovrebbe essere chiaro e conciso, come: “Oggetto: Lettera di richiamo per assenza ingiustificata dal lavoro“.
• Corpo della letteraIl corpo della lettera descriverà nel dettaglio l’assenza contestata, richiedendo una spiegazione e indicando le possibili conseguenze di essa.Ecco un esempio:”Con la presente, desideriamo portare alla tua attenzione che nei giorni 8 e 9 Maggio 2023, hai mancato al tuo turno di lavoro senza fornire alcuna giustificazione.Questa mancanza ha creato notevoli disagi nell’organizzazione del servizio e nell’erogazione delle attività del nostro ristorante.Ti chiediamo di fornire una spiegazione scritta per questa assenza entro 5 giorni lavorativi dal ricevimento di questa lettera.Ti ricordiamo che le assenze ingiustificate sono considerate una violazione del tuo contratto di lavoro e possono portare a sanzioni disciplinari, fino al licenziamento per giusta causa“.
• ChiusuraLa lettera dovrebbe poi chiudersi con un saluto formale, seguito dal nome e dalla firma del responsabile che invia la lettera.Ad esempio: “In attesa di un tuo riscontro, cordiali saluti. Il Gestore, Marco Bianchi“.

Ricorda, questo è solo un esempio di lettera di richiamo per assenza ingiustificata.

Ogni situazione è unica e potrebbe richiedere modifiche o adattamenti in base al contesto specifico, perciò assicurati sempre di tenere in conto la situazione della tua azienda e dell’assenza che intendi contestare.

Come ottimizzare la gestione di assenze e permessi

La gestione delle assenze e dei permessi è un compito complesso, che richiede attenzione, organizzazione e una buona dose di flessibilità.

Se non gestite correttamente, infatti, le assenze possono creare notevoli problemi all’interno di un’azienda, soprattutto quando diventano frequenti o se sono ingiustificate.

Ecco dunque alcuni consigli su come ottimizzare la gestione di assenze e permessi nella tua impresa, riducendo al minimo l’impiego di strumenti come la lettera di richiamo per assenza ingiustificata:

1. Implementare una politica chiaraLa chiarezza è alla base di una buona gestione delle assenze.Il tuo personale deve essere sempre a conoscenza delle regole relative ad assenze e ferie, compresi i casi in cui un’assenza può essere considerata ingiustificata e le possibili conseguenze.È fondamentale dunque che la tua impresa implementi una politica di assenza scritta e accessibile a tutti i dipendenti.Ad esempio, potresti inserirla nel manuale del dipendente o renderla accessibile sfruttando il software di gestione delle risorse umane impiegato dalla tua azienda.Questa politica dovrebbe includere informazioni su come e quando comunicare un’assenza, come richiedere ferie o permessi e quali sono le procedure da seguire in caso di malattia.
2. Utilizzare strumenti digitali per la gestione delle assenzeL’adozione di strumenti digitali può semplificare notevolmente la gestione delle assenze.Ad esempio, esistono diverse soluzioni software in grado di aiutare a tenere traccia delle assenze, a pianificare le ferie e a gestire i permessi.Questi strumenti possono anche inviare notifiche automatiche in caso di assenze ricorrenti o ingiustificate, facilitando l’identificazione di eventuali problemi.
3. Promuovere la comunicazioneUna buona comunicazione è fondamentale per gestire le assenze nella tua azienda in modo efficace.I dipendenti dovrebbero sentirsi liberi di comunicare le proprie esigenze in termini di assenze o permessi, mentre i manager dovrebbero essere pronti ad ascoltare e a lavorare con il personale per trovare soluzioni che funzionino per tutti.Ricorda: quando un dipendente sa che può parlare apertamente delle sue esigenze, è meno probabile che ricorra a assenze ingiustificate.
4. Gestire le assenze con fermezza, ma anche equitàÈ importante gestire le assenze con una certa fermezza, ma anche con equità.Per prima cosa, se un dipendente fa un’assenza ingiustificata, è importante affrontare la situazione in modo tempestivo e appropriato.Di certo, in questo caso, l’invio di una lettera di richiamo per assenza ingiustificata può essere uno strumento efficace.Tuttavia, ricorda sempre di rispettare i diritti del lavoratore e di agire in modo proporzionato.Ad esempio, prima di inviare una lettera di richiamo, potrebbe essere utile avere una conversazione con il dipendente, per capire la causa dell’assenza.Potrebbe esserci una ragione valida che non è ancora stata comunicata, motivo per cui una lettera di richiamo risulterebbe ‘spropositata’ e compromettere inutilmente il rapporto di lavoro con il dipendente.
5. Offrire flessibilitàOffrire opzioni di lavoro più accomodanti – come il lavoro da casa o gli orari flessibili – può ridurre il numero di assenze tra i tuoi dipendenti.Difatti, se un dipendente ha possibilità di adattare il proprio orario di lavoro alle sue esigenze personali, è meno probabile che debba assentarsi dal luogo di lavoro, specialmente senza preavviso.
6. Formazione dei managerI manager giocano un ruolo chiave nella gestione delle assenze.Perciò, assicurati che abbiano le competenze necessarie per svolgere il proprio compito in questo processo in maniera efficace.Ciò include la capacità di identificare possibili problemi – come le assenze frequenti – e di affrontarli in modo costruttivo.Ad esempio, se un manager nota che un dipendente è spesso assente il lunedì, potrebbe discuterne con lui per cercare di capire se c’è un motivo particolare e lavorare per trovare una soluzione condivisa.
7. Salute e benessere sul lavoroInfine, promuovere la salute e il benessere sul lavoro può aiutare a ridurre le assenze.Questo può includere l’offerta di programmi di wellness aziendale, la promozione di un ambiente di lavoro sano e sicuro e l’incoraggiamento dei dipendenti a prendersi cura della propria salute.Ricorda: un dipendente sano e felice è meno propenso a prendere giorni di assenza dal lavoro.

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Come abbiamo visto, la gestione delle assenze è un compito fondamentale in ogni azienda, che può impattare sul clima interno, sulla produttività dei dipendenti e sulla stabilità della propria organizzazione.

Digitalizzare le fasi di questo processo può di certo aiutare, grazie alle funzioni messe a disposizione dalle ultime tecnologie, che facilitano la gestione delle assenze, limitando al contempo gli errori in una fase così delicata.

Ma come scegliere il giusto software per gestire in maniera efficace le assenze e i permessi nella propria azienda?

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