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Job design: come aiuta l’employee management e le risorse umane?

Nuove tecniche, metodologie, cambiamenti di mindset. I responsabili delle risorse umane sono sempre alla ricerca di idee nuove da cui trarre ispirazione e da poter applicare al loro lavoro. La regola numero uno per avere successo nel mondo del lavoro di oggi sembra proprio questa: formazione continua. Il vocabolario dell’HR si arricchisce di nuovi termini ogni giorni e oggi vediamo di approfondire il concetto di job design.

Ne hai già sentito parlare ma non sai esattamente a cosa si riferisce? Ci pensiamo noi a darti tutte le informazioni di cui hai bisogno.

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Job design: definizione

Job design in italiano potrebbe essere tradotto come progettazione del lavoro o delle mansioni. Comunque venga definito all’interno della tua azienda si tratta di una funzione assolutamente fondamentale per il reparto delle risorse umane. Perchè è così importante?

Il job design è di estrema importanza perchè consente di definire quelli che sono i requisiti non solo tecnico-organizzativi, ma anche personali  e sociali dei dipendenti all’interno dell’azienda. In questo modo possono essere precisati i contenuti e i metodi di lavoro creando dei profili lavorativi con caratteristiche ben precise.

Più dettagliato e precisa sarà la progettazione di un determinato profilo lavorativo, minore sarà il rischio di creare frizione nell’attività lavorativa e di assumere dipendenti per ruoli che non si addicono alle loro caratteristiche.

Facciamo un esempio pratico: se nella progettazione di un lavoro di assistenza alla clientela teniamo conto soltanto delle caratteristiche tecniche (capacità di utilizzare gli strumenti di lavoro), ma non consideriamo l’importanza e l’impatto che doti personali come l’empatia, la pazienza, le capacità di dialogo possono avere in un ruolo come questo, il nostro lavoro di job design non potrà avere successo.

I vantaggi del Job design

Quando le human resources dell’azienda riescono a definire le cosiddette “job characteristics” fondamentali del lavoro si possono ottenere dei risultati straordinari in termini di efficienza del lavoro ma anche di job satisfaction, ovvero la soddisfazione dei dipendenti nei loro ruoli, il che porta a una serie di benefici a catena come l’aumento della motivazione dei collaboratori, della job retention e una diminuzione di turnover e job rotation.

Tutto ciò contribuisce a far sì che le aziende siano più performanti, che si risparmi denaro e che il clima aziendale sia ottimale per tutti quanti. Come sempre ricordiamo, le aziende sono fatte principalmente da persone, e persone contente del proprio lavoro non possono che avere un impatto positivo sia sui colleghi, che sull’impresa in tutte le sue componenti.

Il job design consente di definire quelli che sono i set di skills, i workflow e i ruoli necessari per rendere l’azienda efficace. A volte si fa l’errore di pensare che il job design sia una funzione da svolgere in una volta, e che possa così definirsi archiviata.

In realtà, proprio perchè il mondo del lavoro è in continuo cambiamento, le competenze e le caratteristiche di un determinato ruolo o mansione potrebbero non essere le stesse a distanza di anni o anche mesi. Una job analysis può essere utile per rivedere e rivalutare in maniera periodica cosa sta funzionando e cosa no all’interno dell’azienda.

Ad oggi esistono diversi strumenti che consentono di generare report e ottenere dati per ottimizzare funzioni tra cui anche job design.

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I diversi tipi di approcci al job design

Per avvicinarsi al job design ci sono diversi tipi di approcci che possono essere presi in considerazione per un migliore employee management.

1. L’approccio Taylorista

Come ricorda il nome questo approccio prende spunto dal sistema di pianificazione scientifica del lavoro chiamato Taylorismo diventato popolare nel Novecento. Proprio perché si rifà a un modello vecchio oltre un secolo questo approccio che prevede che sia la tecnologia a definire fino a dove possiamo spingerci con la suddivisione del lavoro, è generalmente poco utilizzato. Viene applicato in casi in cui il lavoro sia costituito da un unico compito ripetuto, lasciando così poco spazio all’autonomia.

2. L’approccio motivazionale

Questo secondo approccio si avvicina decisamente di più al modo di vedere i collaboratori all’interno delle aziende al giorno d’oggi, in cui si valorizzano aspetti come quello psicologico e motivazionale. Infatti, qui il dipendente non viene visto esclusivamente dal punto di vista economico o del business. In questo caso vengono presi in considerazione diversi compiti per fornire una maggiore varietà e si conferisce al lavoratore un livello di autonomia superiore perchè possa dare più valore alla propria attività lavorativa.

Nel definire questi aspetti si terranno appunto in considerazione anche le necessità emotive dei dipendenti. Quando la motivazione personale non è allineata con il contenuto del lavoro allora è possibile che si generino dei problemi che portano a influenze negative sul team e in alcuni casi all’abbandono del posto di lavoro.

3. L’approccio integrato

Proprio come dice il nome, questo tipo di approccio tiene conto di più variabili riguardanti la domanda e l’offerta di lavoro. Lo scopo è quello di disegnare il lavoro con un focus indirizzato prevalentemente alle persone invece che ai compiti.

Oltre all’approccio che può essere scelto per adattarsi meglio alle esigenze di ciascuna azienda, è bene definire come dovrebbe essere strutturato un processo di job design perchè possa avere successo.

Come condurre un buon job design management

Riportiamo quindi una lista di 6 punti che dovrebbero essere toccati e analizzati per non commettere errori in fase di progettazione del lavoro così come individuate da PMI.it.

Flessibilità

Ciò sta a significare che le mansioni assegnate al dipendente devono essere varie e diversificate tra loro, così che la persona possa essere impegnata e mettere in opera il proprio skill set in maniera completa. La flessibilità è importante perchè ogni lavoratore possa dare il meglio di sè e superare i propri limiti, permettendo quindi uno sviluppo continuo.

La mancanza di flessibilità si traduce in poche mansioni ripetitive che alla lunga possono portare a un calo drastico della motivazione. Inoltre, se il lavoratore deve confrontarsi sempre con le stesse attività avrà poco margine di sviluppare altre skills e crescere professionalmente.

Mansioni eccessivamente impegnative

Se una mansione include un numero eccessivo di compiti ciò non farà altro che sovraccaricare il lavoratore. Una situazione di questo tipo prolungata nel tempo non può che portare i collaboratori a sperimentare fenomeni di stress intenso e burnout. Per questo è di fondamentale importanza stabilire quale è il carico di lavoro adatto affinché si mantenga un buon equilibrio tra produttività e benessere del dipendente.

Posizioni poco chiare

Qui possiamo racchiudere tutti quei lavori con responsabilità molto limitata o che sono così generici che non si capisce bene di cosa effettivamente il lavoratore si occupa. La mancanza di chiarezza di un ruolo o una posizione non porta che a confusione interna nei team. Ciascuno all’interno dell’azienda dovrebbe sapere a chi deve riportare, quali sono i propri obiettivi e le persone che si hanno a carico.

Per evitare questa problematica è molto importante avere un organigramma aziendale ben strutturato in cui siano riportati informazioni essenziali come il supervisore del dipendente, il team di cui fa parte e così via.

Il multiperson-job

Si tratta di lavori che prevedono un’ampia collaborazione tra due o più dipendenti e che anche in questo caso possono portare a confusione. La collaborazione è sicuramente un aspetto che genera coesione fra le persone e all’interno dei team. Ma anche in questo caso vale la regola della chiarezza.

In questo caso da Factorial adottiamo la regola del “per ogni progetto un leader”. Se ci sono progetti che vanno portati avanti da più persone che devono collaborare a stretto contatto per un periodo di tempo prolungato è bene che ciascuno sappia chiaramente quali sono i propri obiettivi appunto per evitare che tutti facciano tutto, che si traduce in nessuno fa nulla.

Il leader in questo caso sarà semplicemente la persona che si assumerà la responsabilità che il progetto venga portato a termine e che ciascuno all’interno del team rispetti le proprie deadline.

Compiti ampi e focalizzati su una sola attività

Proprio per non minare la produttività, è necessario quando vengono affidate delle mansioni che queste ultime siano ben definite nello scopo e nell’ampiezza. Gestire un po’ di tutto non solo può avere ripercussioni negative sulla produttività, ma può anche far perdere di vista a chi se ne occupa quelli che sono gli obiettivi personali e generali dell’impresa.

Inoltre in questi casi diventa un problema anche riuscire a dare la priorità ai giusti compiti.

Killer Job

In questo caso ci troviamo di fronte a una “mission impossible”. Ovvero, parliamo di quei lavori in cui le persone devono praticamente ricoprire 4 ruoli diversi alla volta. Dove la quantità di richieste non conosce limite.

Rispetto alle grandi aziende che hanno di norma dei ruoli ben specifici assegnati per ciascun dipendente, capita di trovarsi di fronte a profili di questo tipo nelle piccole e medie imprese a causa della carenza di personale. Il risultato è una figura che ricopre così tante mansioni da non riuscire a portarne a termine neanche una in maniera adeguata o senza entrare in crisi compromettendo il proprio benessere.

Purtroppo uno dei dipartimenti che più risente della presenza di killer job è proprio quello delle risorse umane.

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Come un software HR può aiutare la tua azienda nell’Employee Management

Come dicevamo non è raro trovarsi di fronte a piccole e medie imprese dove il responsabile delle risorse umane copre tutti i ruoli possibili e immaginabili.

E se la soluzione fosse molto più semplice del previsto? Un software HR all-in-one come Factorial permette di automatizzare i processi HR e centralizzare le informazioni in un’unica piattaforma.

Se sei arrivato fino a questo punto della lettura avrai capito che i lavori sovraccarichi di mansioni, poco chiari o con obiettivi mal definiti non portano la tua azienda da nessuna parte. Al contrario causano demotivazione e stress ai dipendenti.

Grazie agli sviluppi della tecnologia oggi è possibile delegare tutti quei compiti più dispendiosi in fatto di tempo ed energie a un software che farà risparmiare non solo tempo, ma anche denaro.

Gestione di ferie e assenze, rilevazione delle presenze, controllo delle buste paga, ricerca e selezione del personale… queste attività sono note per portare via un’incredibile quantità di tempo ai responsabili delle risorse umane. Come conseguenza è facile perdere il focus sugli obiettivi aziendali.

Dotare i collaboratori degli strumenti di lavoro migliori è il primo passo per il successo di un’intera azienda.

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