Tecnica del Pomodoro: come aumentare la produttivià del team e dell’azienda

In un mondo che richiede sempre più velocità e tempestività nella realizzazione degli obiettivi è importante trovare un metodo di lavoro che renda il nostro tempo più produttivo. Ecco perché oggi parleremo della tecnica del pomodoro, una tecnica semplice da utilizzare ma dalla quale possiamo raccogliere dei frutti solo se riusciamo ad applicarla nel modo corretto.

Non di rado accade che siamo sommersi dalle cose da fare e il tempo a disposizione è sempre pochissimo. Ma c’è un modo per uscirne, grazie alla tecnica del pomodoro, una strategia di gestione del tempo, riuscirai a calibrare e ad avere sotto controllo tutta la tua to do list.

Si tratta di sessioni di lavoro alternate da brevi e frequenti pause che alleggeriscono il lavoro e lo rendono meno opprimente.

Vediamo insieme in questo articolo di cosa si tratta, quali sono i suoi vantaggi e le modalità in cui può essere applicata la tecnica del pomodoro.

Che cos’è la tecnica del pomodoro

La tecnica del pomodoro è stata ideata circa trent’anni fa, alla fine degli anni ’80 da un italo-americano di nome Francesco Cirillo, un imprenditore e sviluppatore di software.

Il nome, un po’ bizzarro, deriva proprio da quei timer a forma di pomodoro che tutti abbiamo visto almeno una volta nella vita. Ebbene sì, proprio quei timer che solitamente vengono utilizzati nelle nostre cucine per tenere d’occhio la cottura.

Cirillo ideò questa tecnica perché, durante la sua carriera universitaria, stava avendo problemi a gestire il tempo e la sua produttività e decise così di cronometrare 10 minuti di lavoro susseguiti da alcuni minuti di pausa. Per cronometrarsi utilizzò proprio questo oggetto: ovvero il timer a forma di pomodoro. Provò questo metodo più e più volte alternando minuti di lavoro a momenti di pausa e alla fine arrivò a capire qual è l’alternanza più funzionale per svolgere un buon lavoro con i dovuti momenti di riposo.

Ecco che si arriva a delle sessioni di lavoro di 25 minuti seguiti da 5 minuti di pausa. Dopo quattro giri di pomodoro, è possibile invece concedersi una pausa più lunga che va dai 15 ai 30 minuti.

Le fasi

Quindi, ricapitolando ecco qui in breve gli step da seguire per attivare la tecnica del pomodoro:

• Scegli un’attività da portare a termine;
• Imposta il timer a 25 minuti;
• Lavora duramente e senza farti distrarre;
• Suona il timer e puoi goderti 5 minuti di pausa;
• Hai già completato il ciclo di 4 pomodori? Allora ti spetta una pausa più lunga: prenditi 15 o 30 minuti per riposarti.

Vedrai come con la tecnica del pomodoro potrai aumentare la concentrazione e la produttività. È importante sfruttare al meglio i 25 minuti di lavoro, scansando le distrazioni. Per esempio evita di guardare il telefono, ad esempio puoi metterlo in modalità aereo (per 25 minuti non succederà niente!), disattiva le notifiche delle mail o le chat in cui sei sicuro che riceverai dei messaggi.

Come utilizzare la tecnica del pomodoro per la gestione del tempo

Ecco qui di seguito alcuni consigli per sfruttare al meglio la tecnica del pomodoro. Come applicarla?

• Scegli uno strumento: può essere un timer, un cronometro o un’app del telefono. Poi sei pronto a cominciare la tua sessione;
• Innanzitutto è importante che questa tecnica non diventi il fine ultimo della tua giornata lavorativa. Ovvero: è utile capire quante sessioni riesci a completare in una giornata ma il raggiungimento di un elevato numero non deve essere il tuo obiettivo. Attenzione quindi a non diventare un mero “collezionista” di pomodori;
• Ecco perché è importante a inizio giornata definire quali sono i compiti che vuoi portare a termine. Dopo averli individuati, fai un elenco e ordinali per importanza. Per ognuno di essi prova a fare una stima di quante sessioni hai bisogno;
• Se si tratta di attività complesse è meglio suddividerle in più passaggi e prevedere quando tempo ci vorrà per ogni singolo passaggio. Se si tratta invece di attività che richiedono poco tempo (e quindi meno di 25 minuti) puoi provare a raggrupparle all’interno di un’unica sessione del pomodoro. Un esempio: rispondere alle mail, pianificare una riunione, inviare i link per un meeting; tutte queste attività potrebbero essere raggruppante all’interno di un’unica sessione;
• È probabile che ti serviranno sessioni extra soprattutto nelle prime fasi in cui utilizzerai questa strategia. È importante quindi tenere in conto che dovrai fare qualche sessione in più. Avere già in mente questa cosa ti aiuta a evitare lo stress e a non pensare che questa tecnica sia fallimentare. Bisogna esercitarsi e subito si vedranno i risultati;
• Una volta cominciata la tua sessione non ci sono scuse: non puoi fermarti per nessun motivo. Sarà difficile evitare le distrazioni ma anche questo fa parte del gioco e della familiarità che dovrai assumere con questa tecnica. È cosi che imparerai a contenere le distrazioni;
• 25 minuti all’inizio sembreranno infiniti, ma una volta ingranata questa strategia, ti renderai conto che saranno sempre più brevi. Non per questo devi sforzarti e lavorare più del tempo stabilito dalla tua sessione di lavoro. Non cadere nella trappola di voler finire quello che stai facendo. Scaduto il tempo, inizia il tuo momento di riposo;
• Annota il punto in cui sei arrivato al termine di ogni sessione. Questo ti aiuterà a capire a che punto sei del tuo obiettivo giornaliero e a stimare quante altre sessioni ti serviranno;
• Durante la pausa di 5 minuti stacca completamente la mente: è il momento di farsi un caffè, bere un po’ d’acqua, prendere una boccata d’aria o fare un po’ di stretching. È importante non cadere in tutte quelle attività che non ti permettono di recuperare le tue energie quali rispondere ai messaggi, guardare le notifiche, rispondere alle mail o pensare a tutto il lavoro che ti rimane da fare. Le pause vanno sfruttate in maniera intelligente e costruttiva per la sessione successiva;
• Dopo 4 sessioni da 25 minuti, ti sarai meritato una pausa più lunga. È ora di riposarti per 15/30 minuti.

Un ultimo ma fondamentale consiglio:

Al termine della giornata prendi nota del numero di sessioni che hai completato. Questo è anche un esercizio per poter sfruttare al meglio la tecnica di volta in volta e capire quante sessioni sono necessarie per svolgere le cose hai da fare nella tua to do list. È possibile che nella tua routine lavorativa, dovrai ripetere le attività che svogli. Per questo è importante iniziare a verificare quante sessioni ti servono per realizzare un lavoro, in modo tale da sapere preventivamente quanto tempo prenderà una determinata attività. Inoltre, è anche possibile che, a forza di ripetere alcuni compiti, utilizzando questa tecnica diventerai più rapido e svolgerai le attività in minor tempo.

👉 Leggi anche: “Produttività del lavoro: 12 tecniche per misurarla e aumentarla.”

Tecnica del pomodoro: tutti i vantaggi

Ora che abbiamo fatto un approfondimento sulla tecnica del pomodoro, vediamo nel dettaglio quali sono i vantaggi e per quale motivo è importante anche all’interno di un team.

• Concentrazione: se hai problemi di concentrazione e le distrazioni per te sono continue, vedrai che con questa strategia otterrai dei grandi risultati. Quello che è importante è concentrarsi su un’unica attività e non ambire al multitasking. Con la tecnica del pomodoro allenerai la tua concentrazione e vedrai dei grossi risultati. Le stesse pause di 5 minuti saranno fondamentali per ricalibrare la tua concentrazione;
• Conseguente a questo vantaggio è quello di riduzione delle distrazioni: focalizzando infatti tutta la tua concentrazione su un’unica attività e limitandola nel tempo, ti renderai conto che anche le stesse distrazioni piano piano diminuiranno. Sarai infatti allenato a ragionare per sessioni di lavoro e ottimizzerai il tempo in cui ti dedichi a una determinata attività;
• Crea una routine e pianificazione: con questa tecnica potrai creare una routine di lavoro e sviluppare una familiarità con essa. La tecnica del pomodoro è ottima anche perché ti consente di decidere quanto tempo dedicare a un determinato obiettivo e pianificare tutto il tuo lavoro. Ad esempio puoi chiederti: quanti pomodori mi servono per completare questa attività? Facendo questa stima potrai quindi capire quando sarai in grado di portare a termine quel lavoro e calcolare un’eventuale scadenza;
• Riduce la stanchezza mentale: ebbene sì, con la tecnica del pomodoro potrai giovare di meno stress accumulato. Infatti la pianificazione, una mirata concentrazione e le pause aiutano a ridurre la stanchezza e a incanalare le tue forze e le tue capacità in modo tale che siano ottimizzate e non sprecate. Prova tu stesso la tecnica per verificarlo!
• Immagina un team in cui ogni singolo componente lavora utilizzando la tecnica del pomodoro. Ognuno avrebbe quindi più chiari i singoli obiettivi, i compiti di cui è responsabile e non disturberebbe gli altri componenti del team durante le sessioni del pomodoro. In questo modo la comunicazione all’interno del team sarà semplificata e i confronti avverranno solo quando realmente necessari, evitando così le perdite di tempo;
• La tecnica del pomodoro è anche una sfida che fai con te stesso. Infatti dandoti 25 minuti di tempo per lavorare, sarai curioso di vedere a che punto sei del tuo lavoro una volta conclusa la sessione. È una strategia motivante e che permette al singolo professionista e a un’intera attività di crescere nel tempo.

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Tecnica del pomodoro nel team

Come già brevemente accennato, la tecnica del pomodoro è validissima anche all’interno di un team. In team, però, è ancor più facile incappare in delle distrazioni ma ecco qui di seguito alcuni suggerimenti per affrontare le eventuali interruzioni.

• A inizio giornata dai a ciascun membro del team un compito che deve essere svolto entro la fine della giornata lavorativa e richiedi che venga svolto con la tecnica del pomodoro;
• Ogni componente del team deve comunicare agli altri i momenti in cui sarà impegnato perché appunto sta lavorando per sessioni di 25 minuti. Importante in questo senso è la buona comunicazione che si instaura all’interno del team;
• Scegliere dei momenti opportuni in cui è possibile discutere degli eventuali problemi che possono sorgere durante la giornata lavorativa;
• In caso di necessità, chiamare il collaboratore solo quando ha terminato la sua sessione;
• Fissare un momento finale di confronto e aggiungere in calendario la riunione;
• Al termine della giornata il team deve verificare lo stato di avanzamento dell’obiettivo giornaliero. Quante sessioni sono servite?

Vedrai che, una volta ingranata questa strategia, potrai stimare sin dall’inizio quanti pomodori serviranno per portare a termine un determinato compito.

👉 Qui trovi una guida alla: “Scheda valutazione personale: cos’è, come funziona e esempi.”

Come applicare la tecnica del pomodoro grazie a Factorial

La tecnica del pomodoro è una strategia per ottimizzare il tempo che si ha a disposizione in una giornata lavorativa. Per sfruttare al massimo le sue potenzialità, è bene applicare questa strategia insieme a Factorial, il nostro software HR che ti permette di gestire il tempo all’interno della tua azienda in maniera efficace. Unendo Factorial alla tecnica del pomodoro potrai vedere grandi risultati in termini di produttività.

Factorial offre diverse soluzioni per quanto riguarda la gestione del tempo in azienda. Vediamo insieme alcune delle sue funzioni:

• Gestire le ferie e i permessi dei dipendenti, con Factorial puoi digitalizzare ferie e permessi, in modo trasparente e sicuro. Il software è studiato per automatizzare il calcolo delle ferie dei dipendenti, tenere traccia dei ROL e delle assenze, tutto in un’unica dashboard. Con un click puoi approvare, rifiutare o inserire dei commenti nelle richieste di ferie dei tuoi dipendenti e seguire tutto il processo in tempo reale;
• Rilevare le presenze dei dipendenti in modo preciso e affidabile, con creazione automatica del foglio presenze. Da ovunque (a casa o in un’altra città) potrai verificare le presenze dei tuoi collaboratori, utilizzando diversi metodi di timbratura (app, web, kiosk). Una volta viste le presenze e le assenze, potrai appurare se ci sono delle anomalie grazie ai report che vengono generati automaticamente;
• Gestire i turni di lavoro, assegna compiti e turni di lavoro in base alla disponibilità dei tuoi collaboratori. Grazie a questa funzionalità è possibile pianificare i turni, personalizzarli in base alle diverse esigenze e ricevere aggiornamenti automatici sugli eventuali cambiamenti.

Tutte le funzioni di Factorial sommate alla tecnica del pomodoro faranno sì che la gestione del tempo non sarà più un problema per la tua azienda.

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