Guida completa al project management: definizione e strategie

Sei alla ricerca di una guida completa al project management che parta definizione e ti accompagni passo dopo passo fino a elencarti le migliori strategie da sfruttare per la gestione di un progetto? 

Che si tratti del lancio di un prodotto, dello sviluppo di un software, dell’organizzazione di un evento o dell’implementazione di un nuovo sistema IT in azienda, per gestire uno o più progetti in modo efficiente è fondamentale poter contare su una pianificazione precisa e sull’uso di strumenti dedicati.

E ancora non basta: è importante affidarsi a persone qualificate, partendo dalla figura del project manager, che sappiano impostare nel modo giusto gli obiettivi, programmare le attività, gestire i budget, rispettare le scadenze e molto altro.

In questa guida completa al project management scopriremo insieme tutto quello che c’è da sapere per gestire al meglio i tuoi progetti in azienda.

• Cosa si intende per project management
• Chi si occupa di project management
• Perché il project management è importante
• Elementi imprescindibili della gestione di un progetto
• Strategie per un project management di successo
• Quali strumenti utilizzare per gestire i progetti
• Le funzioni di project management di Factorial
• Factorial semplifica la gestione dei progetti aziendali 🚀

Cosa si intende per project management

Per project management intendiamo l’insieme di processi, strategie, metodologie, competenze ed esperienze necessarie per gestire e portare a termine un progetto nel miglior modo possibile. 

In quella che può essere definita come una vera e propria arte del project management, ci sono diverse attività comuni che ben definiscono l’attività di gestione dei progetti, indipendentemente dal settore di appartenenza. 

Le persone che si occupano di un progetto sanno bene che è loro compito assicurarsi che questo:  

• Venga portato a termine nei tempi stabiliti
• Sia un lavoro di qualità in linea con le aspettative di tutti gli stakeholders
• Rispetti il budget preventivato e che preveda eventuali rischi

Insomma, per project management si può definire una disciplina che vede lavorare più talenti, in grado di coordinare, pianificare e supervisionare ogni fase del progetto. 

Questi professionisti devono possedere una combinazione di competenze tecniche e soft tra cui: la capacità di comunicare efficacemente, la leadership, la gestione del tempo e la risoluzione dei problemi. 

Chi si occupa di project management

Il processo di Project Management, ovvero la gestione dei progetti, coinvolge diverse figure, sia interne all’organigramma aziendale, sia esterne. Molto dipende dalla tipologia e dalla complessità del progetto, che può richiedere l’impiego di più o meno risorse.

In generale, sono coinvolte alcune figure interne, tra cui:

• Il project manager: colui che è responsabile e a capo del progetto. Il suo ruolo è coordinare il team, assicurandosi che le attività vengano portate a termine rispettando le tempistiche, il budget a disposizione e altri parametri cruciali.
• Il team del progetto: solitamente composto da specialisti interni all’azienda. Questi vengono selezionati in base alle loro competenze e alla natura del progetto. In un team possono esserci ingegneri, esperti di marketing, sviluppatori, e altre figure professionali rilevanti.
• I dirigenti: come il CEO o il COO, che si confrontano direttamente con il project manager e sono coinvolti nelle decisioni strategiche riguardanti le risorse, gli strumenti da utilizzare e il metodo operativo.

In aggiunta, a seconda del progetto, possono essere coinvolte anche figure esterne, come consulenti o advisor. 

Questi professionisti, con competenze specifiche ad esempio in ambito legale o finanziario, vengono chiamati per gestire particolari aspetti del progetto. Inoltre, figure come fornitori e partner possono diventare parte integrante del processo di Project Management.

Ovviamente, esiste una gerarchia nell’organizzazione, che parte dai ruoli senior, come il project manager, fino ai ruoli junior ed esecutivi, svolti dai membri del team responsabili della realizzazione delle attività operative.

Tutti gli stakeholder del project management

Perché il project management è importante

Come evidenziato da un sondaggio condotto da Gartner, oggi i progetti hanno un alto tasso di fallimento, in particolare quelli con budget superiore a un milione di dollari, che risultano essere più difficili da portare a termine rispetto ai piccoli progetti con budget inferiori a 350.000 dollari.

Le principali motivazioni sono:

• Complessità del progetto: più un progetto è grande e complesso, maggiori sono le difficoltà nel gestirlo, rendendo difficile rispettare scadenze e obiettivi.
• Ritardi e scadenze mancate: molti progetti falliscono perché le scadenze non vengono rispettate, spesso a causa di cambiamenti nelle condizioni di business o di una pianificazione poco realistica.
• Discrepanza tra budget approvato e spese reali: spesso c’è una differenza tra il budget inizialmente approvato e quello effettivamente necessario, creando difficoltà nel completamento del progetto.

Un processo di project management ben strutturato è dunque imprescindibile per superare queste difficoltà e garantire che i progetti vengano portati a termine con successo.

In particolare:

Organizzazione e pianificazione efficiente: figure qualificate come il project manager e il team di lavoro assicurano una corretta organizzazione e pianificazione, evitando sprechi di risorse e ritardi.

• Gestione ottimale delle risorse: Il project management assicura che le risorse finanziarie vengano allocate correttamente, riducendo gli sprechi e ottimizzando l’uso delle risorse disponibili.
• Monitoraggio costante: Il monitoraggio tramite report puntuali offre una visione chiara dello stato di avanzamento del progetto, permettendo di identificare e mitigare eventuali rischi, riducendo così le possibilità di fallimento.

Elementi imprescindibili della gestione di un progetto

Ci sono diversi elementi imprescindibili nell’ambito della gestione di un progetto o project management. 

Questi elementi sono fondamentali per portare a termine con successo un lavoro, che spesso risulta complesso e richiede figure qualificate e una pianificazione accurata.

Ecco quelli che, a nostro avviso, sono gli elementi che non possono mancare:

1. Obiettivi chiari e definiti: è essenziale avere obiettivi SMART, cioè specifici, misurabili, raggiungibili, realistici e con una scadenza temporale ben definita. Questi obiettivi permettono al team di avere una visione chiara del percorso da seguire e di prendere decisioni corrette in base agli scopi stabiliti.
2. Accurata pianificazione: la gestione efficace di un progetto richiede che tutti i dettagli siano definiti fin dall’inizio. Bisogna avere un’idea chiara delle attività da svolgere, dei tempi necessari, delle risorse disponibili e delle responsabilità dei ruoli coinvolti. Una pianificazione ben fatta riduce al minimo ritardi, sprechi di risorse e problemi imprevisti.
3. Comunicazione efficace: le capacità comunicative sono cruciali per il successo del progetto. Comunicare efficacemente significa assicurare che tutti i membri del team e gli stakeholders abbiano accesso alle informazioni necessarie. Una buona comunicazione favorisce la collaborazione, previene i problemi e allinea tutti verso il raggiungimento degli obiettivi.
4. Gestione del rischio: uno degli elementi fondamentali, soprattutto per il project manager, è la gestione del rischio. Questa figura deve essere in grado di identificare i rischi associati al progetto e prevedere piani di contingenza per affrontarli prima che diventino problematici. Gestire correttamente i rischi aumenta le probabilità di successo del progetto.

Strategie per un project management di successo

Le strategie e le metodologie utilizzate nell’ambito del Project Management possono variare in base alla tipologia di progetto e all’approccio scelto dal project manager. 

Ecco alcune delle strategie più efficaci per una gestione ottimale dei progetti:

• Metodo Agile

Questo approccio si basa su una stretta collaborazione tra tutte le parti coinvolte. Il lavoro viene suddiviso in piccoli step, chiamati “sprint”, che vengono completati in brevi periodi di tempo. 

Al termine di ogni sprint si fornisce un feedback e, se necessario, si apportano modifiche prima di passare allo step successivo. 

Agile è efficace perché si base su un feedback continuo e sul raggiungimento di micro-obiettivi, garantendo flessibilità durante l’intero progetto.

• Prince 2 

Questa metodologia si concentra sui processi, garantendo un controllo continuo del progetto dall’inizio alla fine. 

Il progetto viene suddiviso in sette temi (come organizzazione, qualità e rischio) e in sette processi che vanno dalla fase di avvio alla chiusura. 

Prince 2 fornisce una struttura chiara, assegnando ruoli precisi ai membri del team e può essere adottata anche per progetti molto complessi.

• Project Portfolio Management (PPM)

Questo approccio strategico gestisce un insieme di progetti come fossero parte di un unico portafoglio. 

L’obiettivo è trovare obiettivi comuni e ottimizzare l’uso delle risorse, permettendo ai team di lavorare su più progetti contemporaneamente, ma in modo coordinato. 

Il PPM è particolarmente adatto alle PMI che gestiscono diversi piccoli progetti con personale limitato.

• Teoria dei vincoli (TOC)

Spesso utilizzata insieme ad altre metodologie, la TOC si focalizza sull’individuare i punti critici che limitano il successo del progetto. 

Attraverso un’analisi approfondita, si identifica la “critical chain”, ovvero i processi inefficienti che ostacolano l’avanzamento del progetto. Implementando questa strategia, si possono prevenire ritardi, migliorare l’allocazione delle risorse e ridurre i colli di bottiglia.

Le metodologie di Project Management

Quali strumenti utilizzare per gestire i progetti

Le nuove tecnologie offrono oggi strumenti pensati per una gestione ottimale dei progetti. Ogni azienda impegnata nella pianificazione e sviluppo di un progetto può avvalersi di vari tool e software che, grazie alle loro funzionalità, consentono un project management efficace, agevolando il rispetto delle scadenze, del budget e garantendo un monitoraggio continuo dello stato di avanzamento. Scopriamo insieme i più importanti.

• Software per la comunicazione interna

Disporre di una piattaforma centralizzata che consenta ai membri del team di comunicare, condividere file e aggiornamenti e lavorare in sinergia sulle attività comuni è oggi fondamentale. 

Questo assicura che tutte le risorse lavorino in perfetta armonia, che sappiano a chi rivolgersi in caso di necessità, che possano da un hub centralizzato verificare in ogni momento le mansioni a loro assegnate e molto altro. 

• Valutazione delle prestazioni e invio di feedback

Un altro strumento indispensabile è quello che consente di valutare le performance dei singoli lavoratori e dei team. 

Una valutazione costante aiuta i lavoratori a migliorare, allineando le loro competenze agli obiettivi del progetto. A ciò si aggiunge l’importanza del feedback costruttivo e in tempo reale, essenziale per mantenere alta la concentrazione dei lavoratori e di conseguenza le prestazioni stesse. 

• Strumento per la gestione dei progetti

È essenziale inoltre disporre di un software per la gestione di tutti gli aspetti legati al progetto. Ci riferiamo ad esempio ad applicativi sviluppato per agevolare la gestione del tempo, per pianificare i turni di lavoro, e per una corretta allocazione delle risorse. 

Questi strumenti aiutano a organizzare i compiti, assegnare responsabilità, monitorare le ore di lavoro e i costi.

Non meno importante è l’utilizzo di piattaforme per la gestione documentale, preferibilmente basate su cloud, che rendano i documenti accessibili in qualsiasi momento.

• Raccolta dati e report aziendali

Un buon software di Project Management deve anche raccogliere e analizzare i dati, producendo report che permettano di verificare l’andamento del progetto. 

Questi strumenti non solo automatizzano processi, ma fanno risparmiare tempo e consentono un controllo continuo e completo di tutte le attività legate al progetto.

Le funzioni di project management di Factorial

Se cerchi un software completo che disponga di tutte le funzionalità che ti servono per un project management efficace, dovresti provare Factorial. 

Factorial è un software All-in-one di gestione aziendale, che dispone di funzionalità di project management con strumenti specifici per la gestione dei progetti e dei team di lavoro. Il software è semplice da utilizzare: ti basteranno pochi click per avere subito un pieno controllo dei team di lavoro, dei costi e dei tempi.

Più in dettaglio, tra le funzionalità presenti nel software di project management di Factorial troviamo:

• Impostare le specifiche progettuali: potrai così avere chiaro il budget iniziale, tutte le date di scadenza e strumenti per misurare la redditività.
• Controllo delle ore lavorate e dei team: grazie al software puoi tenere sotto controllo le ore lavorate dai team assegnati al progetto, verificare lo stato di avanzamento e vedere in qualsiasi momento chi sono i responsabili, i manager e le figure operative assegnate al progetto.
• Creare e assegnare attività: in qualsiasi momento puoi monitorare i team di lavoro, verificare quante attività hanno completato, assegnare nuove attività o rimuoverle.

Insomma, Factorial ti mette a disposizione un software di project management completo e integrato. Grazie alle funzionalità nell’ambito della gestione dei progetti, il calcolo delle ore e il controllo dei costi, avrai modo di migliorare l’organizzazione dei flussi di lavoro, massimizzare la redditività e avere un pieno controllo delle spese.

E non è tutto: grazie a questo software puoi anche gestire le note spese e i rimborsi, dicendo così addio ai documenti cartacei. Puoi infatti conservare tutto nel nostro Cloud e averlo sempre a disposizione.

Infine, il nostro software ti offre anche strumenti per adattarsi al meglio alle tue specifiche esigenze. Puoi, ad esempio:

• Personalizzare i permessi, decidendo chi può vedere le informazioni e chi no.
• Migrare i dati da un ERP grazie a chiavi API, se lavori già con un ERP.
• Accedere a un registro attività sempre aggiornato. 

In conclusione, Factorial è oggi la miglior scelta non solo per la gestione dei progetti, ma anche per aiutarti nell’indispensabile processo di trasformazione verso una gestione aziendale sempre più automatizzata e digitale.

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