Gestione presenze dei dipendenti: come digitalizzare il processo per portare impatto in azienda

Come gestisci le presenze in azienda? Chiedi ai lavoratori di compilare un foglio ma vorresti digitalizzare il processo?

Rilevare le presenze dei dipendenti rientra tra le buone pratiche della gestione aziendale. Ti permette di sapere quanti lavoratori sono attualmente in servizio, chi sta lavorando in smart work e chi, invece, sta fruendo di ferie e permessi.

Rilevare gli orari di lavoro dei dipendenti significa anche rispettare l’ultima sentenza emessa dalla Corte di Giustizia UE, la quale impone a tutti gli Stati in Europa di dotarsi di sistemi per registrare tutte le ore effettivamente lavorate dai dipendenti.

In questo approfondimento, dopo aver introdotto l’argomento gestione presenze dei dipendenti, vedremo come puoi introdurre e digitalizzare questa operazione in azienda, grazie alla presenza di software e app facili da implementare e da utilizzare.

Gestione presenze: cos’è

Per gestione presenze s’intende il sistema che hai deciso di utilizzare per registrare l’orario di lavoro del personale in azienda. Ogni organizzazione, in virtù della sentenza C-55/18, è tenuta ad adottare un sistema che permette di rilevare l’orario d’inizio e di fine della giornata lavorativa.

Non si tratta di un sistema che mira a controllare il lavoratore. Al contrario gestire le presenze in azienda vuol dire tutelare le risorse umane, utilizzando un sistema che certifichi il reale numero di ore lavorate. Da queste è poi possibile retribuire in maniera equa il lavoratore, comprese le eventuali ore di straordinario.

In più, sapere le ore lavorate è essenziale anche per una corretta determinazione dei giorni di ferie, di permessi e del TFR maturato dal dipendente. In linea di massima le medio grandi organizzazioni gestiscono le presenze in tre modi diversi:

• Chiedendo ai lavoratori di annotare le presenze su un foglio cartaceo o elettronico
• Installando in azienda una timbratrice e fornendo a ogni dipendente un badge aziendale
• Mediante app che permettono di registrare la presenza direttamente dallo smartphone

Gestione presenze dei dipendenti: cosa si intende

La gestione delle presenze dei dipendenti, come anticipato, si riferisce all’intero processo che consente di conoscere quando un lavoratore inizia e termina la giornata lavorativa.

Si tratta di un’attività di monitoraggio essenziale per il corretto funzionamento dell’azienda. Esistono diversi modi per gestire il tutto. Tuttavia, man mano che le organizzazioni crescono, l’annotazione delle presenze su un poco pratico modulo cartaceo si rivela presto un sistema scomodo.

Ecco perché gli addetti al People Management ed esperti di risorse umane tendono a considerare la gestione delle presenze come un processo che va assolutamente ottimizzato, consapevoli di tutti i vantaggi che l’innovazione può portare tanto all’azienda quanto ai lavoratori.

Paragrafo dopo paragrafo scoprirai che oggi hai la possibilità di innovare completamente il processo attraverso una gestione automatizzata e digitalizzata delle presenze, purché sia conforme alle leggi vigenti.

In particolare, l’utilizzo di un software HR ti consente non solo di registrare correttamente le presenze di tutti i lavoratori, inclusi quelli in smart working o in generale fuori sede, ma anche di utilizzare le informazioni raccolte per semplificare e facilitare la gestione di molti altri processi collegati alle presenze dei dipendenti.

Le presenze dei dipendenti, infatti, quando registrate correttamente, possono essere utilizzate per:

• Calcolare facilmente la retribuzione spettante ai lavoratori
• Migliorare la pianificazione dei turni di lavoro
• Bilanciare i carichi di lavoro
• Favorire un equilibrio tra vita lavorativa e privata
• Generare report analitici

In sintesi, ti invitiamo a considerare la gestione delle presenze come un processo che va oltre la semplice registrazione dell’orario di lavoro. È un processo finalizzato anche all’acquisizione di informazioni utili per una migliore gestione complessiva dell’organizzazione e della forza lavoro.

Gestione presenze dipendenti: perché è importante

Non dovresti sottovalutare l’importanza di attuare in azienda un efficiente sistema di gestione delle presenze. Più il sistema che decidi di adottare funziona, più è semplice organizzare compiti, mansioni, i turni di lavoro e le assenze.

Una corretta gestione delle presenze è importante anche per altri motivi che riguardano tanto la tua organizzazione, tanto i lavoratori:

La busta paga non contiene errori

Sapere esattamente quante ore ha lavorato in un mese il dipendente ti permette di erogare l’esatto stipendio. Ti ricordiamo infatti che esistono numerose tipologie di assenze, alcune retribuite altre no, che si riflettono direttamente sulla busta paga, senza considerare le maggiorazioni da garantire in caso di lavoro straordinario o durante le festività.

Aumenti la trasparenza in azienda

Come anticipato la gestione delle presenze rientra tra le politiche che puoi attuare per aumentare la trasparenza in azienda. Questa è garantita soprattutto quando, mediante l’uso di software e app, permetti a tutti i lavoratori di avere un libero accesso alla propria situazione lavorativa, dando così la possibilità di verificare, anche dallo smartphone, importanti aspetti, quali:

• Numero di ore lavorate nel mese
• Ore di straordinario
• Numero di giorni di ferie maturati e residui
• Permessi fruiti e disponibili

Organizzi i flussi di lavoro

Più volte ti sarai trovato a dover gestire ingenti flussi di lavoro a personale ridotto. Questo, molte volte, succede quando alla base non c’è una gestione ottimale delle presenze. Avere tutto sotto controllo, ti permette di organizzare meglio il lavoro e ti assicura di avere sempre un numero di dipendenti adeguato ai carichi di lavoro, i quali, notoriamente, possono essere molto diversi a seconda del periodo.

Perché è importante la gestione presenze dei dipendenti: altri motivi

Nel paragrafo precedente ci siamo concentrati su perché è importante per la tua organizzazione sapere esattamente quanti dipendenti sono presenti in azienda, quanti stanno lavorando in smart working e quanti invece sono in ferie, permesso o risultano assenti senza giustificato motivo.

Tuttavia, i motivi per adottare un sistema per la gestione delle presenze dei dipendenti non finiscono qui.

Ti invitiamo a tener presente che, sebbene a prima vista il monitoraggio delle presenze sembra soddisfi solo le esigenze aziendali e sia un processo che consente un migliore controllo della forza lavoro, evitando episodi spiacevoli come l’assenteismo, in realtà, come confermato anche dalla Corte di Giustizia Europea, la gestione delle presenze in azienda viene anche incontro agli interessi dei lavoratori.

Ecco altri motivi per cui la gestione delle presenze può portare vantaggi a tutte le parti coinvolte:

• Riduzione dei costi: Grazie a un efficiente software per la rilevazione delle presenze, puoi beneficiare di una notevole riduzione dei costi aziendali. Questo perchè benefici di un risparmio di tempo nel conteggio manuale delle presenze, che porta a liberare ore di lavoro che possono essere impiegate per attività che influiscono direttamente sul fatturato aziendale. Inoltre, consente una migliore gestione di fenomeni come l’assenteismo e le assenze ingiustificate, permettendoti di intervenire tempestivamente.
• Rispetto delle norme: Le aziende in Europa sono obbligate oggi a prevedere sistemi di rilevazione delle presenze in azienda. Implementare sistemi conformi alle norme e alle disposizioni del Garante della Privacy ti mette al riparo da qualsiasi segnalazione. Ricevere un controllo da parte delle autorità può essere spiacevole e creare distrazioni non necessarie in azienda, che possono rallentare la produttività e minare il morale.
• Valorizzazione dei talenti: Oggi si dà molta importanza ai sistemi volti a individuare e valorizzare i migliori talenti. La registrazione delle presenze ti aiuta in questo senso. Puoi facilmente individuare i team di lavoro e i singoli dipendenti più diligenti, quelli che rispettano gli orari di lavoro e non si tirano indietro quando c’è bisogno di fare qualche ora di straordinario. Conoscere queste informazioni può aiutarti a prendere decisioni più facilmente, ad esempio su chi merita un feedback positivo o una promozione.

Cosa dice la normativa italiana rispetto alla gestione delle presenze

Per quanto riguarda le norme da rispettare nell’ambito della gestione delle presenze in azienda, tutto ciò che c’è da sapere è **contenuto nel Regolamento UE sul trattamento dei dati personali, GDPR e nella nota sentenza C-55/18 emessa dalla Corte di Giustizia Europea. Vediamo più in dettaglio cosa stabilisce il regolamento e successivamente cosa stabilisce la sentenza UE.

Gestione presenze dipendenti: GDPR

Il Regolamento UE sui dati autorizza le aziende a implementare sistemi per la rilevazione delle presenze a condizione che i lavoratori siano preventivamente informati dell’esistenza di tali sistemi.

Inoltre, come datore di lavoro, hai il diritto di utilizzare i dati acquisiti solo per attività connesse alla gestione dell’impresa. Ciò significa che non puoi cedere i dati a terze parti né utilizzarli per altri scopi al di fuori della certificazione delle presenze. Ad esempio, non puoi utilizzare i dati acquisiti per ottenere informazioni quali:

• Controllo degli spostamenti del dipendente
• Acquisizione di dati relativi al comportamento del lavoratore
• Monitoraggio del lavoratore al di fuori dell’orario di lavoro

Inoltre, lo strumento scelto deve garantire un’adeguata protezione dei dati acquisiti. Questi dati non devono essere manipolati o alterati e devono essere conservati in luoghi protetti, inaccessibili a terze parti non autorizzate.

È interessante notare che il Garante della Privacy autorizza l’utilizzo di app installate sullo smartphone dei lavoratori per l’acquisizione delle presenze e per il rilevamento della posizione del dipendente (geolocalizzazione tramite sistema GPS).

Tuttavia, il dipendente deve avere la possibilità di attivare e disattivare il sistema, e il dispositivo non può acquisire dati quando il dipendente non è al lavoro.

Infine, l’utilizzo di sistemi basati sulla raccolta di dati biometrici, come impronte digitali,

scansione dell’iride o riconoscimento vocale, non è considerato lecito, anche se il lavoratore dovesse dare il proprio consenso, poiché violerebbe il principio di proporzionalità. In altre parole, la gestione delle presenze in azienda deve avvenire utilizzando il sistema meno invasivo possibile.

Gestione presenze: sentenza C-55/18

Oltre a quanto stabilito dal Garante, nell’ambito della gestione delle presenze è sicuramente interessante conoscere quanto stabilito il 14 maggio 2019 dalla Corte di Giustizia dell’Unione Europea, la quale di fatto introduce l’obbligo per tutte le aziende di dotarsi di un sistema per rilevare le presenze, comprese le ore lavorate e le ore di straordinario.

Acquisire queste informazioni, come stabilito dalla Corte di Giustizia, è essenziale oggi al fine di garantire che tutti i lavoratori possano beneficiare dei diritti spettanti. In particolare, si fa riferimento alla necessità di adottare un sistema che permetta ai lavoratori di usufruire:

• Del riposo settimanale
• Di determinare le ore di straordinario
• Di maturare correttamente ferie e permessi retribuiti

La sentenza chiarisce un importante aspetto: i dipendenti sono considerati la parte debole in un rapporto di lavoro ed è quindi necessario fare in modo che l’azienda utilizzi sistemi che garantiscono ai lavoratori una massima tutela dei diritti. Spetta ora agli stati imporre l’obbligo di dotarsi di sistemi conformi a quanto stabilito dal Garante. Sistemi cioè:

• Oggettivi
• Affidabili
• Accessibili

Come fare la gestione presenze dipendenti in Excel

La gestione delle presenze diventa più comoda e funzionale quando si utilizzano fogli presenze in formato elettronico, realizzati con Excel. Il documento contiene le stesse informazioni del modello in formato cartaceo, ma ha il vantaggio che può essere facilmente condiviso tra i manager e le risorse umane. 

Utilizzando i fogli di calcolo Excel altro non dovrai fare che chiedere ai lavoratori di compilare giornalmente il documento e alle risorse incaricate di utilizzare le informazioni immesse per elaborare la busta paga. 

La gestione presenze mediante fogli Excel funziona ma comunque non è esente da criticità. Devi anzitutto lavorare sulla comunicazione e sincerarti che ogni lavoratore si ricordi o di annotare gli orari di lavoro e le eventuali assenze. 

Se un lavoratore dimentica di compilare il foglio risulta abbastanza difficile risalire alle ore effettivamente lavorate. Per quest’ultimo motivo, è necessario inviare continui promemoria e allo stesso tempo chiedere agli addetti alla revisione dei fogli presenze di verificare costantemente che tutte le informazioni vengano inserite con continuità. 

Gestione presenze con Excel guida pratica

Con un po’ di dimestichezza con Excel, puoi anche pensare di creare da zero un foglio presenze. Puoi quindi condividerlo con i lavoratori, i quali, a loro volta, sono tenuti ad aggiornarlo quando iniziano e terminano la giornata lavorativa.

Puoi realizzare un foglio presenze in Excel partendo dalle seguenti colonne:

• Nome del lavoratore
• Data presenza
• Ora di ingresso e uscita
• Ore lavorate
• Assenze

Questi sono i 5 punti principali che dovrebbe contenere ogni foglio presenze in Excel. Le informazioni una volta inserite possono poi essere calcolate automaticamente dal software, mediante l’inserimento di apposite formule, per riportare automaticamente le informazioni. Ad esempio:

• Numero di ore lavorate nella settimana o nel mese = SOMMA.SE(A2:A100, “Settimana 1”, E2:E100)
• Numero di presenze nel mese di giugno = CONTA.SE(MESE(B2:B100), 6)
• Numero di assenze = CONTA.SE(A2:A100, “Dipendente 1”, C2:F100)
• Numero di ore lavorate nel mese = SOMMA.SE(MESE(A2:A100), 5, D2:D100)

In questo caso, si assume che i tre valori siano presenti nelle colonne “A”, “B” e “C”, mentre “D” rappresenta le ore lavorate. È sufficiente adattare le lettere in base alla posizione effettiva dei dati nel tuo foglio presenze in Excel.

Gestione delle presenze con un software HR

La gestione delle presenze mediante fogli cartacei o in Excel è possibile, ma può presto rivelarsi difficile. I moduli cartacei ti obbligano ad eseguire tutti i calcoli a mano, possono verificarsi errori di calcolo e far perdere molte ore di lavoro sia ai dipendenti sia ai responsabili.

Optare per i fogli Excel è sicuramente un’opzione migliore: digitalizzi il processo e la possibilità di inserire apposite formule semplifica le operazioni di calcolo. Tuttavia, per beneficiare appieno dei vantaggi portati dalla trasformazione digitale, non puoi prescindere oggi dall’utilizzo di software HR pensati per automatizzare e digitalizzare l’intero processo di gestione delle presenze.

La gestione delle presenze mediante l’utilizzo di software HR può quindi rivelarsi un alleato in più, soprattutto per te che gestisci una PMI e sei alla continua ricerca di innovazioni che possano portarti a competere con altre realtà innovative. In particolare, ti invitiamo a considerare che utilizzare un’applicazione è oggi:

• Economico: gestire le presenze e non solo da un unico software è accessibile. Non devi installare obbligatoriamente apparecchiature, stampare badge e puoi scegliere tra diverse soluzioni specifiche per le tue esigenze e adatte al budget che hai a disposizione.
• Scalabile: implementare un software HR significa anche avvalersi di un supporto scalabile nel tempo. Puoi iniziare digitalizzando un solo processo e via via implementare molti altri, fino ad automatizzare e digitalizzare tutte le operazioni manuali che oggi causano rallentamenti in azienda.
• Conforme alle norme: infine, scegliendo il giusto applicativo, hai uno strumento già sviluppato in conformità alle attuali normative vigenti sul tema della rilevazione delle presenze. Questo significa avere la certezza di evitare ogni tipo di segnalazione e contenzioso.

Quali caratteristiche deve avere un buon software di gestione presenze

Ma come scegliere il giusto software per la gestione delle presenze in azienda? Quali caratteristiche deve avere? Prima di acquistare qualsiasi software, il nostro consiglio è di verificare la presenza delle seguenti caratteristiche:

• Versione di prova gratuita: assicurati che l’azienda produttrice del software ti dia la possibilità di provare il software per qualche giorno. Così facendo puoi renderti conto se fa per te e raccogliere feedback dai dipendenti.
• Servizio clienti efficiente: verifica la qualità del servizio clienti. Poni domande e accertati che si renda disponibile a risolvere ogni tua esigenza. Un servizio clienti disponibile può aiutarti a trarre rapidamente vantaggio di tutte le funzionalità promesse dal software.
• Calcolo automatico: il vero vantaggio dei software HR è che ti sollevano dal dover fare i calcoli a mano o con la calcolatrice. Assicurati che il software scelto calcoli per te le presenze dei lavoratori, le ore di permesso fruite, le ferie maturate e tutti gli altri dati essenziali da sapere per una corretta gestione delle risorse umane in azienda.
• Versione mobile (app): oggi è fondamentale avere a disposizione un software disponibile anche in versione mobile per Android e iOS. Questo ti permette di gestire l’azienda ovunque tu sia, controllare le presenze e i turni di lavoro dallo smartphone, inviare feedback, monitorare i flussi di lavoro e in generale sfruttare tutte le funzionalità messe a disposizione dal software. La funzionalità si rivela utile anche per i lavoratori, i quali a loro volta possono, ad esempio, timbrare elettronicamente la presenza dallo smartphone, consultare i turni di lavoro, gestire il lavoro anche da casa e così via.

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