Calcolo rimborso chilometrico: cos’è e come funziona per i dipendenti

Se i tuoi dipendenti effettuano molte trasferte e stai cercando di capire meglio come funzioni la gestione di spese e rimborsi aziendali, sei nel posto giusto.

Il rimborso chilometrico ai dipendenti è la soluzione maggiormente utilizzata dai datori di lavoro per la compensazione delle spese di trasporto sostenute dai propri collaboratori, che debbano spostarsi dalla sede per svolgere il proprio lavoro. Ma come funziona? Scopriamo insieme come effettuare il calcolo del rimborso chilometrico e cosa comprende.

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Cos’è e cosa comprende il rimborso chilometrico

Partiamo dalle basi, e capiamo esattamente di cosa stiamo parlando. Il rimborso chilometrico è l’indennità riconosciuta dal datore di lavoro in busta paga a un dipendente che utilizzi un veicolo di sua proprietà per una trasferta lavorativa. Per determinare l’ammontare del rimborso dovrai considerare alcuni aspetti fondamentali come:

  • Il tipo di carburante utilizzato
  • I km percorsi dal lavoratore
  • La tassazione e la deducibilità delle spese
  • Il tipo di veicolo utilizzato
  • La proprietà del veicolo
  • Il comune nel quale è stata effettuata la trasferta

La definizione di questi elementi è fondamentale ai fini del calcolo del rimborso chilometrico e, in seguito, vedremo più nel dettaglio perché.

Rimborso chilometrico auto: cosa comprende

Per definire il rimborso ai dipendenti dovrai inoltre definire i tipi di spese sostenute dai tuoi dipendenti. Il rimborso chilometrico comprende due tipi di spese, quelle proporzionali e quelle non proporzionali.

Le spese proporzionali sono quelle spese, dirette o indirette, sostenute dal dipendente che aumentano con l’aumentare del tragitto percorso. Un esempio pratico ne sono il carburante, l’usura del veicolo e delle gomme.

Le spese non proporzionali sono invece quelle spese non direttamente riconducibili al trasporto in sé. Vengono sostenute in maniera sporadica e con un costo fisso. Esempi di spese non proporzionali sono i ticket di parcheggio e i pedaggi autostradali.

Rimborso chilometrico dipendenti: a chi spetta?

Come abbiamo detto, il rimborso chilometrico spetta ai dipendenti che debbano spostarsi per ragioni di lavoro (utilizzando la propria auto o un’auto noleggiata ad hoc) in un luogo differente dalla sede lavorativa usuale.

Sembra una banalità ma, in questi casi, definire la sede lavorativa abituale del dipendente risulta cruciale. Soprattutto nei casi di dipendenti con mansioni caratterizzate da un’alta frequenza di spostamenti (come ad esempio i responsabili commerciali) e che raramente si trovino a passare dall’ufficio, dovrai definire con chiarezza la loro sede di lavoro abituale per  determinare poi con correttezza l’ammontare e la tassazione del rimborso stesso.

Oltre a questo ricorda sempre che, in qualità di datore di lavoro o responsabile delle risorse umane, non sei tenuto a fornire un’autorizzazione preventiva alla trasferta. Per quanto riguarda la documentazione invece, potrai rimborsare solamente le spese opportunamente documentate dai dipendenti a dimostrazione delle spese effettivamente sostenute.

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Calcolo rimborso chilometrico auto: come fare

Eccoci arrivati alla parte più interessante: come si calcola il rimborso chilometrico per i dipendenti?

Per calcolare il rimborso chilometrico dovrai fare riferimento necessariamente alle Tabelle ACI, ovvero le tabelle di riferimento per il calcolo dei costi chilometrici. Vengono aggiornate due volte all’anno e puoi consultarle sia tramite la Gazzetta Ufficiale che tramite il sito dell’ACI (solo se sei registrato). La registrazione al sito dell’ACI ti facilita il calcolo. Potrai usare il calcolatore automatico, altrimenti puoi tranquillamente fare il calcolo manualmente.

Per effettuare il calcolo del rimborso chilometrico dovrai richiedere al tuo dipendente le seguenti informazioni:

  • Tipo di veicolo (automobile o moto)
  • Modello del veicolo
  • Tipo di carburante usato dal veicolo (diesel, benzina ecc.)

Per facilitarti le cose, e senza dover reperire tu direttamente le informazioni, ti consigliamo di creare il tuo personale modulo per il rimborso chilometrico. Potrai farlo compilare ai tuoi dipendenti alla fine di ogni settimana o mese e avrai così tutti i dati che ti servono per il calcolo.

Una volta raccolti i dati, se farai il calcolo manualmente, dovrai cercare la riga corrispondente al tipo di auto, modello e alimentazione e potrai vedere nella tabella il relativo costo chilometrico da applicare. Come ultima cosa, ti basterà moltiplicare il coefficiente che vedi per il numero di chilometri indicati dal tuo dipendente.

Facciamo un esempio pratico per renderlo ancora più semplice. Ipotizziamo che, durante l’ultima settimana, il tuo dipendente abbia percorso 150km per svolgere il suo lavoro fuori dalla sede e che la sua macchina fosse una Fiat Punto Multijet 1300 a benzina. Ipotizzando un costo chilometrico in tabella di 0,78654€ il rimborso che dovrai corrispondere sarà di 117,98€ (150 x 0,78654€).

La tassazione del rimborso chilometrico

I rimborsi chilometrici sono soggetti a tassazione? Per rispondere a questa domanda dobbiamo guardare al comune all’interno del quale è stata effettuata la trasferta. I casi principali in cui ti troverai sono fondamentalmente due:

  • Trasferta nello stesso comune della sede lavorativa: in questo caso i rimborsi concorrono a formare il reddito del lavoratore e quindi sono soggetti a tassazione e non deducibili
  • Trasferta al di fuori del comune della sede lavorativa: in questo caso i rimborsi non formano parte del reddito, quindi sono esenti da tassazione e deducibili

Da tenere in considerazione che, in relazione alla deducibilità, la legge prevede un limite di potenza del veicolo utilizzato. Nello specifico 17 cavalli fiscali (se il veicolo è a benzina) e 20 cavalli fiscali (se il veicolo è diesel).

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Ora che ti è tutto più chiaro riguardo al rimborso chilometrico e al suo calcolo, la domanda sorge spontanea: come posso semplificare la gestione delle mie spese aziendali senza complicarmi la vita?

Con Factorial, puoi gestire i tuoi rimborsi e le tue spese in modo facile ed efficace, potendo contare su un sistema completamente automatizzato. Il suo software per la gestione delle spese aziendali ti permette di:

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