Rimborso chilometrico 2023: che cos’è e come si calcola

Sai cos’è e cosa si intende per rimborso chilometrico? A chi spetta e quali sono gli aspetti fiscali da conoscere?

In questo approfondimento dedicato al rimborso spese chilometriche, risponderemo a queste e molte altre domande. Scoprirai che si tratta di un rimborso che spetta a tutti i lavoratori, anche occasionali, impegnati in trasferta per conto dell’azienda. Consente ai dipendenti di recuperare le spese sostenute per il carburante, i pedaggi, le spese per l’assicurazione e talvolta anche la manutenzione del veicolo utilizzato.

Quindi, mettiti comodo e scopri subito come gestire al meglio i rimborsi chilometrici in azienda.

Che cos’è il rimborso chilometrico

Il rimborso chilometrico si riferisce al modo in cui i lavoratori vengono rimborsati per le spese sostenute per conto dell’azienda legate all’utilizzo di propri mezzi di trasporto. Le modalità di gestione del rimborso dipendono dal tipo di mezzo utilizzato durante il viaggio.

Quando il dipendente utilizza mezzi pubblici, treni o aerei, il rimborso è semplice da gestire richiedendo al lavoratore di presentare un elenco delle spese sostenute, nel caso in cui il lavoratore utilizzi un mezzo di trasporto proprio il rimborso viene calcolato in base ai chilometri percorsi dal lavoratore e includere anche altre spese come pedaggi, assicurazione e manutenzione ordinaria del veicolo.

Per determinare correttamente le spese sostenute dal dipendente, bisogna fare riferimento alle tabelle ACI (Automobile Club d’Italia) accessibili tramite il servizio online “Costi Chilometrici“.

Inoltre, è utile conoscere gli aspetti fiscali legati al rimborso chilometrico e stabilire regolamenti aziendali precisi per una gestione ottimale dei rimborsi.

A chi spetta il rimborso chilometrico

Chi ha diritto al rimborso chilometrico? Fondamentalmente, i lavoratori che utilizzano un mezzo personale per l’esercizio di compiti e mansioni aziendali sono interessati al rimborso.

Questo diritto si estende a diverse categorie di persone, tra cui:

• Dipendenti
• Soci
• Manager
• Collaboratori esterni

Il motivo per cui è previsto il rimborso è facilmente comprensibile. Alcuni lavoratori, come i rappresentanti o coloro che svolgono attività di manutenzione in trasferta, trascorrono molte ore lontano dalla sede aziendale e, di conseguenza, sostengono spese significative per il carburante durante l’anno.

Pertanto, l’azienda è tenuta a garantire un’indennità in busta paga a coloro che necessariamente devono utilizzare un’auto o un qualsiasi altro mezzo di trasporto. Quando le spese sono minime, molte organizzazioni propendono per un rimborso spese forfettario, uno strumento semplice e facile da gestire.

Quando invece l’auto di proprietà del dipendente viene utilizzata regolarmente allora bisogna calcolare con esattezza tutte le spese che sostiene per mantenerla.

Quando è ammesso il rimborso chilometrico

Il rimborso delle spese chilometriche spetta a tutti i lavoratori che utilizzano un mezzo proprio per svolgere le proprie mansioni in trasferta. Nella fattispecie per trasferta s’intende in un comune diverso da quello in cui vi sono i locali o gli uffici aziendale.

La condizione fondamentale è che il rimborso copra le spese complessive. Oltre alle spese di carburante, il rimborso erogato, il cui importo è determinato dalle tabelle ACI, copre anche altre spese correlate all’uso del veicolo, ma non altre spese come i pedaggi autostradali o il parcheggio, le quali dovresti rimborsare a parte.

Tecnicamente, il rimborso chilometrico è sempre ammesso quando si verifica la situazione sopra descritta. La condizione primaria che dà diritto al rimborso  è che si tratti di una trasferta di lavoro, la cui definizione può essere trovata nella circolare diramata dal Ministero delle Finanze C.M. n. 207/E/2000.

Per rendere ammissibile il rimborso chilometrico, il lavoratore è tenuto a presentare documentazione delle spese sostenute**, ad esempio presentando la ricevuta che attesta gli importi spesi per il carburante. Inoltre, come datore sei tenuto a conoscere ogni aspetta tra cui:

• Motivo della trasferta
• Mezzo utilizzato
• Compenso chilometrico da riconoscere

Il rimborso rientra nella categoria dei rimborsi a piè di lista o analitici, che consentono di recuperare completamente l’importo effettivamente speso, a differenza dei rimborsi forfettari che prevedono un importo predefinito per il lavoratore.

Rimborso chilometrico: quali sono gli obblighi delle aziende

A differenza di altri rimborsi delle spese dei dipendenti, gli obblighi e la gestione dei rimborsi chilometrici non sono disciplinati da un impianto normativo specifico per le trasferte.

Le regole da seguire sono definite principalmente dalla giurisprudenza, anche se risultano ben regolate a livello fiscale. Pertanto, non è corretto parlare di obblighi specifici.

Come datore di lavoro, sei tenuto a fornire il rimborso chilometrico per garantire una corretta gestione aziendale, ma sei libero di stabilire e concordare le regole in base alle tue esigenze e a quelle dei lavoratori.

Il nostro consiglio è di avere una politica di rimborsi chilometrici chiara e definita, tenendo conto dei seguenti punti:

• Richiedi documentazione: il modo migliore per gestire i rimborsi chilometrici è avere informazioni precise sulle spese sostenute dal dipendente per il carburante durante il periodo di riferimento. Crea un regolamento che obblighi i dipendenti a presentare tutte le ricevute che attestano le spese sostenute e la natura della trasferta.
• Calcola le tariffe correttamente: basati sulle tabelle ACI aggiornate all’anno corrente per conoscere il costo chilometrico, che varia in base al tipo di veicolo utilizzato, al tipo di alimentazione (benzina, gasolio, gas) e al periodo di utilizzo del veicolo.
• Mantieni una corretta contabilità: assicurati di tenere in ordine tutta la documentazione fornita dai dipendenti, dagli amministratori, dai collaboratori esterni e da tutti coloro che ricevono il rimborso. È importante registrare correttamente i rimborsi sia nelle strutture contabili aziendali sia nel Libro Unico del lavoratore.
• Comprendi gli aspetti fiscali: è importante conoscere come funziona il rimborso chilometrico dal punto di vista fiscale. I rimborsi sono deducibili fiscalmente, ma ci sono alcuni limiti da considerare in base al tipo di veicolo utilizzato.

In sintesi, sebbene la gestione dei rimborsi chilometrici sia flessibile, è importante essere consapevoli di vari aspetti e stabilire regole chiare, nonché implementare un sistema facile che consenta ai dipendenti e ai collaboratori di presentare le spese sostenute e agli addetti alle risorse umane di contabilizzare e autorizzare facilmente i rimborsi.

Calcolo costo chilometrico e tabelle ACI 2023

Come anticipato, consultare le tabelle ACI 2023, o comunque aggiornate all’anno in corso, è indispensabile per garantire ai dipendenti e ai collaboratori di ricevere il corretto rimborso.

Consultare le tabelle è un’operazione essenziale ogni volta che il lavoratore utilizza un mezzo proprio e, di conseguenza, non può avvalersi di un mezzo pubblico o aziendale.

Fermo restando che il dipendente è tenuto a conservare e presentare tutta la documentazione relativa alle spese sostenute per il calcolo, nel calcolo vengono incluse diverse voci:

• Tipo di veicolo
• Carburante
• Usura dei pneumatici
• Riparazioni e manutenzione
• Assicurazione RCA

Le tabelle vengono aggiornate due volte l’anno, a eccezione del costo del carburante che viene aggiornato settimanalmente. Queste tabelle tengono conto di diversi parametri e i calcoli vengono determinati secondo una metodologia complessa ma precisa che permette di determinare il costo di esercizio del veicolo.

Per fare un esempio, una volta effettuato l’accesso al sito dell’ACI, viene richiesto di inserire il periodo di riferimento e il modello dell’autovettura o del mezzo utilizzato, il tipo di alimentazione e il modello. Se il dipendente utilizza una Fiat Panda 1.0 Hybrid, i costi complessivi calcolati, tenendo conto di tutte le voci sopra elencate, sono i seguenti:

• 0,6813 €/km fino a 5.000 km annui
• 0,3784 €/km fino a 15.000 km annui
• 0,3178 €/km fino a 25.000 km annui

Per fare un altro esempio, il rimborso chilometrico da corrispondere aumenta considerevolmente se il veicolo ha un valore superiore rispetto al precedente. Ad esempio, il rimborso da corrispondere nel caso si utilizzi una BMW a benzina da 184 CV diventa:

• 1,3936 €/km fino a 5.000 km annui
• 0,7548 €/km fino a 15.000 km annui
• 0,6271 €/km fino a 25.000 km annui

È possibile verificare facilmente che i costi sono quasi il doppio rispetto al caso precedente utilizzando le tabelle ACI e confrontando i dati relativi al rimborso chilometrico per i diversi modelli di veicoli.

È importante considerare ogni aspetto in modo attento, poiché i rimborsi chilometrici possono avere un impatto significativo sui costi fissi aziendali.

Aspetti fiscali per aziende e dipendenti

Dopo aver visto diversi aspetti sul rimborso chilometrico: cosa comprende, a chi spetta e come calcolarlo, soffermiamoci sugli aspetti fiscali. Per chiarire ogni aspetto, è necessario distinguere a chi è rivolto il rimborso, vedendo dapprima se rivolto a dipendenti, a collaboratori esterni, a soci o ad amministratori.

Rimborso chilometrico per dipendenti e collaboratori

Per quanto riguarda i dipendenti, i collaboratori e gli amministratori, i rimborsi che ricevono non concorrono a determinare il reddito IRPEF. Pertanto, anche se sono di importo elevato, non aumenteranno l’imposta sul reddito che il dipendente deve pagare.

Dall’altro lato, per l’azienda, i rimborsi erogati sono fiscalmente deducibili, ma non riducono la base imponibile IRAP, fino a un massimo di 59,65 euro al giorno per trasferte al di fuori del territorio comunale e 95,80 euro per trasferte all’estero. Questo è stabilito dall’articolo 95 del Testo Unico delle Imposte sui Redditi (TUIR).

È importante notare che le spese sostenute per il tragitto casa-lavoro non sono considerate come trasferte, ma possono comunque rientrare nella categoria dei fringe benefit.

Rimborso chilometrico per lavoratori occasionali e autonomi

Può capitare che sia necessario riconoscere un rimborso chilometrico a un collaboratore esterno. In questo caso, il lavoratore deve essere consapevole che l’importo ricevuto concorrerà a determinare la base imponibile.

Per l’azienda, i rimborsi sono totalmente deducibili, ma non riducono l’IRAP. Come datore di lavoro, è necessario emettere la ritenuta d’acconto, che corrisponde al 20% dell’importo totale dei rimborsi.

Rimborsi per soci e amministratori

Infine, ci sono diverse regole applicabili quando i beneficiari del rimborso sono gli amministratori o i soci dell’azienda.

Nel primo caso, il compenso è soggetto sia all’IVA che ai contributi previdenziali.

Inoltre, il rimborso percepito concorre a determinare il reddito. Anche in questo caso, è prevista l’emissione di una ritenuta d’acconto pari al 20%.

Per quanto riguarda i soci, la normativa non fornisce un quadro chiaro. In linea generale, sembra corretto dedurre interamente i costi e, per quanto riguarda il socio, egli dovrebbe includere i rimborsi nel calcolo della base imponibile.

Semplifica la gestione dei rimborsi spese con Factorial

Ora che abbiamo esaminato tutti gli aspetti relativi al rimborso chilometrico, resta solo da vedere come la tecnologia, e in particolare i software HR appositi, possono aiutarti a gestire al meglio i rimborsi spese.

Software come Factorial si rivelano la soluzione ideale per automatizzare e digitalizzare il più possibile le fasi di rendicontazione, calcolo e approvazione dei rimborsi.

Factorial è un software HR ideale per la gestione delle spese. La funzionalità Nota spese ti permette di:

• Centralizzare e monitorare le spese da un unico punto
• Controllare tutte le spese effettuate in tempo reale
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Rimborso chilometrico 2023: le conclusioni

In questo articolo abbiamo scoperto cosa si intende per rimborso chilometrico, a chi spetta e riportato l’insieme di regole che dovresti seguire al fine di garantire ai lavoratori il corretto ammontare dei costi sostenuti per l’utilizzo del proprio mezzo durante lo svolgimento di mansioni e compiti in trasferta e per conto dell’azienda.

Come abbiamo visto, calcolare e gestire il corretto indennizzo da includere in busta paga non è semplice.

Spesso i responsabili HR potrebbero perdere molte ore di lavoro nella rendicontazione, e anche per i lavoratori conservare ogni singola ricevuta potrebbe rappresentare una preoccupazione in più.

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