Il rimborso chilometrico è un’indennità che le aziende erogano ai dipendenti che utilizzano il proprio veicolo per trasferte di lavoro. Ma come funziona esattamente, a chi spetta e quali sono le regole di tassazione per il 2026?
Calcolare correttamente questo importo è fondamentale per garantire conformità fiscale e trasparenza. La procedura si basa sulle tabelle dei costi chilometrici pubblicate dall’ACI, che forniscono i valori di riferimento per ogni tipo di veicolo. In questa guida, vedremo passo dopo passo come gestirlo.
- Cos’è il rimborso chilometrico
- A chi spetta il rimborso chilometrico
- Quando va erogato il rimborso chilometrico
- Come fare una richiesta di rimborso chilometrico
- Calcolo rimborso chilometrico: tabelle ACI 2025 (+ Esempio)
- Rimborso chilometrico: come funziona la tassazione per aziende e dipendenti?
- Rimborso chilometrico e fringe benefit: quali sono le differenze?
- Gestisci il rimborso spese chilometrico con Factorial
- Domande frequenti sul rimborso chilometrico
- Gestisci i rimborsi e le note spese con un software integrato e completo 💰
Cos’è il rimborso chilometrico
Il rimborso chilometrico è il sistema adottato dalle aziende per risarcire con precisione i lavoratori delle spese sostenute quando utilizzano un proprio mezzo (auto, furgone, moto…) in occasione delle trasferte di lavoro.
Nel calcolo del rimborso, vanno inclusi non solo i costi del carburante, ma anche le quote relative al consumo dei pneumatici, all’assicurazione e all’usura del veicolo.
A parte, invece, il lavoratore è tenuto a inserire nella nota spese aziendale altre spese collegate alla trasferta come quelle relative ad esempio ai pedaggi o ai parcheggi a pagamento.
Ti ricordiamo che, come stabilito nella circolare del 16/11/2000 n. 207 del Ministero delle Finanze per trasferta di lavoro, si intende uno spostamento temporaneo per esigenze di lavoro, che non va confuso con il trasferimento. Quest’ultimo implica uno spostamento duraturo del tempo del lavoratore in un’altra sede aziendale.
Il rimborso chilometrico rappresenta quindi un metodo semplice per risarcire i lavoratori quando utilizzano un mezzo di proprietà per svolgere mansioni in un comune diverso da quello in cui è situata l’azienda.
Come vedremo, per calcolare quanto spetta effettivamente al dipendente bisogna consultare le tabelle ACI, le quali vengono aggiornate due volte l’anno.
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A chi spetta il rimborso chilometrico
Il rimborso chilometrico spetta a tutti i lavoratori che utilizzano la propria autovettura per scopi lavorativi. Dovrai quindi garantire l’indennità a:
- Dipendenti
- Amministratori
- Soci
- Lavoratori autonomi
- Collaboratori
Chiaramente, la trasferta deve essere preventivamente concordata con il lavoratore. La prassi vuole che il datore di lavoro o il manager la autorizzi mediante la cosiddetta lettera d’incarico.
Si tratta di un documento scritto che specifica:
- Motivo della trasferta
- Mezzo utilizzato
- Compenso chilometrico previsto in base alle tabelle ACI
È bene specificare infine che nell’ambito di una buona gestione delle spese sostenute dai dipendenti, si ricorre al rimborso chilometrico solo quando le trasferte sono assidue, ovvero continue nel tempo.
In caso di trasferta occasionale, si propende per il più semplice rimborso spese forfettario, il quale è più semplice e facile da gestire.
Diversamente, quando il lavoratore si sposta temporaneamente (da alcuni giorni ad alcune settimane) dalla sede aziendale, per motivi lavorativi, allora, si tende a riconoscere direttamente l’indennità di trasferta, la quale, se previsto nel CCNL, è uno strumento che tende a compensare il lavoratore del servizio svolto in una sede diversa rispetto a quella abituale.
Rimborso tragitto casa-lavoro
Una domanda frequente riguarda il tragitto casa lavoro. In questo caso è valido il rimborso chilometrico?
Normalmente, questo tragitto non prevede alcun tipo di rimborso da parte del datore di lavoro, che quindi non dovrà corrispondere nulla ai propri dipendenti.
L’unica eccezione, regolata dalla Corte di giustizia dell’Unione Europea, riguarda quei lavoratori che non hanno una sede di lavoro abituale (come ad esempio gli agenti di commercio) e che devono recarsi nella sede principale del datore di lavoro.
In questo caso, andrà retribuito il tragitto, ma la tassazione non seguirà le stesse regole del rimborso chilometrico, che andremo a vedere più avanti. Il rimborso, in questo caso, sarà soggetto a tassazione e verrà tassato come se fosse parte del salario totale.
Quando va erogato il rimborso chilometrico
Nella prassi, il rimborso chilometrico viene erogato nella busta paga successiva al mese in cui il dipendente è stato impegnato in una trasferta di lavoro al di fuori del territorio del comune in cui ha sede legale l’attività.
L’ammontare del rimborso spettante sarà visibile al lavoratore nel cedolino della busta paga.
Se, ad esempio, un lavoratore utilizza la sua auto per un viaggio di lavoro di circa 500 km tra andata e ritorno e, secondo quanto stabilito nelle tabelle ACI, ha diritto a 0,40 € per km, allora entro la fine del mese, il lavoratore è tenuto a:
- Documentare le spese relative al viaggio, inclusi i costi per il carburante
- Presentare la richiesta di rimborso all’azienda
- Allegare la tariffa chilometrica spettante a seconda della tipologia di veicolo utilizzata
La richiesta, una volta approvata, viene poi rimborsata nella busta paga successiva.
Bisogna inoltre specificare alcuni importanti aspetti. Il primo è che le tempistiche possono variare a seconda delle politiche interne dell’azienda. Questo perché non c’è una norma specifica che obbliga il datore a riconoscere il rimborso direttamente nella busta paga successiva.
Inoltre, quanto detto vale solo nel caso in cui l’azienda preveda una modalità di rimborso analitica, puntuale cioè, di tutte le spese sostenute. Se invece adotta un rimborso spese forfettario (Art. 51 del T.U.I.R.), allora il lavoratore ha diritto a un rimborso forfettario pari a 46,48 euro al giorno per le trasferte in Italia e 77,46 euro al giorno per le trasferte fuori dai confini nazionali.
Come fare una richiesta di rimborso chilometrico
La richiesta di rimborso chilometrico parte dal dipendente, il quale, una volta rientrato dalla trasferta, è tenuto a compilare un modulo precompilato generalmente messo a disposizione dall’azienda.
Questo modulo, in formato cartaceo o digitale, prevede l’inserimento di tutta una serie di informazioni volte a ottenere il rimborso:
- Nome del dipendente
- Numero di matricola
- Posizione aziendale
- Data della trasferta
- Località di partenza e di destinazione
- Chilometri percorsi
- Tipologia di veicolo utilizzato
- Rimborso chilometrico spettante secondo quanto stabilito nella Tabella ACI
In allegato a queste informazioni, il dipendente è anche tenuto a presentare la relativa documentazione di tutte le altre spese sostenute e rimborsate dall’azienda. Ad esempio, la nota spese potrebbe includere i costi per i pedaggi, per il parcheggio, nonché i costi per il vitto e l’alloggio.
Spetta poi al dipartimento HR verificare la veridicità delle informazioni e autorizzare il rimborso.
Calcolo rimborso chilometrico: tabelle ACI 2026
Per il calcolo puntuale del rimborso spettante al dipendente, è necessario utilizzare il servizio online “Costi Chilometrici” sul sito ufficiale dell’ACI. È importante non confondere questo strumento con le tabelle pubblicate in Gazzetta Ufficiale, che, come chiarisce l’Agenzia delle Entrate, servono primariamente per il calcolo del fringe benefit sui veicoli aziendali ad uso promiscuo.
Una volta all’interno del portale, basta compilare i campi richiesti inserendo:
- Data di trasferta
- Tipologia di Autovettura (Auto, SUV, Furgone…)
- Marca dell’auto
- Alimentazione (Benzina, metano, ibrida…)
- Modello dell’auto
Una volta inseriti i dati, un’apposita schermata riassume tutti i costi divisi in:
- Quota capitale
- Carburante
- Pneumatici
- Manutenzione e riparazione
- Totale
Le spese sono espresse in € al km.
Ad esempio, per una trasferta di 500 km effettuata nel 2026 con una Fiat 500 1.0 70CV Hybrid, consultando il portale ACI si otterrebbe un costo chilometrico specifico. Ipotizzando un valore aggiornato per il 2026 di 0,2485 €/km, il rimborso totale ammonterebbe a 124,25 €. Questo importo copre tutte le voci di costo, inclusa l’usura del veicolo.
Rimborso chilometrico: come funziona la tassazione per aziende e dipendenti?
Concludiamo questo approfondimento dedicato ai rimborsi chilometrici, esaminando come debbano essere gestiti dal punto di vista fiscale, sia per le aziende sia per i lavoratori.
Per quanto riguarda le aziende, gli aspetti fiscali e i limiti di deducibilità sono regolati dall‘art. 95, comma 3, del TUIR (Testo Unico delle Imposte sui Redditi). La normativa stabilisce che i costi sostenuti per i rimborsi chilometrici sono interamente deducibili se relativi a veicoli con potenza massima pari a 17 cavalli fiscali (per i motori a benzina, bifuel e ibridi) o 20 cavalli fiscali (per i motori diesel). Nel caso in cui il dipendente utilizzi un veicolo più potente, il costo per l’azienda non è indeducibile, ma la deduzione viene “ridimensionata” e limitata alla tariffa ACI prevista per la soglia massima consentita (17 o 20 CV).
È importante non confondere queste regole con le percentuali di calcolo del fringe benefit per le auto aziendali ad uso promiscuo (che dal 2025/2026 si basano rigidamente sul tipo di alimentazione: 10% per le elettriche, 20% per le plug-in e 50% per le endotermiche). Per il rimborso chilometrico su auto di proprietà del dipendente, lo schema è nettamente più semplice:
- Per il dipendente: il rimborso calcolato secondo le tabelle ACI correnti è totalmente esente da imposte e contributi, poiché è considerato un puro indennizzo speso per conto del datore di lavoro e non costituisce reddito.
- Per l’azienda: il costo è interamente deducibile dal reddito d’impresa, a condizione che si rispettino i limiti di potenza del veicolo sopra citati (17 CV fiscali per benzina/ibridi e 20 CV fiscali per il gasolio). Nota: il rimborso chilometrico resta invece indeducibile ai fini IRAP.
Passando ai lavoratori, trova costante applicazione il principio ribadito dall’Agenzia delle Entrate (tra cui la storica Risoluzione n. 92/E): se il rimborso chilometrico è calcolato rigorosamente sulla base delle tabelle ACI (che includono i costi di usura, carburante e manutenzione), esso è esente da imposizione fiscale in busta paga.
Tale esenzione segue la logica per cui l’indennizzo non ha natura remunerativa, ma risarcitoria. Tuttavia, questa agevolazione si applica esclusivamente nel caso di trasferte effettuate al di fuori del territorio comunale in cui si trova la sede di lavoro. Se la trasferta avviene all’interno dello stesso Comune, il rimborso chilometrico concorre interamente a formare il reddito imponibile del dipendente.
In conclusione, sono numerosi gli aspetti normativi da monitorare per garantire al lavoratore un adeguato indennizzo e all’azienda la corretta deducibilità delle trasferte. Gli importi variano in base alla tipologia di viaggio, ai chilometri effettivi e al veicolo utilizzato, senza contare le altre spese accessorie (pedaggi, parcheggi, vitto e alloggio).
In tal senso, l’adozione di una piattaforma centralizzata per la gestione delle spese, capace di digitalizzare e automatizzare le fasi di rendicontazione, calcolo secondo le tabelle ACI e approvazione dei flussi, rappresenta lo strumento ideale per gestire con precisione, rapidità e conformità fiscale le spese sostenute dai dipendenti.
Rimborso chilometrico e fringe benefit: quali sono le differenze?
È fondamentale non confondere il rimborso chilometrico con il fringe benefit per l’auto aziendale. Il primo è un indennizzo per l’uso di un’auto di proprietà del dipendente. Il secondo, invece, è un compenso in natura che viene tassato in busta paga quando l’azienda concede un’auto di sua proprietà per uso sia lavorativo che personale (promiscuo). Come riporta il sito informazionefiscale.it, il valore del fringe benefit si calcola con le tabelle ACI pubblicate in Gazzetta Ufficiale, applicando percentuali basate sulle emissioni di CO2 del veicolo.
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FAQ: rimborso chilometrico
Quanto è il rimborso per i km?
L’importo del rimborso per chilometro non è fisso, ma varia in base al tipo di veicolo. Viene calcolato utilizzando le tariffe ufficiali definite nelle tabelle ACI, che considerano costi come carburante, usura, assicurazione e manutenzione del mezzo.
Quali sono le tariffe chilometriche ACI per il 2026?
Le tariffe chilometriche ACI per il 2026 non sono ancora disponibili. Vengono elaborate dall’Automobile Club d’Italia e pubblicate sulla Gazzetta Ufficiale verso la fine dell’anno precedente, quindi saranno consultabili a fine 2025.
Come si calcola il rimborso per un tragitto?
Il rimborso si calcola moltiplicando i chilometri totali percorsi per la tariffa chilometrica specifica del veicolo, come indicato nelle tabelle ACI ufficiali. La formula è: Rimborso = costo per km × km percorsi.
Dove trovo le tabelle ACI?
Le tabelle ACI sono pubblicate ogni anno sulla Gazzetta Ufficiale e sono consultabili direttamente sul sito web dell’Automobile Club d’Italia. Il portale permette di trovare la tariffa esatta inserendo il modello e l’alimentazione del veicolo.
