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Rimborso chilometrico: a chi spetta e come calcolarlo

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6 minuti di lettura
Rimborso chilometrico: a chi spetta e come calcolarlo

Sai cos’è e cosa si intende per rimborso chilometrico? Ti è chiaro a chi spetta e quali sono gli aspetti fiscali da conoscere?

Il rimborso chilometrico deve essere garantito a tutti i lavoratori che, per necessità lavorative, utilizzano la propria auto

Per calcolarlo ci si basa sulle tabelle ACI, sempre aggiornate, che permettono di calcolare quanto ha speso il lavoratore a seconda della tipologia del mezzo. Una volta determinato l’importo del rimborso, dovrai semplicemente aggiungerlo alla busta paga del lavoratore.

In questo articolo, approfondiremo tutti gli aspetti legati alla gestione dei rimborsi chilometrici, compresi quelli fiscali. Al termine della lettura siamo sicuri che avrai tutte le informazioni necessarie per semplificare così l’intero processo. Cominciamo!

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Che cos’è il rimborso chilometrico 

Il rimborso chilometrico è il sistema adottato dalle aziende per risarcire con precisione i lavoratori delle spese sostenute quando utilizzano un proprio mezzo (auto, furgone, moto…) in occasione delle trasferte di lavoro. 

Nel calcolo del rimborso, vanno inclusi non solo i costi del carburante, ma anche le quote relative al consumo dei pneumatici, all’assicurazione e all’usura del veicolo.

A parte invece, il lavoratore è tenuto a inserire nella nota spese aziendale altre spese collegate alla trasferta come quelle relative ad esempio ai pedaggi o ai parcheggi a pagamento. 

Ti ricordiamo che, come stabilito nella circolare del 16/11/2000 n. 207 del Ministero delle Finanze per trasferta di lavoro, si intende uno spostamento temporaneo per esigenze di lavoro, che non va confuso con il trasferimento. Quest’ultimo implica uno spostamento duraturo del tempo del lavoratore in un’altra sede aziendale. 

Il rimborso chilometrico rappresenta quindi un metodo semplice per risarcire i lavoratori quando utilizzano un mezzo di proprietà per svolgere mansioni in un comune diverso da quello in cui è situata l’azienda. 

Come vedremo, per calcolare quanto spetta effettivamente al dipendente bisogna consultare le tabelle ACI, le quali vengono aggiornate due volte l’anno. 

A chi spetta il rimborso chilometrico 

Il rimborso chilometrico spetta a tutti i lavoratori che utilizzano la propria autovettura per scopi lavorativi. Dovrai quindi garantire l’indennità a:

  • Dipendenti
  • Amministratori
  • Soci
  • Lavoratori autonomi
  • Collaboratori

Chiaramente, la trasferta deve essere preventivamente concordata con il lavoratore. La prassi vuole che il datore di lavoro o il manager la autorizzi mediante la cosiddetta lettera d’incarico.

Si tratta di un documento scritto che specifica:

  • Motivo della trasferta
  • Mezzo utilizzato
  • Compenso chilometrico previsto in base alle tabelle ACI

È bene specificare infine che nell’ambito di una buona gestione delle spese sostenute dai dipendenti, si ricorre al rimborso chilometrico solo quando le trasferte sono assidue, ovvero continue nel tempo. 

In caso di trasferta occasionale, si propende per il più semplice rimborso spese forfettario, il quale è più semplice e facile da gestire. 

Diversamente, quando il lavoratore si sposta temporaneamente (da alcuni giorni ad alcune settimane) dalla sede aziendale, per motivi lavorativi, allora, si tende a riconoscere direttamente l’indennità di trasferta, la quale, se previsto nel CCNL, è uno strumento che tende a compensare il lavoratore del servizio svolto in una sede diversa rispetto a quella abituale.

Quando va erogato il rimborso chilometrico 

Nella prassi, il rimborso chilometrico viene erogato nella busta paga successiva al mese in cui il dipendente è stato impegnato in una trasferta di lavoro al di fuori del territorio del comune in cui ha sede legale l’attività. 

L’ammontare del rimborso spettante sarà visibile al lavoratore nel cedolino della busta paga.

Se, ad esempio, un lavoratore utilizza la sua auto per un viaggio di lavoro di circa 500 km tra andata e ritorno e, secondo quanto stabilito nelle tabelle ACI, ha diritto a 0,40 € per km, allora entro la fine del mese, il lavoratore è tenuto a:

  • Documentare le spese relative al viaggio, inclusi i costi per il carburante
  • Presentare la richiesta di rimborso all’azienda
  • Allegare la tariffa chilometrica spettante a seconda della tipologia di veicolo utilizzata

La richiesta, una volta approvata, viene poi rimborsata nella busta paga successiva. 

Bisogna inoltre specificare alcuni importanti aspetti. Il primo è che le tempistiche possono variare a seconda delle politiche interne dell’azienda. Questo perché non c’è una norma specifica che obbliga il datore a riconoscere il rimborso direttamente nella busta paga successiva. 

Inoltre, quanto detto vale solo nel caso in cui l’azienda preveda una modalità di rimborso analitica, puntuale cioè, di tutte le spese sostenute. Se invece adotta un rimborso spese forfettario (Art. 51 del T.U.I.R.), allora il lavoratore ha diritto a un rimborso forfettario pari a 46,48 euro al giorno per le trasferte in Italia e 77,46 euro al giorno per le trasferte fuori dai confini nazionali. 

Come fare una richiesta di rimborso chilometrico 

La richiesta di rimborso chilometrico parte dal dipendente, il quale, una volta rientrato dalla trasferta, è tenuto a compilare un modulo precompilato generalmente messo a disposizione dall’azienda.

Questo modulo, in formato cartaceo o digitale, prevede l’inserimento di tutta una serie di informazioni volte a ottenere il rimborso:

  • Nome del dipendente
  • Numero di matricola
  • Posizione aziendale
  • Data della trasferta
  • Località di partenza e di destinazione
  • Chilometri percorsi
  • Tipologia di veicolo utilizzato
  • Rimborso chilometrico spettante secondo quanto stabilito nella Tabella ACI

In allegato a queste informazioni, il dipendente è anche tenuto a presentare la relativa documentazione (note spese aziendali) di tutte le altre spese sostenute e rimborsate dall’azienda. Ad esempio, la nota spese potrebbe includere i costi per i pedaggi, per il parcheggio, nonché i costi per il vitto e l’alloggio. 

Spetta poi al dipartimento HR verificare la veridicità delle informazioni e autorizzare il rimborso.

Come calcolare il costo chilometrico: tabelle ACI 2024 

Calcolare il rimborso chilometrico è molto semplice. È sufficiente collegarsi sul sito web ufficiale dell’ACI e quindi accedere al servizio inserendo le credenziali (se registrati) oppure accedendo con SPID, CIE o eIDAS.

Una volta all’interno del portale, basta compilare i campi richiesti inserendo:

  • Data di trasferta
  • Tipologia di Autovettura (Auto, SUV, Furgone…)
  • Marca dell’auto
  • Alimentazione (Benzina, metano, ibrida…)
  • Modello dell’auto

Una volta inseriti i dati, un’apposita schermata riassume tutti i costi divisi in:

  • Quota capitale
  • Carburante
  • Pneumatici
  • Manutenzione e riparazione
  • Totale

Le spese sono espresse in € al km.

Per fare un esempio, una trasferta di 500 km sostenuta con una Fiat (ibrido – benzina) 500 1.0 70CV HYBRID, secondo la tabella ACI aggiornata a febbraio 2024, dà diritto a un rimborso chilometrico pari a 0.2399 €/km. Quindi il rimborso, solo relativo alle spese di quota capitale, carburante, pneumatici, manutenzione e riparazione, è pari a 119.95 €.

Aspetti fiscali per aziende e dipendenti

Concludiamo questo approfondimento dedicato ai rimborsi chilometrici, esaminando come debbano essere gestiti dal punto di vista fiscale, sia per le aziende sia per i lavoratori.

Per quanto riguarda le aziende, gli aspetti fiscali sono regolati dalla legge 22/3/1995 n. 85. La legge stabilisce che sono interamente deducibili i costi sostenuti per i rimborsi chilometrici relativi a veicoli con potenza massima pari a 17 cavalli (benzina) o 20 cavalli (diesel). I costi che superano tali limiti, nel caso di veicoli più potenti, sono invece soggetti a tassazione.

Passando invece ai lavoratori, è importante notare quanto stabilito nella risoluzione 30.10.2015 n. 92/E dell’Agenzia delle Entrate. Secondo questa risoluzione, se il rimborso chilometrico spettante è calcolato sulla base delle tabelle ACI, allora esso è esente da imposizione fiscale. 

Tale decisione segue la logica che l’indennizzo non costituisce una remunerazione, ma si tratta semplicemente di un rimborso. È da notare che questa esenzione si applica solo nel caso di trasferte al di fuori del territorio comunale.

In conclusione, sono numerosi gli aspetti da considerare per garantire al lavoratore un adeguato indennizzo per le trasferte sostenute. Gli importi da erogare variano infatti in base alla tipologia di trasferta, al veicolo utilizzato e includono non solo il rimborso chilometrico, ma anche altre spese sostenute naturalmente dal dipendente.

In tal senso, una gestione centralizzata di tutte le spese con la possibilità di digitalizzare le fasi di rendicontazione, calcolo e approvazione dei rimborsi, può sicuramente aiutarti a gestire con precisione e rapidità le spese sostenute dai dipendenti per conto dell’azienda.

Software HR come Factorial possono essere di grande aiuto grazie alle numerose funzionalità di cui dispongono. 

Grazie alla funzionalità dedicata alla gestione delle spese di Factorial, ad esempio, puoi scoprire un nuovo modo per organizzare le tue spese e iniziare subito a:

  • Velocizzare la gestione delle spese
  • Centralizzare l’invio delle buste paga
  • Approvare o rifiutare le richieste di rimborso in tempo reale
  • Ridurre al minimo il rischio di frodi ed errori manuali
  • Monitorare tutte le spese effettuate da un’unica schermata centralizzata

Inoltre, se preferisci gestire il tutto con ancora più facilità, potresti pensare alle Factorial Cards, delle carte prepagate aziendali che ogni lavoratore può utilizzare per gestire le spese che effettua per conto dell’azienda. 

Questi strumenti semplificano ulteriormente il processo, dato che il lavoratore pagherà direttamente con i fondi aziendali messi a disposizione, evitando così la necessità di avviare ogni volta una pratica di rimborso.

Factorial, oltre a consentire una gestione migliore dei rimborsi, è molto di più: è uno strumento pensato per digitalizzare tutti i processi relativi alla gestione delle risorse umane. Le sue numerose funzionalità sono progettate per farti risparmiare tempo e risorse in tutte le attività HR che svolgi quotidianamente.

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