Rimborso spese forfettario: che cos’è e come funziona

Cos’è e come funziona il rimborso spese forfettario? Come può aiutare sia te che i lavoratori a gestire meglio le diverse spese sostenute per conto dell’azienda?

Non è raro che i lavoratori debbano sostenere spese legate al loro lavoro, come ad esempio quelle di viaggio, alloggio, acquisto di strumenti di lavoro e molte altre.

Gestire queste spese in modo efficiente richiede attenzione sia agli aspetti fiscali che agli accordi stabiliti con i vari lavoratori. È necessario stabilire limiti, definire quali spese sono ammissibili e mantenere tutto sotto controllo. Se desideri saperne di più sul vasto argomento del rimborso spese forfettario, continua a leggere e acquisirai tutte le informazioni necessarie.

Che cos’è il rimborso spese forfettario

Il rimborso spese forfettario è un importo corrisposto al dipendente per coprire le spese sostenute per conto dell’azienda o durante lo svolgimento delle sue mansioni.

A differenza del rimborso spese a piè di lista, il rimborso forfettario non viene calcolato in base alle spese effettive, ma è determinato in modo fisso, considerando le spese comuni che il dipendente si aspetta di sostenere in un periodo specifico.

Questo tipo di rimborso è particolarmente adatto quando le spese dei dipendenti sono relativamente stabili nel tempo. Essendo forfettario, non è necessario che il dipendente fornisca dettagliate rendicontazioni per ogni singola spesa. Inoltre, le spese rimborsate in modo forfettario non influiscono sul calcolo dell’IRPEF, l’imposta sul reddito delle persone fisiche.

Rimborso spese forfettario: come funziona

Qualora si desideri adottare il rimborso spese forfettario, la prima cosa da fare è stabilire quali spese si desidera coprire attraverso l’erogazione di un importo fisso.

In linea generale, i rimborsi forfettari vengono utilizzati per coprire le spese di vitto e alloggio, mentre le spese di viaggio sostenute dal lavoratore in trasferta per conto dell’azienda solitamente non rientrano in questa categoria. Si tratta quindi di un rimborso a cui spesso accedono categorie di lavoratori quali:

• Rappresentanti
• Consulenti
• Tecnici
• Agenti commerciali

Per comprendere meglio il funzionamento, è importante sapere che il rimborso forfettario, noto anche come diaria, può variare e di solito la cifra minima è stabilita dai contratti collettivi nazionali del lavoro (CCNL).

È fondamentale consultare i CCNL o le disposizioni contrattuali pertinenti per conoscere l’importo minimo da garantire al lavoratore per coprire le spese. È importante anche sottolineare che l’importo del rimborso viene determinato su base giornaliera, che riguarda le sole trasferte fuori dal comune e non richiede di presentare documentazione dettagliata.

Tuttavia, è necessario rispettare alcune semplici norme a livello fiscale e gestire il tutto nel modo migliore ed efficiente possibile per garantire che tutti i lavoratori ottengano il rimborso spettante. Approfondiremo questi ultimi due punti nei prossimi paragrafi.

Trattamento fiscale del rimborso spese forfettario

Per quanto riguarda il trattamento fiscale dei rimborsi spesa forfettario, è necessario fare riferimento all’articolo 51 del Testo Unico delle Imposte sui Redditi (TUIR), che disciplina la normativa relativa ai rimborsi per i dipendenti.

L’articolo 51 stabilisce che dal punto di vista fiscale, il rimborso spese forfettario non concorre a determinare il reddito del dipendente fino a determinati importi giornalieri. Gli importi specifici sono i seguenti:

• 46,48 euro al giorno per le spese sostenute in Italia.
• 77,46 euro al giorno per le spese sostenute all’estero.

Di conseguenza, il reddito del lavoratore dipendente, su cui dovrà pagare le imposte, viene calcolato solo per la parte eccedente tali importi, considerando che si tratta di limiti giornalieri.

È importante ricordare che il rimborso spese forfettario si applica solo alle spese di viaggio e trasporto.

Inoltre, le spese sostenute all’interno del comune di residenza, riconosciute come tali, sono interamente tassate. Se desideri includere altre tipologie di spese o adottare un rimborso analitico, è necessario presentare documentazione dettagliata come la nota spese o documenti giustificativi.

E infine, per quanto riguarda la tassazione lato impresa, adottare il rimborso spese forfettario permette di poter dedurre gli importi e questo permette di ridurre la base imponibile sulla quale poi dovrai versare le tasse dovute.

Rimborso spese in fattura: esempio

Se hai sentito parlare di rimborso spese in fattura, è bene fermarsi un attimo a distinguere i concetti finora esposti da quello che si intende invece con “rimborso delle spese in fattura”.

Chiariamo subito che si parla di rimborso forfettario quando, come datore di lavoro, decidi di utilizzare questa formula per restituire delle spese sostenute dal dipendente per conto dell’azienda. In questo contesto non entra in gioco alcun tipo di fattura, né il dipendente né l’azienda la emette.

Diversamente, può accadere che un lavoratore esterno, un libero professionista, di cui ti avvali per determinati lavori, inserisca la voce “rimborso spese” direttamente nella fattura che ti viene presentata e che riguarda i lavori svolti. In altre parole, il professionista

Anticipa di tasca propria le spese per vitto e alloggio, come stabilito dal Testo Unico delle Imposte sui Redditi (TIUR). Anche in questo caso, esistono:

• Rimborsi forfettari: deducibili fino al 75%
• Rimborsi analitici: interamente deducibili

In ogni caso, le spese sono presenti in fattura e fanno parte del compenso corrisposto al professionista esterno da te contattato, ma non concorrono alla formazione della base imponibile e all’IVA.

Ecco un esempio pratico di come si può configurare un caso di richiesta di rimborso spese in fattura. Supponiamo tu abbia ingaggiato un professionista per acquisire nuovi clienti e hai concordato con quest’ultimo la partecipazione a fiere ed eventi per raggiungere tale obiettivo.

Al termine del lavoro, in occasione della presentazione della fattura, il professionista ti presenterà sia il costo per il lavoro svolto sia la richiesta di rimborso (forfettario o analitico) delle spese sostenute durante le trasferte. In un’unica fattura elettronica visualizzerai quindi dati come:

• Nome del professionista
• Partita IVA
• Data di svolgimento della prestazione
• Natura della prestazione erogata
• Rimborso spese (comprensivo dell’IVA)
• Totale da pagare

Come si apprende dalle FAQ presenti sul sito dell’Agenzia delle Entrate il professionista deve indicare le spese sostenute nella fattura elettronica nel blocco “DatiBeniServizi” o nel blocco “Altri dati gestionali”.

Vantaggi del rimborso spese forfettario

Sono diversi i vantaggi che spingono le organizzazioni ad assicurare ai dipendenti un rimborso spese calcolato su base forfettaria, invece di chiedere ai lavoratori di rendicontare tutte le spese mediante conservazione di scontrini e ricevute varie.

Avere la possibilità di rimborsare le spese per vitto e alloggio in questo modo sicuramente snellisce numerose attività amministrative che coinvolgono sia i lavoratori che gli addetti HR addetti al conteggio e alla rendicontazione di ogni singola spesa.

Ma vediamo più in dettaglio perché considerare di adottare il sistema di rimborso spese forfettario:

• Semplice gestione amministrativa: come accennato, la fase di rendicontazione delle spese diventa semplice quando è forfettaria. Non devi approvare o sommare tutte le spese e riduci la possibilità di errori nei calcoli.
• Miglior controllo delle spese: non porre alcun limite ai rimborsi potrebbe presto far salire in maniera incontrollata i costi per l’azienda. Stabilire dei limiti forfettari invece permette di sapere a priori quanto l’azienda è disposta a spendere per coprire le spese di vitto e alloggio per i dipendenti.
• Tassazione agevolata: infine, per l’organizzazione è vantaggioso rimborsare le spese forfettariamente poiché sono interamente deducibili. I lavoratori beneficiano anche di questi vantaggi, dato che i rimborsi, entro certi importi, non concorrono alla determinazione della base imponibile.

Gestisci le spese dei tuoi dipendenti con un software HR

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• Rimborsare più spese in blocco
• Stabilire quando effettuare i rimborsi
• Verificare la natura del rimborso (trasporto, vitto, alloggio)
• Eliminare una spesa dalla busta paga
• Gestire le note spese aziendali

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• E tanto altro ancora

Rimborso spese forfettario: le conclusioni

In questo articolo ci siamo concentrati sul rimborso spese forfettario, esplorando il suo significato e gli aspetti principali, inclusi quelli relativi alla tassazione e alla gestione.

È emerso che il rimborso forfettario delle spese di vitto e alloggio rappresenta un modo pratico e conveniente per assicurare ai dipendenti un rimborso equo, evitando al contempo un eccessivo carico di lavoro amministrativo per i reparti e i lavoratori.

In conclusione, oggi hai la possibilità di semplificare notevolmente il processo di rimborso delle spese sostenute dai dipendenti per conto dell’azienda. Puoi gestire tutto trovando un equilibrio tra il sistema analitico e quello forfettario, sfruttando anche le enormi potenzialità di software HR come Factorial, che si rivelano estremamente utili per snellire, digitalizzare e automatizzare tutti i processi relativi alla gestione delle risorse umane.

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