Carte virtuali: cosa sono e perché utilizzarle in azienda

Le carte di credito o di debito virtuali, come scopriremo in questo articolo, hanno funzionalità del tutto simili alle carte di credito o di debito classiche, ma sono digitali, cioè integrate direttamente su un tablet o su uno smartphone.

Queste carte dispongono di un proprio numero, hanno una data di scadenza e un CVC, ma il loro utilizzo risulta molto più pratico delle carte in formato fisico. 

In questo articolo dedicato, scopriremo insieme cosa sono le carte virtuali, quali vantaggi forniscono e perché dovresti iniziare a utilizzarle in azienda.

Che cosa sono le carte virtuali 

Le carte virtuali sono delle normali carte di credito, di debito o prepagate, in formato digitale. Non sono quindi delle classiche carte plastificate o metallizzate, ma vengono integrate direttamente sullo smartphone o sul tablet dell’utilizzatore.

Al pari delle altre, una carta di debito o di credito virtuale può essere utilizzata per effettuare acquisti, sia online, sia presso i negozi fisici, avvicinandole a un lettore di carte dotato di tecnologia NFC.

Le carte virtuali possono essere associate a un conto con IBAN, e in questo caso si tratta di carte di credito o di debito, oppure possono essere ricaricate di volta in volta e fungono da classiche prepagate.

Parlando di carte di credito o debito aziendali, le versioni virtuali risultano sempre più utilizzate. Sono infatti soluzioni più sicure e più economiche rispetto alle carte tradizionali, ideali per gestire meglio tantissime operazioni, quali ad esempio:

• Spese dei dipendenti
• Rimborsi spese dei lavoratori
• Acquisti online e degli abbonamenti effettuati per conto dell’azienda

Le carte virtuali rendono molto più comodo per i dipendenti sostenere spese per conto dell’azienda: spese per trasferte, alloggi, abbonamenti. Con queste infatti il lavoratore non deve più conservare le ricevute cartacee, poiché tutte le transazioni vengono registrate automaticamente e pagate direttamente dall’azienda.

Come si utilizzano le carte virtuali 

Ma come si utilizzano nella pratica le carte aziendali virtuali? L’implementazione è molto semplice, ti basta scegliere il giusto fornitore e in pochi minuti le lunghe operazioni manuali, dalla gestione rimborsi spese a piè di lista e dei rimborsi forfettari, fino alla gestione degli acquisti online e degli abbonamenti effettuati per conto dell’azienda, saranno un lontano ricordo. 

Vediamo quindi i passaggi chiave da seguire per implementare le carte virtuali.

• Trova il fornitore: cerca un fornitore di carte virtuali che soddisfi le tue esigenze. Assicurati che il fornitore sia affidabile e offra varie opzioni tra cui scegliere (limiti di spesa, protocolli di sicurezza, supporto clienti, integrazioni software).
• Collega il tuo Conto corrente: il secondo passaggio solitamente consiste nel collegare un conto corrente alla carta virtuale. Questo processo può variare a seconda del fornitore di carte virtuali, ma generalmente implica l’associazione del conto corrente aziendale al quale saranno addebitate le spese effettuate con la carta virtuale.
• Genera le carte virtuali: a questo punto non ti resta che generare tutte le carte virtuali di cui hai bisogno e distribuirle ai dipendenti, dopo aver spiegato loro come accedere alle carte ed effettuare acquisti online o in negozio.
• Monitora e gestisci: infine, bisogna solamente monitorare l’utilizzo di queste carte, attivandole e disattivandole in caso di necessità.

In definitiva, dare a ogni lavoratore la possibilità di gestire tutte le spese che effettua per conto dell’azienda mediante una carta virtuale, non solo migliora la gestione delle spese aziendali, ma semplifica e agevola anche il lavoro del reparto HR, il quale non dovrà più conteggiare a mano le ricevute a fine mese pervenute dai dipendenti, basterà infatti consultare lo storico per elaborare rapidamente la nota spese aziendale per ogni lavoratore. 

L’importante è utilizzarle con il giusto criterio, stabilendo limiti di spesa personalizzati e monitorando costantemente tutte le transazioni.

Vantaggi e svantaggi nell’utilizzo di una carta di credito virtuale 

Non solo una migliore gestione delle note spese, ma anche, in generale, di tutti i pagamenti effettuati dai dipendenti per conto dell’azienda. I vantaggi delle carte virtuali non finiscono qui. Tuttavia, ci sono anche alcuni piccoli svantaggi che vanno considerati. Più in dettaglio: 

Vantaggi delle carte virtuali 

Le carte virtuali sono l’ideale per avere una gestione digitale, automatizzata e centralizzata di tutte le spese effettuate dai dipendenti. 

Soprattutto quando collegate ad appositi software HR, utilizzarle fornisce il notevole vantaggio di tenere traccia delle spese in tempo reale da un’unica piattaforma. Inoltre, le carte virtuali:

• Sono flessibili: puoi impostare limiti di spesa e di transazioni per ogni dipendente a seconda, ad esempio, del ruolo in azienda.
• Sono economiche: gestire le carte virtuali è più conveniente rispetto alla gestione di carte di debito, di credito o prepagate in formato fisico.
• Non c’è rischio di perdita: poiché le carte virtuali non esistono fisicamente, il rischio di furto o smarrimento è nullo. Nel caso il dipendente dovesse smarrire lo smartphone, la carta può essere rapidamente bloccata.

Insomma, le carte virtuali offrono una serie di vantaggi che vanno oltre la semplice gestione delle spese aziendali. 

Possono essere facilmente integrate con altri strumenti e servizi aziendali, come ad esempio i software di gestione delle risorse umane (HR), e utilizzate per tanti altri scopi, quali pagamenti di fornitori, acquisti di beni o servizi per l’azienda, o persino per incentivi o premi per i dipendenti. 

Tutti questi vantaggi non compromettono la sicurezza, poiché le carte virtuali dispongono di tecnologie come:

• Cifratura dei dati
• Tokenization
• Autenticazione a più fattori
• Possibilità di blocco immediato

Infine, l’implementazione delle carte virtuali è una scelta che contribuisce anche alla sostenibilità ambientale, data la non più necessità di utilizzare un bene in plastica o in metallo che non va più smaltito dopo la fine del suo ciclo di vita.

Svantaggi carte virtuali

Sebbene non siano insuperabili, possono esserci alcuni aspetti negativi legati all’utilizzo delle carte virtuali.

È importante tenere in considerazione questi aspetti:

• Fase di implementazione: specialmente per i dipendenti meno avvezzi alle nuove tecnologie, dover abbandonare il vecchio metodo di rendicontazione e presentazione delle spese potrebbe rappresentare un ostacolo difficile da superare. Assicurati che tutti ricevano un periodo di formazione così da garantire una corretta comprensione e utilizzo ottimale delle carte digitali.
• Dipendenza dalla tecnologia: è importante notare che le carte virtuali non possono funzionare in assenza di accesso a Internet o se il lavoratore non dispone di un dispositivo, come tablet o smartphone, con sé. Ciò potrebbe rendere impossibile in alcune occasioni effettuare spese per conto dell’azienda.
• Necessità di dispositivi di ultima generazione: per sfruttare appieno le potenzialità di una carta digitale, è necessario disporre di smartphone o tablet abbastanza recenti, dotati di tecnologia NFC (Near Field Communication), essenziale per effettuare transazioni via POS. Le carte richiedono anche un’app specifica per l’installazione di un wallet digitale all’interno del proprio smartphone. 

Nonostante questi limiti superabili, riteniamo che le carte virtuali rappresentano un importante passo avanti. 

Come abbiamo già evidenziato, le carte digitali permettono di ottimizzare le operazioni aziendali e migliorare la trasparenza nei pagamenti e nella gestione delle spese. Grazie alla loro flessibilità e sicurezza, riteniamo che le carte virtuali siano un’alternativa moderna e conveniente, assolutamente da implementare in azienda.

Carte virtuali per la gestione delle spese aziendali

Le carte virtuali si rivelano oggi un importante supporto per una migliore gestione delle spese aziendali. 

Come abbiamo visto, diventano ancor più utili quando associate a un software per la gestione delle risorse umane. Ecco perché, se stai cercando soluzioni per digitalizzare tutti i processi delle risorse umane, dovresti provare un software come Factorial.

Le sue funzionalità sono davvero numerose, inclusa quella di creare e gestire le tue carte aziendali.

Le carte aziendali Factorial ti permettono di fare l’ultimo e decisivo passo verso una completa automatizzazione e digitalizzazione del processo di gestione delle spese. Le Factorial Cards sono disponibili sia in versione fisica che digitale e potrai configurare in base alle tue necessità l’intero processo di approvazione, visione saldo e ricarica per qualsiasi dipendente o team.

Puoi utilizzarle per qualsiasi tipo di spesa come il pagamento dei fornitori, per erogare i benefit aziendali o per le spese di viaggio e le trasferte dei lavoratori. Ogni spesa viene registrata e una notifica avvisa gli addetti che così possono tenere traccia di tutte le uscite in tempo reale.

In più, puoi: 

• Impostare i limiti di spesa
• Attivare e disattivare nuove carte ogni volta che vuoi
• Scegliere tra carte fisiche e virtuali 
• Approvare le richieste in pochi secondi 
• Creare report sulle spese

Una volta configurato tutto, potrai finalmente dire addio alla gestione manuale delle note spese. Il software HR consente di monitorare le spese in tempo reale e controllare il rispetto dei budget aziendali. Ciò si traduce non solo in una riduzione degli errori umani, ma anche nell’eliminazione del processo di rimborso delle spese.

In conclusione, Factorial è la soluzione ideale per chi vuole iniziare a utilizzare in modo efficace le carte virtuali e dare una svolta alla gestione delle spese aziendali.

Inoltre, grazie al suo software HR potrai fare molto più che gestire le uscite: Factorial è progettato per digitalizzare tutti i processi HR con l’obiettivo di permetterti di automatizzare i processi, risparmiare tempo e risorse.

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