Per molti lavoratori l’arrivo delle vacanze estive e invernali è sinonimo di riposo, mentre contrariamente per i Dipartimenti delle Risorse Umane, può significare una grande preoccupazione e carico di lavoro nella gestione delle ferie dei propri dipendenti.
Peggio ancora, se teniamo conto che molte aziende non hanno un reparto delle risorse umane, quindi tutto ciò che riguarda orari, buste paga e gestione delle ferie verrà effettuato dall’amministrazione, rappresentando una nuova sfida che si presenta almeno due volte l’anno.
Una buona strategia di pianificazione ferie può aiutarti a evitare lunghe procedure di domanda e approvazione, sovrapposizioni e turni non soddisfacenti.
Tutte le aziende si sono trovate in questa situazione ad un certo punto. Pertanto, in questo articolo vogliamo affrontare i 6 errori più comuni che potresti commettere quando cerchi di far quadrare tutte le assenze e occuparti della gestione delle ferie, in modo da poterli rilevare in tempo e ottimizzare i tuoi processi.
Sommario
Non conoscere in dettaglio i contratti o i contratti collettivi dei tuoi dipendenti
Negli articoli precedenti del blog, abbiamo già trattato l’argomento del calcolo delle ferie e dei periodi in cui dovrebbero essere godute. Così come ogni accordo specifica il numero di giorni che corrispondono a ciascun dipendente (giorni che possono essere aumentati dall’azienda), può anche menzionare le date in cui un lavoratore dovrebbe o non dovrebbe prendere le ferie.
Allo stesso modo, l’azienda può stabilire un periodo di tempo in cui, in previsione di un elevato volume di lavoro, è necessario che tutti i dipendenti svolgano la loro funzione, o al contrario, a causa della chiusura dell’intera azienda, sia obbligatorio prendere le vacanze in quelle date. Qualunque sia la situazione, questa informazione deve apparire nel contratto, il dipendente deve saperlo, e ovviamente anche il responsabile delle risorse umane.
Non stabilire alcun sistema di ordine o priorità durante le vacanze
Senza pianificazione o ordine, le vacanze saranno accettate così come richieste. In questo scenario, sembra normale che ci sia almeno una metodologia interna per richiedere le vacanze. Può essere basato sull’anzianità all’interno dell’azienda o sulla rotazione in modo che tutti abbiano la possibilità di scegliere per primi a un certo punto.
Può anche esserci un numero fisso che definisce chiaramente il numero di dipendenti che possono essere contemporaneamente in ferie. In ogni caso, la gestione delle ferie senza un sistema adeguato può portare a conflitti o disaccordi che riducono l’efficienza dei processi e compromettono il clima interno.
Duplicare inutilmente di compiti
Se sei un responsabile o un manager hr, hai sicuramente sperimentato questa catena di compiti: il lavoratore richiede le ferie al supervisore, il quale le approva e le invia alle Risorse umane per la revisione. Poi succede che tra tutte le festività ci sono delle sovrapposizioni e devi modificarle e riapplicarle per approvazione … e così all’infinito.
Oltre a perdere tempo, è molto probabile che in quell’andirivieni di e-mail e conferme si duplicheranno i compiti da svolgere e si commetteranno nuovi errori.
Gestione delle ferie dei dipendenti con troppo anticipo
Prudenza e proattività possono sembrare buone qualità, ma in una vita in cui le cose cambiano drasticamente, possiamo gestire male eventi imprevisti e modifiche di vario genere. Congedi medici, modifiche ai progetti, nuovi clienti, ecc.
Nonostante sia richiesto che il piano ferie venga comunicato al dipendente con un minimo di due mesi, è necessario lasciare un po’ di spazio all’imprevisto e dare piena visibilità per poter gestire il tutto in maniera efficace.
D’altra parte, sarebbe utile far sìche una volta assegnate le date, non vengano modificate. Non pianificare troppo in anticipo non significa attendere l’ultimo minuto, né ammettere modifiche arbitrarie.
Cattiva gestione della comunicazione con i tuoi dipendenti
Tutti i membri del tuo staff devono avere piena visibilità sui giorni che a loro corrispondono per legge, quelli già utilizzati e quelli che restano da fruire. Allo stesso modo, la gestione delle ferie dovrebbe essere fatta raggiungendo un accordo tra dipendenti e aziende, evitando imposizioni.
Se c’è chiarezza su questo argomento, i tempi di richiesta e di risposta saranno velocizzati, e al tempo stesso i tuoi collaboratori avranno maggior controllo sui giorni di vacanza che vogliono tenere in considerazione.
Questo può essere fatto da un software di gestione delle ferie come Factorial, che consente ai dipendenti di richiedere le assenze ed essere approvate dai supervisori con un solo clic.
Continuare a utilizzare Excel invece del software HR per la gestione delle ferie dei tuoi dipendenti
Forse credi ancora nei vantaggi di tenere un Excel o un elenco manuale per controllare la gestione delle ferie dei tuoi dipendenti, ma la realtà è che ci sono più aspetti negativi che positivi.
A prima vista questa potrebbe essere una buona idea, ma a lungo termine non è sostenibile. L’impossibilità di condividerlo con tutti, la necessità di aggiornare manualmente e la perdita di tempo cercando di bilanciare le assenze di tutto lo staff, sono solo alcune delle questioni da considerare.
Il modo migliore per ottimizzare il processo di gestione delle ferie e assenze è disporre di un software che consenta l’automazione del processo di richiesta delle ferie sia per il dipendente che per il responsabile delle risorse umane.
Utilizzare un programma di risorse umane per la gestione delle ferie e le assenze del tuo team è l’opzione migliore per evitare errori come dimenticarsi di registrarsi nell’Excel corretto, non ricevere le informazioni corrette in tempo o perdere tutte le informazioni in uno sfortunato errore.
