Flessibilità oraria durante lo smartworking: basta un software HR adeguato

Parlare di smart working è ormai diventato di uso comune. Da mesi moltissimi dipendenti si trovano a praticare il proprio lavoro da casa, in modalità “agile”, a causa della crisi sanitaria provocata dall’epidemia globale del coronavirus. Questa modalità ha permesso in molti casi di migliorare l’equilibrio tra lavoro e vita privata. Ciò ha avuto effetti positivi tra cui, per esempio, l’aumento della produttività dei singoli dipendenti.

Tra i tanti benefici dello smart working, la flessibilità oraria merita una riflessione più approfondita.

Non tutti i datori di lavoro consentono ai dipendenti di poter gestire il proprio orario in maniera autonoma e con flessibilità. Questo spesso accade perché l’azienda non dispone degli strumenti adeguati al fine di poter tenere traccia dell’orario dei propri dipendenti.

Qui analizzeremo insieme i motivi per cui la flessibilità oraria, laddove applicabile, può costituire un prezioso vantaggio. Inoltre, scopriremo come monitorare il lavoro dei dipendenti senza alcuno sforzo.

Smart working e monitoraggio del lavoro

Fino a poco più di sei mesi fa il termine smart working era pressoché sconosciuto per la maggior parte. Erano poche le aziende che consentivano di praticare lo smart working. E anche le aziende che lo permettevano di solito prevedevano dei periodi molto limitati, come due volte al mese. Probabilmente, se non fosse stato per la diffusione di Covid-19, ci sarebbero voluti ancora diversi anni prima che lo smart working diventasse una modalità di lavoro così praticata come lo è oggi.

Lavorare dalla comodità della propria abitazione oggi rappresenta la normalità. A volte però possono sorgere dubbi e incertezze su come gestire al meglio i dipendenti che si trovano lontani dalla sede di lavoro. Questa forma di lavoro ha notevolmente ridotto, se non impedito, in alcuni casi, la possibilità di supervisione da parte dei datori di lavoro nei confronti dei dipendenti.

La gestione dell’orario di lavoro durante lo smart working può diventare un compito piuttosto complicato. E non solo per i responsabili delle risorse umane, ma anche per i dipendenti stessi.

Gestire l’orario di lavoro dei dipendenti nel miglior modo possibile è assolutamente fondamentale. Una gestione dell’orario di lavoro inefficiente può avere ripercussioni negative sul benessere dei dipendenti e dell’azienda.

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Ottieni di più dallo smart working

C’è sempre stato un certo scetticismo in merito alla possibilità di lavorare da remoto per i motivi più svariati. Dall’impossibilità di controllare di persona quello che fanno i dipendenti, alle difficoltà di comunicazione dovute alla lontananza. I dati però suggeriscono che lo smart working sta funzionando. E molto bene.

Dalle grandi multinazionali alle piccole e medie imprese, sono molte le aziende che hanno deciso e annunciato di voler continuare a prediligere questa modalità. Anche ora che, con l’implementazione delle dovute misure di sicurezza, il ritorno negli uffici è di nuovo possibile. Questo perché, se gestito in maniera efficace e con i giusti strumenti lo smart working consente di raggiungere quegli equilibri tanto ricercati e necessari per i lavoratori del giorno d’oggi.

Lavorare da casa non deve per forza significare mancanza di controllo e di regole. Le stesse funzioni di monitoraggio dei dipendenti possono essere svolte dal reparto delle risorse umane anche da remoto. Adottare uno strumento HR per il monitoraggio dell’orario di lavoro può rendere questa operazione ancora più semplice che in ufficio.

Perché consentire la flessibilità oraria durante lo smart working

Molte aziende si sono limitate a consentire ai propri dipendenti di spostare il luogo di lavoro dall’ufficio a casa. Questo è stata l’unica modifica introdotta insieme allo smart working. In realtà questa soluzione lavorativa presenta tanti vantaggi che possono essere sfruttati per migliorare le condizioni del lavoratore e beneficiare l’azienda.

Permettere ai propri dipendenti di lavorare da casa, da amici o da un altro paese rappresenta un grande passo avanti. I dipendenti possono risparmiare ore e ore spese in spostamenti per recarsi in ufficio. Lo smart working consente anche di ridurre i ritardi causati dal traffico e di equilibrare con più facilità il lavoro e gli impegni personali.

Ma se pensassimo di consentire ai dipendenti di gestire autonomamente anche il proprio orario? Quali potrebbero essere i risvolti?

Normalmente una giornata di lavoro inizia alle 9 e termina alle 18. A volte però questo orario non si adatta alle esigenze dei nostri lavoratori. Per questo motivo spesso devono ricorrere a permessi, informare il capo, avvisare i collaboratori. Fortunatamente, grazie alle tecnologie e ai software presenti sul mercato oggi, andare incontro ai dipendenti è più semplice di quanto si possa pensare.

Flessibilità oraria grazie a un software HR

Se quello che ti preoccupa è non riuscire a monitorare i tuoi dipendenti la soluzione è più semplice del previsto. Software HR come Factorial consentono di monitorare i propri dipendenti senza alcuno sforzo, in maniera trasparente e non invasiva. Tra le tante funzionalità sviluppate dal software HR vi è la possibilità di rilevare le presenze.

Rilevazione dell’orario di lavoro

Con un semplice clic da pc o smartphone il dipendente potrà timbrare la propria presenza e iniziare la sua giornata di lavoro. Ma non solo.

I dipendenti avranno anche la possibilità di fare clock in e clock out quando necessario. Se dovranno assentarsi brevemente dal lavoro per esempio, potranno fare clock out per poi ritimbrare una volta ripreso a lavorare. Sarà così possibile avere una panoramica non solo dell’orario di lavoro del dipendente, ma anche della sua gestione del tempo.

Inoltre, si potranno aggiungere delle note ai turni dei dipendenti, per fornire consigli o osservazioni all’orario di lavoro. Ne beneficerà la comunicazione interna, in maniera naturale e senza particolari sforzi.

Gestione autonoma dell’orario di lavoro

In qualsiasi momento i dipendenti avranno a disposizione nella dashboard principale il proprio orario. Questo può essere particolarmente utile per gestire in maniera efficace il tempo. Avere sotto controllo l’orario di lavoro aiuta i dipendenti a rendersi conto del tempo a disposizione per terminare le consegne, ma anche a capire meglio quanto tempo si è speso su ciascun compito.

Inoltre, poter gestire in autonomia l’orario di lavoro grazie a un software HR consente di regolare le proprie giornate in base alle necessità. Per esempio, se un dipendente ha un contratto di quaranta ore settimanali, potrà gestire una giornata di lavoro lavorando mezz’ora in più per portare a termine un compito importante e mezz’ora in meno il giorno dopo, raggiungendo sempre il monte ore settimanale. L’attività lavorativa sarà visibile e aggiornata automaticamente nella pagina del dipendente.

Benefici della flessibilità oraria con un software HR

Grazie a un semplice software HR di gestione delle risorse umane sarà possibile monitorare l’attività lavorativa dei dipendenti. Ciò consente anche di aumentare la trasparenza da entrambe le parti. I dipendenti avranno il controllo sulla gestione del proprio orario. L’azienda potrà accedere a resoconti delle ore lavorate, controllare che i turni vengano rispettati, confrontare le ore, e monitorare con facilità le ore extra.

Permettere ai dipendenti di gestire in autonomia il proprio tempo presenta diversi benefici:

• aumento del senso di fiducia: il dipendente saprà che i propri responsabili si fidano di come gestisce il proprio tempo.
• diminuzione di permessi: se il dipendente avrà bisogno di iniziare il lavoro mezz’ora dopo per recarsi a una visita al dottore, potrà farlo senza dover notificare nessuno e recuperare il tempo a fine giornata.
• equilibrio raggiunto: non solo i dipendenti potranno lavorare dal luogo che ritengono più adeguato, ma potranno anche gestire gli impegni personali assicurandosi di raggiungere il monte ore settimanale.

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