Gestione dei turni: smartworking vs. riapertura degli uffici

Lo stato di emergenza dovuto alla diffusione di COVID-19 iniziato con la quarantena e la chiusura degli uffici, ha di seguito portato all’imposizione dello smartworking. Ora le imprese iniziano a far rientrare i lavoratori negli uffici e i dipartimenti delle Risorse Umane devono assicurare una buona gestione dei turni di lavoro.

Tuttavia, il rientro dei lavoratori e la normale ripresa delle attività si preannunciano più complessi del previsto. Questo perché ci sono diverse questioni da tenere in considerazione:

  • Non è possibile far tornare i dipendenti in ufficio tutti in una volta: chi rientrerà in ufficio e chi continuerà a lavorare da casa?
  • Le aziende avranno dipendenti in smartworking e altri che lavorano negli uffici. Come verranno gestiti i turni?

Se sei un responsabile dell’area delle Risorse Umane, i due punti qui sopra ti riguardano. Unisciti a noi per saperne di più.

smartworking

Inserimento del personale in ufficio dopo il coronavirus

È chiaro che saranno poche le aziende a far rientrare contemporaneamente tutti i dipendenti in ufficio. In generale, il piano per rientrare in azienda dopo il coronavirus prevederà diverse pratiche che possono essere riassunte nei seguenti punti:

  • Rientro per fasi, dove i primi a tornare saranno coloro che più hanno bisogno di stare negli uffici e corrono meno rischi per la propria salute.
  • Rotazioni per alternare piccoli gruppi di lavoratori in giorni specifici così da evitare assembramenti.
  • Rispetto delle preferenze di ciascun dipendente in merito alla modalità di svolgimento del lavoro, ovvero se tornare in ufficio o continuare con lo smartworking.
  • Maggiore flessibilità per i dipendenti che lavorano da casa per quanto riguarda le fasce orarie in cui eseguono il lavoro, garantendo così la disconnessione digitale.

Oltre a tutte queste iniziative che riguardano il rientro in ufficio da parte dei lavoratori, tra cui anche il distanziamento sociale tra le postazioni di lavoro e nelle aree comuni, al momento vengono effettuati dei rigorosi protocolli di controllo sanitario per poter accedere ai luoghi di lavoro.

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Come gestire la situazione di avere alcuni dipendenti in ufficio e altri in smartworking

Quando alcuni dei tuoi dipendenti sono già rientrati in ufficio e altri lavorano ancora da casa, sembra che tutto diventi ancora più complicato del solito, vero? Vediamo quali punti devono essere tenuti in considerazione dalle aziende per gestire questa situazione con successo:

1. Videochiamate e riunioni in presenza

I lavoratori che non sono tornati in ufficio possono allontanarsi e perdere il senso di appartenenza all’azienda.

Affinché questo non accada occorre stabilire momenti di incontro sia virtuali che fisici per condividere opinioni, notizie, preoccupazioni, ecc.

2. Uso dei canali di comunicazione

È fondamentale che sia presente un canale di comunicazione interna per l’intera azienda utilizzabile sia dalle persone che sono in ufficio che da quelle che lavorano da remoto.

Per questo è necessario avere un canale in cui si possono inviare comunicazioni individuali per il singolo dipendente, comunicazioni per il dipartimento e comunicazioni per l’intera azienda.

Come abbiamo appena visto, la nuova realtà che le aziende devono affrontare richiede la digitalizzazione, ovvero si necessita di un software per la pianificazione dei turni.

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I benefici di utilizzare un software per la gestione dei turni di lavoro

I benefici di un programma per la gestione dei turni in un’azienda possono essere riassunti in parole chiave come accessibilità, trasparenza, rilevamento delle anomalie, tempo risparmiato ed eliminazione manuale degli errori.

1. Accessibilità da qualsiasi posizione con la connessione Internet

Tutti i lavoratori saranno in grado di accedere al software di gestione dei turni da qualsiasi luogo che abbia una connessione a Internet, per questo motivo è importantissimo poter contare su questi programmi quando i lavoratori si trovano in luoghi diversi.

Inoltre, il software è compatibile con computer, cellulari e tablet.

2. Percezione di maggiore trasparenza

L’uso del software di gestione dei turni contribuisce ad un aumento della trasparenza, sia da parte del dipendente nei confronti dell’azienda che viceversa.

Ciò avviene perché si possono vedere con precisione le ore di attività lavorativa, in modo che la remunerazione sia corretta.

3. Rilevamento delle anomalie

Se il software di gestione dei turni rileva un’anomalia, invia automaticamente avvisi e promemoria. Ad esempio, invia un promemoria se un giorno non è stato registrato l’orario di lavoro.

Rileva inoltre se si verificano assenze ingiustificate. Pertanto, se in seguito a episodi simili si desidera licenziare un lavoratore è possibile visualizzare le assenze grazie ai report generati dal software.

4. Tempo risparmiato ed eliminazione manuale degli errori

Senza il software di gestione dei turni, si possono utilizzare solo documenti cartacei o fogli Excel per questa funzione. Il problema della carta è l’archiviazione, sia nello spazio che nel tempo, e gli errori manuali. Questi errori possono essere presenti anche nei fogli Excel.

Infatti, nonostante l’utilizzo di fogli Excel possa rappresentare un passo avanti rispetto alla carta, anche questi presentano diversi problemi:

  • Se si archivia una grande quantità di dati, il caricamento richiede tempo ed è difficile da gestire.
  • Non possono essere automatizzati.
  • Non sono integrabili con altre piattaforme.

Tuttavia, tutto questo viene reso possibile da un software di gestione dei turni.

Il nostro software Factorial per le Risorse Umane ha sviluppato la funzionalità di gestione dei turni

Il software di Factorial ha sviluppato una nuova funzionalità che consente la programmazione dei turni. In aggiunta, permette anche di gestire tutti i tipi di documenti, resoconti di human resource management, assenze e ferie, assunzione del personale ed errori in busta paga.

Per quanto riguarda la gestione dei turni, il software Factorial presenta le seguenti caratteristiche:

Un programma di gestione dei turni è essenziale per la gestione dei dipendenti che lavorano da sedi diverse

Tutte le aziende sono consapevoli che il loro futuro sarà diverso da quella che fino ad ora abbiamo considerato normalità, e ciò è dovuto alla comparsa di COVID-19. Per alcuni aspetti sappiamo come sarà il futuro perché sono già stati sperimentati, ad esempio con lo smartworking e le riunioni in videoconferenza.

Ecco perché i dipartimenti delle Risorse Umane e senza dubbio le aziende hanno l’opportunità di rendersi conto che un buon software di gestione dei turni è essenziale per gestire la complicata situazione di avere lavoratori sia negli uffici che a casa.

Vuoi digitalizzare la tua azienda partendo dalle Risorse Umane e migliorare la gestione dei tuoi lavoratori? Factorial consente di provare il suo software gratuitamente.

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