Elaborazione busta paga: guida completa e vantaggi della digitalizzazione

L’elaborazione della busta paga in azienda è un processo lungo e complesso e uno dei primi a essere digitalizzato dalle PMI che decidono di introdurre software HR.

Il motivo è semplice: è un’attività delicata e complicata, ed eventuali errori rischiano di avere conseguenze gravi. Proprio per questo, gestire le buste paga dei dipendenti in maniera impeccabile dovrebbe sempre essere in cima alla lista delle priorità di un dipartimento HR.

In questa guida all’elaborazione delle buste paga vedremo chi sono le figure coinvolte e abilitate a occuparsene, vedremo cosa dice la legge in merito e in ultimo scopriremo come il processo può essere digitalizzato grazie all’utilizzo di specifici software.

• Com’è divisa e quali dati vanno inseriti nella busta paga
• A chi affidare l’elaborazione della busta paga
• Le alternative possibili per la elaborazione busta paga
• Come digitalizzare il processo di elaborazione busta paga
• Elaborazione della busta paga con un software HR come Factorial
• Domande frequenti sull’elaborazione busta paga
• Elabora le buste paga online con il nostro software 🚀

Com’è divisa e quali dati vanno inseriti nella busta paga

Partiamo dalle basi. Naturalmente, ogni lavoratore sarà ormai familiarizzato con la busta paga, com’è composta e quali sono, generalmente, gli elementi che vi sono riportati.

Nell’elaborazione della busta paga, però, è importante specificare che la normativa vigente (L.4/1953) stabilisce non solo l’obbligo di consegna della busta paga, ma anche quali sono i dati che vanno obbligatoriamente inseriti nel cedolino.

Generalmente, quindi, la busta paga viene divisa in tre sezioni principali, ognuna dedicata ad una specifica componente della retribuzione:

1. Intestazione: contiene l’indicazione del mese, i coefficienti di retribuzione, i dati anagrafici e la posizione INAIL di azienda e lavoratore.
2. Corpo: contiene i dati relativi alla retribuzione effettiva del dipendente, il calcolo delle ore, delle ferie e permessi.
3. Parte finale: contiene i dati previdenziali, fiscali, TFR accumulato, nonché la retribuzione netta.

Aspetti da tenere in considerazione prima di preparare una busta paga

Prima di elaborare la busta paga, bisogna ricordare che sebbene vi siano diversi lavoratori che si dedicano a una funzione all’interno dell’azienda, non tutti devono avere gli stessi contratti. Ci saranno persone in stage, altre con giornate intere o part-time, altre che potrebbero avere una paga extra se raggiungono determinati obiettivi, ecc.

Pertanto, il modo di calcolare lo stipendio sarà ogni volta diverso. Nello specifico, dovrai prestare attenzione a:

• Tipo di contratto: al contratto, ad esempio, è collegata anche la ritenuta IRPEF, poiché dipende dalla retribuzione totale percepita.
• Situazione dei dipendenti: a seconda dello stipendio lordo e delle circostanze di ciascun dipendente, la ritenuta IRPEF sarà diversa. Avere figli, essere sposati o single implica aspetti importanti che ci aiuteranno a calcolare questa trattenuta.
• Contratto collettivo: diversi calcoli relativi alla retribuzione dipenderanno dal CCNL di riferimento del dipendente.
• Pagamenti extra: tutti i supplementi salariali, come le indennità o gli straordinari che il dipendente riceverà, verranno inseriti qui.
• Categoria professionale e gruppo di contribuzione: l’accordo a cui aderisce l’azienda o il dipendente influirà anche sul calcolo del contributo previdenziale.
• Assenze lavorative: andrà considerato anche se un dipendente ha preso delle ferie, un congedo di maternità o paternità.

Novità 2024 da considerare nell’elaborazione della busta paga

Infine, un altro elemento da considerare nel momento dell’elaborazione della busta paga riguarda anche tutti i bonus e gli sgravi fiscali che vengono concessi frequentemente ai lavoratori dalle Leggi di Bilancio del Governo.

Nello specifico, per il 2024, le nuove decontribuzioni da calcolare nel momento della preparazione della busta paga dei dipendenti sono:

• Detassazione dei fringe benefit: fino a 1000 euro, i fringe benefit non rientrano nel reddito.
• Bonus mamme lavoratrici: per le lavoratrici con almeno due figli, decontribuzione fiscale del 100% fino a un massimo di 3000 euro annui.
• Incremento dell’indennità per il congedo parentale: i genitori possono usufruire di un ulteriore mese di congedo all’80% della retribuzione.
• Aumento del bonus dell’asilo nido: bonus fino a 3600 euro per nuovi nati dal 1 gennaio (solo per nuclei familiari con ISEE fino a 40mila euro).

A chi affidare l’elaborazione busta paga

Il primo aspetto da sottolineare è che non tutti possono occuparsi dell’elaborazione delle buste paga. La legge a cui devi fare riferimento è la n.12 del 1979 secondo la quale, gli adempimenti in materia di lavoro o sono curati dal datore di lavoro oppure da professionisti abilitati. In particolare, della redazione delle buste paga possono occuparsi: 

• Avvocati 
• Dottori commercialisti 
• Ragionieri 
• Periti commerciali 

Sulla base di quanto appena detto, ne consegue che delle buste paga o decidi di occupartene in prima persona oppure puoi decidere di assumere o coinvolgere delle figure interne o esterne all’azienda. In questo secondo caso però, le figure che si occuperanno di preparare le buste paga devono essere dei professionisti qualificati e abilitati. 

Elaborare le buste paga non è semplicissimo. Gli adempimenti da rispettare sono tanti e non è ammessa alcuna distrazione. Come datore di lavoro, People Manager abilitato o professionista esterno dovrai: 

• Preparare il modello F24 
• Versare i contributi ai lavoratori (INPS e IRPEF) 
• Elaborare la CU (certificazione unica) 
• Accantonare la quota di TFR 
• Inviare il modello 770 
• Trasmettere all’INPS i modelli UNIEMENS
• Tenere conto delle ferie, ROL, festività e riposi
• Aggiungere eventuali rimborsi (nota spese) 
• Compilare il LUL (Libretto Unico del Lavoro) 

Insomma, prima che i dipendenti possano leggere la busta paga le operazioni da svolgere sono molteplici. È per questo motivo che le PMI, spesso decidono di coinvolgere e retribuire un professionista esterno affidando così l’intero lavoro a una figura specializzata. Riassumendo, delle buste paga possono occuparsene: 

• Datore di lavoro 
• Figure abilitate interne all’azienda 
• Figure abilitate esterne all’azienda 

Le alternative possibili per la elaborazione busta paga

Sono tre i metodi utilizzati per elaborare le buste paga: manualmente, mediante l’utilizzo di fogli di calcolo in Excel, oppure utilizzando un software.

Vediamo quali dei tre metodi è il migliore e perché le PMI e i professionisti abilitati preferiscono avvalersi della tecnologia. 

Elaborare le buste paga a mano

Preparare le buste paga a mano è ormai un’operazione desueta. Sono tanti i dati da inserire e le variabili da considerare che rendono l’operazione pressoché impossibile, soprattutto quando l’azienda conta molti dipendenti. La legge stabilisce che i lavoratori sono obbligati a ricevere un prospetto riportante: 

• Nome e cognome del lavoratore 
• Qualifica professionale 
• La retribuzione

Non devi utilizzare un modello preimpostato. L’importante è che il lavoratore riceva in concomitanza con lo stipendio un documento riepilogativo che gli permetta di conoscere tutte le voci che hanno determinato l’importo ricevuto. 

Dal canto tuo sei tenuto quindi a calcolare lo stipendio netto che riceverà il lavoratore, sottraendo dalla retribuzione oraria lorda, riportata sul contratto di lavoro, voci quali: 

• Imponibile IRPEF 
• Contributi INPS 
• Addizionali comunali e regionali  

Oltre a queste voci, devi tener presente: 

• Gli scatti di anzianità 
• Eventuali straordinari 
• Eventuali bonus e indennità 
• Gli accantonamenti 

Quelle appena riportate sono solo alcune delle tante voci di calcolo da considerare. Il numero elevato rende difficile elaborare correttamente il cedolino senza l’utilizzo di alcun tipo programma di calcolo o software. 

Elaborazione busta paga in Excel

In alternativa puoi preparare le buste paga servendoti di un foglio di calcolo in Excel. In questo caso, sebbene tu sia tenuto a inserire le informazioni manualmente, il software ti aiuta a calcolare le principali voci. Utilizzare un foglio di calcolo snellisce  considerevolmente il lavoro da fare e riduce la possibilità di commettere errori. 

Se hai intenzione di preparare le buste paga in Excel, in rete sono disponibili diversi modelli già pronti. Così facendo non dovrai far altro che inserire: 

• I dati di ogni singolo lavoratore 
• Le ore o i giorni di lavoro 
• L’importo lordo 
• Contributi 
• Ritenute 
• Totale detrazioni 

Una volta inserite tutte le voci, Excel in automatico calcola la retribuzione netta. 

Elaborazione busta paga con un software

Datori di lavoro e professionisti abilitati all’elaborazione delle buste paga si avvalgono oggi di software all in one che permettono di calcolare lo stipendio da corrispondere ai lavoratori in automatico. 

Come vedremo in dettaglio nel prossimo paragrafo, digitalizzare interamente il processo vuol dire scegliere un software in grado di acquisire tutte le informazioni necessarie per il calcolo dello stipendio. 

Ne consegue che, scegliendo il giusto programma, avrai a disposizione una piattaforma all in one, pensata per automatizzare e digitalizzare una vasta serie di operazioni collegate. In altri termini i software oggi registrano informazioni quali: 

• Presenze dei dipendenti
• Note spese 
• Giorni e ore di lavoro 
• Permessi e ferie fruite 
• Assenze 

Una volta registrati i suddetti e altri dati, i software sono in grado di incrociarli al fine di calcolare l’esatta retribuzione da dare ai dipendenti alla fine del mese. 

Come digitalizzare il processo di elaborazione busta paga

La digitalizzazione del processo di elaborazione e consegna della busta paga online può davvero aiutare la tua azienda a risparmiare tempo e denaro. Disporre di un software HR in grado di elaborare le buste paga infatti, significa beneficiare di uno strumento in grado di raccogliere molteplici informazioni che probabilmente finora hai rilevato a mano o mediante fogli di calcolo elettronici. 

Per digitalizzare completamente il processo hai bisogno quindi di un software che sia in grado di rilevare: 

Presenze

Non c’è più bisogno di costose macchine timbracartellino e dei badge aziendali. La rilevazione delle presenze oggi è un’operazione che può essere gestita direttamente con un software. 

Ai dipendenti non devi chiedere altro che installare un’app sullo smartphone. Da questa possono facilmente segnalare l’orario d’inizio e di fine lavoro. 

Ferie e permessi 

Sempre utilizzando l’app i dipendenti possono chiedere le ferie e i permessi. Il software registra i dati che poi utilizza per l’elaborazione delle buste paga, distinguendo tra le assenze retribuite e le assenze non retribuite. 

Grazie alla possibilità di autorizzare in tempo reale tutte le richieste di ferie e permessi, hai sempre sotto controllo la forza lavoro. In ogni momento puoi sapere chi è in sede, chi da remoto, chi in permesso e chi in ferie. 

Nota spese 

Se i tuoi lavoratori effettuano delle spese per conto dell’azienda: vitto, alloggio, biglietti per i trasporti, queste alla fine del mese vanno rendicontate e l’importo speso restituito al lavoratore. Il calcolo, un tempo, avveniva a mano. 

I dipendenti dovevano avere cura di conservare tutti gli scontrini e le ricevute. Gli addetti HR, dal canto loro, erano tenuti a calcolare manualmente gli importi spesi scontrino per scontrino. 

La tecnologia permette oggi di automatizzare anche questo processo. Mediante app i dipendenti possono caricare tutte le ricevute in formato elettronico. Il software poi si occupa di calcolare la totalità degli importi spesi. 

Bonus e premi

Nell’elaborazione delle buste paga devi tener conto anche di eventuali premi e bonus che hai garantito ai migliori dipendenti in azienda. Calcolarli a mano è dispendioso in termini di tempo. 

Un software HR risolve il problema, rilevando in automatico il raggiungimento degli obiettivi per i quali hai previsto l’ottenimento di un premio o di un bonus monetario. 

Elaborazione busta paga con un software HR come Factorial

Ti stai chiedendo ora quale software ti permette di automatizzare e digitalizzare il processo di elaborazione delle buste paga?

Factorial è il software all in one che rende semplice la gestione delle buste paga e di tante altre operazioni in ambito HR. 

Con Factorial non hai più bisogno di utilizzare decine di piattaforme diverse. Con un unico software di elaborazione delle buste paga, centralizzi tutte le operazioni: 

• Automatizzi le buste paga 
• Eviti errori di percorso 
• Elabori report sulle retribuzioni 

Il software è stato realizzato dopo un lungo lavoro di valutazione delle attuali esigenze delle PMI desiderose di digitalizzarsi e di automatizzare le principali operazioni ripetitive. 

Con Factorial risparmi del tempo prezioso. Prepari rapidamente le buste paga, acquisisci e condividi tutte le informazioni di cui hai bisogno e se ne hai necessità puoi integrare il software con quello utilizzato dal tuo consulente. 

In definitiva puoi ritenere conclusa la ricerca del miglior software per l’elaborazione delle buste paga. Con Factorial: 

• Risparmi fino all’80% grazie alla netta riduzione degli errori nelle buste paga 
• I lavoratori accoglieranno positivamente la digitalizzazione del processo 
• Hai tutte le informazioni più importanti a portata di click

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FAQ: elaborazione delle buste paga

Quanto costa la gestione di una busta paga?

Il costo per la gestione di una busta paga online varia principalmente in base alla dimensione dell’azienda e alla scelta di gestione interna o esterna, al numero di dipendenti e a molti altri fattori. Con software di gestione dei cedolini si possono ridurre i costi per dipendente di oltre l’80%.

Chi può elaborare le buste paga?

Delle buste paga possono occuparsene: datore di lavoro, figure abilitate interne all’azienda oppure figure abilitate esterne all’azienda. Per essere abilitato all’elaborazione delle buste paga devi rientrare nelle seguenti categorie:

• Avvocati
• Dottori commercialisti
• Ragionieri
• Periti commerciali

Quanto ci vuole per elaborare una busta paga? 

L’elaborazione delle buste paga, per quanto sia un processo complesso, va effettuato nell’arco di pochi giorni, prima di inviare i cedolini di paga agli impiegati.

Che programma si usa per fare le buste paga? 

L’elaborazione delle buste paga è un processo complicato, che può essere svolto a mano, tramite i fogli Excel oppure, in maniera più semplice e veloce, grazie all’utilizzo di un Software HR specifico che ti permetta di automatizzare i processi.