La gestione delle ferie e dei permessi in azienda è sempre più complicata? Hai difficoltà a gestire i turni di lavoro? Sai come può aiutarti un’app di gestione ferie e permessi?
Software e app per la gestione ferie e permessi possono risolvere ogni problema. Queste app, infatti, creano e aggiornano il piano ferie in automatico, permettono con un click di approvare le richieste e tanto altro.
In questo articolo potrai scoprire quali sono le migliori app da utilizzare e come puoi ottimizzare la gestione delle ferie e dei permessi in azienda a partire da subito.
- Gestione ferie e permessi: chi se ne occupa in azienda
- Strumenti per la gestione di ferie e permessi
- Digitalizzazione gestione ferie e permessi con App e Software
- App per gestione ferie e permessi: tutti i vantaggi
- Come funziona un app di gestione ferie e permessi
- Come scegliere un buon software HR
- Factorial: l’app per gestione ferie e permessi
- Prova l’app di gestione ferie di Factorial 📱
Gestione ferie e permessi: chi se ne occupa in azienda
Le ferie e i permessi sono un diritto che devi garantire a tutti i lavoratori, in quanto diritto irrinunciabile sancito dalla Costituzione e dalle leggi. I lavoratori devono obbligatoriamente fruire di almeno 4 settimane di ferie ogni anno, del giorno di riposo e, in determinate circostanze, anche della possibilità di fruire di permessi retribuiti e non retribuiti.
Gestire il tutto al meglio non è semplice. Da un lato devi garantire ai lavoratori la possibilità di fruire delle ferie e dei permessi. Dall’altro però, c’è anche un’azienda da portare avanti. Ci sono esigenze produttive, progetti da terminare, clienti da assistere, pratiche burocratiche da sbrigare.
È per tutti questi motivi che le PMI tendono ad affidare la gestione dei turni di lavoro, ferie e permessi a una o più figure, che hanno un duplice obiettivo. Assicurare a tutti i lavoratori l’esercizio del diritto alle ferie e assicurarsi che l’azienda abbia sempre a disposizione la forza lavoro necessaria per portare a termine le mansioni.
Puoi affidare la gestione delle ferie e dei permessi alle seguenti figure:
- HR Manager
- Manager dei dipartimenti
- Responsabili esterni
In linea generale, delle ferie e dei permessi se ne occupa il responsabile HR fin quando l’azienda conta pochi dipendenti e pochi dipartimenti. Con l’aumentare di questi, si tende a dividere i compiti assegnandoli ai vari manager dei dipartimenti, i quali, a loro volta, si coordinano con il responsabile HR.
In alternativa, puoi anche pensare di affidare la gestione a una società esterna, la quale, chiaramente sotto corrispettivo, si prende cura di tutti gli aspetti, assicurandoti una gestione quanto più snella e trasparente delle ferie e dei permessi.
Strumenti per la gestione di ferie e permessi
Puoi utilizzare diversi strumenti per gestire le ferie e i permessi ma non tutti sono efficienti. In linea di massima, molto dipende dal numero di dipendenti e dal grado di digitalizzazione raggiunto.
Le soluzioni che puoi adottare sono diverse: dai classici e sempre meno utilizzati moduli in formato cartaceo, a più evoluti modelli in Excel. Dalle poco funzionali app on-line free per la gestione delle ferie e permessi fino a efficienti software HR.
Vediamo più in dettaglio tutti gli strumenti:
- Fogli cartacei: semplicemente riporti su carta la situazione di ogni singolo dipendente, avendo cura di annotare i giorni di ferie e permessi maturati e residui.
- Fogli elettronici Excel: li puoi utilizzare per gestire meglio la situazione ferie e permessi. I fogli elettronici, grazie alla presenza di apposite formule, snelliscono alcune operazioni. Inoltre, possono essere aggiornati e condivisi con maggiore facilità rispetto ai modelli in formato cartaceo.
- App gestione ferie e permessi: sono applicazioni mobili semplici. Possono essere installate sullo smartphone dei dipendenti e dei responsabili delle ferie e dei permessi. Queste app ti permettono di digitalizzare il processo di gestione ferie e permessi. I dipendenti possono consultare il piano ferie dallo smartphone e all’occorrenza inviare la richiesta di giorni di ferie o di permesso.
- Software e app HR all in one: questi sono lo strumento più evoluto e funzionale. Ti permettono di digitalizzare e automatizzare non solo la gestione delle ferie e dei permessi ma anche tanti altri processi HR. Ad esempio, puoi utilizzarli anche per rilevare le presenze, monitorare le performance, condividere i documenti e molto altro.
Digitalizzazione gestione ferie e permessi con App e Software
Digitalizzare la gestione delle ferie e dei permessi ti permette di automatizzare una serie di processi che probabilmente, finora, hai svolto a mano. I vantaggi derivanti sono notevoli: Risparmi tempo, denaro, crei un ambiente più trasparente ed eviti di impegnare forza lavoro in compiti noiosi e ripetitivi.
Implementare la novità in azienda non è complicato. Ti basta seguire questi passaggi:
- Scegli il software e l’app giusta: prenditi il giusto tempo per scegliere la miglior app sul mercato. Considera i costi, le funzionalità, la semplicità d’utilizzo e la presenza di un servizio clienti rapido e disponibile.
- Informa e prepara i dipendenti: organizza una riunione con tutti i lavoratori, spiegagli la novità e forniscigli tutte le nozioni così che possano iniziare da subito a utilizzare la nuova tecnologia.
- Monitora i progressi: accertati che tutti i lavoratori utilizzino l’app per la gestione delle ferie e dei permessi. Intervieni in caso di necessità e misura il tempo che la nuova tecnologia ti ha permesso di risparmiare.
Seguire questi passaggi è un ottimo modo di procedere. Siamo sicuri che in pochi giorni tutte le risorse umane saranno in grado di padroneggiare la nuova tecnologia e saranno entusiaste di non dover più compilare a mano i moduli relativi alle ferie e ai permessi.
App per gestione ferie e permessi: tutti i vantaggi
Come accennato in precedenza, utilizzare app per la gestione delle ferie e dei permessi è una scelta lungimirante. Noterai una migliore organizzazione e un notevole risparmio di tempo, riuscirai a rispettare le leggi e le norme con facilità. Più in dettaglio:
Migliorare l’organizzazione e l’efficienza
Puoi finalmente dire addio a fogli cartacei e fogli in Excel continuamente da aggiornare e condividere. Gestire tutto mediante app ti permette di avere pieno controllo dei turni di lavoro, di sapere in ogni momento chi è in ferie o in permesso, di approvare e rifiutare ogni richiesta direttamente dallo smartphone.
Rispettare le leggi con facilità
Un’app per la gestione ferie e permessi assicura un perfetto controllo della situazione di ogni lavoratore. In qualsiasi momento puoi verificare se tutti hanno fruito delle ferie e dei permessi spettanti, scongiurando il rischio di incorrere nelle sanzioni previste nel caso in cui un lavoratore, trascorsi 18 mesi, abbia ancora giorni di ferie maturati ma non goduti.
Risparmiare tempo e costi
Un efficiente app per la digitalizzazione delle ferie e dei permessi garantisce un risparmio di tempo notevole. Abbiamo stimato che digitalizzare il processo porta a un risparmio quantificabile in circa 30 ore mensili. Si tratta di ore preziose che i lavoratori utilizzano per svolgere le attività davvero importanti per il tuo business.
Come funziona un app di gestione ferie e permessi
Non farti spaventare dall’idea. Le app per la gestione delle ferie e dei permessi sono facili da installare, molto semplici da utilizzare e adatte anche per i lavoratori meno pratici con le nuove tecnologie.
Ti basta:
- Installare l’app scelta dal Play Store o dall’Apple Store
- Assicurarti che ogni lavoratore abbia creato un account
- Impostare la politica di ferie e permessi adottata in azienda
Una volta configurato, l’app è pronta per essere utilizzato. Il dipendente ha una dashboard personale dalla quale poter inviare le richieste e verificare informazioni quali giorni di ferie e di permesso residui e maturati.
Il responsabile HR o il manager, sempre utilizzando l’app, riceve le varie richieste dai dipendenti e non deve far altro che approvarle o rifiutarle.
Inoltre, le migliori app elaborano in automatico e in tempo reale il piano ferie di ogni lavoratore e generano report utili per analizzare con ancor più facilità la situazione ferie e permessi in azienda.
Tutti noi ormai utilizziamo le app. Basta uno smartphone per comunicare, per controllare le finanze, il meteo o le ultime notizie. Lo stesso vale anche per la gestione delle ferie e dei permessi. Adesso puoi monitorare, gestire e svolgere tutte le operazioni ovunque ti trovi, semplicemente utilizzando lo smartphone.
Come scegliere un buon software HR
Ora che abbiamo appurato quanto sia vantaggioso digitalizzare la gestione delle ferie e dei permessi, ti invitiamo a fare un passo in più invitandoti a digitalizzare tutti i processi HR.
I migliori software HR ti permettono sì di digitalizzare l’intera gestione delle ferie e dei permessi, ma anche di:
- Rilevare le presenze
- Valutare le performance del personale
- Ottimizzare la gestione dei turni di lavoro
- Gestire le spese aziendali
- Gestire e firmare digitalmente i documenti
Come puoi immaginare, scegliere un software HR con tutte queste funzionalità porta una vera rivoluzione in azienda. Potendo gestire tutti i processi dallo smartphone, hai un pieno controllo dell’attività dei dipendenti, elimini l’errore umano, abbatti i costi e benefici davvero dei vantaggi portati dalla trasformazione digitale.
Chiaramente non tutti i software sono uguali ed è per questo motivo che prima di prendere qualsiasi decisione, ti invitiamo a valutare con attenzione tutti gli aspetti.
Ad esempio:
- Controlla il prezzo e assicurati che rientri nel budget che hai a disposizione
- Assicurati che i dati vengano custoditi in un cloud criptato
- Contatta il servizio clienti e assicurati che sia disponibile e pronto ad aiutarti
- Verifica le recensioni online e le valutazioni lasciate da altri utenti
- Assicurati che il software sia compatibile con altre app
Factorial: l’app per gestione ferie e permessi
Factorial è uno dei migliori software per digitalizzare la gestione delle ferie e dei permessi. È un software HR completo, facile da utilizzare che ti permette di rivoluzionare la gestione delle risorse umane in azienda.
Factorial ha tutte le funzionalità di cui hai bisogno. È stato sviluppato tenendo conto delle reali esigenze delle imprese, le quali sono oggi impegnate nel delicato passaggio verso una gestione dei processi sempre più digitalizzata e automatizzata.
Il software in più è stato pensato anche tenendo presente le attuali esigenze dei dipendenti. Questi ultimi sempre più guardano con interesse alle realtà che implementano soluzioni tecnologiche avanzate, sviluppate, ad esempio, per migliorare la trasparenza in azienda, favorire la comunicazione e lo scambio di feedback, agevolare forme di lavoro ibride o totalmente da remoto.
Scopri anche tu come la digitalizzazione ti aiuta a risparmiare tempo e risorse. Relativamente alla gestione ferie e permessi:
- Approva le richieste con un click
- Crea politiche di gestione ferie personalizzate
- Lascia calcolare al software le ferie e i ROL maturati e residui
- Crea report riepilogativi e scaricabili
- Molto altro
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