Permessi per visite mediche: guida completa per i manager che vogliono risparmiare tempo

Cerchi una guida completa sui permessi per visite mediche per risparmiare tempo? Sei nel posto giusto!

Tutti sono consapevoli che il benessere delle persone a carico è significativo e che il datore di lavoro ha il dovere di concedere il permesso per le visite mediche. Ma come gestire al meglio queste richieste senza pregiudicare la struttura organizzativa dell’azienda?

In questo articolo ti spieghiamo tutto quello che c’è da sapere sulle autorizzazioni alle visite mediche, dalle norme a cui fare riferimento alle procedure di richiesta e gestione.

Sommario

• Normativa sui permessi per visite mediche
• Durata e retribuzione del permesso per visite mediche
• Permesso per accompagnare un familiare a visita medica
• Giustificativo di visita medica
• Digitalizza la richiesta di ferie e permessi con Factorial
• Risparmia tempo con la richiesta dei permessi per le visite mediche dei tuoi dipendenti con Factorial 🚀

Normativa sui permessi per visite mediche

Ogni tuo dipendente ha a disposizione una serie di permessi che può utilizzare per eventuali visite o terapie e possono essere richiesti sia su base giornaliera che oraria, nella misura massima di 18 ore annuali.

Ma approfondiamo l’argomento.

Leggi nazionali e contratti collettivi

Le leggi nazionali che disciplinano le autorizzazioni alle visite mediche, prevedono che i dipendenti abbiano diritto a un certo numero di ore di permessi per visite mediche rimborsate.

In particolare, il D.Lgs. 66/2003 stabilisce che i dipendenti hanno diritto a permessi per visite specialistiche e terapie riabilitative.

A seconda del tipo di visita, la durata del permesso varia, ma non può superare le 18 ore annue.

È fondamentale essere consapevoli del fatto che gli accordi di contrattazione collettiva possono definire autorizzazioni aggiuntive per le visite mediche oltre a quelle consentite dalla legislazione nazionale.

In particolare, la durata massima dei permessi, i requisiti per richiederli e il numero massimo di visite mediche rimborsate possono essere fissati dai contratti collettivi.

Pertanto, è fondamentale rivedere il CCNL applicabile per il proprio settore per comprenderne i termini.

👍Leggi anche: Legge 104 e i suoi articoli: novità, come funziona e come richiederla

Casi particolari e situazioni specifiche

Tuttavia, possono esserci casi e situazioni uniche in cui la normativa è sostanzialmente diversa.

Vuoi sapere quali sono?

Ecco alcuni esempi:

• Gravidanza: chi è in stato di gravidanza ha diritto a una serie di misure di tutela sia per la propria salute che per quella del nascituro. Per evitare situazioni di eccessivo stress o affaticamento, ad esempio, potrebbe essere necessario richiedere una variazione delle residenze disponibili o dell’orario.
• Malattie croniche: i lavoratori con tali malattie hanno diritto a speciali tutele. Ad esempio, possono richiedere il permesso di essere rimborsati per le visite mediche o le sessioni di terapia, oppure possono lavorare con orari limitati per gestire al meglio le loro condizioni di salute.
• Disabilità: le persone con disabilità hanno diritto a determinate tutele, come il diritto all’occupazione protetta, l’accesso alla formazione e l’adattamento al posto di lavoro.

Tieni presente che seguire le regole in queste circostanze è fondamentale per garantire la salute e la sicurezza dei lavoratori e prevenire potenziali sanzioni dai sistemi di controllo.

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Come richiedere il permesso per visite mediche

In che modo richiedere il permesso per visite mediche?

Come per la malattia ordinaria: sarà necessario portare l’apposita documentazione.

In secondo luogo la struttura sanitaria dovrà occuparsi di far avere all’Inps la certificazione del dipendente.

Procedure aziendali e comunicazione

Per richiedere un permesso di visita medica ecco come dovrà fare ogni tuo dipendente:

1. Comunicarti il giorno in cui il dipendente deciderà di fissare un appuntamento dal medico
2. Fornire la data, l’ora e la durata approssimative della visita
3. Assicurarsi di essere a conoscenza delle politiche aziendali sui permessi per le visite mediche
4. Fornire eventuali cartelle cliniche pertinenti, come la richiesta di un medico o un elenco di esami completati in precedenza

Al fine di garantire una gestione efficace delle autorizzazioni e delle restrizioni, è essenziale una comunicazione chiara e franca con il dipendente.

Un dipendente che comunica tempestivamente la necessità di una visita medica, consente all’azienda di pianificare in modo appropriato e garantire la continuità delle operazioni aziendali.

Inoltre, una comunicazione aziendale chiara riduce la quantità di ansia e tensione del dipendente, migliorandone la produzione e il benessere generale.

Documentazione necessaria

Al dipendente potresti dover chiedere di presentare i seguenti documenti per il permesso:

• Una richiesta scritta del dipendente che illustri il motivo del permesso
• Un certificato medico, se l’autorizzazione è concessa per motivi di salute
• Documenti ufficiali che dimostrano la partecipazione a eventi familiari come matrimoni o funzioni religiose
• Un certificato di nascita, nel caso di permessi concessi per motivi personali come la nascita di un figlio
• L’inizio di un part-time IVA

Durata e retribuzione del permesso per visite mediche

Vediamo insieme la durata e la retribuzione che segue un eventuale permesso dovuto a motivi di salute!

Durata del permesso per visite mediche

In base alla necessità di assistenza medica del dipendente viene stabilita la durata del permesso per le visite.

In linea generale, il medico che ha effettuato la visita determina la durata del permesso in base alla gravità della condizione medica e alle esigenze del trattamento.

Ecco alcuni esempi sulla durata dell’autorizzazione in base alle circostanze:

• Visite di routine: richiedono solo poche ore di permesso
• Le procedure chirurgiche minori: possono richiedere uno o due giorni di autorizzazione
• Interventi chirurgici maggiori: richiedono tempi di recupero più lunghi, che vanno da una settimana a molti mesi
• I trattamenti per malattie croniche: richiedono autorizzazioni periodiche o continuative per i check-in e le sessioni di terapia

Ricordiamo che il rilascio del permesso medico alle persone a carico è un obbligo di legge del datore di lavoro e rappresenta un contributo essenziale al benessere dei lavoratori e alla sicurezza sul lavoro.

Retribuzione durante il permesso per visite mediche

L’indennizzo in sede di autorizzazione alle visite mediche dipende dal contratto collettivo che si sta utilizzando e dalle leggi vigenti.

Se il permesso viene richiesto solo per una visita medica programmata da te, non vi è alcuna riduzione della retribuzione per il lavoratore; il risarcimento è completo.

Se invece decidi di richiedere il permesso per una visita personale, il pagamento può essere ridotto o, in casi estremi, non effettuato.

È possibile che ci siano differenze tra i vari settori o relativi contratti, quindi è necessario rivedere attentamente il contratto in questione per assicurarsi di rispettare le regole su autorizzazioni e compensi.

Permesso per accompagnare un familiare a visita medica

Secondo la legge, i permessi spettano ai familiari quali coniuge (o parte dell’unione civile), conviventi, parenti e affini entro il 2° grado, nel limite di 3 giorni al mese di permessi retribuiti anche continuativi.

Condizioni per ottenere il permesso

Il lavoratore ha il diritto di chiedere il permesso per accompagnare un familiare quando sussistono gravi motivi familiari, come aiutare un genitore malato o assistere alla nascita di un figlio.

L’autorizzazione può essere richiesta per un massimo di tre giorni consecutivi e può essere prorogata fino a cinque giorni lavorativi in caso di eventi di particolare rilevanza.

È fondamentale che il dipendente comunichi tempestivamente la richiesta di autorizzazione e fornisca tutte le informazioni necessarie per valutare la richiesta.

Tuttavia, il rilascio dell’autorizzazione è subordinato alle esigenze organizzative dell’impresa e ai regolamenti interni.

Al fine di evitare interruzioni della produzione, il dipendente deve presentare le richieste con congruo anticipo e, se possibile, cercare di concordare la scadenza del permesso con il datore di lavoro.

Come richiedere e gestire il permesso

Se un tuo dipendente desidera chiedere il permesso per accompagnare un familiare, deve seguire questi passaggi:

• Fornire una richiesta scritta che illustri le ragioni e la durata prevista dell’autorizzazione
• Assicurarsi di aver comunicato in anticipo con te, al fine di evitare problemi con l’organizzazione del lavoro
• Indicare se intende utilizzare le ferie, i permessi compensativi o non compensativi
• Su richiesta, fornire i documenti necessari, come il certificato medico per assistere un familiare malato o il certificato di nascita del proprio figlio

Giustificativo di visita medica

Sì, esiste un modulo per giustificare l’assenza per visita medica! Ma qual è esattamente?

Quando è necessario un giustificativo

Un dipendente deve presentare un giustificativo di visita medica quando è assente dal lavoro per motivi di salute.

Ad esempio, se un dipendente si ammala e non può andare al lavoro, dovrebbe presentare un certificato medico per giustificare l’assenza.

Altri esempi di motivi per cui un dipendente dovrebbe presentare un giustificativo sono le visite specialistiche, gli esami diagnostici o le terapie.

I documenti che possono essere considerati validi sono i certificati medici, le ricevute o fatture dei pagamenti effettuati per le visite, le diagnosi e le prescrizioni mediche.

Conseguenze della mancata presentazione del giustificativo

Ricorda che se un dipendente presenta un certificato non valido ci sono diverse conseguenze, anche gravi, da tenere in considerazione:

• Possibile perdita di credibilità: la mancata presentazione di un giustificativo può far pensare che il dipendente stia cercando di nascondere qualcosa o di ingannare l’azienda, con conseguente perdita di fiducia e credibilità
• Possibile penalizzazione economica: se il dipendente ha diritto a una retribuzione o a dei benefit legati alla presentazione di un giustificativo (ad esempio, il rimborso di spese), la mancata presentazione potrebbe comportare una perdita economica per il dipendente
• Possibili azioni da parte del datore di lavoro: in caso di mancata presentazione del giustificativo, il datore di lavoro potrebbe adottare alcune azioni, tra cui:

1. Richiedere ulteriori spiegazioni o informazioni al dipendente
2. Avviare un’indagine interna per verificare la veridicità delle informazioni fornite dal dipendente
3. Sospensione o decurtazione della retribuzione o del bonus legato al giustificativo mancante
4. Avvio di un procedimento disciplinare in caso di reiterati comportamenti scorretti

Dunque, comunica ai tuoi dipendenti le conseguenze che potrebbero derivare nel caso di un giustificato non valido così da evitare problemi e mantenere un clima di collaborazione e fiducia reciproca.

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Vantaggi della digitalizzazione del processo

Numerosi vantaggi della digitalizzazione dei processi aziendali includono la semplificazione e il miglioramento della gestione delle autorizzazioni per le visite mediche.

Factorial è una piattaforma che ti consente di gestire le autorizzazioni in modo efficace e intuitivo.

Ecco alcuni esempi delle funzionalità che Factorial fornisce:

• Comunicazione: le persone a carico possono richiedere l’autorizzazione direttamente tramite la piattaforma e il datore di lavoro può accettare o rifiutare la richiesta in tempo reale. Inoltre, è possibile parlare con le persone a carico per aggiornarle sullo stato della loro richiesta
• Monitoraggio: Factorial consente di tenere facilmente traccia di tutte le richieste e le approvazioni dei permessi visualizzando informazioni quali la data e l’ora della richiesta, il motivo del permesso e lo stato della richiesta
• Archiviazione: la piattaforma consente di salvare in modo sicuro e avere sempre accesso a tutte le richieste e documenti relativi ai permessi.

Il processo di gestione delle autorizzazioni alle visite mediche è digitalizzato, il che riduce il rischio di errori e migliora l’efficacia del processo.

Il software di Factorial ti consente di ridurre al minimo la probabilità di errori di trascrizione e approvazione eliminando la necessità di documenti cartacei e ricerche manuali.

Integrazione con altri strumenti HR

Factorial si integra facilmente con altri software HR come Zapier e Slack per una gestione completa delle risorse umane.

L’integrazione di questi strumenti consente una gestione semplificata delle ferie, dei permessi, della retribuzione e di altre attività HR, eliminando la necessità di utilizzare diverse piattaforme e riducendo il rischio di errori.

Utilizzare una piattaforma unificata per la gestione HR offre molti vantaggi, tra cui:

• Maggiore efficienza grazie alla gestione centralizzata delle informazioni del personale
• Riduzione dei tempi di gestione delle pratiche HR
• Facilità di accesso per i dipendenti ai propri dati e informazioni sulle politiche HR
• Miglioramento della comunicazione e collaborazione all’interno del team

Migliora l’esperienza dei dipendenti

Factorial offre una piattaforma trasparente e di facile utilizzo che può aiutare a migliorare l’esperienza delle persone a carico.

Ecco alcuni esempi di come l’uso di Factorial può aumentare la soddisfazione dei dipendenti e diminuire le richieste di supporto:

• I dipendenti possono accedere in modo indipendente alle informazioni sui propri turni, ferie, permessi e orari di lavoro senza bisogno dell’assistenza del team delle risorse umane.
• Factorial semplifica la procedura di richiesta e approvazione di permessi e ferie, riducendo il carico di lavoro amministrativo richiesto al team HR.
• La piattaforma consente agli utenti di creare e firmare digitalmente documenti inclusi contratti, certificati e moduli, eliminando la necessità di stampare e spedire copie cartacee dei documenti.
• Grazie alla funzionalità di monitoraggio dell’orario di lavoro, i dipendenti possono facilmente registrare le proprie ore di lavoro evitando errori e riducendo il rischio di controversie sui pagamenti

Sicurezza e conformità

Factorial, utilizza una varietà di misure di sicurezza per salvaguardare i dati sensibili appartenenti agli utenti, tra cui:

• Crittografia dei dati in entrata e in uscita
• Controllo degli accessi basato su confini e diritti
• Audit dei registri per tracciare e individuare eventuali accessi non autorizzati
• Continui aggiornamenti di sistema per contrastare gli attacchi informatici in evoluzione aggiornando sempre le misure di sicurezza

Inoltre, Factorial assiste le aziende nel rispetto delle normative sulla privacy e sulla protezione dei dati:

• Rispetto del Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR) dell’Unione Europea
• La capacità di personalizzare le restrizioni sulla privacy in base alle esigenze specifiche dell’azienda
• L’istituzione di un registro delle attività di trattamento dei dati come richiesto dal GDPR

Implementazione e assistenza

Factorial offre molteplici opzioni di personalizzazione e integrazione per adattarsi alle esigenze di ogni azienda, tra cui la possibilità di personalizzare i modelli di documento e di integrazione con altre piattaforme.

Inoltre, il software può essere personalizzato per riflettere l’organizzazione e le politiche aziendali specifiche.

Per quanto riguarda il supporto, Factorial offre un consulente dedicato che guiderà l’azienda durante l’implementazione del software e sarà disponibile per rispondere a qualsiasi domanda o problema che possa sorgere.

Infine, Factorial offre una vasta gamma di risorse informative tra cui pagine help e tutorial video per garantire che i clienti possano utilizzare il software in modo efficiente e senza problemi.