Chi si occupa dell’elaborazione della busta paga in azienda? Sai che il processo può essere digitalizzato?
Preparare le buste paga è per molte organizzazioni un vero incubo. È un’attività delicata e complessa. Scegliere di affidarla a un professionista esterno o decidere di occuparsi del lavoro in autonomia è una decisione che non può essere presa a cuore leggero.
In questo approfondimento vedremo chi sono le figure coinvolte e abilitate a occuparsi dell’elaborazione della busta paga, vedremo cosa dice la legge in merito e in ultimo scopriremo come il processo può essere digitalizzato grazie all’utilizzo di specifici software.
Sommario
- Le figure coinvolte nella elaborazione busta paga
- Come digitalizzare il processo di elaborazione busta paga
- Elaborazione busta paga con un software HR come Factorial
- Elaborazione busta paga: le conclusioni
- Domande frequenti sull’elaborazione delle buste paga
- Elabora le buste paga online con il nostro software 🚀
Le figure coinvolte nella elaborazione busta paga
Il primo aspetto da sottolineare è che non tutti possono occuparsi dell’elaborazione delle buste paga. La legge a cui devi fare riferimento è la n.12 del 1979 secondo la quale, gli adempimenti in materia di lavoro o sono curati dal datore di lavoro oppure da professionisti abilitati. In particolare, della redazione delle buste paga possono occuparsi:
- Avvocati
- Dottori commercialisti
- Ragionieri
- Periti commerciali
Sulla base di quanto appena detto, ne consegue che delle buste paga o decidi di occupartene in prima persona oppure puoi decidere di coinvolgere delle figure interne o esterne all’azienda. In questo secondo caso però, le figure che si occuperanno di preparare le buste paga devono essere dei professionisti qualificati e abilitati.
Elaborare le buste paga non è semplicissimo. Gli adempimenti da rispettare sono tanti e non è ammessa alcuna distrazione. Come datore di lavoro, People Manager abilitato o professionista esterno dovrai:
- Preparare il modello F24
- Versare i contributi ai lavoratori (INPS e IRPEF)
- Elaborare la CU (certificazione unica)
- Accantonare la quota di TFR
- Inviare il modello 770
- Trasmettere all’INPS i modelli UNIEMENS
- Tenere conto delle ferie, ROL, festività e riposi
- Aggiungere eventuali rimborsi (nota spese)
- Compilare il LUL (Libretto Unico del Lavoro)
Insomma, prima che i dipendenti possano leggere la busta paga le operazioni da svolgere sono molteplici. È per questo motivo che le PMI, spesso decidono di coinvolgere e retribuire un professionista esterno affidando così l’intero lavoro a una figura specializzata. Riassumendo, delle buste paga possono occuparsene:
- Datore di lavoro
- Figure abilitate interne all’azienda
- Figure abilitate esterne all’azienda
Le alternative possibili per la elaborazione busta paga
Sono tre i metodi utilizzati per elaborare le buste paga: manualmente, mediante l’utilizzo di fogli di calcolo in Excel, oppure utilizzando un software. Vediamo quali dei tre metodi è il migliore e perché le PMI e i professionisti abilitati preferiscono avvalersi della tecnologia.
Elaborare le buste paga a mano
Preparare le buste paga a mano è ormai un’operazione desueta. Sono tanti i dati da inserire e le variabili da considerare che rendono l’operazione pressoché impossibile, soprattutto quando l’azienda conta molti dipendenti. La legge stabilisce che i lavoratori sono obbligati a ricevere un prospetto riportante:
- Nome e cognome del lavoratore
- Qualifica professionale
- La retribuzione
Non devi utilizzare un modello preimpostato. L’importante è che il lavoratore riceva in concomitanza con lo stipendio un documento riepilogativo che gli permetta di conoscere tutte le voci che hanno determinato l’importo ricevuto.
Dal canto tuo sei tenuto quindi a calcolare lo stipendio netto che riceverà il lavoratore, sottraendo dalla retribuzione oraria lorda, riportata sul contratto di lavoro, voci quali:
- Imponibile IRPEF
- Contributi INPS
- Addizionali comunali e regionali
Oltre a queste voci, devi tener presente:
- Gli scatti di anzianità
- Eventuali straordinari
- Eventuali bonus e indennità
- Gli accantonamenti
Quelle appena riportate sono solo alcune delle tante voci di calcolo da considerare. Il numero elevato rende difficile elaborare correttamente il cedolino senza l’utilizzo di alcun tipo programma di calcolo o software.
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Elaborazione busta paga in Excel
In alternativa puoi preparare le buste paga servendoti di un foglio di calcolo in Excel. In questo caso, sebbene tu sia tenuto a inserire le informazioni manualmente, il software ti aiuta a calcolare le principali voci. Utilizzare un foglio di calcolo snellisce considerevolmente il lavoro da fare e riduce la possibilità di commettere errori.
Se hai intenzione di preparare le buste paga in Excel, in rete sono disponibili diversi modelli già pronti. Così facendo non dovrai far altro che inserire:
- I dati di ogni singolo lavoratore
- Le ore o i giorni di lavoro
- L’importo lordo
- Contributi
- Ritenute
- Totale detrazioni
Una volta inserite tutte le voci, Excel in automatico calcola la retribuzione netta.
Elaborazione busta paga con un software
Datori di lavoro e professionisti abilitati all’elaborazione delle buste paga si avvalgono oggi di software all in one che permettono di calcolare lo stipendio da corrispondere ai lavoratori in automatico.
Come vedremo in dettaglio nel prossimo paragrafo, digitalizzare interamente il processo vuol dire scegliere un software in grado di acquisire tutte le informazioni necessarie per il calcolo dello stipendio.
Ne consegue che, scegliendo il giusto programma, avrai a disposizione una piattaforma all in one, pensata per automatizzare e digitalizzare una vasta serie di operazioni collegate. In altri termini i software oggi registrano informazioni quali:
- Presenze dei dipendenti
- Note spese
- Giorni e ore di lavoro
- Permessi e ferie fruite
- Assenze
Una volta registrati i suddetti e altri dati, i software sono in grado di incrociarli al fine di calcolare l’esatta retribuzione da dare ai dipendenti alla fine del mese.
Come digitalizzare il processo di elaborazione busta paga
La digitalizzazione del processo di elaborazione e consegna della busta paga online può davvero aiutare la tua azienda a risparmiare tempo e denaro. Disporre di un software HR in grado di elaborare le buste paga infatti, significa beneficiare di uno strumento in grado di raccogliere molteplici informazioni che probabilmente finora hai rilevato a mano o mediante fogli di calcolo elettronici.
Per digitalizzare completamente il processo hai bisogno quindi di un software che sia in grado di rilevare:
Presenze
Non c’è più bisogno di costose macchine timbracartellino e dei badge aziendali. La rilevazione delle presenze oggi è un’operazione che può essere gestita direttamente con un software.
Ai dipendenti non devi chiedere altro che installare un’app sullo smartphone. Da questa possono facilmente segnalare l’orario d’inizio e di fine lavoro.
Ferie e permessi
Sempre utilizzando l’app i dipendenti possono chiedere le ferie e i permessi. Il software registra i dati che poi utilizza per l’elaborazione delle buste paga, distinguendo tra le assenze retribuite e le assenze non retribuite.
Grazie alla possibilità di autorizzare in tempo reale tutte le richieste di ferie e permessi, hai sempre sotto controllo la forza lavoro. In ogni momento puoi sapere chi è in sede, chi da remoto, chi in permesso e chi in ferie.
Nota spese
Se i tuoi lavoratori effettuano delle spese per conto dell’azienda: vitto, alloggio, biglietti per i trasporti, queste alla fine del mese vanno rendicontate e l’importo speso restituito al lavoratore. Il calcolo, un tempo, avveniva a mano.
I dipendenti dovevano avere cura di conservare tutti gli scontrini e le ricevute. Gli addetti HR, dal canto loro, erano tenuti a calcolare manualmente gli importi spesi scontrino per scontrino.
La tecnologia permette oggi di automatizzare anche questo processo. Mediante app i dipendenti possono caricare tutte le ricevute in formato elettronico. Il software poi si occupa di calcolare la totalità degli importi spesi.
Bonus e premi
Nell’elaborazione delle buste paga devi tener conto anche di eventuali premi e bonus che hai garantito ai migliori dipendenti in azienda. Calcolarli a mano è dispendioso in termini di tempo.
Un software HR risolve il problema, rilevando in automatico il raggiungimento degli obiettivi per i quali hai previsto l’ottenimento di un premio o di un bonus monetario.
Elaborazione busta paga con un software HR come Factorial
Ti stai chiedendo ora quale software ti permette di automatizzare e digitalizzare il processo di elaborazione delle buste paga? Factorial è il software all in one che rende semplice la gestione delle buste paga e di tante altre operazioni in ambito HR.
Con Factorial non hai più bisogno di utilizzare decine di piattaforme diverse. Con un unico software di elaborazione delle buste paga, centralizzi tutte le operazioni:
- Automatizzi le buste paga
- Eviti errori di percorso
- Elabori report sulle retribuzioni
Valuta tu stesso le potenzialità di Factorial. Puoi provarlo gratuitamente per 14 giorni. Il software è stato realizzato dopo un lungo lavoro di valutazione delle attuali esigenze delle PMI desiderose di digitalizzarsi e di automatizzare le principali operazioni ripetitive.
Con Factorial risparmi del tempo prezioso. Prepari rapidamente le buste paga, acquisisci e condividi tutte le informazioni di cui hai bisogno e se ne hai necessità puoi integrare il software con quello utilizzato dal tuo consulente.
In definitiva puoi ritenere conclusa la ricerca del miglior software per l’elaborazione delle buste paga. Con Factorial:
- Risparmi fino all’80% grazie alla netta riduzione degli errori nelle buste paga
- I lavoratori accoglieranno positivamente la digitalizzazione del processo
- Hai tutte le informazioni più importanti a portata di click
Elaborazione busta paga: le conclusioni
Digitalizzare i processi chiave in ambito HR ti permette di aumentare la competitività e la produttività della tua organizzazione. Puoi affidare alla tecnologia lo svolgimento di operazioni ripetitive e manuali concentrandoti sulle sole attività davvero importanti per la crescita e lo sviluppo dell’azienda.
Rilevare le presenze, gestire le richieste di ferie e permessi, semplificare il processo di rendicontazione delle note spesa, fino all’elaborazione dei cedolini paga, sono tutti processi che puoi portare a termine rapidamente, affidandoti a Factorial, il software all in one, preferito dalle PMI.
Domande frequenti sull’elaborazione delle buste paga
Quanto costa la gestione di una busta paga?
Il costo per la gestione di una busta paga online varia principalmente in base alla dimensione dell’azienda e alla scelta di gestione interna o esterna, al numero di dipendenti e a molti altri fattori. Con software di gestione dei cedolini si possono ridurre i costi per dipendente di oltre l’80%.
Chi si occupa di controllare le buste paga?
Esperti del Caf e del Patronato si occupano di controllare le buste paga. Forniscono servizi di verifica e analisi del cedolino di stipendio per assicurarsi che non vi siano errori nei calcoli e che tutto sia corretto secondo la normativa vigente.
