Il settore finanziario è sempre più in movimento e la digitalizzazione di tutti i processi è sicuramente la chiave per il successo di ogni banca. Ed è per questo motivo che noi di Factorial siamo entusiasti di condividere con voi un’esperienza straordinaria nel mondo delle risorse umane all’interno del settore bancario.
Nel corso di un’intervista approfondita, abbiamo avuto il privilegio di parlare con Alice Casini, HR Specialist presso Banca Privata Leasing. La nostra conversazione offre uno sguardo approfondito sul ruolo dell’HR nel contesto bancario e su come l’utilizzo di software come Factorial abbia rivoluzionato la sua esperienza lavorativa.
Alice ci racconta le sfide e i problemi che deve affrontare quotidianamente nel mondo delle risorse umane. La sua prospettiva offre un’analisi dettagliata delle esigenze specifiche del settore, svelando come il nostro software HR si sia dimostrato un alleato indispensabile per affrontare tali sfide.
Durante l’intervista, Alice condivide i dettagli della sua esperienza pratica con il nostro software, mettendo in luce le funzionalità chiave che hanno semplificato e ottimizzato le operazioni quotidiane del suo dipartimento. Dalle fasi di selezione e recruiting del personale, alla gestione dei documenti, il nostro strumento si è dimostrato cruciale per affrontare le esigenze specifiche del settore bancario.
Grazie a questa chiacchierata scoprirai come Factorial stia trasformando il modo in cui le banche gestiscono le risorse umane, attraverso gli occhi di chi è al centro dell’azione.
Sommario
Chi è Alice Casini, HR Specialist di BPL?
[Gianmaria] Ciao Alice e benvenuta nel nostro salotto virtuale di Factorial. Direi di cominciare subito la nostra chiacchierata e chiederei di presentarti.
[Alice] Ciao a tutti, io sono Alice e sono l’HR Specialist del Gruppo Banca Privata Leasing! Sono in BPL da giugno dell’anno scorso e insieme alla mia collega Luciana, mi occupo della gestione del personale.
[G.] Ci puoi descrivere brevemente di cosa si occupa Banca Privata Leasing e quali sono i servizi che fornite?
[A.] Riassumendo in poche parole, la nostra è una realtà bancaria specializzata nell’offerta di prodotti e servizi dedicati sia ai privati (per esempio finanziamenti, cessione del quinto, conti correnti, carte di credito e di debito, ecc.), sia alle piccole e medie imprese e ai professionisti con prodotti come leasing e mutui.
La nostra mission di challenger bank è quella di sostenere l’economia reale tramite una struttura sana e competitiva, non legata quindi ai limiti di un modello tradizionale e con l’obiettivo di offrire sempre un servizio efficiente a 360° gradi.
Le sedi principali del Gruppo sono a Reggio Emilia e a Milano, ma siamo operativi su tutto il territorio nazionale.
A livello di dipendenti siamo più di 100, senza contare i collaboratori a partita IVA e la rete distributiva che è composta da oltre un centinaio di agenti e mediatori dislocati su tutta Italia con i loro negozi finanziari.
[G.] E tu precisamente, di cosa ti occupi nella tua giornata tipo?
[A.] Principalmente mi occupo di gestire le varie attività e richieste dei colleghi durante il loro orario d’ufficio, cercando di interpretare le loro esigenze, con l’obiettivo sempre di migliorare l’ambiente di lavoro. Un punto fondamentale del mio lavoro è quello di promuovere un modello organizzativo flessibile e smart, in grado di portare benessere in azienda. Per questo motivo ogni anno stringiamo collaborazioni con nuovi partner.
Inoltre, faccio parte anche del Comitato Diversity & Inclusion, tematica a me molto cara. A Natale, su nostra iniziativa, l’azienda ha deciso di sostituire il classico pacco natalizio con una donazione all’associazione Nondasola di Reggio Emilia che è attiva sulla campagna contro la violenza sulle donne. È un piccolo gesto ma è stato molto apprezzato dai nostri colleghi.
[G.] Complimenti per la splendida iniziativa. Adesso vorrei parlare della relazione tra Banca Privata Leasing e il nostro software. Innanzitutto, come ci avete conosciuto?
[A.] In tutta onestà è stato Stefano, il mio responsabile, a presentarmi Factorial. Infatti, già durante il colloquio mi aveva anticipato che sarebbe servita una risorsa che si dedicasse a questo progetto e che affiancasse i colleghi in questa fase di transizione. Ad essere sinceri prima di arrivare qui in BPL non avevo mai sentito parlare di Factorial anche se ormai devo dire che non ha più segreti per me.
A proposito, avete bisogno di una brand ambassador?
L'esperienza con il software di Factorial
[G.] Eheh, se vuoi dopo questa chiacchierata vediamo i termini del contratto. Dimmi adesso 3 cose che più ti hanno colpito del nostro software.
[A.] Allora, sicuramente l’autonomia, perché Factorial si sposa completamente con il nostro modello di fare banca. Il nostro progetto è certamente ambizioso e innovativo, ma vuole riorganizzare le strutture aziendali, ripensando a un sistema in cui i colleghi si confrontano sul posto di lavoro e garantendo loro totale autonomia nella gestione del proprio orario lavorativo.
Poi sicuramente l’intuitività perché la piattaforma è user-friendly, efficace e dinamica. Sia la versione desktop sia quella mobile permettono di avere sotto controllo tutto ciò che riguarda la propria vita professionale, dalla documentazione al numero dei giorni di ferie, ecc. Quindi in pochi istanti si riesce ad accedere a tutto questo.
Per ultimo digitale, perché per noi vivere l’azienda significa essere sempre al passo coi tempi ed essere in grado di innovare in tutti gli ambiti, compreso quello delle Risorse Umane. Per il modello che abbiamo deciso di adottare in BPL, più che un valore questo è una necessità. Nel senso che cambiare e rimanere sempre in linea con le aspettative dei clienti, dei partner ma soprattutto dei dipendenti che sono la forza dell’azienda.
[G.] Quali sono i prodotti o le features che più utilizzi durante la tua giornata?
[A.] Tra le feature più utilizzate da me e Luciana sicuramente è la sezione documenti. Grazie a Factorial, infatti, siamo riusciti a rendere più snello il processo di onboarding in quanto riusciamo a distanza a far firmare i modelli obbligatori ai nuovi assunti per esempio la lettera di impegno o il contratto. E tutto questo senza doverli far venire per forza fino a Reggio Emilia. Inoltre questo ci permette di mantenere tutta la documentazione in un Cloud, disponibile sia al candidato, sia a noi.
Inoltre la sezione delle assunzioni è per noi un altro tool fondamentale. Infatti ora abbiamo tutti i curriculum e le informazioni dei vari candidati in un unico ambiente, accessibile tra l’altro non solo a noi delle risorse umane ma anche ad altri colleghi in base all’iter di iscrizione.
Infine, un altro punto fondamentale è la sezione delle assenze. Infatti adesso ogni collega in totale autonomia può richiedere ferie piuttosto che permessi, smart working, trasferta, malattia e questo genera un alert che arriva non solo a noi ma anche al diretto responsabile.
[G.] Dicci la verità. Quanto è bello e facile utilizzare Factorial?
[A.] Beh, io sono di parte, quindi non vale. Tornando seri, direi tre punti cruciali.
- Il primo di tutto è sicuramente il tempo. Infatti Factorial è un gestionale 2.0, totalmente digitale, intuitivo che permette di velocizzare qualsiasi processo, che va dalla rilevazione presenze, all’inserimento del rimborso spesa, piuttosto che la firma elettronica di un documento. In altre parole, ore risparmiate da investire su altre attività che danno maggiore valore aggiunto
all’azienda. - Il secondo punto è l’archiviazione. Con Factorial, infatti, abbiamo la possibilità di tracciare qualsiasi cosa riguardi un collega, facilitando la sua vita professionale. Infatti, essendo salvato
tutto in cloud, non abbiamo il rischio di perderci tra diverse cartelle e file. - Infine, direi la gestione dei colloqui. Grazie all’integrazione tra Factorial, il nostro sito e con Outlook abbiamo risolto il problema della schedulazione dei vari appuntamenti. Infatti ora viene tutto gestito dalla piattaforma, quindi comodissimo, davvero!
Un software HR per le persone
[G.] Adesso volevo un po’ parlare di Factorial, perché noi diciamo sempre che Factorial è un software HR tutto in uno che permette di ottimizzare la gestione delle risorse umane, però dietro a Factorial ci sono anche delle persone. Persone che lo utilizzano ma anche persone che hanno aiutato il suo successo.
Dal punto di vista vostro, qual’è stato il riscontro dei vostri colleghi?
[A.] Il riscontro devo dire assolutamente positivo. I colleghi, anche chi per indole o “allergia” alle tecnologie avrebbe potuto avere un problema in più, hanno compreso fin da subito l’importanza di questo nuovo strumento e quindi abbiamo ottenuto una piena adesione al progetto. Devo ammettere che questo è stato possibile anche grazie alla forma mentis che cerchiamo di diffondere nel Gruppo. Infatti alcuni concetti li riteniamo imprescindibili, come il non aver paura di pensare in modo diverso o cercare sempre punti di vista alternativi perché, in ogni settore, ciò che funziona oggi non è detto che funzioni in futuro. E solo chi adotta una prospettiva differente potrà anticipare le tendenze e i cambiamenti.
Per questo, ogni risorsa deve essere propositiva in tutte le circostanze e non aver paura di sbagliare. Il nostro ambiente è privo di gerarchie opprimenti e quindi da ampio spazio all’iniziativa individuale e alla possibilità di emergere con idee e prodotti innovativi.
[G.] Qual è stato l’apporto di Factorial nella trasformazione digitale?
[A.] Ti faccio un esempio pratico per i quanto riguarda il report dei buoni pasto che maturano in base alle presenze dei colleghi sul mese. In passato abbiamo sempre chiesto aiuto ai colleghi del Reparto di Trasformazione Digitale. Invece, con Factorial, io e Luciana siamo pienamente autonome nelle estrazioni dei dati dalla sezione Analytics e quindi non necessitiamo più del supporto dei colleghi Michele e Raffaele.
In generale, al di là della questione dei buoni pasto, con Factorial è molto più semplice effettuare report incrociati, utilizziamo anche l’SQL, quindi non abbiamo più la necessità di dover dipendere da altri colleghi.
[G.] So che purtroppo hai avuto qualche problema, volevo chiederti come il nostro servizio d’assistenza clienti sia riuscito a risolvere dubbi e perplessità ma anche i problemi che hai avuto.
[A.] Inizialmente la nostra referente era Annalaura. In lei ho trovato una persona veramente disponibile e pronta a supportarmi per ogni necessità, soprattutto nella fase iniziale. Ci tengo veramente a ringraziarla perché con molta pazienza mi ha mostrato tutte o quasi le potenzialità di Factorial. Anzi ne approfitto per salutarla e per farle un grandissimo in bocca al lupo per il suo nuovo ruolo in Factorial!
Invece, adesso, da metà dicembre il nostro referente è Federico e anche con lui stiamo scoprendo alcuni nuovi tool e funzionalità della piattaforma. Saluto anche lui!
Cosa può fare un software HR per il settore bancario
[G.] Adesso volevo parlare più nello specifico di Banca Privata Leasing e del vostro settore. Come pensi che Factorial si adatti alle esigenze delle banche o comunque delle aziende che lavorano nel settore finanziario?
[A.] Partirei da un presupposto fondamentale. Come ho già detto poco fa, la nostra è una realtà bancaria atipica, nel senso che non diamo troppo peso a ruoli e gerarchie, ma anzi preferiamo incentivare l’iniziativa e la proattività dei dipendenti, i quali tempo per tempo sono riusciti a cogliere questa opportunità. Per questo da noi viene favorita la job rotation, anche tra differenti aree, al fine di stimolare la crescita del team e la condivisione di esperienze ed idee.
In questo senso Factorial sposa in pieno la nostra filosofia aziendale, andando ad inserirsi in una struttura agile e dinamica, dove viene lasciata ampia autonomia ad ogni risorsa.
[G.] In che modo pensi che Factorial aiuti a migliorare l’efficienza delle risorse umane dentro questo settore?
[A.] Noi vogliamo che i nostri colleghi siamo autonomi e indipendenti, e grazie a Factorial questo è possibile. Ovviamente il nostro ruolo rimane centrale ma molto meno vincolante rispetto al passato. Il settore bancario deve saper accogliere l’innovazione non solo nelle aree più improntate allo sviluppo tecnologico ma anche in quelle più tradizionali come la nostra delle risorse umane.
Factorial vs. i software della concorrenza
[G.] So che Factorial non è l’unico software HR presente in circolazione, quindi volevo chiederti se hai notato delle differenze significative tra il nostro software e quello o quelli che hai utilizzato in passato.
[A.] Sicuramente la prima differenza che salta agli occhi è l’interfaccia grafica. Factorial è semplice, intuitiva, direi quasi “pulita”, se mi passi il termine. Assomiglia quasi alla pagina di un social network, con le varie icone, le call to action, quindi il processo è veramente semplice, sia lato azienda, sia lato dipendente.
L’altra qualità che ci tengo ad evidenziare sono i costanti aggiornamenti. La piattaforma è sempre work in progress, con nuove funzionalità e tool che vengono rilasciati con cadenza mensile. A volte faccio fatica anch’io a restare al passo.
[G.] Quali funzionalità pensi che siano più avanzate rispetto ad altri software?
[A.] Se dovessi sceglierne una, senza dubbio è l’omnicanalità. Un unico luogo dove puoi trovare tutto. Con una sola piattaforma siamo in grado di gestire le timbrature, la richieste di assenza, il calendario, la documentazione come dicevo prima, l’iter di selezione, la formazione e tantissimo altro ancora.
In questi giorni inoltre stiamo perfezionando il modulo di valutazione del personale, un template dove sarà possibile misurare le performances dei i nostri colleghi e poi fare un’’analisi puntuale e oggettiva per capire dove ognuno di noi può migliorare.
I vantaggi di Factorial per un HR Specialist
[G.] Adesso, parlando un attimo più in specifico di te e del tuo ruolo come HR Specialist quale sei. Quali sono state le problematiche che Factorial è riuscita a risolvere?
[A.] Guarda, questa domanda calza a pennello perché in queste settimane abbiamo aperto nuovi negozi finanziari a Palermo e a Bari. Infatti Factorial è stato fondamentale per noi perché io ho creato le anagrafiche dei nuovi colleghi che, seguendo ovviamente le nostre indicazioni, hanno provveduto a caricare la documentazione di onboarding e a firmare la lettera di assunzione. Tutto a distanza, senza dover venire nella nostra sede a Reggio Emilia
Un altro esempio che mi viene in mente è quello della festa aziendale che abbiamo fatto a Natale. Praticamente abbiamo pubblicato l’evento sulla dashboard di Factorial. Poi abbiamo raccolto le adesioni tramite un sondaggio, abbiamo utilizzato anche la funzione del sollecito via e-mail per i più distratti che si sono scordati di rispondere. Infine, abbiamo mandato la liberatoria per raccogliere la firma digitale dei colleghi per lo shooting della festa.
Un’altra problematica che Factorial ci ha aiutato a risolvere è sicuramente quella relativa alle note spese. Infatti in passato si utilizzava un file Excel, e spesso i colleghi si dimenticavano di inserire le spese e se lo ricordavano solo mesi dopo. Ora, invece, è tutto più rapido, perché non appena hanno lo scontrino direttamente dal cellulare fanno la foto e caricano la spesa su Factorial.
Proprio un altro mondo!
[G.] Prima parlavi appunto di dati e analisi. Quanto influisce sulle tue decisioni il fatto di avere questi dati e queste analisi dettagliate.
[A.] Nel mondo del lavoro in generale si parla sempre più spesso di dati, numeri e analisi. Per me e Luciana in particolare significa risparmio di tempo. Perché con questo strumento abbiamo decisamente ottimizzato la gestione dei processi HR e potenziato anche la reportistica.
In sintesi, prendiamo decisioni migliori in meno tempo.
Le conclusioni di Alice
[G.] Siamo ormai arrivati alla fine della nostra chiacchierata, però volevo chiederti cosa diresti a un cliente che sta considerando di passare a Factorial?
[A.] Provalo e non tornerai più indietro!
[G.] E se dovessi raccontare la tua esperienza con Factorial in una sola frase, quale sarebbe?
[A.] “L’azione è la chiave fondamentale di ogni successo”. Perché penso che non si debba aver paura di cambiare e provare qualcosa di diverso, come abbiamo fatto noi con Factorial, nella vita, così come nel lavoro.
[G.] Un’ultima cosa: se ti dicessi che da domani Factorial non esiste piu?
[A.] Sarebbe un dramma! Meglio non pensarci.
Vi assicuriamo che Factorial continua. Un ringraziamento speciale ad Alice e a tutto il team di Banca Privata Leasing.
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