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Timbrare il cartellino: l’evoluzione dei metodi per rilevare le presenze

Da dove viene l’espressione timbrare il cartellino? Ma soprattutto, come si è evoluta la rilevazione delle presenze nel tempo?

Per le aziende di oggi, concetti come il controllo orario, la rilevazione delle presenze dei dipendenti e la gestione delle ferie sono ormai dati per scontati. Sia manager che lavoratori sono abituati al fatto che la loro presenza sul posto di lavoro e i loro orari vengano monitorati per garantire il corretto svolgimento del proprio lavoro.

È interessante, però, capire meglio da dove sia nato questo processo che oggi riteniamo tanto ovvio e come si sia evoluto nel tempo. La rilevazione delle presenze come la conosciamo oggi è totalmente diversa da quella fatta agli albori del suo utilizzo, e anche l’esperienza dei lavoratori è cambiata drasticamente. Da metodi fisici e meccanici di un tempo ai software automatizzati di oggi.

Ti va di saperne di più? In questo articolo, scopriamo qualche dettaglio in più sulla storia del timbrare il cartellino, l’evoluzione dei vari metodi di rilevazione delle presenze e le nuove soluzioni presenti oggi sul mercato per aziende e responsabili HR.

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I primi metodi di gestione del tempo nell’antichità

La dedizione all’efficienza risale circa al 4000 a.C. con l’invenzione della scrittura cuneiforme. Gli abitanti della Mesopotamia, che si trovavano nel luogo di nascita della civiltà alla confluenza tra il Tigri e l’Eufrate, avevano bisogno di un sistema efficiente per la tenuta dei registri di lavoro e produzione e nacque così la scrittura.

Qualche centinaio d’anni dopo, eccoci arrivare ad uno dei primi tentativi di tenere traccia del tempo. Intorno al 3500 a.C., gli egiziani usavano gli obelischi per seguire le ombre create dal sole, riuscendo per la prima volta a dividere le loro giornate in due metà. Nel corso dei due millenni successivi, hanno poi migliorato questo sistema grazie alla creazione di meridiane, inizialmente rudimentali e poi sempre più tecnologiche.

Le antiche civiltà avevano addirittura già stabilito lo standard per il pagamento di salari ai dipendenti. Già nel 1754 a.C., il Codice di Hammurabi imponeva una retribuzione specifica per determinati tipi di lavoro (una sorta di antenato dei nostri CCNL). All’epoca, ovviamente, tutto era molto più complicato e il salario veniva fissato in base al giorno, ma questo sistema ha senza dubbio posto le basi per il sistema di rilevazione delle presenze sul lavoro che usiamo ancora oggi.

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Timbrare il cartellino: gli inizi

Facciamo un salto in avanti e arriviamo al XVIII secolo. Si comincia notare un crescente interesse nella gestione efficace del tempo, in un epoca nella quale la forza lavoro stava iniziando a passare da un lavoro per lo più autonomo ad un tipo di sistema basato sulla relazione “datore di lavoro-dipendente”.

Uno dei principali entusiasti della gestione dell’orario lavorativo è stato Benjamin Franklin. Il suo impegno era rivolto all’efficienza intesa come punto di riferimento per il raggiungimento degli obiettivi personali e professionali di ognuno. A Franklin (anche se non vi sono conferme definitive) si attribuisce addirittura il merito di aver coniato l’ormai famosissima frase “il tempo è denaro“, giusto per dare un’idea del personaggio.

Seguendo il punto di vista di B. Franklin sul tempo e sul denaro, i datori di lavoro iniziavano a volere più garanzie. Volevano essere sicuri di pagare solo per il tempo effettivamente lavorato. I dipendenti, d’altro canto, volevano avere la certezza di essere pagati in maniera congrua e corrispondente al tempo speso. Emerse quindi l’esigenza di avere a disposizione metodi più efficienti ed accurati per il monitoraggio del tempo lavorativo e la rilevazione delle presenze.

Anche se all’epoca i registri cartacei rappresentavano già una soluzione, questo sistema portava via troppo tempo, si basava sulla buona fede e sulla precisione dei dipendenti ed era più che soggetto a errori di trascrizione.

Le prime soluzioni per timbrare il cartellino

Solo alla fine del XIX secolo il mondo si è finalmente avvicinato al metodo di registrazione delle presenze che ha dato la nascita al termine “timbrare il cartellino”.

Il 20 Novembre 1888, Willard Bundy rivoluzionò completamente il modo in cui le aziende gestivano orari e presenze dei propri dipendenti inventando il primo orologio marcatempo. Bundy, insieme a diversi altri inventori in quell’epoca particolarmente fruttuosa, sviluppò una serie di dispositivi meccanici di registrazione del tempo per aiutare le aziende a tenere traccia delle ore dei loro dipendenti.

Un’altro inventore Daniel M. Cooper ricevette nello stesso periodo un brevetto per il suo “Workman’s Time Recorder“, il primo dispositivo ad utilizzare una scheda per registrare l’orario in cui un dipendente timbrava il cartellino in entrata e in uscita dal lavoro.

Cooper vendette poi il suo brevetto a due uomini d’affari newyorkesi di nome Willard e Frick che fondarono, nel 1894, la Willard & Frick Manufacturing Company: la prima azienda di timbratura dei cartellini al mondo. Da quel momento, molti più dipendenti iniziarono finalmente a timbrare il cartellino a lavoro.

Nel 1900, dall’unione di della Willard & Frick Manufacturing Company e dalla Bundy Manufacturing Company di Willard Bundy nacque la International Time Recording Company. 11 anni dopo, il finanziere Charles R. Flint fuse le società sotto la Computing-Tabulating-Recording Company, la cui principale fonte di reddito proveniva dalla registrazione di orari e presenze.

Nel 1924, infine la CTR fu rinominata in International Business Machines, o come più semplicemente la conosciamo tutti oggi, la IBM.

Nel corso del ‘900 poi, sono emerse molte altre aziende che si sono dedicate alla produzione di soluzioni per la rilevazione delle presenze, migliorando l’originale sistema di Bundy. Migliorando costantemente l’efficienza, con il progresso, questi sistemi hanno portato letteralmente dato il via a quello che ora è considerato da tutti la norma.

Non tutte le professioni, nonostante questo, hanno accettato immediatamente i marcatempo. Le professioni basate sui servizi, come l’avvocato ad esempio, hanno continuato a preferire le tariffe a progetto. Solo con la creazione del concetto di “ora fatturabile” il controllo del tempo ha è riuscito ad avere successo anche fra i lavoratori autonomi. L’ora fatturabile ha reso più veritiera la frase “il tempo è denaro“, permettendo di far pagare i servizi in base al tempo impiegato per realizzarli.

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Come timbrare il cartellino: l’evoluzione dei metodi per la rilevazione presenze

Come abbiamo visto, la storia della rilevazione di tempo e presenze per i lavoratori ha radici antichissime e si è modificata molte volte nel corso degli anni.

Ma quali sono stati i passaggi più importanti nella storia del “timbrare il cartellino”? Vediamo insieme come si sono evoluti i vari metodi per la rilevazione delle presenze e come hanno influenzato la quotidianità dei lavoratori.

Cartellini cartacei

I cartellini cartacei sono stati lo standard per la rilevazione delle presenze per moltissimi anni. I fogli di carta sono trasportabili, facili da archiviare e da usare, sia sotto forma di template che di carta straccia con alcune note scarabocchiate sopra. Anche se i fogli presenza cartacei sono in circolazione da svariati anni (e, anche se può sembrare strano, sono ancora oggi utilizzati in molte aziende) hanno una numerosa serie di svantaggi. Innanzitutto, possono richiedere molto tempo per essere elaborati, richiedono l’inserimento manuale degli orari per l’elaborazione delle buste paga e i dati dei lavoratori.

Poi, naturalmente, c’è la questione legata alla comprensione. Quando i fogli di carta sono scritti a mano sono notoriamente difficili da decifrare. In più, il fatto che ci sia sempre la possibilità che la carta vada persa, danneggiata, o addirittura distrutta rende inutilmente complesso e inefficiente questo sistema.

I marcatempo

Come accennavamo sopra, il primo orologio marcatempo fu creato negli anni Ottanta del XIX secolo dal newyorkese Willard Bundy. I marcatempo sono ancora utilizzati in molti uffici in tutto il mondo e permettono a lavoratori e datori di lavoro di gestire ore lavorate e presenze. Anche se il suo primo marcatempo non è nato altro che dall’unione di due tecnologie già esistenti: quella di un normale orologio meccanico e quello della macchina da scrivere che, uniti insieme, permettevano di “registrare” l’orario del lavoratore. Ingegnoso!

Fogli orari con Excel

I fogli delle presenze creati tramite Excel hanno portato la rilevazione presenze ad un nuovo livello. Praticamente qualsiasi utente con un computer può accedere a dei fogli di calcolo organizzati e facili da usare anche come fogli per le presenze. Molte aziende hanno iniziato a utilizzare Excel per registrare gli orari dei loro dipendenti e molte lo fanno tutt’ora. Pur rappresentando un’opzione accessibile e facile da usare, Excel non è comunque l’ideale.

I dati continuano a dover essere inseriti manualmente, il che richiede tempo e aumenta notevolmente le possibilità di errore. Poi c’è la questione legata all’apprendimento del programma. Anche se Excel non è difficile da imparare, per poter sfruttare alcune delle opzioni di reporting più avanzate, è necessario padroneggiare alcuni degli aspetti più complessi del programma Microsoft.

Software desktop

L’innovazione tecnologica dei computer ha portato alla nascita di alcuni software desktop (quindi utilizzabili da pc) che hanno permesso ai datori di lavoro di tracciare gli orari dei loro dipendenti a partire da un programma installato sul proprio computer personale. Se da un lato questa soluzione rappresenta certamente un miglioramento rispetto a Excel, dall’altro lato nasconde delle insidie. Un software installato su un dispositivo desktop non permette all’utente di sincronizzare le informazioni tra un dispositivo e un altro. Tutte le informazioni sono contenute in un unico computer il che significa che, se non si ha il proprio dispositivo a portata di mano, il sistema risulta totalmente inutilizzabile.

Software in cloud

Mentre Internet ha fatto la sua prima comparsa su questo Pianeta circa 25 anni fa, le applicazioni mobili per dipendenti non hanno visto la luce fino a prima di qualche anno fa. Oggi, sul mercato moltissime aziende che stanno passando all’utilizzo di un software di rilevazione delle presenze in cloud come opzione preferita. Un software di questo tipo, offre flessibilità, consentendo di accedere ai dati indipendentemente dal dispositivo su cui ci si trova, e anche precisione, con funzionalità di accesso verificate, che aiutano a prevenire manomissioni degli orari di lavoro.

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La rilevazione delle presenze del personale oggi

Al giorno d’oggi lo scenario è molto più variegato rispetto ad un tempo ed esistono sul mercato moltissime opzioni diverse per gestire la rilevazione delle presenze e permettere ai dipendenti di “timbrare il cartellino”. Le due novità più interessanti nel mercato della rilevazione di presenze e orari sono i codici QR e le app di rilevazione presenze. Scopriamo qualcosa in più.

Codice QR per la rilevazione delle presenze

Con i recenti cambiamenti portati dalla pandemia di Covid 19, i QR code si vedono in giro e vengono utilizzati sempre più spesso. E l’industria HR non è certamente da meno.

Ma cos’è il codice QR?

Il codice QR è un codice a barre univoco, utilizzato per confermare la propria entrata o uscita dal lavoro. Funziona in maniera molto semplice:

  • Il dipendente in arrivo, scannerizza il QR code con lo smartphone timbrando il cartellino in entrata
  • A fine giornata, il dipendente scannerizza un’altra volta il QR per timbrare il cartellino in uscita

Il controllo degli accessi con QR code è da ormai qualche anno parte integrante di molti time tracking software ed è tanto semplice quanto geniale. Permette infatti di controllare accuratamente orari e presenze dei dipendenti evitando sviste o dimenticanze. Basta solo avere con se il telefono!

App per la rilevazione delle presenze

La diffusione ormai globale degli smartphone e delle connessioni Internet veloci ha portato molti fornitori a creare delle applicazioni mobili per la rilevazione di presenze e orari. Esistono app di varia natura, native o di terze parti, che forniscono diverse funzionalità in base alle esigenze di ogni azienda.

Il più grande vantaggio di un app di rilevazione delle presenze è data dalla possibilità di avere praticamente una timbratrice portatile in tasca, con cui poter registrare il proprio orario in tutta facilità tramite lo smartphone. La versatilità di un’app può permettere di unire la rilevazione delle presenze anche ad altri processi, come la gestione di ferie e permessi e la geolocalizzazione delle timbrature per i dipendenti in smart working.

app timbrare cartellino

Factorial: la tua soluzione per timbrare il cartellino

Con così tanti programmi e soluzioni disponibili, l’unico dubbio può derivare dalla difficoltà nella scelta del software più adatto per la tua azienda. Questo tipo di decisione va presa con molta attenzione e assicurandosi sempre di trovare una soluzione che comprenda tutte le caratteristiche che stai cercando.

È anche per questo che vorremmo parlarti di uno strumento che potrebbe dare la svolta alla gestione amministrativa della tua azienda e al mondo in cui rilevi presenze ed orari per i tuoi dipendenti.

Factorial è una soluzione tutto in uno per la gestione delle risorse umane che, tra le varie funzionalità HR, comprende un innovativo software di rilevazione delle presenze in cloud. Questo strumento è stato pensato per ottimizzare la gestione del controllo orario e far sì che timbrare il cartellino si trasformi in un processo rapido ed efficiente.

Il software per la rilevazione di orari e presenze di Factorial potrai:

  • Rilevare con efficienza le ore lavorate: potrai visualizzare gli orari dei tuoi dipendenti in pochi click, monitorare i diversi turni, controllare eventuali ferie o assenze e inserire i tuoi commenti
  • Monitorare tutte le attività: potrai approvare o rifiutare le schede attività dei dipendenti e gestire turni extra e straordinari
  • Ridurre il tasso di assenteismo: potrai ricevere notifiche per le timbrature in entrata e uscita e controllare eventuali assenze ingiustificate
  • Permettere le timbrature tramite app: i tuoi dipendenti potranno timbrare senza bisogno di cartellini timbratrici fisiche e in maniera geolocalizzata
  • Firmare e approvare le ore dei dipendenti: confermare l’orario dei dipendenti sarà facile grazie alla firma digitale per velocizzare l’invio delle buste paga
  • Permettere le timbrature tramite codice QR: con un semplice codice a barre i tuoi dipendenti potranno timbrare in entrata e in uscita in pochissimi secondi e senza rischio di sbagliare
  • Visualizzare report e dati su orari e presenze: potrai scaricare riepiloghi settimanali e tenere sempre sott’occhio la produttività oraria dei dipendenti

Se sei ancora indeciso sulla migliore soluzione per timbrare il cartellino nella tua azienda, prova Factorial gratis per 14 giorni e scopri tutte le sue funzionalità!

Speriamo che questo excursus sulla storia del “timbrare il cartellino” sia stato interessante e che possa essere utile per aiutarti a prendere una decisione per la rilevazione delle presenze nella tua azienda. Se dovessi avere qualsiasi dubbio o domanda sulla rilevazione delle presenze lavorative non esitare a scriverci nei commenti!

Approfitta della prova gratuita di Factorial e scopri le diverse opzioni per timbrare il cartellino!

Isotta è Content Marketing Specialist in Factorial ed è appassionata di comunicazione, copywriting, social media e HR. Ama la natura, viaggiare e giocare a pallavolo.

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