Software HR: i consigli, le differenze e quando utilizzarlo

Indipendentemente dal fatto che la tua attività sia appena iniziata, stia cominciando a crescere costantemente o stia frenando a pieno ritmo, il software HR deve essere parte della conversazione. Sai già che fogli di lavoro, e-mail e file cartacei non saranno sufficienti per supportare la tua attività a lungo termine.

Un buon software per le risorse umane non solo ottimizzerà le funzioni di base come le buste paga, la pianificazione e la rilevazione delle presenze. Aiuterà inoltre a sviluppare la tua attività con la gestione delle ferie, l’onboarding e la valutazione delle prestazioni dei candidati.

Tuttavia, i proprietari e i gestori prudenti delle aziende non vogliono investire in software finché non sanno per certo che è il momento giusto. Qui discuteremo i segnali rivelatori che la tua azienda è pronta per l’aggiornamento al software HRMS.

Cos’è un software HRMS

Il lavoro nelle risorse umane è più complicato che mai, i responsabili dei processi di supervisione per ogni fase del ciclo di vita di un dipendente e i membri del team Risorse umane sono spesso sparsi. Inoltre, la posta in gioco è alta! La busta paga o la rilevazione del tempo errati, ad esempio, possono portare a conseguenze legali.

Ecco perché il software HRMS è diventato onnipresente. Il software HRMS (Human Resource Management System) integra, gestisce e automatizza i processi di routine delle risorse umane in una azienda.

L’automazione riduce al minimo le opportunità di errore umano, limitando la responsabilità dell’azienda. Inoltre, consente ai team delle risorse umane di dedicare tempo a spostare l’attenzione da compiti noiosi a importanti decisioni strategiche.

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Un software HRMS può aiutare la tua azienda a crescere

Molte aziende traggono vantaggio dall’automazione della pianificazione delle ferie, della rilevazione del tempo, dei riepiloghi delle buste paga, dei report sulle risorse umane e dei sistemi di valutazione dei candidati. Ma non tutte le aziende sfruttano le opportunità di formazione e sviluppo del software HRMS.

Con la valutazione del personale e i report sulle risorse umane, i migliori software HRMS ti consentono di individuare e affrontare i punti deboli prima che diventino un problema. Con ulteriori strumenti di onboarding e organizzazioni per il flusso di lavoro, il software HR consentirà ai nuovi dipendenti di accelerare immediatamente.

Il software HR farà la differenza nel quotidiano del team delle risorse umane. Ancora più importante, farà la differenza nella cultura del business e in come fonte e sviluppo di talenti.

Le differenze tra HRMS, HCM, e HRIS

Potresti aver trovato altri acronimi per la tecnologia delle risorse umane, come HRIS o HCM. Qual è la differenza? In questi ultimi anni, è abbastanza sottile. Andiamo più a fondo per capire cosa significano questi acronimi e cosa possono fare diversi sistemi.

  • HRIS: Sistema informativo delle risorse umane

Il software HRIS è spesso considerato il più “di base”. Tiene traccia dei dati numerici e delle informazioni sui dipendenti e offre analisi per identificare le esigenze sul posto di lavoro.

  • HCM: Gestione del capitale umano

Questo si riferisce all’approccio globale che un’azienda adotta per gestire il suo bene più importante: i suoi dipendenti. HCM utilizza i dati delle risorse umane per prendere decisioni organizzative strategiche migliori. Il software HCM può includere reclutamento, compensi e benefici, gestione dei talenti e tracciamento delle presenze.

  • HRMS: Sistema di gestione delle risorse umane

Questo software è considerato il più robusto. Si tratta delle stesse informazioni del software HCM o HRIS, con l’aggiunta di informazioni non quantitative riguardanti dipendenti e candidati. Il software HRMS può includere funzionalità quali onboarding, soddisfazione dei dipendenti e altro ancora.

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4 indizi per capire che sei pronto per un software HRMS

Ora che hai capito la terminologia, possiamo affrontare i quattro grandi indizi che tu e la tua azienda siete pronti per una rivoluzione delle risorse umane.

1. Sei bloccato con le attività amministrative

C’è una grande differenza tra essere produttivi ed essere impegnati. Se il tuo team delle risorse umane è bloccato nell’inserimento di dati in fogli di calcolo, nella ricerca dei dipendenti per una firma o nel mettere in campo ogni singola richiesta di ferie, è tempo di cambiare. L’automazione dell’amministrazione libererà il personale delle risorse umane per ottimizzare la produttività e la soddisfazione dei dipendenti.

Devi combattere più sistemi o setacciare i file per trovare informazioni importanti. Se il tuo dipartimento Risorse umane è già rimasto bloccato in passato con carta e penna o utilizza un sistema unico per ogni funzione amministrativa, è tempo di provare un software HRMS. Ottieni tutto in un unico posto per risparmiare tempo prezioso. Ciò garantirà inoltre che documenti importanti non vadano persi nella mischia.

* Suggerimento: quando investi in software per le risorse umane, non dimenticare di buttare via quella carta! L’archiviazione della carta non è solo inefficiente; è un pericolo di incendio.

2. Il tuo staff è ovunque, letteralmente

In questo periodo, più persone che mai lavorano in telelavoro. Sia che tu abbia dipendenti che lavorano occasionalmente da casa o dipendenti che vivono dall’altra parte del mondo, un software HRSM può mantenerti focalizzato. Con la semplice gestione dei documenti e i file dei dipendenti in un’unica posizione, tutti saranno in grado di trovare le informazioni di cui hanno bisogno quando ne hanno bisogno.

3. Non stai sfruttando al massimo i dati

Viviamo in un mondo basato sui dati. Ci sono dati da trovare in tutti i tipi di processi delle risorse umane e se non ne approfitti, stai perdendo una risorsa vitale. Aziende di software HRMS come Factorial, ti daranno una mano con le funzioni interne della tua forza lavoro. Questo ti aiuterà a risolvere i problemi del presente e a pianificare il futuro.

4. Non hai abbastanza tempo per concentrarti sul pensiero strategico

Utilizzate correttamente, le risorse umane possono essere il motore di un’azienda. Se il tuo team delle risorse umane è troppo impegnato con i fogli di calcolo per eseguire il lavoro pesante di cui è capace, è tempo di dare loro un piccolo aiuto. Lascia che il software faccia le cose noiose. Nel frattempo, lascia che le risorse umane cambino, aumentino l’efficienza e aumentino la soddisfazione dei dipendenti.

Soluzioni HRMS 

Quindi forse è il momento di provare il software di sistema HRMS. Cosa può fare esattamente il software per te? Qui parleremo delle opportunità di sviluppo del software HRMS.

  • Ridurre i costi e gli oneri amministrativi

Sebbene il software HR possa comportare una nuova tariffa mensile, probabilmente si ripagherà da solo in termini di tempo risparmiato e responsabilità evitata. I team delle risorse umane devono svolgere varie funzioni giornaliere, settimanali e mensili, oltre ai dipendenti di bordo e alla gestione delle valutazioni delle prestazioni. Automatizzando questi flussi di lavoro, il software garantirà che nulla passi inosservato .

  • Semplifica e ottimizza l’archiviazione delle informazioni.

Un HRMS conserverà tutti i dati dei dipendenti e i documenti importanti in un unico posto. Ciò significa che puoi raggiungere qualsiasi informazione di cui hai bisogno ogni volta che ne hai bisogno.

  • Migliore comunicazione all’interno azienda

I dipendenti saranno in grado di utilizzare la propria interfaccia per controllare la gestione delle ferie per la loro retribuzione, le richieste di ferie e lo stipendio. Non dovranno venire alle risorse umane per ogni piccola domanda. Ciò farà sicuramente risparmiare tempo e frustrazione da entrambe le parti.

  • Fornire un’analisi tempestiva dei dati

I dati sulle persone sono una miniera d’oro di informazioni che possono offrire approfondimenti sull’impegno del personale, sulle prestazioni, sul fatturato, sui costi, sulle tendenze dell’assenteismo e altro ancora. Usa i tuoi dati per fornire formazione sul software HRMS nelle aree in cui speri di vedere miglioramenti. Soprattutto, prendere decisioni basate sui dati a beneficio della forza lavoro.

HRMS Software gratuito o a pagamento?

Il prezzo del software HRMS in genere si aggira tra  1 –  10 per dipendente al mese. Anche se potresti essere in grado di trovare gratuitamente il software HRMS, te lo sconsigliamo. Ciò significa che potresti non avere il pieno controllo sui tuoi dati.

Ti incoraggiamo comunque a guardarti intorno! Fai un confronto completo del software HRMS per assicurarti che il software in cui stai investendo abbia le funzionalità di cui hai bisogno. In breve, trovare la soluzione migliore per te ti garantirà tutti i vantaggi di HRMS.

Il futuro delle funzionalità di un software HRMS

Quando investi in versioni gratuite o a pagamento di un software HRMS, investi nel futuro della tua azienda. Le aziende senza questi strumenti sono a rischio di rimanere indietro. Offri alla tua azienda il supporto di cui ha bisogno per crescere con un software che si occupa delle piccole cose in modo da avere il tempo di concentrarti sul quadro generale.

Il tuo HRMS per gestire meglio i processi delle risorse umane!

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