Smart Working e Ferie: come digitalizzare la gestione delle ferie dei lavoratori in smart working con un software

Come gestisci le ferie dei lavoratori in smart working? Sai quali sono i diritti e i doveri dei dipendenti che lavorano da remoto?

Lo smart working è una modalità di lavoro flessibile che consente ai dipendenti di svolgere le proprie attività da un luogo diverso dalla sede aziendale, usufruendo delle tecnologie digitali.

Questa modalità offre molti vantaggi sia ai lavoratori che alle aziende, ma richiede anche una gestione accurata delle ferie dei dipendenti. Il calcolo e la gestione delle ferie possono risultare confusionari e fonti di possibili errori o conflitti.

Non vuoi rischiare di violare i diritti dei tuoi dipendenti, di compromettere la produttività della tua azienda o di incorrere in sanzioni amministrative o legali.

In questo articolo imparerai come funziona il diritto alle ferie in base al tipo di smart working che usi in azienda. Ti spiegheremo come maturano le ferie in smart working, quando vanno fruite, e come digitalizzare la gestione delle ferie per semplificare il lavoro del tuo dipartimento HR.

Diritto alle ferie in smart working

Il diritto alle ferie è uno dei diritti fondamentali dei lavoratori dipendenti, sancito dall’articolo 36 della Costituzione italiana e dal Decreto Legislativo 66 del 2003.

Questo diritto prevede che il lavoratore abbia diritto, ogni anno, ad un periodo di ferie retribuite non inferiore a quattro settimane, che non può essere sostituito dalla relativa indennità per ferie non godute, salvo il caso di risoluzione del rapporto di lavoro.

Il diritto alle ferie ha lo scopo di tutelare la salute psicofisica del lavoratore, consentendogli di reintegrare le energie spese nella prestazione lavorativa e di partecipare alla vita familiare e sociale.

Le norme citate sopra si applicano anche ai lavoratori in smart working, che maturano le ferie nella stessa misura di quelli in presenza, secondo quanto previsto dal contratto collettivo di lavoro o dagli accordi con il datore di lavoro.

Spesso sorge confusione quando si parla di lavoratori in smart working a ore e quelli ad obiettivi, e tra quelli interamente in smart working e quelli che lavorano in modalità ibrida.

Ma il conteggio delle ferie non cambia in base a queste differenze. Sia che i tuoi dipendenti lavorino in smart working a ore o a obiettivi, sia che lavorino interamente da casa o in modalità ibrida, spettano loro le ferie nella stessa misura prevista dal contratto collettivo di lavoro o dal contratto individuale.

Come si maturano le ferie in smart working

Per prima cosa, devi sapere che le ferie maturano in base ai giorni di lavoro effettivo e non alle ore lavorate o agli obiettivi raggiunti.

Un lavoratore in smart working con contratto in smart working ibrido da 40 ore settimanali maturerà le stesse ferie di un dipendente in smart working con contratto a obiettivi che non si presenta mai in azienda e che magari lavora 60 ore la prima settimana del mese, 20 quella dopo, 35 la successiva, e 10 l’ultima.

Questo accade perché un dipendente che lavora in smart working per obiettivi deve concordare con il datore di lavoro il numero di ore e di giorni necessari per svolgere le sue attività.

Ciò gli permette di organizzare il lavoro in modo flessibile e autonomo, purché rispetti le scadenze e i risultati attesi. Il numero di ore e di giorni che lavori non influisce sulle sue ferie, che maturano in base al contratto collettivo o individuale.

Facciamo un esempio pratico. Supponiamo che tu abbia un dipendente di nome Laura con un contratto a tempo indeterminato che prevede 26 giorni di ferie all’anno. Laura lavora in smart working per obiettivi e deve concordare con te il numero di ore e di giorni necessari per svolgere le sue attività; ha iniziato a lavorare per la tua azienda il 1° gennaio 2022 e ha lavorato fino al 31 dicembre 2022, per un totale di 12 mesi.

Per calcolare le ferie maturate da Laura, devi usare la formula: Ferie maturate = (Giorni di ferie annuali / 12) x Mesi lavorati. Sostituendo i valori di Laura nella formula, otterrai: Ferie maturate = (26 / 12) x 12 = 26. Quindi Laura avrà maturato 26 giorni di ferie che potrà usufruire nel corso dell’anno lavorativo o successivamente.

L’importante è che il tuo dipendente svolga la sua attività lavorativa in modo regolare e che raggiunga gli obiettivi assegnati.

Quando vanno fruite le ferie in smart working

I lavoratori in smart working hanno diritto a fruire delle ferie alle stesse condizioni e modalità dei lavoratori in presenza. La legge non fa distinzione tra le modalità di lavoro in presenza o a distanza per quanto riguarda il diritto alle ferie.

Questo significa che devono rispettare le regole stabilite dal datore di lavoro e dalla contrattazione collettiva in materia di ferie. In particolare, devono tenere conto di alcuni aspetti:

• Il numero di giorni di ferie spettanti ai lavoratori in smart working è lo stesso dei lavoratori in presenza e dipende dal contratto collettivo applicabile. Il minimo di legge è di quattro settimane per anno di servizio, di cui due da fruire nell’anno di maturazione e due nei diciotto mesi successivi.
• Le ferie si maturano in base ai giorni di lavoro effettivo e non alle ore lavorate o agli obiettivi raggiunti. Un lavoratore in smart working per obiettivi matura le stesse ferie di un lavoratore in smart working ibrido o in presenza .
• Le ferie devono essere fruite entro i termini stabiliti dalla legge e dalla contrattazione collettiva. In generale, due settimane di ferie devono essere fruite nell’anno di maturazione e due nei diciotto mesi successivi. Alcuni contratti collettivi possono prevedere termini diversi o più favorevoli per i lavoratori.
• Il datore di lavoro non può imporre ai dipendenti la fruizione di ferie se sono già in smart working. Le ferie sono un diritto irrinunciabile dei lavoratori e devono essere godute senza essere disturbati o interrotti dal lavoro.
• L’organizzazione delle ferie spetta al datore di lavoro, che deve tener conto delle esigenze produttive e dei diritti dei lavoratori. Il datore di lavoro deve comunicare ai lavoratori in smart working i periodi di ferie con un preavviso adeguato e deve garantire il rispetto del riposo settimanale e giornaliero.

A proposito di organizzazione, gestire le ferie è una delle sfide più importanti per le aziende che adottano lo smart working, in quanto richiede una maggiore flessibilità e coordinamento tra i vari dipendenti e reparti.

Gestione delle ferie e smart working

Se hai dei dipendenti in smart working devi tenere traccia delle loro ferie e accordarti con loro sulle modalità e i tempi delle richieste di ferie. Altrimenti rischi di incappare in pesanti sanzioni legali — oltre che nel malcontento dei tuoi collaboratori.

Puoi usare dei software o delle app dedicate alla gestione delle risorse umane, che ti permettono di monitorare le presenze, le assenze e le ferie dei tuoi dipendenti in modo semplice e veloce.

Ecco una lista di alcune caratteristiche che deve avere un buon software di gestione delle ferie:

• Automatizzazione dei processi di richiesta e approvazione delle ferie, con notifiche e aggiornamenti in tempo reale.
• Condivisione di un calendario delle assenze condiviso e filtrabile, per avere una visione chiara delle disponibilità dei dipendenti.
• Archiviazione dei documenti e dei certificati relativi alle ferie e ai permessi, in modo sicuro e accessibile.
• Personalizzazione delle regole e delle policy aziendali relative alle ferie e ai permessi, tenendo conto delle differenze locali o internazionali.
• Reportistica accurata e dettagliata sulle ferie e le assenze dei dipendenti, per monitorare la situazione e analizzare i dati.

In ogni caso, devi assicurarti che le ferie dei tuoi dipendenti siano pianificate in modo da non compromettere il funzionamento e l’organizzazione dell’azienda. Devi anche rispettare il diritto dei tuoi dipendenti a godersi le loro ferie senza essere disturbati o interrotti dal lavoro.

Ad esempio, puoi usare un software come Factorial per creare e gestire il calendario delle ferie dei tuoi dipendenti in smart working. Così semplifichi la parte relativa alla gestione delle risorse umane e ti concentri sullo sviluppo del tuo business.

Inoltre minimizzi i rischi di errori nella gestione delle ferie dei tuoi dipendenti.

Il costo della negligenza nella gestione delle ferie

La gestione delle ferie dei dipendenti in smart working è un aspetto delicato e cruciale per il successo di un’azienda. Se non viene fatta con attenzione e criterio, può portare a gravi conseguenze sia per i lavoratori che per l’impresa.

Vediamo un esempio di cosa può succedere se un’azienda sbaglia ad assegnare le ferie ai dipendenti.

La società ABC è una piccola impresa che si occupa di consulenza informatica. Ha una ventina di dipendenti, di cui la metà lavora in smart working da diversi anni. Il responsabile delle risorse umane è il signor Rossi, che si occupa anche della gestione delle ferie dei dipendenti.

Il signor Rossi non ha mai prestato molta attenzione al calcolo e alla pianificazione delle ferie dei dipendenti in smart working. Si limita a registrare le richieste che gli arrivano via email e a dare il suo assenso senza verificare la compatibilità con le esigenze aziendali e i diritti dei lavoratori.

Questo modo di fare ha creato nel tempo una situazione caotica e insostenibile. Alcuni dipendenti in smart working hanno accumulato molti giorni di ferie non godute, altri ne hanno fruite in modo eccessivo o irregolare, altri ancora non hanno mai fatto richiesta di ferie. Il signor Rossi non ha mai controllato la situazione e non ha mai comunicato ai dipendenti il saldo delle loro ferie maturate e residue.

A dicembre del 2022, la società si trova a dover affrontare un grosso carico di lavoro dovuto alla chiusura di alcuni progetti importanti e all’avvio di nuove collaborazioni. Il signor Rossi riceve diverse richieste di ferie da parte dei dipendenti in smart working, che vogliono approfittare delle festività natalizie per staccare dal lavoro e stare con le loro famiglie.

Il povero rappresentante HR accetta tutte le richieste senza fare alcuna verifica, pensando che lo smart working consenta una maggiore flessibilità e che i dipendenti possano comunque essere reperibili in caso di necessità.

Il risultato è che la società si ritrova senza abbastanza lavoratori per proseguire le operazioni. Molti progetti subiscono ritardi o errori, alcuni clienti si lamentano o disdicono i contratti, e la qualità del servizio offerto cala drasticamente.

Come se non bastasse il responsabile delle risorse umane si trova costretto a negare delle ferie che deve obbligatoriamente dare ad altri dipendenti.

La società ABC subisce così un grave danno economico e reputazionale, oltre a dover affrontare il malcontento e lo stress dei suoi dipendenti. Il signor Rossi viene licenziato per grave inadempienza e rischia anche una causa legale da parte dei lavoratori lesi nei loro diritti.

Come gestire le ferie dei lavoratori in smart working con Factorial

Le ferie dei dipendenti sono un diritto fondamentale che va rispettato e gestito con cura, soprattutto in un contesto di smart working dove la flessibilità e la comunicazione sono essenziali.

Affidati a Factorial per la gestione delle ferie e dei permessi. Con Factorial puoi:

• Approvare le ferie in un click da qualsiasi dispositivo. Factorial semplifica il processo di richiesta e approvazione di assenze, ferie pagate, congedi per malattia e permessi a ore. Devi solo accettarli o rifiutarli.
• Creare politiche di gestione ferie personalizzate. Factorial ti permette di creare diverse tipologie di assenze e permessi e consentire ai tuoi dipendenti di scegliere l’opzione più opportuna al momento della richiesta: senza scambi di email e perdite di tempo.
• Calcolore ferie e maturazione in automatico. Factorial automatizza il calcolo delle ferie, dei ROL e dei giorni di malattia dei tuoi dipendenti completamente automatizzato e digitalizzato. Avrai sempre a disposizione tutti i dati in tempo reale.
• Gestione ferie e assenze per ore. Factorial ti offre un modo più flessibile di gestire le assenze dei tuoi lavoratori, raccogliere più dati sull’assenteismo nella tua azienda, creare contatori e adattarli a qualsiasi convenzione e contratto di lavoro.
• Calendario del team per la gestione delle ferie e ROL. Factorial ti fornisce un calendario per la massima visibilità nella gestione ferie dei tuoi dipendenti: puoi consultare facilmente le ferie, i ROL e le assenze per malattia dei dipendenti della tua azienda, da qualsiasi dispositivo.

Con queste funzioni, il dipartimento HR può gestire le ferie dei dipendenti sia in smart working che non in modo efficiente, trasparente e digitale.

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