Ritardo al lavoro: quando è tollerabile e come ottimizzare la gestione del tempo in azienda

Hai dei dipendenti che tendono ad arrivare in ritardo al lavoro?

Il ritardo al lavoro è una mancanza che ha ripercussioni negative sia per te che per il dipendente. Ti obbliga ad affrontare problemi organizzativi e produttivi causati dal ritardo del lavoratore. Ti forza anche a prendere provvedimenti nei suoi confronti.

Il dipendente rischia di subire delle sanzioni disciplinari che possono arrivare al licenziamento per ritardo.

Tuttavia, spesso il ritardo del dipendente non è colpa sua. Possono capitare cause di forza maggiore che causano il ritardo. E, a volte, il problema è legato ad una gestione del tempo in azienda non ottimale.

In questo articolo imparerai tutto ciò che devi sapere sul ritardo a lavoro. Quando è ammissibile, come funzionano le contestazioni, e le possibili sanzioni da applicare. Vedremo anche come puoi semplificare la gestione delle presenze in azienda.

Quando è ammissibile il ritardo al lavoro

Il ritardo al lavoro è una mancanza che non va sottovalutata. Il dipendente deve rispettare l’orario di lavoro stabilito dal contratto e dalle regole aziendali. In caso contrario, puoi prendere provvedimenti nei suoi confronti. Un ritardo qui e lì può sembrare insignificante, ma porta ad ogni azienda grossi costi; i dipendenti in ritardo costano all’economia degli Stati Uniti 3 miliardi di dollari ogni anno, che sarebbe come perdere una Lamborghini e mezza di fatturato ogni anno.

Tuttavia, ci sono dei casi in cui il ritardo al lavoro può essere ammissibile o giustificato. Questi casi dipendono da 2 fattori:

• Le cause del ritardo.
• La condotta del dipendente.

Puoi decidere come comportarti e quali sanzioni applicare in base a questi fattori.

Vediamoli più nel dettaglio.

Le cause del ritardo

Il fattore principale quando devi decidere se il ritardo sul lavoro sia ammissibile o meno è la causa del ritardo. Motivi futili come aver fatto baldoria la sera prima sono più difficili da perdonare rispetto a motivi seri come un’emergenza sanitaria.

Possiamo suddividere le cause ammissibili del ritardo in 3 grandi categorie per semplificare la nostra analisi:

• Cause di forza maggiore: sono eventi imprevedibili e inevitabili che impediscono al dipendente di arrivare in orario. Ad esempio: scioperi dei mezzi pubblici, incidenti stradali, calamità naturali, emergenze sanitarie o familiari. In questi casi, il dipendente deve comunque avvisare il datore di lavoro appena possibile e dimostrare la veridicità della causa.
• Cause soggettive: sono situazioni personali o familiari che rendono difficile il rispetto dell’orario di lavoro. Ad esempio: difficoltà di conciliazione tra vita e lavoro, problemi di salute, necessità di assistere un familiare. In questi casi, il dipendente deve richiedere al datore di lavoro una flessibilità oraria o un permesso retribuito, se previsto dal contratto o dalla legge.
• Cause oggettive: sono circostanze esterne che influiscono sul tempo di percorrenza tra casa e lavoro. Ad esempio: traffico intenso, condizioni meteo avverse, guasti ai mezzi di trasporto. In questi casi, il dipendente deve comunque cercare di limitare i ritardi e recuperare le ore perse.

Oltre a queste categorie, esistono cause che non sono ammissibili per giustificare il ritardo al lavoro. Si tratta di motivi inerenti alla sfera personale del dipendente che non hanno nulla a che fare con il lavoro, come l’aver dormito troppo o l’aver perso le chiavi di casa.

In questi casi, il dipendente non può invocare nessuna giustificazione.

La condotta del dipendente

Anche il comportamento tipico del dipendente influisce sulla tolleranza per il ritardo al lavoro. Un dipendente modello che non ha mai fatto un ritardo in anni è più facile da perdonare di uno che invece sembra non curarsi dell’orario di lavoro e arriva spesso in ritardo senza una valida ragione.

In questo caso, il datore di lavoro può valutare la condotta del dipendente nel tempo e decidere se applicare una sanzione più o meno severa.

La condotta del dipendente può essere:

• Diligente quando il dipendente si impegna a rispettare l’orario di lavoro e a evitare i ritardi. Se arriva in ritardo per una causa non dipendente dalla sua volontà, lo comunica tempestivamente al datore di lavoro e cerca di recuperare il tempo perso. In questo caso, puoi tollerare il ritardo o applicare una sanzione lieve.
• Negligente quando il dipendente non si cura di rispettare l’orario di lavoro e arriva spesso in ritardo senza una giustificazione valida. Non avvisa il datore di lavoro e non recupera il tempo perso. In questo caso, puoi applicare una sanzione più grave.

Come puoi vedere, è il contesto a definire se ritenere un ritardo ammissibile o meno. Come procedere dipende dalle cause che lo provocano e dal comportamento del dipendente.

Ritardo al lavoro: contestazioni

Quando un tuo dipendente tuo dipendente arriva in ritardo devi contestarlo in modo formale e tempestivo.

La contestazione serve a tutelare sia te che il dipendente. Puoi far valere il tuo potere disciplinare e richiedere al dipendente di rispettare i suoi doveri. Il dipendente può difendersi dalle accuse e fornire le sue giustificazioni.

Ecco come funziona una contestazione:

• Il datore di lavoro invia al dipendente una lettera di contestazione disciplinare nella quale contesta il ritardo, specificando giorno e ora dello stesso.
• Il lavoratore, nei cinque giorni successivi, può inviare al datore di lavoro le proprie giustificazioni scritte.
• Il datore di lavoro analizza le giustificazioni e decide se applicare o meno la sanzione disciplinare.

Puoi procedere ad applicare la sanzione prevista dal contratto o dalla legge qualora non accettassi le controdeduzioni del dipendente.

La sanzione deve essere proporzionata alla gravità del ritardo e alla condotta del dipendente; può andare dal semplice rimprovero verbale alla sospensione dal lavoro e dalla retribuzione fino al licenziamento per giusta causa.

Attento, la tua contestazione deve rientrare in alcuni criteri specifici affinché sia valida.

Come scrivere una contestazione efficace

Una contestazione valida rispetta alcuni requisiti:

• Specificità: deve riportare in modo chiaro e preciso i fatti contestati al dipendente. In particolare, sarà necessario indicare il luogo, il giorno e l’ora in cui si è verificato il fatto.
• Tempestività: non dev’essere trascorso troppo tempo da quando il datore di lavoro è venuto a conoscenza dei fatti da contestare.
• Modalità di consegna: deve essere consegnata al dipendente a mano o per raccomandata con ricevuta di ritorno, in modo da avere la prova della sua conoscenza.
• Dati delle parti: la contestazione deve contenere i tuoi dati e quelli del dipendente.
• Sospensione cautelare: se il fatto contestato è molto grave, puoi sospendere il dipendente per il tempo necessario a chiarire quanto accaduto.

La contestazione deve anche invitare il dipendente a presentare le sue giustificazioni entro un termine non inferiore a 5 giorni.

Quali sanzioni applicare al lavoratore in ritardo

Il ritardo al lavoro è un illecito disciplinare che viola il dovere di diligenza del lavoratore. Puoi sanzionarlo in base alla gravità, alla reiterazione e alle conseguenze del comportamento. Sempre però con onestà e rispetto delle norme contrattuali e del codice civile.

Esistono 5 gradi di sanzioni previste dai contratti collettivi; in ordine di gravità:

• Il rimprovero verbale: la sanzione più lieve e consiste in una semplice contestazione orale del ritardo.
• L’ammonizione scritta: è una sanzione di contenuto simile al rimprovero, ma irrogata in forma scritta e conservata nel fascicolo personale del lavoratore.
• La multa: è una sanzione pecuniaria che comporta la decurtazione della retribuzione fino a un massimo di 4 ore.
• Il trasferimento: è una sanzione che implica il cambiamento di sede o di reparto del lavoratore, purché non comporti una diminuzione della qualifica o della retribuzione.
• Il licenziamento: è la sanzione più grave e può essere applicata solo nei casi di ritardi gravi e ripetuti che compromettono il normale svolgimento dell’attività lavorativa, soprattutto se il lavoratore svolge mansioni particolarmente importanti o delicate.

Vediamo un paio di esempi per capire meglio l’uso di questi strumenti in contesti diversi.

Esempi di ritardi e sanzioni

Per capire meglio quali sanzioni possono essere applicate al lavoratore in ritardo, vediamo alcuni esempi tratti contratti collettivi:

• Un dipendente che svolge mansioni di sorveglianza in un’azienda chimica e che arriva in ritardo di 20 minuti per 4 volte in un mese, senza avvisare il datore di lavoro e senza giustificare il suo comportamento, può essere licenziato per giusta causa, in quanto il suo ritardo compromette la sicurezza dell’azienda e dei colleghi.
• Un dipendente che lavora in un negozio e che arriva in ritardo di 10 minuti per 3 volte nell’anno solare, avvisando sempre il datore di lavoro e giustificando il suo ritardo con problemi ai mezzi pubblici, può essere sottoposto a una trattenuta in busta paga pari al tempo perso, secondo quanto previsto dal CCNL Commercio. In caso di recidiva oltre la 5° volta, il datore di lavoro può licenziarlo dopo una formale diffida per iscritto.
• Un dipendente che lavora in un ufficio e che arriva in ritardo di 5 minuti per 2 volte nell’anno solare, senza avvisare il datore di lavoro ma recuperando il tempo perso alla fine della giornata, può essere sottoposto a un rimprovero verbale o a un’ammonizione scritta, a discrezione del datore di lavoro. Se il ritardo si ripete per più giorni consecutivi o se il lavoratore non recupera il tempo perso, la sanzione può essere aumentata.

Tra gli strumenti più efficaci per monitorare se i tuoi dipendenti stiano arrivando al lavoro in orario troviamo la rilevazione presenze in azienda. Vediamo come puoi ottimizzarla.

Come ottimizzare la rilevazione presenze in azienda

Ottimizzare la rilevazione presenze in azienda significa rendere più semplice, veloce e affidabile il processo di registrazione e gestione delle ore di lavoro dei tuoi dipendenti.

Questo è importante per garantire il rispetto delle norme sul lavoro, per aumentare la produttività e l’efficienza del team HR e per offrire maggiore flessibilità e autonomia ai dipendenti.

Per ottimizzare la rilevazione presenze in azienda, la soluzione più efficace è affidarsi a un software apposito che permetta di digitalizzare e automatizzare il processo di registrazione e gestione delle ore di lavoro dei dipendenti.

Un software di rilevazione presenze offre numerosi vantaggi sia per il team HR che per i dipendenti, tra cui:

• Maggiore semplicità e velocità nella registrazione delle ore di lavoro, tramite dispositivi mobili o fissi, con la possibilità di specificare causali, sedi, commesse o progetti;
• Maggiore sicurezza e affidabilità nella rilevazione presenze, grazie alla geolocalizzazione e al geofencing che verificano la posizione dei dipendenti al momento della timbratura;
• Maggiore flessibilità e autonomia per i dipendenti, che possono gestire le proprie ferie, permessi e straordinari tramite l’app, inviando richieste e ricevendo notifiche in tempo reale;
• Maggiore efficienza e risparmio per il team HR, che può calcolare automaticamente le ore lavorate, gli straordinari e le pause, gestire le assenze e i permessi, creare report personalizzati e integrare i dati con il software di gestione del personale.

Tra i software HR in cuoi puoi investire per ottimizzare la rilevazione delle presenze c’è Factorial, un software per la gestione del personale che include una funzionalità di rilevazione presenze che accetta diversi metodi.

Digitalizzare la gestione del tempo con Factorial

La gestione del tempo è un aspetto fondamentale per il successo di un’azienda e dei suoi dipendenti.

Per ottimizzare la gestione del tempo, è necessario affidarsi a strumenti digitali che permettano di registrare e monitorare le ore di lavoro, le ferie, i permessi e i turni dei dipendenti in modo semplice e affidabile.

Factorial è il software HR all-in-one che ti aiuta a digitalizzare la gestione del tempo in azienda grazie a diverse funzionalità:

• Consente ai dipendenti di timbrare da app attraverso un QR code o da PC, con la possibilità di registrare la geolocalizzazione, le causali e le attività svolte.
• Maggiore trasparenza e comunicazione tra dipendenti e manager, grazie alla possibilità di visualizzare il calendario del team, le richieste e le approvazioni di ferie e permessi, i turni di lavoro e le ore straordinarie;
• Consente ai dipendenti di richiedere e approvare ferie e permessi da qualsiasi dispositivo, con il calcolo automatico delle ferie maturate e residue.
• Consente di impostare e modificare i turni di lavoro dei dipendenti, con la possibilità di visualizzare il calendario del team e inviare notifiche in tempo reale.
• Maggiore adattabilità alle esigenze del business e dei dipendenti grazie alla possibilità di impostare orari flessibili o rigidi, pause obbligatorie o facoltative, limiti di ritardo o assenza, politiche di recupero o monetizzazione delle ferie.

Con Factorial puoi risparmiare tempo e risorse nella gestione del tempo, aumentare la produttività e la soddisfazione dei dipendenti e integrare i dati con altri strumenti HR come la gestione delle buste paga, delle spese e dei documenti.

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