Rilevazione presenze e controllo orario nella ristorazione

Ogni settore ha le sue esigenze specifiche quando si tratta di processi delle risorse umane e il settore alberghiero e della ristorazione non fa eccezione. Hotel, ristoranti e organizzatori di eventi hanno bisogno di un modo per rilevare le presenze dei propri lavoratori e una buona gestione dei turni; adesso più che mai.

Il personale di questo tipo di aziende di solito già lavora a turni, ma con la crisi del Coronavirus o Covid-19, avere un controllo completo dei dipendenti è diventato vitale sia per la loro sicurezza, sia per la sopravvivenza del business.

Gli orari in cui queste società sono aperte al pubblico sono più restrittive e un buon piano di operatività richiede che, anche i manager delle risorse umane abbiano un controllo privo di errori. Come ci si può riuscire? Utilizzando un sistema automatizzato; un’app per la rilevazione delle presenze dei tuoi dipendenti che ti consente anche di gestire i turni.

Pensi ancora di non aver bisogno di questo tipo di soluzione? In questo articolo spiegheremo quali sono i diversi modi per tenere traccia dello staff del tuo ristorante o hotel e quali sono i vantaggi di farlo con applicazioni specifiche per le risorse umane.

La rilevazione delle presenze senza App

Ti ricordi il badge per timbrare? Anni fa, i manager di ogni lavoratore tenevano traccia delle loro ore di lavoro semplicemente usando questa macchina sulla quale si segnalava l’ingresso e l’uscita tramite il badge. Lo abbiamo visto tutti nei vecchi film, ma il mondo si è evoluto e anche i tuoi sistemi dovrebbero (come la firma digitale).

 

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La nuova versione di quella rudimentale rilevazione delle presenze sono i fogli Excel. Tuttavia, l’era digitale ci offre soluzioni molto più sofisticate che risolvono questo problema o richiedono molto meno tempo (oltre ad adattarsi meglio alla legge della rilevazione delle presenze).

Vuoi registrare la giornata con un foglio e una penna? Scarica gratuitamente il nostro modello di rilevazione delle presenze.

Sai già quante cose deve gestire la tua attività di ristorazione?

  • Rispettare la legge della rilevazione delle presenze
  • Monitorare le ore lavorate
  • Registrare i turni esatti
  • Inserire queste ore nei rapporti mensili
  • Gestire le buste paga
  • Gestire i turni di lavoro per evitare errori e sovrapposizioni
  • Visualizzare la presenza dei dipendenti in tempo reale
  • Accessibilità delle informazioni per dipendenti e dirigenti

Tutto ciò potrebbe essere realizzato con un software progettato per aiutare i dipartimenti delle risorse umane che, tra le altre cose, offre la funzionalità di rilevazione delle presenze.

App per la rilevazione delle presenze sul lavoro

Esistono applicazioni che dispongono di strumenti e funzionalità che possono aiutare i responsabili delle risorse umane ad avere un maggiore controllo dei propri dipendenti, delle ore di lavoro e di chi deve lavorare in m un momento specifico. Queste soluzioni spesso raccolgono dati in modo che possano essere analizzati in un secondo momento e possono essere prese decisioni migliori sulla forza lavoro o sui team. Il problema degli straordinari? Risolto. La quantità di documenti necessari per la rilevazione delle presenze? Zero.

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Cosa significa questo? Che non solo la gestione del personale aziendale sarebbe molto più semplice e avrebbe meno margine di errore, ma che il dipartimento Risorse umane avrebbe più tempo per prestare attenzione a tutto ciò che è importante ora; dipendenti, la loro sicurezza e il business.

In che modo un App per risorse umane può aiutare il settore della ristorazione?

I team manager in questo tipo di azienda hanno spesso difficoltà a trovare il sistema di rilevazione delle presenze più adatto al loro modo di lavorare;  è che risparmiare tempo e ottimizzare i processi interni è fondamentale in questo settore. Nel settore alberghiero e della ristorazione, il tempo è denaro e il personale deve dare la priorità alla soddisfazione del cliente, non alle scartoffie. Ora, inoltre, deve essere molto rigoroso in termini di sicurezza, pulizia e disinfezione. Non vorresti che la gestione dei turni e la rilevazione delle presenze smettessero di essere un problema?

Una buona soluzione online ti consente di calcolare il numero di dipendenti che saranno necessari in ogni turno, oltre alla loro rotazione. Per ottemperare alla legge, garantire che il personale si stia godendo le pause necessarie, designare squadre di lavoro e seguire i consigli di sicurezza raccomandati relativi ai turni.

E ti starai chiedendo, non posso farlo manualmente? La verità è che sì, sebbene il processo comporti più ore di lavoro da parte dei responsabili del personale, ci sarà margine di errore (che in questo momento può essere molto costoso) e, inoltre, i processi saranno più complicati e meno trasparenti. Quindi, la domanda “se può essere fatto manualmente” è qualcosa che devi chiederti, considerando la tua azienda.

Rilevazione delle presenze nell’era post Covid-19

Molte aziende hanno un grande problema per continuare a operare, e cioè che i lavoratori devono frequentare il proprio ufficio a turno; uno dei settori più colpiti da questa nuova esigenza è quello della ristorazione.

Come pianificare un calendario con turni a rotazione per soddisfare le esigenze della nuova crisi? Con applicazioni specifiche puoi farlo in meno tempo e con maggiore precisione. Che cosa succede se quel programma non può essere visualizzato dai dipendenti in qualsiasi luogo? Cerca un’applicazione disponibile per dispositivi mobili.

Come eseguire la gestione dei turni con un software o un’applicazione?

Ecco alcuni suggerimenti su come sfruttare le soluzioni digitali per una migliore gestione dei turni:

  • #1 – Pianificare in anticipo. Con una soluzione a questo, puoi visualizzare i turni su un calendario settimanale o mensile e ciò ti consentirà di essere preparato per i periodi più affollati, oltre ad anticipare possibili problemi ed evitare l’esaurimento del personale.
  • #2 – Assegna lo stesso numero di turni a tutti. Parlando di esaurimento del personale, se hai una maggiore visibilità dei turni dei tuoi lavoratori, puoi assicurarti di dividere equamente le ore di lavoro.
  • #3 – Comunicare i turni alla tua squadra. Con un programma designato per questo, ogni volta che pubblichi, modifichi o elimini un turno il tuo dipendente sarà in grado di vederlo dalla stessa applicazione.
  • #4 – Assicurati che il tuo personale abbia abbastanza pause. È particolarmente importante che il personale sia in condizioni ottimali, riposato e possa concentrarsi sul fare il proprio lavoro e seguire le nuove regole.
  • #5 – Previene la sovrapposizione dei turni. Che due impiegati svolgano lo stesso lavoro quando avrebbero dovuto essere alternati è un errore fatale. Un’applicazione per la gestione dei turni ti avviserà di questo tipo di errore in modo da poterlo evitare.

Rendi più facile per i tuoi dipendenti controllare i tempi e gestire i loro turni

Come trovare la migliore applicazione per la rilevazione delle presenze e la gestione dei turni?

Potresti essere interessato a una soluzione che consente la firma tramite un codice QR, che verrebbe letto quando si inizia la giornata lavorativa; L’applicazione Factorial lo offre, oltre a fornire informazioni sulla posizione in cui si svolgono l’inizio e la fine del turno. I dipendenti saranno in grado di gestire facilmente la registrazione della giornata e i loro manager potranno vedere immediatamente tutte queste modifiche sulla piattaforma.

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Si tratta di analizzare i tuoi bisogni e vedere se lo strumento che ti interessa li risolve tutti. Ti consigliamo di trovare un’applicazione o un software intuitivo sia per il dipartimento Risorse umane che per i lavoratori stessi; quello che vuoi è risparmiare tempo e facilitare i processi, quindi tutti devono capire come funziona.

Queste soluzioni, oltre a gestire i turni e mantenere la rilevazione delle presenze, di solito includono più funzionalità; Stiamo parlando di software specializzato per i dipartimenti risorse umane.

Vantaggi dell’utilizzo del software Risorse umane nel settore della ristorazione:

  • Monitorare l’orario di lavoro del personale
  • Risparmio di tempo nella gestione dei documenti e in altri processi
  • Rispetto della legge
  • Miglioramento dell’esperienza dei dipendenti
  • Produttività incrementata
  • Migliore comunicazione tra i dipendenti
  • Semplificazione dei processi di gestione
  • Maggiore trasparenza per dipendenti e datori di lavoro
  • Controllo degli straordinari
  • Maggiori informazioni per un migliore processo decisionale
  • E altro ancora!

✅ Prova gratuitamente il software Factorial e preparati a tornare in ufficio

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